Jak pisać podręczniki użytkownika dla odbiorców niezwiązanych z technologią
ODBIORCY NIE ZNAJOMI TECHNOLOGII
Osoby, które nie korzystają regularnie z technologii lub są jej świadome, ale tego nie robią view jest to kluczowe dla ich stylu życia, często tworzą publiczność nieznającą technologii.
Odbiorcy nieobeznani z technologią odnoszą się do osób, które mają ograniczoną wiedzę lub znajomość technologii i związanych z nią koncepcji. Mogą mieć trudności ze zrozumieniem terminologii technologicznej, mieć trudności z obsługą urządzeń cyfrowych lub oprogramowania oraz czuć się przytłoczeni nowymi osiągnięciami technologicznymi.
Podczas komunikowania się lub prezentowania informacji odbiorcom, którzy nie znają się na technologii, ważne jest, aby wziąć pod uwagę ich poziom zrozumienia i odpowiednio dostosować swoje podejście. Oto kilka wskazówek, jak skutecznie angażować odbiorców, którzy nie znają się na technologii:
- Przygotuj scenę:
Spraw, aby informacje, które dostarczasz, były bardziej trafne i znaczące dla konsumentów, którzy nie znają się na technologii. Opisz, jak wpływa to na ich codzienne życie lub jak może im pomóc.
- Wizualizacja koncepcji:
Użyj diagramów, wykresów lub infografik, aby zilustrować koncepcje i ułatwić ich zrozumienie. Często informacje można przekazać wyraźniej za pomocą obrazów niż samego tekstu. - Zapewnij Ex w świecie rzeczywistymamples:
Aby pokazać, jak technologia może być wykorzystana lub jak może rozwiązać typowe problemy, użyj npamples lub scenariusze z prawdziwego życia. Zasady są łatwiejsze do zrozumienia dla odbiorców, którzy nie mają wiedzy technicznej, gdy odnoszą się do codziennych wydarzeń. - Kroki w szczegółach:
Podczas wyjaśniania podziel proces lub technikę na łatwe do wykonania kroki. Daj im szczegółowe instrukcje, a może pomyśl o wykorzystaniu ilustracji lub obrazów, które pomogą im w tym. - Zaoferuj bezpośrednią pomoc:
Zapewnij praktyczną pomoc lub demonstracje, jeśli to możliwe. Indywidualna pomoc lub możliwość samodzielnego eksperymentowania z technologią pod nadzorem są często korzystne dla osób nieobeznanych z technologią. - Zachowaj spokój i zachętę:
Pamiętaj, że widzowie, którzy nie są świadomi technologii, mogą czuć się przestraszeni lub przytłoczeni technologią. Kiedy się uczą, bądź cierpliwy, odpowiadaj na ich pytania i okazuj im wsparcie. - Dodatkowe zasoby:
Podaj dodatkowe informacje, do których ludzie będą mogli się odnieść później, takie jak materiały informacyjne lub linki do zasobów przyjaznych dla użytkownika. Zasoby te powinny zawierać instrukcje krok po kroku lub porady dotyczące rozwiązywania problemów, napisane prostym językiem i nie powinny mieć charakteru technicznego. - Zbieranie opinii:
Poproś o informację zwrotną po przekazaniu instrukcji lub prezentacji, aby ocenić powodzenie komunikacji. Eksperci nietechniczni mogą przedstawiać wnikliwe opinie na temat rzeczy, które należy wyjaśnić lub poprawić.
Pamiętaj, że każdy uczy się we własnym tempie i ważne jest, aby stworzyć wspierające i integracyjne środowisko dla odbiorców, którzy nie znają się na technologii. Dostosowując komunikację i zapewniając odpowiednie wsparcie, możesz pomóc im poczuć się bardziej komfortowo i pewnie w poruszaniu się po świecie technologii.
