Hogyan írjunk felhasználói kézikönyveket nem technológiai hozzáértésű közönségnek

Hogyan írjunk felhasználói kézikönyveket nem technológiai hozzáértésű közönségnek

NEM TECHNIKAI KÖZÖNSÉG

Olyan emberek, akik nem használják rendszeresen a technológiát, vagy tisztában vannak vele, de nem view mint életvitelük szempontjából döntő fontosságú, gyakran nem technológiai hozzáértésű közönséget alkotnak.

A nem technológiai hozzáértésű közönség olyan személyekre vonatkozik, akik korlátozott ismeretekkel vagy jártassággal rendelkeznek a technológiában és a kapcsolódó fogalmakban. Előfordulhat, hogy nehezen tudják megérteni a technológiai terminológiát, nehézségeik vannak a digitális eszközök vagy szoftverek kezelésében, és úgy érzik, hogy túlterheltek az új technológiai fejlesztések.

Amikor információkat kommunikál vagy prezentál a technológiát nem ismerő közönség számára, fontos figyelembe venni a megértés szintjét, és ennek megfelelően alakítani a megközelítést. Íme néhány tipp a technológiával nem jártas közönség hatékony bevonásához:

• Állítsa be a jelenetet:
  Tegye relevánsabbá és jelentőségteljesebbé az Ön által szolgáltatott információkat a műszakilag nem jártas fogyasztók számára. Írja le, hogyan befolyásolja mindennapi életüket, vagy hogyan segíthet nekik.
• Koncepció vizualizáció:
  Használjon diagramokat, diagramokat vagy infografikákat a fogalmak illusztrálására és könnyebb megértésére. Az információ gyakran világosabban kommunikálható képeken keresztül, mint önmagában szövegen keresztül.
• Valós examples:
  Annak bemutatására, hogyan használható a technológia, vagy hogyan oldhatja meg a gyakori problémákat, használja plamples vagy forgatókönyvek a valós életből. Az alapelvek könnyebben érthetők azon közönség számára, akik nem ismerik a technológiát, ha mindennapi eseményekhez kapcsolódnak.
• Lépések részletesen:
  Egy folyamatot vagy technikát bontsa le könnyen követhető lépésekre, amikor elmagyarázza. Adjon nekik konkrét utasításokat, és érdemes lehet illusztrációkat vagy képeket használni, hogy segítsenek nekik.
• Közvetlen segítségnyújtás:
  Ha lehetséges, nyújtson gyakorlati segítséget vagy bemutatókat. Az egyéni segítségnyújtás vagy a technológiával való saját kísérletezés lehetősége felügyelet mellett gyakran előnyös a technológiával nem ismerők számára.
• Nyugalom és bátorítás megőrzése:
  Ne feledje, hogy azok a közönségek, akik nem ismerik a technológiát, megijedhetnek vagy elhatalmasodhatnak a technológiától. Miközben tanulnak, légy türelmes, válaszolj kérdéseikre, és mutasd meg nekik a támogatást.
• További források:
  Adjon meg kiegészítő információkat, amelyekre az emberek később hivatkozhatnak, például szóróanyagokat vagy felhasználóbarát forrásokra mutató hivatkozásokat. Ezeknek az erőforrásoknak egyszerű nyelven, lépésről lépésre szóló utasításokat vagy hibaelhárítási tanácsokat kell kínálniuk, és nem lehetnek technikai jellegűek.
• Visszajelzés gyűjtése:
  Kérjen visszajelzést az oktatás vagy egy prezentáció elküldése után, hogy értékelje kommunikációja sikerét. A nem technológiai szakértők éleslátó véleményt tudnak adni azokról a dolgokról, amelyeket tisztázni vagy javítani kell.

Ne feledje, hogy mindenki a saját tempójában tanul, és fontos, hogy támogató és befogadó környezetet hozzunk létre a technológiát nem ismerő közönség számára. Kommunikációjának testreszabásával és megfelelő támogatással segítheti őket abban, hogy kényelmesebben és magabiztosabban navigálhassanak a technológia világában.

FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYVEK NEM TECHNIKAI KÖZÖNSÉGNEK

Amikor felhasználói kézikönyveket készít nem technológiával jártas közönség számára, elengedhetetlen, hogy az egyszerűségre, a világosságra és a lépésről lépésre szóló utasításokra összpontosítson. Íme néhány tipp, amelyek segítségével olyan felhasználói kézikönyveket hozhat létre, amelyek könnyen érthetők a technológiával nem jártas egyének számára:

• Használj egyszerű nyelvezetet:
  Kerülje a bonyolult terminológia és szakzsargon használatát. Használjon közönségbarát terminológiát, amely egyszerű és közhelyes. Tedd egyszerűen érthetővé a technikai magyarázatokat.
• Először is az alapok:
  Egy végeview A termék vagy szoftver főbb jellemzőiről a felhasználói kézikönyv elején szerepelnie kell. megismertesse a felhasználókat a technológia előnyeivel és céljával.
• A tartalomszervezés tisztázása:
  Az információk felfedezésének és lekérésének egyszerűsége érdekében ossza fel a felhasználói kézikönyvet logikai részekre, és használjon fejléceket, alcímeket és felsoroláspontokat. Adjon meg egy tartalomjegyzéket a könnyű hozzáférés érdekében.
• Vizuális eszközök használata:
  Adjon hozzá képeket, képernyőképeket és egyéb látványelemeket a szöveghez, hogy értelmesebb legyen. A nem technikusoknak nagyobb hasznot húzhatnak a vizuális segédeszközök az utasítások megértéséhez.
• Lépések részletesen:
  Adjon útmutatást lépésről lépésre, ügyelve arra, hogy minden utasítás pontos és rövid legyen. Használjon következetes formátumot az útmutatóban, és számozza meg a lépéseket.
• Adjon esettanulmányokat és plamples:
  Tartalmazzon valós forgatókönyveket és plampamelyek bemutatják a termék vagy program használatát. Ez megkönnyíti a fogyasztók számára az utasítások megértését és követését.
• Fontos információk kiemelése:
  A fontos információk, figyelmeztetések vagy figyelmeztetések kiemeléséhez használjon formázási eszközöket, például félkövér vagy dőlt szöveget, kiemelést vagy színkódolást.
• Feltételezések kiküszöbölése:
  Ne feltételezzen műszaki vagy előzetes tudást. Feltételezve, hogy nem ismeri a technológiát, írja le a legelemibb feladatokat és fogalmakat is.
• GYIK és hibaelhárítás:
  Szereljen be egy hibaelhárítási részt, amely a fogyasztók által esetlegesen felmerülő gyakori problémákkal vagy nehézségekkel foglalkozik. Készüljön fel a gyakran ismételt kérdésekre (GYIK), és adjon tömör válaszokat.
• Review és teszt:
  Tesztelje a felhasználói kézikönyvet nem technikusokkal, hogy a véglegesítés előtt hozzáférjen. Módosítsa a kézikönyvet visszajelzéseik alapján, ügyelve arra, hogy az figyelembe vegye szükségleteiket és megértésük szintjét.
• További támogatás:
  Adjon meg egy ügyfélszolgálati segélyvonalat vagy elérhetőségeit, hogy a felhasználók kapcsolatba léphessenek, ha további segítségre van szükségük. Gondoljon arra, hogy kiegészítő anyagokat, például online kézikönyveket vagy oktatóvideókat biztosít a vizuális tanulók számára.

Ne feledje, hogy a technológiával nem jártas közönség számára készült felhasználói kézikönyveknek felhasználóbarátnak és hozzáférhetőnek kell lenniük, és olyan módon kell megírni, hogy az önbizalmat ébresszen, és lehetővé tegye a felhasználók számára a technológia sikeres navigálását.

