Hur man skriver användarmanualer för icke-teknikkunniga målgrupper
ICKE-TEKNISKA PUBLIKAR
Människor som inte regelbundet använder teknik eller som är medvetna om det men inte gör det view det som är avgörande för deras sätt att leva utgör ofta icke-tekniskt kunniga publik.
Icke-tekniskt kunniga publiker avser individer som har begränsad kunskap eller förtrogenhet med teknik och dess associerade koncept. De kan kämpa för att förstå teknisk terminologi, ha svårt att använda digitala enheter eller programvara och känna sig överväldigade av nya tekniska framsteg.
När du kommunicerar eller presenterar information för icke-tekniskt kunniga publik är det viktigt att överväga deras förståelse och anpassa ditt tillvägagångssätt därefter. Här är några tips för att effektivt engagera icke-tekniskt kunniga publik:
- Ställ in scenen:
Gör informationen du levererar mer relevant och betydelsefull för konsumenter som inte är tekniskt kunniga. Beskriv hur det påverkar deras dagliga liv eller hur det kan hjälpa dem.
- Konceptvisualisering:
Använd diagram, diagram eller infografik för att illustrera begrepp och göra dem lättare att förstå. Information kan ofta kommuniceras tydligare genom bilder än genom enbart text. - Ge Real-World Examples:
För att visa hur teknik kan användas eller hur den kan lösa vanliga problem, använd exampeller scenarier från det verkliga livet. Principerna är lättare att förstå för publik som inte är tekniskt kunniga när de är relaterade till vardagliga händelser. - Steg i detalj:
Dela upp en process eller teknik i steg som är lätta att följa när du förklarar den. Ge dem specifika instruktioner och du kanske funderar på att använda illustrationer eller bilder för att hjälpa dem. - Erbjud direkt hjälp:
Ge praktisk hjälp eller demonstrationer om det är möjligt. Individuell hjälp eller möjlighet att själv experimentera med tekniken under övervakning är ofta fördelaktigt för icke-teknikmedvetna personer. - Behåll lugn och uppmuntran:
Tänk på att publik som inte är tekniskt medvetna kan känna sig rädda eller övermannade av teknik. När de lär sig, ha tålamod, svara på deras förfrågningar och visa dem stöd. - Ytterligare resurser:
Tillhandahåll kompletterande information som folk kan hänvisa till senare, till exempel åhörarkopior eller länkar till användarvänliga resurser. Dessa resurser bör ge steg-för-steg-instruktioner eller felsökningsråd på ett enkelt språk och bör inte vara tekniska. - Insamling av feedback:
Be om feedback efter att ha levererat instruktioner eller en presentation för att utvärdera framgången med din kommunikation. Icke-tekniska experter kan ge insiktsfulla åsikter om saker som behöver förtydligas eller förbättras.
Kom ihåg att alla lär sig i sin egen takt, och det är viktigt att skapa en stödjande och inkluderande miljö för icke-tekniskt kunniga publik. Genom att skräddarsy din kommunikation och ge adekvat support kan du hjälpa dem att känna sig mer bekväma och säkra på att navigera i teknikens värld.
ANVÄNDARHANDBOK FÖR ICKE-TEKNISKA PUBLIKTER
När du skapar användarmanualer för icke-tekniskt kunniga målgrupper är det viktigt att fokusera på enkelhet, tydlighet och steg-för-steg-instruktioner. Här är några tips som hjälper dig att skapa användarmanualer som är enkla att förstå för icke-tekniskt kunniga individer:
- Använd ett enkelt språk:
Undvik att använda svår terminologi och teknisk jargong. Använd dig av publikvänlig terminologi som är enkel och vanlig. Gör tekniska förklaringar enkla att förstå. - Först, stiftelserna:
Ett överview av produktens eller programvarans huvudfunktioner bör inkluderas i början av användarmanualen. bekanta användarna med teknikens fördelar och syfte. - Förtydliga innehållsorganisation:
För att göra det enkelt att utforska och hämta information, dela upp användarmanualen i logiska avsnitt och använd rubriker, underrubriker och punktpunkter. Ge en innehållsförteckning för enkel åtkomst. - Använd grafik:
Lägg till bilder, skärmdumpar och annat visuellt till texten för att göra det mer vettigt. Icke-tekniska personer kan ha större nytta av visuella hjälpmedel för att förstå instruktionerna. - Steg i detalj:
Ge instruktioner i en steg-för-steg-stil, och se till att varje instruktion är exakt och kort. Använd ett konsekvent format genom hela guideboken och numrera stegen. - Ge fallstudier och examples:
Inkludera verkliga scenarier och exampfiler som visar hur man använder produkten eller programmet. Detta gör det lättare för konsumenterna att förstå och följa instruktionerna. - Markera viktig information:
För att markera viktig information, varningar eller försiktighetsåtgärder, använd formateringsverktyg som fet eller kursiv text, markering eller färgkodning. - Eliminera antaganden:
Förutsätt inte tekniska eller förkunskaper. Förutsatt att du inte har några förkunskaper om tekniken, beskriv även de mest elementära uppgifterna och föreställningarna. - Vanliga frågor och felsökning:
Inkludera ett avsnitt om felsökning som handlar om vanliga problem eller svårigheter som konsumenter kan stöta på. Var beredd på vanliga frågor (FAQs) och ge kortfattade svar. - Review och testa:
Testa användarmanualen med icke-tekniker för att få input innan den slutförs. Anpassa manualen baserat på deras feedback, och se till att den tar hänsyn till deras behov och nivå av förståelse. - Ytterligare support tillhandahålls:
Inkludera en supporthjälplinje eller kontaktuppgifter så att användare kan kontakta oss om de behöver mer hjälp. Tänk på att tillhandahålla kompletterande material som onlinehandböcker eller videohandledningar för visuella elever.
