Si të shkruani manuale përdoruesi për audienca të zgjuara jo-teknologjike
AUDIENCA JO-TEKONIKE TRUAR
Njerëzit që nuk përdorin rregullisht teknologjinë ose që janë të vetëdijshëm për të, por nuk e bëjnë këtë view Si vendimtare për mënyrën e tyre të jetesës, shpesh përbëjnë audienca jo-teknologjike.
Audiencat e ditura joteknologjike u referohen individëve që kanë njohuri ose njohje të kufizuar me teknologjinë dhe konceptet e lidhura me të. Ata mund të kenë vështirësi të kuptojnë terminologjinë teknologjike, të kenë vështirësi në funksionimin e pajisjeve ose softuerëve dixhitalë dhe të ndjehen të mbingarkuar nga përparimet e reja teknologjike.
Kur komunikoni ose prezantoni informacion tek audienca jo-teknologjike, është e rëndësishme të merrni parasysh nivelin e tyre të të kuptuarit dhe të përshtatni qasjen tuaj në përputhje me rrethanat. Këtu janë disa këshilla për angazhimin efektiv të audiencave jo-teknologjike:
- Vendosni skenën:
Bëjeni informacionin që po jepni më të përshtatshëm dhe më domethënës për konsumatorët që nuk janë të aftë për teknologjinë. Përshkruani se si ndikon në jetën e tyre të përditshme ose si mund t'i ndihmojë ata.
- Vizualizimi i konceptit:
Përdorni diagrame, diagrame ose infografikë për të ilustruar konceptet dhe për t'i bërë ato më të kuptueshme. Informacioni shpesh mund të komunikohet më qartë përmes imazheve sesa vetëm përmes tekstit. - Jepni shembullin e botës realeamples:
Për të treguar se si mund të përdoret teknologjia ose si mund të zgjidhë problemet e zakonshme, përdorni p.shamples apo skenarë nga jeta reale. Parimet janë më të lehta për t'u kuptuar për audiencat që nuk kanë njohuri teknologjike kur ato lidhen me ngjarjet e përditshme. - Hapat në detaje:
Ndani një proces ose teknikë në hapa të thjeshtë për t'u ndjekur kur e shpjegoni atë. Jepuni atyre udhëzime specifike dhe mund të mendoni të përdorni ilustrime ose imazhe për t'i ndihmuar ata. - Ofroni ndihmë të drejtpërdrejtë:
Ofroni ndihmë praktike ose demonstrime nëse është e mundur. Ndihma individuale ose mundësia për të eksperimentuar vetë teknologjinë nën mbikëqyrje janë shpesh të dobishme për njerëzit që nuk janë të vetëdijshëm për teknologjinë. - Ruani qetësinë dhe inkurajimin:
Mbani në mend se audiencat që nuk janë të vetëdijshëm për teknologjinë mund të ndjehen të frikësuar ose të mbizotëruar nga teknologjia. Ndërsa mësojnë, jini të durueshëm, përgjigjuni pyetjeve të tyre dhe tregojuni atyre mbështetje. - Burime shtesë:
Jepni informacione plotësuese që njerëzit mund t'i referohen më vonë, të tilla si fletëpalosje ose lidhje me burime të përshtatshme për përdoruesit. Këto burime duhet të ofrojnë udhëzime hap pas hapi ose këshilla për zgjidhjen e problemeve në gjuhë të thjeshtë dhe nuk duhet të jenë teknike. - Mbledhja e komenteve:
Kërkoni reagime pas dhënies së udhëzimeve ose një prezantimi për të vlerësuar suksesin e komunikimit tuaj. Ekspertët jo-teknikë mund të ofrojnë mendime të hollësishme për gjërat që duhet të sqarohen ose përmirësohen.
Mos harroni se të gjithë mësojnë me ritmin e tyre dhe është e rëndësishme të krijohet një mjedis mbështetës dhe gjithëpërfshirës për audiencat jo-teknologjike. Duke përshtatur komunikimin tuaj dhe duke ofruar mbështetje të përshtatshme, ju mund t'i ndihmoni ata të ndihen më rehat dhe më të sigurt në lundrimin në botën e teknologjisë.