HOGYAN magyarázzuk el a TECHNIKAI ÖTLETEKET A NEM MŰSZAKI KÖZÖNSÉGNEK

• Hogyan kommunikáljunk műszaki fogalmakat nem műszaki emberekkel
  A fejlesztők és mérnökök a mai karrierszakemberek közül a legcsodálatosabb készségekkel rendelkeznek, amelyeket több éves műszaki képzés és gyakorlati tapasztalat csiszolt. De ahogy a technológia fejlődik, úgy nő a hatékony kommunikáció követelménye is. A technikailag hozzáértő vállalatoknál, például a Google-nál, a Facebooknál és a Microsoftnál a sikeres munkahelyi interakció gyakran azon múlik, hogy a műszaki szakemberek képesek-e az együttműködést elősegíteni, kommunikálni ötleteiket és megoldani a problémákat nem műszaki munkatársaikkal vagy főnökeikkel.
  Mi tehát a legjobb módja annak, hogy egy műszaki szakértő közvetítse a műszaki koncepciókat a nem műszaki közönség számára?
  hasonlóan ahhoz, ahogyan bármilyen más típusú információt közölnél: tömören és hatékonyan. Ebből nem következik, hogy ne tudnál meggyőző történetet alkotni, vagy tudásodat egyszerűen, szórakoztatóan vagy emlékezetesen bemutatni csak azért, mert az üzeneted viszonylag összetett. De ehhez erőfeszítésre lesz szükség.
  Ebben a bejegyzésben öt olyan technikát mutatunk be, amelyek segítségével programozók, mérnökök, informatikusok és más műszaki szakemberek hatékonyabban tudják közvetíteni elképzeléseiket. Ezek a technikák gyakorlatilag minden munkahelyen egyszerűen használhatók.
• A technikai anyagok megfelelő magyarázatához használjon humort és alázatot
  Mindig törekedjen arra, hogy közönsége nyugodtabban érezze magát a kód megvitatása vagy a műszaki információk bemutatása során. Kezdje azzal, hogy humorosan beismerje, hogy „számítógép-maga” vagy „tech geek” vagy, és kérjen előre bocsánatot, ha túlságosan technikássá válik. Minden igyekezete ellenére, amikor új ismereteket ad át, a nem technikusok (valamint más, más területeken jártas műszaki szakemberek) úgy érezhetik, mintha lebeszélne velük.
  Csökkentheti azonban a mögöttes feszültséget, ha őszinte a közönségével, és azt mondja, hogy fogalma sincs arról, hogyan készítsen pénzügyi előrejelzést, hogyan kezeljen egy dühös ügyfelet, vagy hogyan mérje össze a technológiai jártasságát. Tudasd velük, hogy értékeled, amit csinálnak, és azt, amiben jók. Magyarázd el, hogy az a célod, hogy jobban megértsék a technológiát, és a megértés hiánya nem az intelligencia hiányára utal.
  Ahelyett, hogy megpróbálná bebizonyítani, mennyire okos vagy tájékozott vagy, sokkal fontosabb, hogy bemutassa az embereknek, hogy hajlandó alázattal elmagyarázni a dolgokat.
• Prezentációd során nagyon figyelj a közönségedre
  Beszéd közben fokozottan ügyeljen a közönség arc- és szociális nyomaira. Anyagát a környezetnek megfelelően módosíthatja, ha elolvassa a helyiséget. A cél az, hogy beszélgetőképes legyen, amikor műszaki ismereteit nem műszaki közönségnek adja át. Előfordulhat, hogy az a személy, akivel beszél, először hall a technológiáról, még akkor is, ha már több százszor megvitatta ezt másokkal, és szakértője a témának. Mindig legyen lelkes és szenvedélyes, amikor beszél.
• Használjon narratív technikákat a technikai információk átadásakor
  Kerülje az adatok vagy ismeretek tűztömlőjét a közönségére, ha sok mondanivalója van. Kerülje el a késztetést, hogy minden részletet egy diába préseljen, és egyszerűen olvassa fel; adj nekik időt a tárgy feldolgozására.
  Ha PowerPointot kíván használni az anyag megjelenítéséhez, ne feledje, hogy minden diának hozzá kell járulnia, nem pedig csökkentenie kell a bemutatót. Kerülje az unalmas stock képeket vagy diagramokat, amelyek nem tudják gyorsan és egyértelműen kifejezni az álláspontját. Minden diát annak összefüggésében kell mérlegelni, hogy hogyan irányítja a közönségét A pontból B pontba. Mindig tartsa szem előtt a célját vagy a célját, miközben elkészíti a bemutatót.