Kom ihåg att användarmanualer för icke-tekniskt kunniga publik bör vara användarvänliga, tillgängliga och skrivna på ett sätt som skapar förtroende och ger användarna möjlighet att navigera i tekniken framgångsrikt.
HUR MAN FÖRKLARAR TEKNISKA IDÉER FÖR EN ICKE-TEKNISK PUBLIK
- Hur man kommunicerar tekniska koncept till icke-tekniska personer
Utvecklare och ingenjörer har några av de mest fantastiska färdigheterna bland dagens karriärproffs, polerade av år av teknisk utbildning och praktisk erfarenhet. Men i takt med att tekniken utvecklas ökar också kravet på effektiv kommunikation. Framgångsrika arbetsplatsinteraktioner hos teknikkunniga företag som Google, Facebook och Microsoft beror ofta på tekniska proffs kapacitet att främja samarbete, kommunicera sina idéer och lösa problem med sina icke-tekniska medarbetare eller chefer.
Vilket är därför det bästa sättet för en teknisk expert att förmedla tekniska koncept till en icke-teknisk publik?
på samma sätt som du skulle presentera någon annan typ av information: kortfattat och effektivt. Det följer inte att du inte kan skapa en fängslande historia eller presentera din kunskap på ett enkelt, underhållande eller minnesvärt sätt bara för att ditt budskap är relativt komplext. Men det kommer att kräva ansträngning.
I det här inlägget går vi igenom fem tekniker som programmerare, ingenjörer, IT-specialister och andra tekniska proffs kan använda för att förmedla sina idéer mer effektivt. Dessa tekniker är enkla att använda på praktiskt taget alla arbetsplatser. - För att korrekt förklara tekniskt material, använd humor och ödmjukhet
Arbeta alltid för att din publik ska känna sig mer bekväm när de diskuterar kod eller presenterar teknisk information. Börja med att humoristiskt erkänna att du är en "datornörd" eller "technörd" och be om ursäkt i förväg om du blir alltför teknisk. Trots dina bästa ansträngningar, när du förmedlar ny kunskap, kan icke-tekniker (liksom andra tekniska yrkesverksamma inom andra områden) kännas som om du pratar ner till dem.
Du kan dock minska den underliggande spänningen genom att vara ärlig mot din publik och säga att du inte har någon aning om hur du gör en ekonomisk prognos, hanterar en upprörd kund eller matchar deras tekniska kompetens. Låt dem veta att du uppskattar vad de gör och de saker de är bra på. Förklara att ditt mål är att de ska bättre förstå tekniken och att deras bristande förståelse inte tyder på bristande intelligens.
Istället för att försöka bevisa hur smart eller informerad du är, är det mer avgörande att visa för människor din beredvillighet att förklara saker med ödmjukhet. - Var uppmärksam på din publik under hela presentationen
Var noga uppmärksam på din publiks ansikts- och sociala ledtrådar när du talar. Du kan ändra ditt material så att det passar miljön genom att läsa rummet. Målet är att vara konverserande närhelst du förmedlar din tekniska kunskap till en icke-teknisk publik. Personen du pratar med kanske hör om tekniken för första gången, även om du har diskuterat det med människor hundratals gånger och är expert på ämnet. Var alltid entusiastisk och passionerad när du pratar. - Använd narrativa tekniker samtidigt som du förmedlar teknisk information
Undvik att dumpa en eldslang av data eller kunskap på din publik när du har mycket att säga. Undvik impulsen att klämma in varje detalj i en bild och läs bara upp den; ge dem tid att bearbeta ditt ämne.
