نحوه نوشتن کتابچه راهنمای کاربر برای مخاطبان غیر فنی

نحوه نوشتن کتابچه راهنمای کاربر برای مخاطبان غیر فنی

مخاطبان غیرتکنولوژیکی

افرادی که به طور منظم از فناوری استفاده نمی کنند یا از آن آگاه هستند اما این کار را نمی کنند view این امر برای شیوه زندگی آنها بسیار مهم است، اغلب مخاطبان غیر فناوری را تشکیل می دهد.

مخاطبان آگاه غیر فناوری به افرادی اطلاق می شود که دانش یا آشنایی محدودی با فناوری و مفاهیم مرتبط با آن دارند. آنها ممکن است برای درک اصطلاحات تکنولوژیک مشکل داشته باشند، در کار با دستگاه‌های دیجیتال یا نرم‌افزار مشکل داشته باشند و احساس کنند تحت تأثیر پیشرفت‌های فناوری جدید قرار گرفته‌اند.

هنگام برقراری ارتباط یا ارائه اطلاعات به مخاطبان غیر فناوری، مهم است که سطح درک آنها را در نظر بگیرید و رویکرد خود را بر این اساس تطبیق دهید. در اینجا چند نکته برای جذب موثر مخاطبان غیر فناوری وجود دارد:

• صحنه را تنظیم کنید:
  اطلاعاتی را که ارائه می‌دهید برای مصرف‌کنندگانی که از فناوری آگاه نیستند، مرتبط‌تر و مهم‌تر کنید. توضیح دهید که چگونه بر زندگی روزمره آنها تأثیر می گذارد یا چگونه می تواند به آنها کمک کند.
• تجسم مفهوم:
  از نمودارها، نمودارها یا اینفوگرافیک ها برای نشان دادن مفاهیم و درک آسان تر آنها استفاده کنید. اطلاعات اغلب از طریق تصاویر به وضوح بیشتر از طریق متن منتقل می شود.
• ارائه قبلی دنیای واقعیampموارد:
  به منظور نشان دادن اینکه چگونه می توان از فناوری استفاده کرد یا چگونه می تواند مشکلات رایج را حل کند، از مثال استفاده کنیدampموارد یا سناریوهایی از زندگی واقعی درک اصول برای مخاطبانی که از فناوری اطلاعات کافی ندارند، زمانی که به رویدادهای روزمره مربوط می شوند، آسان تر است.
• مراحل به تفصیل:
  هنگام توضیح یک فرآیند یا تکنیک را به مراحل آسان برای دنبال کردن تقسیم کنید. دستورالعمل‌های خاصی را به آنها بدهید، و ممکن است در مورد استفاده از تصاویر یا تصاویر برای کمک به آنها فکر کنید.
• ارائه کمک مستقیم:
  در صورت امکان کمک عملی یا تظاهرات ارائه دهید. کمک های فردی یا فرصتی برای آزمایش خود با فناوری تحت نظارت اغلب برای افراد غیرآگاه مفید است.
• آرامش و تشویق را حفظ کنید:
  به خاطر داشته باشید که مخاطبانی که از فناوری آگاه نیستند، ممکن است احساس ترس یا تسلط بر فناوری کنند. همانطور که آنها یاد می گیرند، صبور باشید، به سوالات آنها پاسخ دهید و از آنها حمایت کنید.
• منابع اضافی:
  اطلاعات تکمیلی را ارائه دهید که افراد می توانند بعداً به آنها مراجعه کنند، مانند جزوه ها یا پیوندهایی به منابع کاربرپسند. این منابع باید دستورالعمل های گام به گام یا توصیه های عیب یابی را به زبان ساده ارائه دهند و نباید فنی باشند.
• جمع آوری بازخورد:
  پس از ارائه آموزش یا ارائه برای ارزیابی موفقیت ارتباط خود، بازخورد بخواهید. کارشناسان غیرتکنولوژیکی می توانند نظرات روشنگرانه ای در مورد مواردی که نیاز به شفاف سازی یا بهبود دارند ارائه دهند.

به یاد داشته باشید که هرکسی با سرعت خودش یاد می‌گیرد و ایجاد یک محیط حمایتی و فراگیر برای مخاطبان غیرمعمولی از فناوری مهم است. با تنظیم ارتباطات خود و ارائه پشتیبانی کافی، می توانید به آنها کمک کنید تا در مسیریابی در دنیای فناوری احساس راحتی و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند.