  Mi a legjelentősebb kivonat kezdésnek? Megpróbálja meggyőzni a KPSZ-t arról, hogy a kód nélküli platformokat használó állampolgári fejlesztők jelentősen csökkentik a termékhátralékot? Vagy esetleg szeretné meggyőzni a pénzügyeket arról, hogy műszaki személyzetének új eszközökre van szüksége?
  A mese minden körülmények között meggyőzőbb, mint a tények.
  A történetek, különösen azok, amelyek személyes tapasztalaton alapulnak, hatékony eszközöket jelentenek a közönség agyába ültetett fogalmak beillesztésére. Használja a közelmúltbeli események meséit vagy a releváns iparági kiadványokat, ha nincs saját személyes vagy releváns története, amelyet megoszthatna. Például, ha leírja, hogy az új technológia mennyire képes mindent megváltoztatni, említse meg, hogy Steve Jobs hogyan támogatta az iPod-ot, és hogy a sikere mennyire dacolt a befektetők előrejelzéseivel.
• Használjon látványelemeket összetett fogalmak és eljárások illusztrálására
  Mind az írott szöveg, mind a szóbeli magyarázatok kulcsfontosságúak az ötletek közvetítésében. Azonban az elképzelések megjelenítésére való törekvés sokkal hatékonyabb kommunikációs csatorna lehet, ha a technikai anyagok egyszerűsítése a cél. Miért? Az olvasás vagy egyszerűen elmondott fogalmakat nehezebb megjegyezni, mint a vizuális tartalom révén tanultakat.
  A „kép felsőbbrendűségi effektus” a neve ennek a jelenségnek. Kutatások szerint egy kép 36%-kal javítja az ember tudásszintetizáló képességét, és 65%-kal javítja egy információra való emlékezést, szemben az önmagában hallható 10%-kal. Nem meglepő, hogy sokan gyakran használnak diagramokat, modelleket és egyéb vizuális megjelenítési módszereket álláspontjaik közlésére. Létezik Lucidchart, ha gyors és hatékony megközelítést keres anyagának megjelenítéséhez és a szervezettel való kommunikációjához.
  A felhasználóbarát sablonoknak és felületnek köszönhetően gyorsan beállíthatja vagy szerkesztheti a folyamat munkafolyamatait a nem műszaki közönség igényeihez. A vezetőnek nem feltétlenül kell felfognia az architektúra diagram minden összetevőjét; csak tudniuk kell, hogyan működik. A Lucidchart Cloud Insights segítségével könnyedén készíthet felhőarchitektúra diagramot, és levághatja a fontos részeket.
  Ezek a képek és diagramok távolról továbbíthatók más osztályoknak a Lucidchart segítségével web-alapú platformon, vagy egy videokonferenciába is beilleszthetők az átfogóbb prezentáció érdekében. Valójában a Lucidchart felhasználóbarát elrendezése több együttműködést ösztönözhet, és javíthatja a munkakapcsolatokat a műszaki és nem műszaki részlegek között az egész szervezetben.
• Ha lehetséges, kerülje a szaknyelvet
  Bár az olyan rövidítések használata, mint a GCP és a DBMS, magától értetődőnek tűnhet, egyes terminológiák megviselhetik vagy megviselik a közönség technikailag kevésbé tájékozott tagjait. Győződjön meg arról, hogy a közönség tisztában van a helyzet hátterével, ha szán rá időt.
  Ha lehetséges, kerülje a zsargont, és alakítson át minden technikai fogalmat a mindennapi nyelvre. Ha nem, érdemes elgondolkodnia azon, hogy bármilyen technikai rövidítéshez és kifejezéshez definíciókat helyezzen el a diákon, vagy készítsen referenciaútmutatót hozzájuk.
• A technikai témák kifejtésekor hangsúlyozd a hatást
  Ne feledje, hogy előfordulhat, hogy közönsége nem találja lenyűgözőnek (vagy fontosnak) azt az anyagot, amelyet Ön érdekesnek talál. Ha a technológiáról beszélünk, előnyösebb az előnyeire összpontosítani, nem pedig a technikai részleteire. Mondjuk plample, hogy új javítási, elnyomási és megfigyelési protokollok elfogadását javasolta a hálózatához; ahelyett, hogy a legfrissebb hitelesítési eljárásokkal kapcsolatos újításokról beszélne, inkább arra kell összpontosítania, hogy a kibertámadásoknak való kitettség miként került az amerikai vállalkozásoknak 654 milliárd dollárnyi tőkekiesésbe csak 2018-ban.
  A cég vezérigazgatóival és más nem műszaki személyzettel való kapcsolattartása sokkal hatékonyabb lesz, ha azokra a kezdeményezésekre és fájdalmas területekre koncentrál, amelyek a legfontosabbak a közönség számára.