Kako napisati korisničke priručnike za publiku koja nije upućena u tehnologiju
PUBLIKA NEPOZNATA TEHNOLOGIJA
Ljudi koji ne koriste redovito tehnologiju ili koji su toga svjesni, ali ne view to kao ključno za njihov način života često čine publiku koja nije upućena u tehnologiju.
Publika koja nije upućena u tehnologiju odnosi se na pojedince koji imaju ograničeno znanje ili upoznatost s tehnologijom i s njom povezanim konceptima. Mogu se boriti s razumijevanjem tehnološke terminologije, imati poteškoća s rukovanjem digitalnim uređajima ili softverom i osjećati se preplavljeno novim tehnološkim napretkom.
Kada komunicirate ili predstavljate informacije publici koja nije upućena u tehnologiju, važno je uzeti u obzir njihovu razinu razumijevanja i prilagoditi svoj pristup u skladu s tim. Evo nekoliko savjeta za učinkovito privlačenje publike koja nije upućena u tehnologiju:
- Postavite scenu:
Neka informacije koje isporučujete budu relevantnije i značajnije za potrošače koji nisu tehnički potkovani. Opišite kako to utječe na njihov svakodnevni život ili kako im može pomoći.
- Vizualizacija koncepta:
Koristite dijagrame, grafikone ili infografike da ilustrirate koncepte i učinite ih lakšim za razumijevanje. Informacije se često mogu jasnije prenijeti slikama nego samim tekstom. - Pružite Ex. iz stvarnog svijetaamples:
Kako biste pokazali kako se tehnologija može koristiti ili kako može riješiti uobičajene probleme, upotrijebite nprampleje ili scenarije iz stvarnog života. Načela je lakše razumjeti publici koja nema tehničko znanje kada su povezana sa svakodnevnim događajima. - Detaljni koraci:
Rastavite proces ili tehniku na korake koje je lako slijediti kada ih objašnjavate. Dajte im konkretne upute i možda razmislite o korištenju ilustracija ili slika kao pomoć. - Ponudite izravnu pomoć:
Pružite praktičnu pomoć ili demonstracije ako je ikako moguće. Individualna pomoć ili prilika da sami eksperimentiraju s tehnologijom pod nadzorom često su korisni za ljude koji nisu upoznati s tehnologijom. - Održavajte smirenost i ohrabrenje:
Imajte na umu da bi publika koja nije informirana o tehnologiji mogla biti uplašena ili nadjačana tehnologijom. Dok uče, budite strpljivi, odgovorite na njihove upite i pokažite im podršku. - Dodatni resursi:
Pružite dodatne informacije na koje se ljudi kasnije mogu obratiti, kao što su brošure ili poveznice na resurse prilagođene korisnicima. Ti bi resursi trebali nuditi upute korak po korak ili savjete za rješavanje problema na jednostavnom jeziku i ne bi trebali biti tehnički. - Prikupljanje povratnih informacija:
Zatražite povratnu informaciju nakon predavanja instrukcija ili prezentacije kako biste procijenili uspjeh svoje komunikacije. Netehnički stručnjaci mogu ponuditi pronicljiva mišljenja o stvarima koje je potrebno razjasniti ili poboljšati.
Ne zaboravite da svatko uči vlastitim tempom i važno je stvoriti poticajno i uključivo okruženje za publiku koja nije upućena u tehnologiju. Prilagođavanjem vaše komunikacije i pružanjem odgovarajuće podrške, možete im pomoći da se osjećaju ugodnije i sigurnije u kretanju svijetom tehnologije.
KORISNIČKI PRIRUČNICI ZA PUBLICU NEPOVJEŠTENU TEHNOLOGIJOM
Prilikom izrade korisničkih priručnika za publiku koja nije upućena u tehnologiju, važno je usredotočiti se na jednostavnost, jasnoću i upute korak po korak. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da izradite korisničke priručnike koje će lako razumjeti pojedinci koji nisu upućeni u tehnologiju:
- Koristite jednostavan jezik:
Izbjegavajte korištenje teške terminologije i tehničkog žargona. Koristite terminologiju prilagođenu publici koja je jednostavna i uobičajena. Neka tehnička objašnjenja budu jednostavna za razumijevanje. - Prvo, temelji:
Overview glavnih značajki proizvoda ili softvera treba uključiti na početku korisničkog priručnika. upoznati korisnike s prednostima i svrhom tehnologije. - Pojasnite organizaciju sadržaja:
Kako biste olakšali istraživanje i dohvaćanje informacija, podijelite korisnički priručnik u logične odjeljke i koristite naslove, podnaslove i grafičke oznake. Dajte sadržaj za lakši pristup. - Koristite vizualne elemente:
Dodajte slike, snimke zaslona i druge vizualne elemente tekstu kako biste imali više smisla. Netehničari mogu imati više koristi od vizualnih pomagala u razumijevanju uputa. - Detaljni koraci:
Dajte upute u stilu korak po korak, pazeći da je svaka uputa precizna i kratka. Koristite dosljedan format kroz cijeli vodič i numerirajte korake. - Navedite studije slučaja i pramples:
Uključite scenarije iz stvarnog svijeta i nprampdatoteke koje pokazuju kako koristiti proizvod ili program. To potrošačima olakšava razumijevanje i praćenje uputa. - Istaknite vitalne informacije:
Da biste istaknuli važne informacije, upozorenja ili opreze, koristite alate za oblikovanje kao što su podebljani ili kurzivni tekst, isticanje ili kodiranje bojama. - Uklonite pretpostavke:
Ne pretpostavljajte tehničko ili prethodno znanje. Pretpostavljajući da nema prethodnog znanja o tehnologiji, opišite čak i najelementarnije zadatke i pojmove. - Često postavljana pitanja i rješavanje problema:
Uključite odjeljak o rješavanju problema koji se bavi čestim problemima ili poteškoćama na koje potrošači mogu naići. Budite spremni na često postavljana pitanja (FAQ) i ponudite sažete odgovore. - Review i test:
Isprobajte korisnički priručnik s netehničarima kako biste dobili sugestije prije nego što bude finaliziran. Prilagodite priručnik na temelju njihovih povratnih informacija, pazeći da uzme u obzir njihove potrebe i razinu razumijevanja. - Dodatna podrška:
Uključite liniju za podršku ili podatke za kontakt kako bi korisnici mogli stupiti u kontakt ako im je potrebna dodatna pomoć. Razmislite o pružanju dodatnih materijala poput mrežnih priručnika ili videouputa za vizualne učenike.