راهنمای کاربر برای مخاطبان غیر فنی

هنگام ایجاد دفترچه های راهنمای کاربر برای مخاطبان غیر فن آوری، تمرکز بر سادگی، وضوح و دستورالعمل های گام به گام ضروری است. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا کتابچه راهنمای کاربر ایجاد کنید که درک آن برای افراد غیر فن آوری آسان باشد:

• از زبان ساده استفاده کنید:
  از استفاده از اصطلاحات دشوار و اصطلاحات فنی خودداری کنید. از اصطلاحات مخاطب پسند که سرراست و متداول است استفاده کنید. توضیحات فنی را برای درک ساده بیان کنید.
• اول، مبانی:
  یک پایانview ویژگی های اصلی محصول یا نرم افزار باید در ابتدای دفترچه راهنمای کاربر درج شود. کاربران را با مزایا و هدف این فناوری آشنا کنید.
• شفاف سازی سازمان محتوا:
  برای ساده‌تر کردن کاوش و بازیابی اطلاعات، کتابچه راهنمای کاربر را به بخش‌های منطقی تقسیم کنید و از سرفصل‌ها، زیرعنوان‌ها و نقاط گلوله استفاده کنید. فهرست مطالب را برای دسترسی آسان ارائه دهید.
• از تصاویر بصری استفاده کنید:
  تصاویر، اسکرین‌شات‌ها و سایر تصاویر را به متن اضافه کنید تا به آن معنا پیدا کند. افراد غیر فنی ممکن است از کمک های بصری در درک دستورالعمل ها سود بیشتری ببرند.
• مراحل به تفصیل:
  دستورالعمل ها را به سبک گام به گام ارائه دهید، مطمئن شوید که هر دستورالعمل دقیق و مختصر است. از یک قالب ثابت در سراسر کتاب راهنما استفاده کنید و مراحل را شماره گذاری کنید.
• ارائه مطالعات موردی و نمونهampموارد:
  شامل سناریوهای دنیای واقعی و موارد قبلیampنکاتی که نحوه استفاده از محصول یا برنامه را نشان می دهد. این امر درک و پیروی از دستورالعمل ها را برای مصرف کنندگان آسان تر می کند.
• برجسته کردن اطلاعات حیاتی:
  برای برجسته کردن اطلاعات مهم، هشدارها یا احتیاط ها، از ابزارهای قالب بندی مانند متن پررنگ یا مورب، برجسته کردن یا کدگذاری رنگ استفاده کنید.
• حذف فرضیات:
  دانش فنی یا قبلی را فرض نکنید. با فرض عدم دانش قبلی از فناوری، حتی ابتدایی ترین وظایف و مفاهیم را توصیف کنید.
• سوالات متداول و عیب یابی:
  بخشی در مورد عیب یابی که به مشکلات مکرر یا مشکلاتی که ممکن است مصرف کنندگان با آنها برخورد کنند می پردازد. برای سؤالات متداول (FAQ) آماده باشید و پاسخ های مختصر ارائه دهید.
• Review و تست:
  کتابچه راهنمای کاربر را با افراد غیرتکنولوژیکی آزمایش کنید تا قبل از نهایی شدن، ورودی دریافت کنید. دفترچه راهنما را بر اساس بازخورد آنها تطبیق دهید و مطمئن شوید که نیازها و سطح درک آنها را در نظر می گیرد.
• پشتیبانی اضافی ارائه شده:
  یک خط کمک پشتیبانی یا جزئیات تماس را وارد کنید تا کاربران بتوانند در صورت نیاز به کمک بیشتر با آنها تماس بگیرند. به ارائه مطالب تکمیلی مانند کتابچه های راهنمای آنلاین یا آموزش های ویدیویی برای یادگیرندگان بصری فکر کنید.

به یاد داشته باشید، کتابچه راهنمای کاربر برای مخاطبان غیر فن آوری باید کاربرپسند، در دسترس، و به گونه ای نوشته شده باشد که اعتماد به نفس ایجاد کند و به کاربران قدرت دهد تا با موفقیت در فناوری حرکت کنند.

