Πώς να γράψετε εγχειρίδια χρήστη για κοινό που δεν είναι τεχνολογικό
ΚΟΑ ΜΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ
Άτομα που δεν χρησιμοποιούν τακτικά την τεχνολογία ή που το γνωρίζουν αλλά δεν το κάνουν view Καθώς είναι κρίσιμο για τον τρόπο ζωής τους, συχνά αποτελούν κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία.
Το κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία αναφέρεται σε άτομα που έχουν περιορισμένη γνώση ή εξοικείωση με την τεχνολογία και τις σχετικές έννοιες. Μπορεί να δυσκολεύονται να κατανοήσουν την τεχνολογική ορολογία, να δυσκολεύονται να χειριστούν ψηφιακές συσκευές ή λογισμικό και να αισθάνονται καταβεβλημένοι από τις νέες τεχνολογικές εξελίξεις.
Όταν επικοινωνείτε ή παρουσιάζετε πληροφορίες σε κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη το επίπεδο κατανόησής τους και να προσαρμόσετε την προσέγγισή σας ανάλογα. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την αποτελεσματική προσέλκυση κοινού που δεν γνωρίζει την τεχνολογία:
- Στήνω σκηνικό:
Κάντε τις πληροφορίες που παρέχετε πιο σχετικές και σημαντικές σε καταναλωτές που δεν είναι γνώστες της τεχνολογίας. Περιγράψτε πώς επηρεάζει την καθημερινότητά τους ή πώς μπορεί να τους βοηθήσει.
- Οπτικοποίηση έννοιας:
Χρησιμοποιήστε διαγράμματα, γραφήματα ή γραφήματα για να απεικονίσετε έννοιες και να τις κάνετε πιο κατανοητές. Οι πληροφορίες μπορούν συχνά να μεταδοθούν πιο καθαρά μέσω εικόνων παρά μόνο μέσω κειμένου. - Παρέχετε Ex Real-Worldamples:
Για να δείξετε πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία ή πώς μπορεί να λύσει κοινά προβλήματα, χρησιμοποιήστε το π.χamples ή σενάρια από την πραγματική ζωή. Οι αρχές είναι πιο κατανοητές για κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία όταν σχετίζονται με καθημερινά γεγονότα. - Αναλυτικά τα βήματα:
Αναλύστε μια διαδικασία ή μια τεχνική σε βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε όταν την εξηγείτε. Δώστε τους συγκεκριμένες οδηγίες και ίσως σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε εικόνες ή εικόνες για να τους βοηθήσετε. - Προσφέρετε Άμεση Βοήθεια:
Παρέχετε πρακτική βοήθεια ή επιδείξεις εάν είναι δυνατόν. Η ατομική βοήθεια ή η ευκαιρία να πειραματιστεί κάποιος με την τεχνολογία υπό επίβλεψη είναι συχνά ωφέλιμη για άτομα που δεν γνωρίζουν την τεχνολογία. - Διατηρήστε την ηρεμία και την ενθάρρυνση:
Λάβετε υπόψη ότι το κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία θα μπορούσε να αισθάνεται φοβισμένο ή εξουθενωμένο από την τεχνολογία. Καθώς μαθαίνουν, να είστε υπομονετικοί, να απαντάτε στις ερωτήσεις τους και να τους δείξετε υποστήριξη. - Πρόσθετοι πόροι:
Παρέχετε συμπληρωματικές πληροφορίες στις οποίες οι άνθρωποι μπορούν να ανατρέξουν αργότερα, όπως φυλλάδια ή συνδέσμους προς πόρους φιλικούς προς το χρήστη. Αυτοί οι πόροι θα πρέπει να προσφέρουν οδηγίες βήμα προς βήμα ή συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων σε απλή γλώσσα και δεν θα πρέπει να είναι τεχνικοί. - Συγκέντρωση σχολίων:
Ζητήστε σχόλια μετά την παροχή οδηγιών ή παρουσίασης για να αξιολογήσετε την επιτυχία της επικοινωνίας σας. Οι ειδικοί που δεν ασχολούνται με την τεχνολογία μπορούν να προσφέρουν διορατικές απόψεις για πράγματα που πρέπει να διευκρινιστούν ή να βελτιωθούν.
Να θυμάστε ότι ο καθένας μαθαίνει με τον δικό του ρυθμό και είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα υποστηρικτικό και περιεκτικό περιβάλλον για κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία. Προσαρμόζοντας την επικοινωνία σας και παρέχοντας επαρκή υποστήριξη, μπορείτε να τους βοηθήσετε να αισθάνονται πιο άνετα και με αυτοπεποίθηση στην πλοήγηση στον κόσμο της τεχνολογίας.