INSTRUKCJE UŻYTKOWNIKA DLA OSÓB, KTÓRE NIE ZNAJDUJĄ SIĘ TECHNOLOGICZNIE
Tworząc podręczniki użytkownika dla odbiorców nieobeznanych z technologią, należy skupić się na prostocie, przejrzystości i instrukcjach krok po kroku. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci tworzyć instrukcje obsługi, które będą łatwe do zrozumienia dla osób nieobeznanych z technologią:
- Używaj prostego języka:
Unikaj używania trudnej terminologii i żargonu technicznego. Używaj przyjaznej dla odbiorców terminologii, która jest prosta i powszechna. Spraw, aby wyjaśnienia techniczne były proste do zrozumienia. - Najpierw fundamenty:
Ponadview opis głównych funkcji produktu lub oprogramowania powinien znajdować się na początku instrukcji obsługi. zapoznanie użytkowników z korzyściami i przeznaczeniem technologii. - Wyjaśnij organizację treści:
Aby ułatwić przeglądanie i wyszukiwanie informacji, podziel podręcznik użytkownika na logiczne sekcje i użyj nagłówków, śródtytułów i wypunktowań. Daj spis treści dla łatwego dostępu. - Zastosuj wizualizacje:
Dodaj zdjęcia, zrzuty ekranu i inne elementy wizualne do tekstu, aby nadać mu większy sens. Osoby nietechniczne mogą odnieść większe korzyści z pomocy wizualnych w zrozumieniu instrukcji. - Kroki w szczegółach:
Podaj wskazówki krok po kroku, upewniając się, że każda instrukcja jest precyzyjna i zwięzła. Używaj spójnego formatu w całym przewodniku i numeruj kroki. - Podaj studia przypadków i przykładamples:
Uwzględnij rzeczywiste scenariusze i npamppliki demonstrujące sposób korzystania z produktu lub programu. Ułatwia to konsumentom zrozumienie instrukcji i stosowanie się do nich. - Zaznacz ważne informacje:
Aby wyróżnić ważne informacje, ostrzeżenia lub przestrogi, użyj narzędzi formatowania, takich jak pogrubienie lub kursywa, wyróżnienia lub kodowanie kolorami. - Wyeliminuj założenia:
Nie zakładaj wiedzy technicznej ani wcześniejszej. Zakładając brak wcześniejszej znajomości technologii, opisz nawet najbardziej elementarne zadania i pojęcia. - Często zadawane pytania i rozwiązywanie problemów:
Dołącz sekcję dotyczącą rozwiązywania problemów, która dotyczy częstych problemów lub trudności, na jakie mogą natknąć się konsumenci. Przygotuj się na często zadawane pytania (FAQ) i oferuj zwięzłe odpowiedzi. - Review i testuj:
Przetestuj instrukcję obsługi z osobami nietechnicznymi, aby uzyskać informacje, zanim zostanie sfinalizowana. Dostosuj podręcznik w oparciu o ich opinie, upewniając się, że uwzględnia ich potrzeby i poziom zrozumienia. - Zapewnione dodatkowe wsparcie:
Dołącz infolinię pomocy technicznej lub dane kontaktowe, aby użytkownicy mogli się z nimi skontaktować, jeśli będą potrzebować dodatkowej pomocy. Pomyśl o udostępnieniu materiałów uzupełniających, takich jak podręczniki online lub samouczki wideo dla wzrokowców.
Pamiętaj, że podręczniki użytkownika dla odbiorców nieobeznanych z technologią powinny być przyjazne dla użytkownika, przystępne i napisane w sposób, który buduje zaufanie i umożliwia użytkownikom skuteczne poruszanie się po technologii.
JAK WYJAŚNIĆ POMYSŁY TECHNICZNE OSOBIE NIETECHNICZNEJ
- Jak przekazać koncepcje techniczne osobom nietechnicznym
Deweloperzy i inżynierowie mają jedne z najbardziej niesamowitych zestawów umiejętności wśród dzisiejszych profesjonalistów, doszlifowanych przez lata szkoleń technicznych i praktycznego doświadczenia. Jednak wraz z rozwojem technologii rośnie również zapotrzebowanie na wydajną komunikację. Pomyślne interakcje w miejscu pracy w firmach obeznanych z technologią, takich jak Google, Facebook i Microsoft, często zależą od zdolności specjalistów technicznych do wspierania współpracy, przekazywania pomysłów i rozwiązywania problemów ze współpracownikami lub szefami, którzy nie mają wiedzy technicznej.