Om du ska använda PowerPoint för att visa ditt material, kom ihåg att varje bild ska lägga till, inte förringa, presentationen. Undvik att använda tråkiga stockbilder eller diagram som inte kan förmedla din poäng snabbt och tydligt. Varje bild bör ses i sammanhanget av hur den kommer att leda din publik från punkt A till punkt B. Ha alltid ditt mål eller syfte i åtanke när du lägger upp din presentation.
Vilken är den viktigaste takeawayen till att börja med? Försöker du övertyga din CMO om att medborgarutvecklare som använder plattformar utan kod kommer att avsevärt minska eftersläpningen av produkter? Eller kanske du vill övertyga finans om att din tekniska personal behöver nya verktyg?
Under alla omständigheter är en berättelse mer övertygande än bara fakta.
Berättelser, särskilt de som är baserade på personlig erfarenhet, är kraftfulla verktyg för att ingjuta koncept i din publiks hjärnor. Använd berättelser från senaste händelser eller relevanta branschpublikationer om du inte har din egen personliga eller relevanta historia att dela med dig av. Om du till exempel beskriver hur ny teknik har potential att förändra allt, nämn hur Steve Jobs stödde iPod och hur dess framgång trotsade investerarnas förutsägelser. - Använd bilder för att illustrera komplexa koncept och procedurer
Både skriven text och talade förklaringar är avgörande för att förmedla idéer. Men att sträva efter att visualisera dina föreställningar kan vara en mycket effektivare kommunikationskanal när ditt mål är att förenkla tekniskt material. Varför? Begrepp som man lär sig genom att läsa eller helt enkelt berättas är svårare att komma ihåg än de man lär sig genom visuellt innehåll.
"Bildöverlägsenhetseffekten" är namnet på detta fenomen. Enligt forskning kan en bild förbättra ens förmåga att syntetisera kunskap med 36 % och kan höja ens minne av en information med 65 % jämfört med 10 % genom att bara höra den. Det borde inte komma som någon överraskning att många människor ofta använder diagram, modeller och andra visuella presentationsmetoder för att kommunicera sina poänger. Det finns Lucidchart om du söker ett snabbt och effektivt tillvägagångssätt för att visualisera och kommunicera ditt material med din organisation.
Du kan snabbt justera eller redigera dina processarbetsflöden till behoven hos din icke-tekniska publik tack vare dess användarvänliga mallar och gränssnitt. En chef behöver inte nödvändigtvis förstå varje komponent i ett arkitekturdiagram; de behöver bara veta hur det fungerar. Med Lucidchart Cloud Insights kan du enkelt konstruera ett molnarkitekturdiagram och klippa bort de viktiga avsnitten.
Dessa bilder och diagram kan distribueras på distans till andra avdelningar med hjälp av Lucidcharts web-baserad plattform, eller så kan de inkluderas i en videokonferens för en mer omfattande presentation. Faktum är att Lucidcharts användarvänliga layout kan uppmuntra till mer samarbete och förbättra arbetsrelationer mellan tekniska och icke-tekniska avdelningar i hela din organisation. - Undvik fackspråk när det är möjligt
Även om det kan vara naturligt för dig att använda förkortningar som GCP och DBMS, kan viss terminologi störa eller tråka ut de mindre tekniskt informerade medlemmarna i din publik. Se till att din publik är medveten om situationens bakgrund genom att ta sig tid att göra det.
Om det alls är möjligt, undvika jargong och omvandla alla tekniska begrepp till vardagsspråk. Om inte, kanske du vill överväga att inkludera definitioner för eventuella tekniska förkortningar och fraser på dina bilder eller tillhandahålla en referensguide för dem. - När du förklarar tekniska ämnen, betona effekten
Tänk på att din publik kanske inte tycker att det material du tycker är fascinerande (eller viktigt). När man talar om teknik är det mer fördelaktigt att fokusera på dess fördelar snarare än dess tekniska detaljer. Låt oss säga, till exempelample, att du rekommenderade antagandet av nya patchnings-, undertrycknings- och övervakningsprotokoll för ditt nätverk; Istället för att tjata om och om de senaste innovationerna inom autentiseringsprocessen, bör du koncentrera din diskussion om hur exponering för cyberattacker kostade amerikanska företag 654 miljarder dollar i förlorat kapital bara under 2018.
Dina kontakter med vd:ar och annan icke-teknisk personal på ditt företag blir mycket effektivare om du koncentrerar dig på de initiativ och smärtområden som betyder mest för din publik.