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΑ ΧΡΗΣΤΗ ΓΙΑ ΚΟΙΝΟ ΜΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ
Όταν δημιουργείτε εγχειρίδια χρήστη για κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία, είναι σημαντικό να εστιάσετε στην απλότητα, τη σαφήνεια και τις οδηγίες βήμα προς βήμα. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε εγχειρίδια χρήστη που είναι εύκολο να κατανοήσουν τα άτομα που δεν γνωρίζουν την τεχνολογία:
- Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα:
Αποφύγετε τη χρήση δύσκολης ορολογίας και τεχνικής ορολογίας. Χρησιμοποιήστε μια φιλική προς το κοινό ορολογία που είναι απλή και συνηθισμένη. Κάντε τις τεχνικές εξηγήσεις απλές στην κατανόηση. - Πρώτον, τα θεμέλια:
Ένα πέραview των βασικών χαρακτηριστικών του προϊόντος ή του λογισμικού θα πρέπει να περιλαμβάνονται στην αρχή του εγχειριδίου χρήσης. εξοικείωση των χρηστών με τα οφέλη και τον σκοπό της τεχνολογίας. - Διευκρίνιση οργάνωσης περιεχομένου:
Για να απλοποιήσετε την εξερεύνηση και την ανάκτηση πληροφοριών, χωρίστε το εγχειρίδιο χρήσης σε λογικές ενότητες και χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες, υπότιτλους και κουκκίδες. Δώστε έναν πίνακα περιεχομένων για εύκολη πρόσβαση. - Χρησιμοποιήστε γραφικά:
Προσθέστε εικόνες, στιγμιότυπα οθόνης και άλλα γραφικά στο κείμενο για να το βοηθήσετε να αποκτήσει περισσότερο νόημα. Τα μη τεχνικά άτομα μπορεί να ωφεληθούν περισσότερο από τα οπτικά βοηθήματα για την κατανόηση των οδηγιών. - Αναλυτικά τα βήματα:
Δώστε οδηγίες με στυλ βήμα προς βήμα, βεβαιωθείτε ότι κάθε οδηγία είναι ακριβής και σύντομη. Χρησιμοποιήστε μια συνεπή μορφή σε όλο τον οδηγό και αριθμήστε τα βήματα. - Δώστε Case Studies και Examples:
Συμπεριλάβετε σενάρια πραγματικού κόσμου και π.χampστοιχεία που δείχνουν πώς να χρησιμοποιήσετε το προϊόν ή το πρόγραμμα. Αυτό διευκολύνει τους καταναλωτές να κατανοήσουν και να ακολουθήσουν τις οδηγίες. - Επισήμανση ζωτικών πληροφοριών:
Για να επισημάνετε σημαντικές πληροφορίες, προειδοποιήσεις ή προφυλάξεις, χρησιμοποιήστε εργαλεία μορφοποίησης όπως έντονο ή πλάγιο κείμενο, επισήμανση ή χρωματική κωδικοποίηση. - Καταργήστε τις υποθέσεις:
Μην υποθέτετε τεχνικές ή προηγούμενες γνώσεις. Υποθέτοντας ότι δεν έχετε προηγούμενη γνώση της τεχνολογίας, περιγράψτε ακόμη και τις πιο στοιχειώδεις εργασίες και έννοιες. - Συχνές ερωτήσεις και αντιμετώπιση προβλημάτων:
Συμπεριλάβετε μια ενότητα για την αντιμετώπιση προβλημάτων που ασχολείται με συχνά προβλήματα ή δυσκολίες που ενδέχεται να αντιμετωπίσουν οι καταναλωτές. Να είστε προετοιμασμένοι για συχνές ερωτήσεις (FAQ) και να προσφέρετε συνοπτικές απαντήσεις. - Review και δοκιμή:
Δοκιμάστε το εγχειρίδιο χρήσης με μη τεχνικούς για να λάβετε στοιχεία πριν οριστικοποιηθεί. Προσαρμόστε το εγχειρίδιο με βάση τα σχόλιά τους, φροντίζοντας να λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες και το επίπεδο κατανόησής τους. - Παρέχεται πρόσθετη υποστήριξη:
Συμπεριλάβετε μια γραμμή υποστήριξης ή στοιχεία επικοινωνίας, ώστε οι χρήστες να μπορούν να έρθουν σε επαφή εάν χρειάζονται περισσότερη βοήθεια. Σκεφτείτε να παρέχετε συμπληρωματικό υλικό όπως ηλεκτρονικά εγχειρίδια ή εκπαιδευτικά βίντεο για οπτικούς μαθητές.