Jaki jest zatem najlepszy sposób, w jaki ekspert techniczny może przekazać koncepcje techniczne odbiorcom nietechnicznym?
podobnie jak każdy inny rodzaj informacji: zwięźle i skutecznie. Nie oznacza to, że nie możesz stworzyć przekonującej historii lub przedstawić swojej wiedzy w prosty, zabawny lub zapadający w pamięć sposób tylko dlatego, że Twój przekaz jest stosunkowo złożony. Ale będzie to wymagało wysiłku.
W tym poście omówimy pięć technik, których mogą używać programiści, inżynierowie, informatycy i inni profesjonaliści techniczni, aby skuteczniej przekazywać swoje pomysły. Techniki te są proste w użyciu w praktycznie każdym miejscu pracy. - Aby właściwie wyjaśnić materiał techniczny, używaj humoru i pokory
Zawsze staraj się, aby słuchacze czuli się swobodniej podczas omawiania kodu lub prezentowania informacji technicznych. Zacznij od humorystycznego przyznania się, że jesteś „komputerowym maniakiem” lub „maniakiem technologii” i z góry przeproś, jeśli staniesz się zbyt techniczny. Pomimo twoich najlepszych starań, kiedy przekazujesz nową wiedzę, osoby nietechniczne (a także inni profesjonaliści techniczni biegli w innych dziedzinach) mogą odnieść wrażenie, że mówisz do nich z pogardą.
Możesz jednak zmniejszyć ukryte napięcie, będąc szczerym wobec odbiorców i mówiąc, że nie masz pojęcia, jak sporządzić prognozę finansową, poradzić sobie z irytującym klientem lub dorównać ich biegłości technologicznej. Daj im do zrozumienia, że doceniasz to, co robią i to, w czym są dobrzy. Wyjaśnij, że Twoim celem jest lepsze zrozumienie technologii i że ich brak zrozumienia nie oznacza braku inteligencji.
Zamiast próbować udowodnić, jak mądry lub dobrze poinformowany jesteś, ważniejsze jest pokazanie ludziom swojej gotowości do wyjaśniania rzeczy z pokorą. - Podczas prezentacji zwracaj szczególną uwagę na słuchaczy
Podczas mówienia zwracaj szczególną uwagę na mimikę i cechy społeczne słuchaczy. Możesz zmienić swój materiał, aby pasował do otoczenia, czytając pokój. Celem jest konwersacja za każdym razem, gdy przekazujesz swoją wiedzę techniczną publiczności nietechnicznej. Osoba, z którą rozmawiasz, może słyszeć o tej technologii po raz pierwszy, nawet jeśli rozmawiałeś o niej z ludźmi setki razy i jesteś ekspertem w tej dziedzinie. Podczas mówienia zawsze bądź entuzjastyczny i pełen pasji. - Używaj technik narracyjnych podczas przekazywania informacji technicznych
Unikaj zrzucania strumienia danych lub wiedzy na odbiorców, gdy masz dużo do powiedzenia. Unikaj impulsu, by wcisnąć każdy szczegół w slajd i po prostu go przeczytać; daj im czas na przetworzenie tematu.
Jeśli zamierzasz użyć programu PowerPoint do wyświetlenia swojego materiału, pamiętaj, że każdy slajd powinien dodawać, a nie umniejszać, prezentacji. Unikaj używania nudnych obrazów stockowych lub wykresów, które nie mogą szybko i wyraźnie przekazać Twojego punktu widzenia. Każdy slajd należy rozpatrywać w kontekście tego, jak pokieruje słuchaczy z punktu A do punktu B. Podczas przygotowywania prezentacji zawsze miej na uwadze swój cel lub cel.
Co jest najważniejsze na wynos na początek? Czy próbujesz przekonać swojego CMO, że programiści obywatelscy korzystający z platform bez kodu znacznie zmniejszą zaległości produktów? A może chcesz przekonać finanse, że Twoi pracownicy techniczni potrzebują nowych narzędzi?
W każdych okolicznościach opowieść jest bardziej przekonująca niż same fakty.
