Cách viết hướng dẫn sử dụng cho đối tượng không am hiểu công nghệ
KHÁN GIẢ KHÔNG HIỂU BIẾT CÔNG NGHỆ
Những người không thường xuyên sử dụng công nghệ hoặc biết về nó nhưng không view vì nó rất quan trọng đối với lối sống của họ nên thường là đối tượng khán giả không am hiểu công nghệ.
Đối tượng khán giả không am hiểu công nghệ là những cá nhân có kiến thức hoặc sự quen thuộc hạn chế với công nghệ và các khái niệm liên quan. Họ có thể gặp khó khăn trong việc hiểu thuật ngữ công nghệ, gặp khó khăn khi vận hành các thiết bị kỹ thuật số hoặc phần mềm và cảm thấy choáng ngợp trước những tiến bộ công nghệ mới.
Khi giao tiếp hoặc trình bày thông tin cho đối tượng không am hiểu công nghệ, điều quan trọng là phải xem xét mức độ hiểu biết của họ và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho phù hợp. Sau đây là một số mẹo để thu hút đối tượng không am hiểu công nghệ một cách hiệu quả:
- Thiết lập bối cảnh:
Làm cho thông tin bạn cung cấp có liên quan và quan trọng hơn đối với những người tiêu dùng không rành về công nghệ. Mô tả cách thông tin đó ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày của họ hoặc cách thông tin đó có thể giúp ích cho họ.
- Hình dung khái niệm:
Sử dụng sơ đồ, biểu đồ hoặc đồ họa thông tin để minh họa các khái niệm và giúp chúng dễ hiểu hơn. Thông tin thường có thể được truyền đạt rõ ràng hơn thông qua hình ảnh so với chỉ qua văn bản. - Cung cấp Ex trong thế giới thựcampcác bạn:
Để chỉ ra cách công nghệ có thể được sử dụng hoặc cách nó có thể giải quyết các vấn đề phổ biến, hãy sử dụng ví dụamphoặc các tình huống từ cuộc sống thực. Các nguyên tắc dễ hiểu hơn đối với những đối tượng không am hiểu về công nghệ khi chúng liên quan đến các sự kiện hàng ngày. - Các bước chi tiết:
Chia nhỏ một quy trình hoặc kỹ thuật thành các bước dễ thực hiện khi giải thích. Đưa cho họ hướng dẫn cụ thể và bạn có thể nghĩ đến việc sử dụng hình ảnh minh họa hoặc hình ảnh để giúp họ. - Cung cấp hỗ trợ trực tiếp:
Cung cấp hỗ trợ thực tế hoặc trình diễn nếu có thể. Hỗ trợ cá nhân hoặc cơ hội tự mình thử nghiệm công nghệ dưới sự giám sát thường có lợi cho những người không am hiểu công nghệ. - Giữ bình tĩnh và động viên:
Hãy nhớ rằng những đối tượng không am hiểu về công nghệ có thể cảm thấy sợ hãi hoặc choáng ngợp trước công nghệ. Khi họ học, hãy kiên nhẫn, trả lời các câu hỏi của họ và thể hiện sự ủng hộ. - Tài nguyên bổ sung:
Cung cấp thông tin bổ sung mà mọi người có thể tham khảo sau, chẳng hạn như tài liệu hướng dẫn hoặc liên kết đến các nguồn tài nguyên thân thiện với người dùng. Các nguồn tài nguyên này phải cung cấp hướng dẫn từng bước hoặc lời khuyên khắc phục sự cố bằng ngôn ngữ dễ hiểu và không nên mang tính kỹ thuật. - Thu thập phản hồi:
Yêu cầu phản hồi sau khi hướng dẫn hoặc thuyết trình để đánh giá mức độ thành công của giao tiếp. Các chuyên gia không chuyên về công nghệ có thể đưa ra ý kiến sâu sắc về những điều cần làm rõ hoặc cải thiện.
Hãy nhớ rằng mọi người đều học theo tốc độ của riêng mình và điều quan trọng là tạo ra một môi trường hỗ trợ và hòa nhập cho những đối tượng không am hiểu công nghệ. Bằng cách điều chỉnh giao tiếp và cung cấp hỗ trợ đầy đủ, bạn có thể giúp họ cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi điều hướng thế giới công nghệ.