Να θυμάστε ότι τα εγχειρίδια χρήστη για κοινό που δεν γνωρίζει την τεχνολογία θα πρέπει να είναι φιλικά προς το χρήστη, προσβάσιμα και γραμμένα με τρόπο που να δημιουργεί εμπιστοσύνη και να δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να πλοηγούνται στην τεχνολογία με επιτυχία.
ΠΩΣ ΝΑ ΕΞΗΓΗΣΕΤΕ ΤΙΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΙΔΕΕΣ ΣΕ ΕΝΑ ΜΗ ΤΕΧΝΙΚΟ ΚΟΙΝΟ
- Πώς να επικοινωνήσετε τεχνικές έννοιες σε μη τεχνικούς ανθρώπους
Οι προγραμματιστές και οι μηχανικοί διαθέτουν μερικά από τα πιο εκπληκτικά σύνολα δεξιοτήτων μεταξύ των σημερινών επαγγελματιών σταδιοδρομίας, τα οποία έχουν γυαλιστεί από χρόνια τεχνικής κατάρτισης και πρακτικής εμπειρίας. Καθώς όμως η τεχνολογία αναπτύσσεται, τόσο αυξάνεται και η απαίτηση για αποτελεσματική επικοινωνία. Οι επιτυχημένες αλληλεπιδράσεις στο χώρο εργασίας σε εταιρείες με γνώσεις τεχνολογίας όπως η Google, το Facebook και η Microsoft εξαρτώνται συχνά από την ικανότητα των επαγγελματιών της τεχνικής να ενθαρρύνουν τη συνεργασία, να επικοινωνούν τις ιδέες τους και να επιλύουν προβλήματα με τους μη τεχνικούς συναδέλφους ή τα αφεντικά τους.
Ποιος είναι λοιπόν ο καλύτερος τρόπος για έναν τεχνικό εμπειρογνώμονα να μεταφέρει τεχνικές έννοιες σε ένα μη τεχνικό κοινό;
παρομοίως με τον τρόπο που θα παρουσιάζατε οποιοδήποτε άλλο είδος πληροφοριών: συνοπτικά και αποτελεσματικά. Δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια συναρπαστική ιστορία ή να παρουσιάσετε τις γνώσεις σας με απλό, διασκεδαστικό ή αξέχαστο τρόπο μόνο και μόνο επειδή το μήνυμά σας είναι σχετικά περίπλοκο. Θα χρειαστεί όμως προσπάθεια.
Σε αυτήν την ανάρτηση, θα δούμε πέντε τεχνικές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν προγραμματιστές, μηχανικοί, ειδικοί πληροφορικής και άλλοι επαγγελματίες τεχνικοί για να μεταφέρουν τις ιδέες τους πιο αποτελεσματικά. Αυτές οι τεχνικές είναι απλές στη χρήση σχεδόν σε κάθε χώρο εργασίας. - Για να εξηγήσετε σωστά το τεχνικό υλικό, χρησιμοποιήστε χιούμορ και ταπεινότητα
Εργάζεστε πάντα για να κάνετε το κοινό σας να αισθάνεται πιο άνετα όταν συζητάτε κώδικα ή παρουσιάζετε τεχνικές πληροφορίες. Ξεκινήστε παραδεχόμενοι χιουμοριστικά ότι είστε «νέρντ των υπολογιστών» ή «τεχνολόγοι» και ζητήστε μια συγγνώμη εκ των προτέρων εάν είστε υπερβολικά τεχνικοί. Παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, όταν μεταφέρετε νέες γνώσεις, οι μη τεχνικοί (καθώς και άλλοι τεχνικοί επαγγελματίες που είναι ικανοί σε άλλους τομείς) μπορεί να αισθάνονται σαν να τους μιλάτε.
Ωστόσο, μπορείτε να μειώσετε την υποκείμενη ένταση με το να είστε ειλικρινείς με το κοινό σας και να λέτε ότι δεν έχετε ιδέα πώς να κάνετε μια οικονομική πρόβλεψη, να χειριστείτε έναν εξοργισμένο πελάτη ή να ταιριάξετε την τεχνολογική του επάρκεια. Ενημερώστε τους ότι εκτιμάτε αυτό που κάνουν και τα πράγματα στα οποία είναι καλοί. Εξηγήστε ότι ο στόχος σας είναι να κατανοήσουν καλύτερα την τεχνολογία και ότι η έλλειψη κατανόησης δεν υποδηλώνει έλλειψη ευφυΐας.