چگونه می توان ایده های فنی را برای یک مخاطب غیر فنی توضیح داد

• نحوه انتقال مفاهیم فنی به افراد غیر فنی
  توسعه دهندگان و مهندسان برخی از شگفت انگیزترین مجموعه مهارت ها را در میان متخصصان حرفه ای امروزی دارند که با سال ها آموزش فنی و تجربه عملی جلا یافته است. اما با توسعه فناوری، نیاز به ارتباطات کارآمد نیز افزایش می یابد. تعاملات موفق در محل کار در شرکت‌هایی مانند گوگل، فیس‌بوک و مایکروسافت اغلب به ظرفیت متخصصان فنی برای تقویت همکاری، انتقال ایده‌هایشان و حل مشکلات با همکاران یا روسای غیر فنی خود بستگی دارد.
  بنابراین بهترین راه برای یک متخصص فنی برای انتقال مفاهیم فنی به مخاطبان غیر فنی چیست؟
  مشابه نحوه ارائه هر نوع اطلاعات دیگری: مختصر و مؤثر. به این معنی نیست که شما نمی توانید یک داستان جذاب خلق کنید یا دانش خود را به روشی ساده، سرگرم کننده یا به یاد ماندنی ارائه کنید، فقط به این دلیل که پیام شما نسبتاً پیچیده است. اما به تلاش نیاز دارد.
  در این پست، پنج تکنیک را مرور می کنیم که برنامه نویسان، مهندسان، متخصصان فناوری اطلاعات و سایر متخصصان فنی می توانند از آنها برای انتقال موثرتر ایده های خود استفاده کنند. استفاده از این تکنیک ها تقریباً در هر محیط کاری ساده است.
• برای توضیح صحیح مطالب فنی، از طنز و فروتنی استفاده کنید
  همیشه سعی کنید هنگام بحث درباره کد یا ارائه اطلاعات فنی به مخاطبان خود احساس راحتی بیشتری کنید. با اعتراف طنزآمیز به این که شما یک "نادان کامپیوتر" یا "فن آوری" هستید شروع کنید و اگر بیش از حد فنی هستید، پیشاپیش عذرخواهی کنید. علیرغم تمام تلاش‌هایتان، وقتی دانش جدید را منتقل می‌کنید، افراد غیرتکنولوژیکی (و همچنین سایر متخصصان فنی که در زمینه‌های دیگر مهارت دارند) ممکن است احساس کنند که دارید با آنها صحبت می‌کنید.
  با این حال، می‌توانید تنش زیربنایی را با صادق بودن با مخاطبان خود کاهش دهید و بگویید که نمی‌دانید چگونه می‌توانید پیش‌بینی مالی انجام دهید، با یک مشتری عصبانی رفتار کنید یا با مهارت‌های فنی آن‌ها مطابقت داشته باشید. بگذارید بدانند از کارهایی که انجام می دهند و کارهایی که در آنها خوب هستند قدردانی می کنید. توضیح دهید که هدف شما این است که آنها تکنولوژی را بهتر درک کنند و عدم درک آنها نشان دهنده کمبود هوش نیست.
  به جای تلاش برای اثبات اینکه چقدر باهوش یا آگاه هستید، بسیار مهم است که آمادگی خود را برای توضیح مسائل با فروتنی به مردم نشان دهید.
• در طول ارائه خود، توجه زیادی به مخاطبان خود داشته باشید
  در حین صحبت به سرنخ های چهره و اجتماعی مخاطبان خود توجه ویژه ای داشته باشید. با مطالعه اتاق می توانید مواد خود را متناسب با محیط تغییر دهید. هدف این است که هر زمان که دانش فنی خود را به مخاطبان غیر فنی منتقل می کنید، مکالمه باشید. شخصی که با او صحبت می کنید ممکن است برای اولین بار در مورد این فناوری می شنود، حتی اگر صدها بار در مورد آن با مردم صحبت کرده باشید و در این زمینه متخصص باشید. همیشه هنگام صحبت کردن مشتاق و پرشور باشید.
• در حین انتقال اطلاعات فنی از تکنیک های روایت استفاده کنید
  هنگامی که حرف های زیادی برای گفتن دارید، از ریختن مجموعه ای از داده ها یا دانش به روی مخاطبان خودداری کنید. از فشار دادن هر جزئیات در یک اسلاید و خواندن آن اجتناب کنید. به آنها زمان بدهید تا موضوع شما را پردازش کنند.
  اگر می خواهید از پاورپوینت برای نمایش مطالب خود استفاده کنید، به خاطر داشته باشید که هر اسلاید باید ارائه را اضافه کند، نه اینکه از آن کم کند. از استفاده از تصاویر یا نمودارهای کسل کننده که نمی توانند نظر شما را سریع و واضح بیان کنند، خودداری کنید. هر اسلاید باید با توجه به این که چگونه مخاطبان شما را از نقطه A به نقطه B هدایت می کند در نظر گرفته شود. همیشه هدف یا هدف خود را هنگام ارائه ارائه خود در نظر داشته باشید.
  مهم ترین پیشنهاد برای شروع چیست؟ آیا تلاش می‌کنید مدیر مدیر عامل خود را متقاعد کنید که توسعه‌دهندگان شهروندی که از پلت‌فرم‌های بدون کد استفاده می‌کنند، به میزان قابل‌توجهی حجم محصولات را کاهش می‌دهند؟ یا شاید می خواهید امور مالی را متقاعد کنید که کارکنان فنی شما به ابزارهای جدیدی نیاز دارند؟