MANUALET E PËRDORIMIT PËR AUDIENCA TË TRURA JO TEKNOLOGJIKE
Kur krijoni manuale përdoruesi për audienca jo-teknologjike, është thelbësore të përqendroheni në thjeshtësinë, qartësinë dhe udhëzimet hap pas hapi. Këtu janë disa këshilla për t'ju ndihmuar të krijoni manuale përdoruesi që janë të lehtë për t'u kuptuar nga individët jo-teknologë:
- Përdorni një gjuhë të thjeshtë:
Shmangni përdorimin e terminologjisë së vështirë dhe zhargonit teknik. Përdorni terminologjinë miqësore për audiencën që është e drejtpërdrejtë dhe e zakonshme. Bëni shpjegimet teknike të thjeshta për t'u kuptuar. - Së pari, themelet:
Një mbiview karakteristikat kryesore të produktit ose softuerit duhet të përfshihen në fillim të manualit të përdorimit. familjarizoni përdoruesit me përfitimet dhe qëllimin e teknologjisë. - Sqaroni organizatën e përmbajtjes:
Për ta bërë të thjeshtë eksplorimin dhe marrjen e informacionit, ndani manualin e përdoruesit në seksione logjike dhe përdorni titujt, nëntitujt dhe pikat. Jepni një tabelë të përmbajtjes për qasje të lehtë. - Përdorni pamjet vizuale:
Shtoni fotografi, pamje nga ekrani dhe pamje të tjera në tekst për ta ndihmuar atë të ketë më shumë kuptim. Njerëzit jo-teknikë mund të përfitojnë më shumë nga mjetet ndihmëse vizuale për të kuptuar udhëzimet. - Hapat në detaje:
Jepni udhëzime në një stil hap pas hapi, duke u siguruar që çdo udhëzim të jetë i saktë dhe i shkurtër. Përdorni një format të qëndrueshëm përgjatë udhëzuesit dhe numëroni hapat. - Jepni Studime Rasti dhe Shembamples:
Përfshini skenarë të botës reale dhe ishamptë cilat tregojnë se si të përdoret produkti ose programi. Kjo e bën më të lehtë për konsumatorët të kuptojnë dhe të ndjekin udhëzimet. - Theksoni informacionin jetësor:
Për të nënvizuar informacione të rëndësishme, paralajmërime ose paralajmërime, përdorni mjete formatimi si teksti me shkronja të theksuara ose të pjerrëta, theksimi ose kodimi me ngjyra. - Eliminoni supozimet:
Mos supozoni njohuri teknike ose paraprake. Duke supozuar se nuk ka njohuri paraprake të teknologjisë, përshkruani edhe detyrat dhe nocionet më elementare. - Pyetjet e shpeshta dhe zgjidhja e problemeve:
Përfshini një seksion për zgjidhjen e problemeve që trajton problemet ose vështirësitë e shpeshta që mund të hasin konsumatorët. Jini të përgatitur për pyetjet e bëra shpesh (FAQ) dhe ofroni përgjigje koncize. - Review dhe Test:
Provoni manualin e përdoruesit me jo-teknikë për të marrë të dhëna përpara se të finalizohet. Përshtateni manualin bazuar në komentet e tyre, duke u siguruar që ai merr parasysh nevojat e tyre dhe nivelin e të kuptuarit. - Ofrohet mbështetje shtesë:
Përfshini një linjë ndihmëse ose detaje kontakti në mënyrë që përdoruesit të mund të kontaktojnë nëse kanë nevojë për më shumë ndihmë. Mendoni për sigurimin e materialeve shtesë si manuale në internet ose video mësimore për nxënësit vizualë.
Mbani mend, manualet e përdoruesve për audienca jo-teknologjike duhet të jenë miqësore, të aksesueshme dhe të shkruara në një mënyrë që të krijojë besim dhe t'i fuqizojë përdoruesit të lundrojnë me sukses teknologjinë.
SI TË SHPJEGOHEN IDETË TEKNIKE NJË AUDIENCE JO TEKNIKE
- Si t'u komunikoni konceptet teknike njerëzve jo-teknikë
Zhvilluesit dhe inxhinierët kanë disa nga grupet më të mahnitshme të aftësive midis profesionistëve të karrierës së sotme, të lëmuara nga vite të tëra trajnimi teknik dhe përvojë praktike. Por me zhvillimin e teknologjisë, rritet edhe kërkesa për komunikim efikas. Ndërveprimet e suksesshme në vendin e punës në kompanitë me njohuri teknologjike si Google, Facebook dhe Microsoft shpesh varen nga kapaciteti i profesionistëve teknikë për të nxitur bashkëpunimin, për të komunikuar idetë e tyre dhe për të zgjidhur problemet me kolegët ose shefat e tyre jo teknikë.