Αντί να προσπαθείτε να αποδείξετε πόσο έξυπνοι ή ενημερωμένοι είστε, είναι πιο σημαντικό να δείξετε στους ανθρώπους την ετοιμότητά σας να εξηγήσετε τα πράγματα με ταπεινότητα. - Καθ' όλη τη διάρκεια της παρουσίασής σας, δώστε μεγάλη προσοχή στο κοινό σας
Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα πρόσωπα και τις κοινωνικές ενδείξεις του κοινού σας καθώς μιλάτε. Μπορείτε να αλλάξετε το υλικό σας ώστε να ταιριάζει στο περιβάλλον διαβάζοντας το δωμάτιο. Ο στόχος είναι να είστε συνομιλητές κάθε φορά που μεταδίδετε τις τεχνικές γνώσεις σας σε ένα μη τεχνικό κοινό. Το άτομο με το οποίο μιλάτε μπορεί να ακούει για την τεχνολογία για πρώτη φορά, ακόμα κι αν το έχετε συζητήσει με ανθρώπους εκατοντάδες φορές και είστε ειδικός στο θέμα. Να είστε πάντα ενθουσιώδεις και παθιασμένοι όταν μιλάτε. - Χρησιμοποιήστε αφηγηματικές τεχνικές κατά τη μετάδοση τεχνικών πληροφοριών
Αποφύγετε να πετάτε στο κοινό σας πολλά δεδομένα ή γνώσεις όταν έχετε πολλά να πείτε. Αποφύγετε την παρόρμηση να συμπιέσετε κάθε λεπτομέρεια σε μια διαφάνεια και απλά διαβάστε την. δώστε τους χρόνο να επεξεργαστούν το θέμα σας.
Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint για να εμφανίσετε το υλικό σας, έχετε κατά νου ότι κάθε διαφάνεια πρέπει να προσθέτει και όχι να μειώνει την παρουσίαση. Αποφύγετε τη χρήση θαμπών στοκ εικόνων ή γραφημάτων που δεν μπορούν να μεταφέρουν την άποψή σας γρήγορα και καθαρά. Κάθε διαφάνεια θα πρέπει να εξετάζεται στο πλαίσιο του τρόπου με τον οποίο θα κατευθύνει το κοινό σας από το σημείο Α στο σημείο Β. Έχετε πάντα υπόψη τον στόχο ή το σκοπό σας ενώ κάνετε την παρουσίασή σας.
Ποιο είναι το πιο σημαντικό takeaway για αρχή; Προσπαθείτε να πείσετε τον CMO σας ότι οι πολίτες προγραμματιστές που χρησιμοποιούν πλατφόρμες χωρίς κώδικα θα μειώσουν σημαντικά το ανεκτέλεστο προϊόν; Ή μήπως θέλετε να πείσετε τους οικονομικούς ότι το τεχνικό προσωπικό σας χρειάζεται νέα εργαλεία;
Σε κάθε περίσταση, μια ιστορία είναι πιο πειστική από τα γεγονότα.
Οι ιστορίες, ειδικά αυτές που βασίζονται στην προσωπική εμπειρία, είναι ισχυρά εργαλεία για να ενσταλάξετε έννοιες στον εγκέφαλο του κοινού σας. Χρησιμοποιήστε ιστορίες από πρόσφατες εκδηλώσεις ή σχετικές δημοσιεύσεις του κλάδου, εάν δεν έχετε τη δική σας προσωπική ή σχετική ιστορία να μοιραστείτε. Για παράδειγμα, εάν περιγράφετε πώς η νέα τεχνολογία έχει τη δυνατότητα να αλλάξει τα πάντα, αναφέρετε πώς ο Steve Jobs υποστήριξε το iPod και πώς η επιτυχία του αψηφούσε τις προβλέψεις των επενδυτών. - Χρησιμοποιήστε γραφικά για να απεικονίσετε περίπλοκες έννοιες και διαδικασίες
Τόσο το γραπτό κείμενο όσο και οι προφορικές εξηγήσεις είναι ζωτικής σημασίας για τη μετάδοση ιδεών. Ωστόσο, η προσπάθεια να οπτικοποιήσετε τις ιδέες σας μπορεί να είναι πολύ πιο αποτελεσματικό κανάλι επικοινωνίας όταν ο στόχος σας είναι να απλοποιήσετε το τεχνικό υλικό. Γιατί; Οι έννοιες που μαθαίνονται μέσω της ανάγνωσης ή απλά λέγονται είναι πιο δύσκολο να θυμηθούν από αυτές που μαθαίνονται μέσω οπτικού περιεχομένου.