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO ĐỐI TƯỢNG KHÔNG rành về công nghệ
Khi tạo hướng dẫn sử dụng cho đối tượng không am hiểu công nghệ, điều cần thiết là tập trung vào sự đơn giản, rõ ràng và hướng dẫn từng bước. Sau đây là một số mẹo giúp bạn tạo hướng dẫn sử dụng dễ hiểu đối với những người không am hiểu công nghệ:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản:
Tránh sử dụng thuật ngữ khó và thuật ngữ chuyên ngành. Sử dụng thuật ngữ dễ hiểu và phổ biến đối với người nghe. Giải thích kỹ thuật một cách dễ hiểu. - Đầu tiên là Nền tảng:
Một quaview Các tính năng chính của sản phẩm hoặc phần mềm phải được đưa vào phần đầu của hướng dẫn sử dụng. Giúp người dùng làm quen với các lợi ích và mục đích của công nghệ. - Làm rõ tổ chức nội dung:
Để việc khám phá và tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản, hãy chia hướng dẫn sử dụng thành các phần hợp lý và sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và dấu đầu dòng. Cung cấp mục lục để dễ truy cập. - Sử dụng hình ảnh:
Thêm hình ảnh, ảnh chụp màn hình và các hình ảnh trực quan khác vào văn bản để giúp văn bản dễ hiểu hơn. Những người không rành về kỹ thuật có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ các phương tiện trực quan để hiểu hướng dẫn. - Các bước chi tiết:
Hướng dẫn theo từng bước, đảm bảo rằng mỗi hướng dẫn đều chính xác và ngắn gọn. Sử dụng định dạng nhất quán trong toàn bộ sách hướng dẫn và đánh số các bước. - Đưa ra các nghiên cứu trường hợp và ví dụampcác bạn:
Bao gồm các tình huống thực tế và ví dụamphướng dẫn cách sử dụng sản phẩm hoặc chương trình. Điều này giúp người tiêu dùng dễ hiểu và làm theo hướng dẫn hơn. - Làm nổi bật thông tin quan trọng:
Để làm nổi bật thông tin quan trọng, cảnh báo hoặc lưu ý, hãy sử dụng các công cụ định dạng như chữ in đậm hoặc in nghiêng, tô sáng hoặc mã màu. - Loại bỏ các giả định:
Không cho rằng có kiến thức kỹ thuật hoặc kiến thức trước đó. Giả sử không có kiến thức trước đó về công nghệ, hãy mô tả ngay cả những nhiệm vụ và khái niệm cơ bản nhất. - Câu hỏi thường gặp và cách khắc phục sự cố:
Bao gồm một phần về xử lý sự cố liên quan đến các vấn đề hoặc khó khăn thường gặp mà người tiêu dùng có thể gặp phải. Hãy chuẩn bị cho các câu hỏi thường gặp (FAQ) và đưa ra câu trả lời ngắn gọn. - Review và Kiểm tra:
Kiểm tra hướng dẫn sử dụng với những người không rành về công nghệ để có ý kiến đóng góp trước khi hoàn thiện. Điều chỉnh hướng dẫn dựa trên phản hồi của họ, đảm bảo hướng dẫn tính đến nhu cầu và trình độ hiểu biết của họ. - Hỗ trợ bổ sung được cung cấp:
Bao gồm đường dây trợ giúp hỗ trợ hoặc thông tin liên lạc để người dùng có thể liên hệ nếu họ cần thêm trợ giúp. Hãy cân nhắc cung cấp tài liệu bổ sung như hướng dẫn trực tuyến hoặc hướng dẫn bằng video cho người học trực quan.
Hãy nhớ rằng, hướng dẫn sử dụng dành cho đối tượng không rành về công nghệ phải thân thiện, dễ hiểu và được viết theo cách tạo dựng sự tự tin và giúp người dùng sử dụng công nghệ thành công.
CÁCH GIẢI THÍCH CÁC Ý TƯỞNG KỸ THUẬT CHO ĐỐI TƯỢNG KHÔNG CÓ KINH NGHIỆM KỸ THUẬT
- Làm thế nào để truyền đạt các khái niệm kỹ thuật cho những người không chuyên về kỹ thuật
Các nhà phát triển và kỹ sư có một số bộ kỹ năng tuyệt vời nhất trong số các chuyên gia nghề nghiệp ngày nay, được tôi luyện qua nhiều năm đào tạo kỹ thuật và kinh nghiệm thực tế. Nhưng khi công nghệ phát triển, yêu cầu về giao tiếp hiệu quả cũng tăng theo. Các tương tác thành công tại nơi làm việc tại các công ty am hiểu công nghệ như Google, Facebook và Microsoft thường phụ thuộc vào khả năng thúc đẩy hợp tác, truyền đạt ý tưởng và giải quyết vấn đề với đồng nghiệp hoặc sếp không chuyên về kỹ thuật của các chuyên gia kỹ thuật.