Pra, cila është mënyra më e mirë për një ekspert teknik për të përcjellë konceptet teknike tek një audiencë jo-teknike?
në mënyrë të ngjashme me mënyrën se si do të paraqisnit çdo lloj informacioni tjetër: në mënyrë të përmbledhur dhe efektive. Nuk rrjedh se nuk mund të krijoni një histori bindëse ose të paraqisni njohuritë tuaja në një mënyrë të thjeshtë, argëtuese ose të paharrueshme vetëm sepse mesazhi juaj është relativisht kompleks. Por do të kërkojë përpjekje.
Në këtë postim, ne do të kalojmë nëpër pesë teknika që programuesit, inxhinierët, specialistët e IT-së dhe profesionistët e tjerë teknikë mund të përdorin për të përcjellë idetë e tyre në mënyrë më efektive. Këto teknika janë të thjeshta për t'u përdorur pothuajse në çdo vend pune. - Për të shpjeguar siç duhet materialin teknik, përdorni humor dhe përulësi
Gjithmonë punoni për ta bërë audiencën tuaj të ndihet më i qetë kur diskutoni kodin ose prezantoni informacion teknik. Filloni duke pranuar me humor se jeni një "madhtar kompjuteri" ose "dashamirës i teknologjisë" dhe ofroni një falje paraprakisht nëse jeni tepër teknik. Pavarësisht nga përpjekjet tuaja më të mira, kur transmetoni njohuri të reja, jo-teknologët (si dhe profesionistë të tjerë teknikë të aftë në fusha të tjera) mund të ndihen sikur po flisni me ta.
Megjithatë, ju mund të ulni tensionin themelor duke qenë i sinqertë me audiencën tuaj dhe duke thënë se nuk keni idenë se si të bëni një parashikim financiar, të trajtoni një klient të zemëruar ose të përputheni me aftësitë e tyre teknologjike. Bëjini të ditur se ju vlerësoni atë që bëjnë dhe gjërat në të cilat janë të mirë. Shpjegoni se qëllimi juaj është që ata të kuptojnë më mirë teknologjinë dhe se mungesa e tyre e të kuptuarit nuk tregon mungesë inteligjence.
Në vend që të përpiqeni të provoni se sa i zgjuar ose i informuar jeni, është më e rëndësishme t'u tregoni njerëzve gatishmërinë tuaj për t'i shpjeguar gjërat me përulësi. - Gjatë gjithë prezantimit tuaj, kushtojini vëmendje audiencës tuaj
Kushtojini vëmendje të dhënave të fytyrës dhe sociale të audiencës tuaj ndërsa flisni. Ju mund ta ndryshoni materialin tuaj për t'iu përshtatur mjedisit duke lexuar dhomën. Objektivi është të jeni bashkëbisedues sa herë që i jepni njohuritë tuaja teknike një auditori jo-teknik. Personi me të cilin po flisni mund të jetë duke dëgjuar për teknologjinë për herë të parë, edhe nëse e keni diskutuar atë me njerëz qindra herë dhe jeni ekspert në këtë temë. Jini gjithmonë entuziast dhe pasionant kur flisni. - Përdorni teknika narrative gjatë dhënies së informacionit teknik
Shmangni hedhjen e një grumbulli të dhënash ose njohurish mbi audiencën tuaj kur keni shumë për të thënë. Shmangni impulsin për të shtrydhur çdo detaj në një rrëshqitje dhe thjesht lexoni atë; jepini atyre kohë për të përpunuar temën tuaj.
Nëse do të përdorni PowerPoint për të shfaqur materialin tuaj, mbani në mend se çdo rrëshqitje duhet të shtojë, jo t'ia zvogëlojë prezantimin. Shmangni përdorimin e imazheve ose grafikëve të shurdhër që nuk mund të përcjellin pikën tuaj shpejt dhe qartë. Çdo rrëshqitje duhet të merret parasysh në kontekstin se si do ta drejtojë audiencën tuaj nga pika A në pikën B. Mbani gjithmonë në mendje objektivin ose qëllimin tuaj ndërsa bëni prezantimin tuaj.
Cila është marrja më e rëndësishme për të filluar? A po përpiqeni të bindni CMO-në tuaj se zhvilluesit qytetarë që përdorin platforma pa kod do të reduktojnë ndjeshëm sasinë e mbetur të produkteve? Apo ndoshta dëshironi të bindni financat që stafi juaj i teknologjisë ka nevojë për mjete të reja?
Në çdo rrethanë, një përrallë është më bindëse sesa vetëm faktet.