Το «φαινόμενο υπεροχής της εικόνας» είναι το όνομα που δόθηκε σε αυτό το φαινόμενο. Σύμφωνα με έρευνα, μια εικόνα μπορεί να βελτιώσει την ικανότητα κάποιου να συνθέτει γνώση κατά 36% και μπορεί να αυξήσει την ανάμνηση μιας πληροφορίας κατά 65% σε σύγκριση με 10% ακούγοντάς την και μόνο. Δεν πρέπει να προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν συχνά διαγράμματα, μοντέλα και άλλες μεθόδους οπτικής παρουσίασης για να επικοινωνήσουν τις απόψεις τους. Υπάρχει το Lucidchart εάν αναζητάτε μια γρήγορη, αποτελεσματική προσέγγιση για να οπτικοποιήσετε και να επικοινωνήσετε το υλικό σας με τον οργανισμό σας.
Μπορείτε να προσαρμόσετε ή να επεξεργαστείτε γρήγορα τις ροές εργασιών της διαδικασίας στις ανάγκες του μη τεχνικού κοινού σας χάρη στα φιλικά προς τον χρήστη πρότυπα και τη διεπαφή. Ένα στέλεχος δεν χρειάζεται απαραίτητα να κατανοήσει κάθε στοιχείο ενός διαγράμματος αρχιτεκτονικής. χρειάζεται μόνο να ξέρουν πώς λειτουργεί. Με το Lucidchart Cloud Insights, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα αρχιτεκτονικής cloud και να αποκόψετε τις σημαντικές ενότητες.
Αυτές οι εικόνες και τα διαγράμματα μπορούν να διανεμηθούν εξ αποστάσεως σε άλλα τμήματα χρησιμοποιώντας το Lucidchart's webπλατφόρμα που βασίζεται ή μπορούν να συμπεριληφθούν σε μια βιντεοδιάσκεψη για μια πιο ολοκληρωμένη παρουσίαση. Στην πραγματικότητα, η φιλική προς τον χρήστη διάταξη του Lucidchart μπορεί να ενθαρρύνει περισσότερη συνεργασία και να ενισχύσει τις εργασιακές σχέσεις μεταξύ τεχνικών και μη τμημάτων σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. - Όταν είναι δυνατόν, αποφύγετε την τεχνική γλώσσα
Αν και η χρήση συντομογραφιών όπως το GCP και το DBMS μπορεί να σας φανεί φυσικά, κάποια ορολογία μπορεί να βαραίνει ή να βαράει τα λιγότερο τεχνικά ενημερωμένα μέλη του κοινού σας. Βεβαιωθείτε ότι το κοινό σας γνωρίζει το ιστορικό της κατάστασης, αφιερώνοντας χρόνο για να το κάνετε.
Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε την ορολογία και μετατρέψτε όλες τις τεχνικές έννοιες σε καθημερινή γλώσσα. Εάν όχι, μπορείτε να σκεφτείτε να συμπεριλάβετε ορισμούς για τυχόν τεχνικές συντομογραφίες και φράσεις στις διαφάνειές σας ή να παράσχετε έναν οδηγό αναφοράς για αυτές. - Όταν εξηγείτε τεχνικά θέματα, δώστε έμφαση στον αντίκτυπο
Λάβετε υπόψη ότι το κοινό σας μπορεί να μην βρει το υλικό που σας φαίνεται συναρπαστικό (ή σημαντικό). Όταν μιλάμε για τεχνολογία, είναι πιο ωφέλιμο να εστιάσουμε στα οφέλη της παρά στις τεχνικές λεπτομέρειες. Ας πούμε, π.χample, ότι προτείνατε την υιοθέτηση νέων πρωτοκόλλων επιδιόρθωσης, καταστολής και παρακολούθησης για το δίκτυό σας. Αντί να ασχολείστε συνεχώς με τις πιο πρόσφατες καινοτομίες της διαδικασίας ελέγχου ταυτότητας, θα πρέπει να επικεντρώσετε τη συζήτησή σας στο πώς η έκθεση σε κυβερνοεπιθέσεις κόστισε στις αμερικανικές επιχειρήσεις 654 δισεκατομμύρια δολάρια σε χαμένο κεφάλαιο μόνο το 2018.
Οι επαφές σας με τους Διευθύνοντες Συμβούλους και το άλλο μη τεχνικό προσωπικό της εταιρείας σας θα είναι πολύ πιο αποτελεσματικές εάν επικεντρωθείτε στις πρωτοβουλίες και τους πόνους που έχουν μεγαλύτερη σημασία για το κοινό σας.