  در هر شرایطی، یک داستان قانع کننده تر از واقعیت است.
  داستان ها، به ویژه آنهایی که مبتنی بر تجربه شخصی هستند، ابزار قدرتمندی برای القای مفاهیم در مغز مخاطبان شما هستند. اگر داستان شخصی یا مرتبط خود را برای اشتراک‌گذاری ندارید، از داستان‌های رویدادهای اخیر یا نشریات مرتبط در صنعت استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر در حال توصیف این هستید که چگونه فناوری جدید پتانسیل تغییر همه چیز را دارد، به نحوه پشتیبانی استیو جابز از آی‌پاد و اینکه چگونه موفقیت آن پیش‌بینی‌های سرمایه‌گذاران را به چالش می‌کشد، اشاره کنید.
• از تصاویر بصری برای نشان دادن مفاهیم و رویه های پیچیده استفاده کنید
  هم متن نوشتاری و هم توضیحات گفتاری برای انتقال ایده‌ها بسیار مهم هستند. با این حال، زمانی که هدف شما ساده کردن مطالب فنی باشد، تلاش برای تجسم مفاهیم خود می تواند کانال ارتباطی بسیار مؤثرتری باشد. چرا؟ به خاطر سپردن مفاهیمی که از طریق خواندن یا به سادگی گفته می شود، دشوارتر از مفاهیمی است که از طریق محتوای بصری آموخته می شوند.
  "اثر برتری تصویر" نامی است که به این پدیده داده شده است. بر اساس تحقیقات، یک تصویر می‌تواند توانایی فرد در ترکیب دانش را تا 36 درصد بهبود بخشد و تنها با شنیدن آن اطلاعات را تا 65 درصد نسبت به 10 درصد افزایش می‌دهد. جای تعجب نیست که بسیاری از مردم به طور مکرر از نمودارها، مدل ها و سایر روش های ارائه بصری برای برقراری ارتباط با نکات خود استفاده می کنند. اگر به دنبال یک رویکرد سریع و کارآمد برای تجسم و برقراری ارتباط مطالب خود با سازمان خود هستید، Lucidchart وجود دارد.
  به لطف قالب ها و رابط کاربر پسند آن، می توانید به سرعت گردش کار فرآیند خود را مطابق با نیازهای مخاطبان غیر فنی خود تنظیم یا ویرایش کنید. یک مدیر اجرایی لزوماً نیازی به درک تمام اجزای یک نمودار معماری ندارد. آنها فقط باید بدانند که چگونه کار می کند. با Lucidchart Cloud Insights، می‌توانید به راحتی یک نمودار معماری ابری بسازید و بخش‌های مهم را قطع کنید.
  این تصاویر و نمودارها را می توان از راه دور در بخش های دیگر با استفاده از Lucidchart توزیع کرد. webپلت فرم مبتنی بر، یا می توان آنها را در یک کنفرانس ویدئویی برای ارائه جامع تر گنجاند. در واقع، طرح کاربر پسند Lucidchart ممکن است همکاری بیشتر را تشویق کند و روابط کاری را در بخش‌های فنی و غیر فنی در کل سازمان شما افزایش دهد.
• در صورت امکان، از زبان فنی اجتناب کنید
  اگرچه استفاده از اختصاراتی مانند GCP و DBMS ممکن است به طور طبیعی برای شما ایجاد شود، برخی از اصطلاحات ممکن است اعضایی که از نظر فنی کمتر مطلع هستند را خسته کند یا خسته کند. اطمینان حاصل کنید که مخاطبان شما از پیشینه وضعیت با صرف زمان برای این کار آگاه هستند.
  در صورت امکان، از اصطلاحات خاص خودداری کنید و تمام مفاهیم فنی را به زبان روزمره تبدیل کنید. اگر نه، ممکن است بخواهید در مورد گنجاندن تعاریف برای هر گونه اختصارات فنی و عبارات در اسلایدهای خود فکر کنید یا یک راهنمای مرجع برای آنها ارائه دهید.
• هنگام توضیح موضوعات فنی، بر تأثیر آن تأکید کنید
  به خاطر داشته باشید که مخاطبان شما ممکن است مطالبی را که برای شما جذاب (یا مهم) می‌دانید، ندانند. هنگام صحبت از فناوری، تمرکز بر مزایای آن به جای جزئیات فنی آن سودمندتر است. بیایید بگوییم، برای مثالampله، که شما توصیه می‌کردید پروتکل‌های اصلاح، سرکوب و نظارت جدید را برای شبکه خود بپذیرید. به‌جای اینکه در مورد جدیدترین نوآوری‌های فرآیند احراز هویت فکر کنید، باید بحث خود را بر این موضوع متمرکز کنید که قرار گرفتن در معرض حملات سایبری تنها در سال 654 2018 میلیارد دلار سرمایه از دست رفته کسب‌وکارهای آمریکایی را به همراه دارد.
  تماس های شما با مدیران عامل و سایر پرسنل غیر فنی در شرکت شما بسیار موثرتر خواهد بود اگر بر روی ابتکارات و زمینه های دردناکی تمرکز کنید که برای مخاطبانتان اهمیت دارد.