Historitë, veçanërisht ato që bazohen në përvojën personale, janë mjete të fuqishme për të futur koncepte në trurin e audiencës tuaj. Përdorni tregime nga dukuritë e fundit ose botime përkatëse të industrisë nëse nuk keni historinë tuaj personale ose përkatëse për të ndarë. Për shembull, nëse po përshkruani se si teknologjia e re ka potencialin për të ndryshuar gjithçka, përmendni se si Steve Jobs mbështeti iPod-in dhe se si suksesi i tij sfidoi parashikimet e investitorëve. - Përdorni pamjet vizuale për të ilustruar koncepte dhe procedura komplekse
Si teksti i shkruar ashtu edhe shpjegimet e folura janë vendimtare për përcjelljen e ideve. Sidoqoftë, përpjekja për të vizualizuar nocionet tuaja mund të jetë një kanal komunikimi shumë më efektiv kur qëllimi juaj është të thjeshtoni materialin teknik. Pse? Konceptet e mësuara duke lexuar ose thjesht duke u thënë janë më të vështira për t'u mbajtur mend sesa ato të mësuara përmes përmbajtjes vizuale.
"Efekti i superioritetit të figurës" është emri që i është dhënë këtij fenomeni. Sipas hulumtimit, një fotografi mund të përmirësojë aftësinë e dikujt për të sintetizuar njohuritë me 36% dhe mund të rrisë kujtesën e dikujt për një pjesë të informacionit me 65% në krahasim me 10% vetëm duke e dëgjuar atë. Nuk duhet të jetë befasi që shumë njerëz përdorin shpesh diagrame, modele dhe metoda të tjera të paraqitjes vizuale për të komunikuar pikat e tyre. Ekziston Lucidchart nëse po kërkoni një qasje të shpejtë dhe efikase për të vizualizuar dhe komunikuar materialin tuaj me organizatën tuaj.
Ju mund të rregulloni ose modifikoni shpejt flukset e punës suaj të procesit sipas nevojave të audiencës tuaj jo-teknike falë modeleve dhe ndërfaqes miqësore për përdoruesit. Një ekzekutiv nuk ka nevojë domosdoshmërisht të kuptojë çdo komponent të një diagrami të arkitekturës; ata vetëm duhet të dinë se si funksionon. Me Lucidchart Cloud Insights, mund të ndërtoni lehtësisht një diagram të arkitekturës së resë kompjuterike dhe të shkëputni seksionet e rëndësishme.
Këto imazhe dhe diagrame mund të shpërndahen nga distanca në departamente të tjera duke përdorur Lucidchart's web- platformë e bazuar, ose ato mund të përfshihen në një video konferencë për një prezantim më gjithëpërfshirës. Në fakt, faqosja miqësore për përdoruesit e Lucidchart mund të inkurajojë më shumë bashkëpunim dhe të përmirësojë marrëdhëniet e punës midis departamenteve teknike dhe jo-teknike në të gjithë organizatën tuaj. - Kur është e mundur, shmangni gjuhën teknike
Megjithëse përdorimi i shkurtesave si GCP dhe DBMS mund t'ju vijë natyrshëm, disa terminologji mund të ndeshen ose të mërzitin anëtarët më pak të informuar teknikisht të audiencës tuaj. Sigurohuni që audienca juaj të jetë e vetëdijshme për sfondin e situatës duke marrë kohë për ta bërë këtë.
Nëse është e mundur, shmangni zhargonin dhe shndërroni të gjitha konceptet teknike në gjuhën e përditshme. Nëse jo, mund të mendoni për përfshirjen e përkufizimeve për çdo shkurtim teknik dhe frazë në diapozitivët tuaj ose ofroni një udhëzues referimi për to. - Kur shpjegoni temat teknike, theksoni ndikimin
Mbani në mend se audienca juaj mund të mos e gjejë materialin që ju duket tërheqës (ose i rëndësishëm). Kur flasim për teknologjinë, fokusimi në përfitimet e saj dhe jo në detajet teknike është më i dobishëm. Le të themi, për shembullample, se po rekomandonit miratimin e protokolleve të reja të korrigjimit, shtypjes dhe monitorimit për rrjetin tuaj; në vend që të hutoni vazhdimisht për risitë më të fundit të procesit të vërtetimit, duhet të përqendroni diskutimin tuaj se si ekspozimi ndaj sulmeve kibernetike i kushtoi bizneseve amerikane 654 miliardë dollarë kapital të humbur vetëm në vitin 2018.
Kontaktet tuaja me CEO dhe personel tjetër jo-teknik në kompaninë tuaj do të jenë shumë më efektive nëse përqendroheni në iniciativat dhe fushat e dhimbjes që kanë më shumë rëndësi për audiencën tuaj.