Historie, zwłaszcza te oparte na osobistych doświadczeniach, są potężnymi narzędziami do zaszczepiania koncepcji w mózgach odbiorców. Wykorzystaj opowieści z ostatnich wydarzeń lub odpowiednie publikacje branżowe, jeśli nie masz własnej osobistej lub istotnej historii do podzielenia się. Na przykład, jeśli opisujesz, w jaki sposób nowa technologia może zmienić wszystko, wspomnij, jak Steve Jobs wspierał iPoda i jak jego sukces przeczył przewidywaniom inwestorów. - Użyj elementów wizualnych, aby zilustrować złożone koncepcje i procedury
Zarówno tekst pisany, jak i wyjaśnienia ustne są kluczowe dla przekazywania idei. Jednak dążenie do wizualizacji swoich pojęć może być o wiele bardziej efektywnym kanałem komunikacji, gdy Twoim celem jest uproszczenie materiału technicznego. Dlaczego? Koncepcje, których uczymy się czytając lub po prostu opowiadając, są trudniejsze do zapamiętania niż te, których uczymy się poprzez treści wizualne.
„Efekt wyższości obrazu” to nazwa tego zjawiska. Według badań obraz może poprawić zdolność syntetyzowania wiedzy o 36% i zwiększyć zapamiętywanie informacji o 65% w porównaniu do 10%, gdy sam je usłyszymy. Nie powinno dziwić, że wiele osób często używa diagramów, modeli i innych wizualnych metod prezentacji, aby przekazać swoje uwagi. Istnieje Lucidchart, jeśli szukasz szybkiego, wydajnego podejścia do wizualizacji i komunikowania swoich materiałów w swojej organizacji.
Dzięki przyjaznym dla użytkownika szablonom i interfejsowi możesz szybko dostosować lub edytować swoje przepływy pracy do potrzeb odbiorców nietechnicznych. Kierownik niekoniecznie musi rozumieć każdy element diagramu architektury; muszą tylko wiedzieć, jak to działa. Dzięki Lucidchart Cloud Insights możesz łatwo zbudować diagram architektury chmury i odciąć ważne sekcje.
Te obrazy i diagramy mogą być dystrybuowane zdalnie do innych działów za pomocą Lucidchart webopartej na platformie lub można je włączyć do wideokonferencji w celu uzyskania bardziej kompleksowej prezentacji. W rzeczywistości przyjazny dla użytkownika układ Lucidchart może zachęcić do większej współpracy i poprawić relacje robocze między działami technicznymi i nietechnicznymi w całej organizacji. - Jeśli to możliwe, unikaj języka technicznego
Chociaż używanie skrótów, takich jak GCP i DBMS, może przychodzić ci naturalnie, niektóre terminy mogą przeszkadzać lub nudzić mniej poinformowanych technicznie członków twoich odbiorców. Upewnij się, że Twoi odbiorcy znają tło sytuacji, poświęcając na to czas.
Jeśli to możliwe, unikaj żargonu i przekształć wszystkie koncepcje techniczne na język potoczny. Jeśli nie, możesz pomyśleć o umieszczeniu definicji wszelkich technicznych skrótów i zwrotów na swoich slajdach lub udostępnić przewodnik po nich. - Wyjaśniając kwestie techniczne, podkreśl wpływ
Pamiętaj, że twoi odbiorcy mogą nie uznać materiału za fascynujący (lub ważny). Mówiąc o technologii, bardziej korzystne jest skupienie się na jej zaletach niż na szczegółach technicznych. Powiedzmy, że npampplik, że zalecałeś przyjęcie nowych protokołów łatania, tłumienia i monitorowania dla twojej sieci; zamiast gadać bez końca o najnowszych innowacjach w procesach uwierzytelniania, należy skoncentrować się na dyskusji na temat tego, jak narażenie na cyberataki kosztowało firmy amerykańskie utratę kapitału w wysokości 654 miliardów dolarów w samym 2018 roku.
Twoje kontakty z dyrektorami generalnymi i pozostałym personelem nietechnicznym w Twojej firmie będą znacznie bardziej efektywne, jeśli skoncentrujesz się na inicjatywach i obszarach bólu, które mają największe znaczenie dla odbiorców.