Upamtite, korisnički priručnici za publiku koja nije upućena u tehnologiju trebaju biti jednostavni, pristupačni i napisani na način koji gradi povjerenje i omogućuje korisnicima da se uspješno snalaze u tehnologiji.
KAKO OBJASNITI TEHNIČKE IDEJE NETEHNIČKOJ PUBLICI
- Kako prenijeti tehničke koncepte netehničarima
Programeri i inženjeri imaju neke od najčudesnijih skupova vještina među današnjim profesionalcima u karijeri, uglađene godinama tehničke obuke i praktičnog iskustva. Ali kako se tehnologija razvija, tako rastu i zahtjevi za učinkovitom komunikacijom. Uspješne interakcije na radnom mjestu u tvrtkama koje se bave tehnologijom kao što su Google, Facebook i Microsoft često ovise o sposobnosti tehničkih stručnjaka da potaknu suradnju, komuniciraju svoje ideje i riješe probleme sa svojim kolegama ili šefovima koji nisu tehnički.
Koji je, dakle, najbolji način da tehnički stručnjak prenese tehničke koncepte netehničkoj publici?
slično kao što biste predstavili bilo koju drugu vrstu informacija: jezgrovito i učinkovito. To ne znači da ne možete stvoriti uvjerljivu priču ili predstaviti svoje znanje na jednostavan, zabavan ili nezaboravan način samo zato što je vaša poruka relativno složena. Ali to će zahtijevati napor.
U ovom postu proći ćemo kroz pet tehnika koje programeri, inženjeri, IT stručnjaci i drugi tehnički stručnjaci mogu koristiti za učinkovitije prenošenje svojih ideja. Ove tehnike jednostavne su za korištenje na gotovo svakom radnom mjestu. - Kako biste pravilno objasnili tehnički materijal, koristite humor i poniznost
Uvijek radite na tome da se vaša publika osjeća opuštenije kada razgovarate o kodu ili predstavljate tehničke informacije. Započnite s duhovitim priznanjem da ste "računalni štreber" ili "tech geek" i ponudite ispriku unaprijed ako budete previše tehnički. Unatoč vašim najvećim naporima, kada prenosite novo znanje, netehničari (kao i drugi tehnički stručnjaci koji su vješti u drugim područjima) mogu se osjećati kao da im govorite ponizno.
Međutim, možete smanjiti temeljnu napetost ako budete iskreni prema svojoj publici i kažete da nemate pojma kako napraviti financijsku prognozu, nositi se s bijesnim klijentom ili uskladiti njihovu tehnološku sposobnost. Dajte im do znanja da cijenite ono što rade i stvari u kojima su dobri. Objasnite im da je vaš cilj da bolje shvate tehnologiju i da njihovo nerazumijevanje ne znači nedostatak inteligencije.
Umjesto da pokušavate dokazati koliko ste pametni ili informirani, bitnije je pokazati ljudima svoju spremnost da stvari objasnite s poniznošću. - Tijekom svoje prezentacije obratite pozornost na svoju publiku
Obratite pozornost na lice i društvene znakove svoje publike dok govorite. Možete promijeniti svoj materijal kako bi odgovarao okolini čitanjem sobe. Cilj je razgovarati kad god svoje tehničko znanje prenosite netehničkoj publici. Osoba s kojom razgovarate možda prvi put čuje za tehnologiju, čak i ako ste o njoj razgovarali s ljudima stotinama puta i stručnjak ste za tu temu. Uvijek budite entuzijastični i strastveni kada govorite. - Koristite narativne tehnike dok prenosite tehničke informacije
Izbjegavajte bacati gomilu podataka ili znanja na svoju publiku kada imate puno toga za reći. Izbjegnite poriv da svaki detalj ugurate u slajd i jednostavno ga pročitajte; dajte im vremena da obrade vašu temu.
Ako ćete koristiti PowerPoint za prikaz svog materijala, imajte na umu da svaki slajd treba dodati, a ne oduzeti prezentaciju. Izbjegavajte korištenje dosadnih slika ili grafikona koji ne mogu brzo i jasno prenijeti vaše mišljenje. Svaki slajd treba razmotriti u kontekstu načina na koji će usmjeriti vašu publiku od točke A do točke B. Uvijek imajte na umu svoj cilj ili svrhu dok postavljate svoju prezentaciju.
Što je najvažnije za početak? Pokušavate li uvjeriti svog CMO-a da će građani programeri koji koriste platforme bez koda značajno smanjiti zaostatak proizvoda? Ili možda želite uvjeriti financije da vaše tehničko osoblje treba nove alate?
U svim okolnostima, priča je uvjerljivija od samih činjenica.
Priče, posebno one koje se temelje na osobnom iskustvu, moćni su alati za usađivanje koncepata u mozak vaše publike. Upotrijebite priče iz nedavnih događaja ili relevantne industrijske publikacije ako nemate svoju osobnu ili relevantnu priču koju biste podijelili. Na primjer, ako opisujete kako nova tehnologija ima potencijal promijeniti sve, spomenite kako je Steve Jobs podržao iPod i kako je njegov uspjeh prkosio predviđanjima investitora. - Koristite vizualne elemente za ilustraciju složenih koncepata i postupaka
I pisani tekst i usmena objašnjenja ključni su za prenošenje ideja. Međutim, nastojanje da vizualizirate svoje predodžbe može biti puno učinkovitiji komunikacijski kanal kada vam je cilj pojednostaviti tehnički materijal. Zašto? Koncepte naučene čitanjem ili jednostavno rečenom teže je zapamtiti od onih naučenih putem vizualnog sadržaja.
“Efekat superiornosti slike” je naziv za ovaj fenomen. Prema istraživanju, slika može poboljšati nečiju sposobnost sintetiziranja znanja za 36% i može poboljšati sjećanje na informaciju za 65% u usporedbi s 10% ako je čujemo sami. Ne bi trebalo biti iznenađenje da mnogi ljudi često koriste dijagrame, modele i druge metode vizualnog predstavljanja kako bi prenijeli svoje točke. Tu je Lucidchart ako tražite brz i učinkovit pristup vizualizaciji i komuniciranju vašeg materijala s vašom organizacijom.
Možete brzo prilagoditi ili urediti svoje tijekove rada prema potrebama vaše netehničke publike zahvaljujući predlošcima i sučelju jednostavnim za korištenje. Izvršni direktor ne mora nužno shvatiti svaku komponentu arhitektonskog dijagrama; samo trebaju znati kako funkcionira. Uz Lucidchart Cloud Insights, možete jednostavno konstruirati dijagram arhitekture oblaka i odrezati važne dijelove.
Ove slike i dijagrami mogu se daljinski distribuirati drugim odjelima pomoću Lucidcharta webili se mogu uključiti u videokonferenciju za opsežniju prezentaciju. Zapravo, izgled Lucidcharta koji je jednostavan za korištenje može potaknuti veću suradnju i poboljšati radne odnose između tehničkih i netehničkih odjela u cijeloj vašoj organizaciji. - Kad je moguće, izbjegavajte tehnički jezik
Iako vam korištenje kratica kao što su GCP i DBMS može pasti prirodno, neka terminologija može smetati ili dosaditi manje tehnički informiranim članovima vaše publike. Pobrinite se da vaša publika bude svjesna pozadine situacije tako što ćete odvojiti vrijeme za to.
Ako je ikako moguće, klonite se žargona i pretvorite sve tehničke pojmove u svakodnevni jezik. Ako niste, možda biste trebali razmisliti o uključivanju definicija za sve tehničke kratice i fraze na svoje slajdove ili pružiti referentni vodič za njih. - Kada objašnjavate tehničke teme, naglasite njihov utjecaj
Imajte na umu da vaša publika možda neće smatrati materijal koji smatrate fascinantnim (ili važnim). Kada govorimo o tehnologiji, korisnije je usredotočiti se na njezine prednosti, a ne na tehničke detalje. Recimo, nprample, da ste preporučili usvajanje novih protokola za krpanje, potiskivanje i nadzor za vašu mrežu; umjesto brbljanja o najnovijim inovacijama procesa autentifikacije, trebali biste svoju raspravu usredotočiti na to kako je izloženost kibernetičkim napadima koštala američke tvrtke 654 milijarde dolara izgubljenog kapitala samo u 2018. godini.
Vaši kontakti s izvršnim direktorima i drugim netehničkim osobljem u vašoj tvrtki bit će daleko učinkovitiji ako se usredotočite na inicijative i bolna područja koja su vašoj publici najvažnija.