Vậy cách tốt nhất để một chuyên gia kỹ thuật truyền đạt các khái niệm kỹ thuật cho đối tượng không chuyên là gì?
tương tự như cách bạn trình bày bất kỳ loại thông tin nào khác: ngắn gọn và hiệu quả. Điều đó không có nghĩa là bạn không thể tạo ra một câu chuyện hấp dẫn hoặc trình bày kiến thức của mình theo cách đơn giản, thú vị hoặc đáng nhớ chỉ vì thông điệp của bạn tương đối phức tạp. Nhưng điều đó đòi hỏi nỗ lực.
Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét năm kỹ thuật mà các lập trình viên, kỹ sư, chuyên gia CNTT và các chuyên gia kỹ thuật khác có thể sử dụng để truyền đạt ý tưởng của họ hiệu quả hơn. Các kỹ thuật này dễ sử dụng ở hầu hết mọi nơi làm việc. - Để giải thích đúng tài liệu kỹ thuật, hãy sử dụng sự hài hước và khiêm tốn
Luôn cố gắng làm cho khán giả của bạn cảm thấy thoải mái hơn khi thảo luận về mã hoặc trình bày thông tin kỹ thuật. Bắt đầu bằng cách hài hước thừa nhận rằng bạn là "mọt máy tính" hoặc "chuyên gia công nghệ" và xin lỗi trước nếu bạn quá kỹ thuật. Bất chấp những nỗ lực hết mình của bạn, khi bạn truyền đạt kiến thức mới, những người không phải dân công nghệ (cũng như những chuyên gia kỹ thuật khác thành thạo trong các lĩnh vực khác) có thể cảm thấy như thể bạn đang nói chuyện với họ một cách khinh thường.
Tuy nhiên, bạn có thể giảm bớt sự căng thẳng tiềm ẩn bằng cách thành thật với khán giả và nói rằng bạn không biết cách lập dự báo tài chính, xử lý khách hàng tức giận hoặc không có trình độ công nghệ ngang bằng họ. Hãy cho họ biết bạn đánh giá cao những gì họ làm và những điều họ giỏi. Giải thích rằng mục tiêu của bạn là để họ nắm bắt công nghệ tốt hơn và việc họ không hiểu không có nghĩa là họ thiếu thông minh.
Thay vì cố gắng chứng minh mình thông minh hay hiểu biết đến mức nào, điều quan trọng hơn là chứng minh cho mọi người thấy bạn sẵn sàng giải thích mọi việc một cách khiêm tốn. - Trong suốt bài thuyết trình của bạn, hãy chú ý đến khán giả của bạn
Hãy chú ý đến các dấu hiệu trên khuôn mặt và xã hội của khán giả khi bạn nói. Bạn có thể thay đổi tài liệu của mình để phù hợp với môi trường bằng cách đọc căn phòng. Mục tiêu là để có thể trò chuyện bất cứ khi nào bạn truyền đạt kiến thức kỹ thuật của mình cho khán giả không chuyên về kỹ thuật. Người mà bạn đang nói chuyện có thể mới nghe về công nghệ lần đầu tiên, ngay cả khi bạn đã thảo luận về nó với mọi người hàng trăm lần và là chuyên gia về chủ đề này. Luôn nhiệt tình và đam mê khi nói. - Sử dụng các kỹ thuật tường thuật trong khi truyền đạt thông tin kỹ thuật
Tránh đổ một loạt dữ liệu hoặc kiến thức lên khán giả khi bạn có nhiều điều muốn nói. Tránh việc nhồi nhét mọi chi tiết vào một slide và chỉ đọc to; hãy cho họ thời gian để xử lý chủ đề của bạn.
Nếu bạn định sử dụng PowerPoint để trình bày tài liệu của mình, hãy nhớ rằng mỗi slide phải bổ sung chứ không phải làm giảm giá trị của bài thuyết trình. Tránh sử dụng hình ảnh hoặc biểu đồ buồn tẻ không thể truyền tải quan điểm của bạn một cách nhanh chóng và rõ ràng. Mỗi slide phải được xem xét trong bối cảnh về cách nó sẽ hướng dẫn khán giả của bạn từ điểm A đến điểm B. Luôn ghi nhớ mục tiêu hoặc mục đích của bạn khi bạn trình bày bài thuyết trình.
Điểm mấu chốt quan trọng nhất để bắt đầu là gì? Bạn có đang cố gắng thuyết phục CMO của mình rằng các nhà phát triển công dân sử dụng nền tảng không cần mã sẽ giảm đáng kể lượng sản phẩm tồn đọng không? Hay có lẽ bạn muốn thuyết phục bộ phận tài chính rằng đội ngũ kỹ thuật của bạn cần các công cụ mới?
Trong mọi trường hợp, một câu chuyện có sức thuyết phục hơn là chỉ có sự thật.
Những câu chuyện, đặc biệt là những câu chuyện dựa trên kinh nghiệm cá nhân, là công cụ mạnh mẽ để truyền tải các khái niệm vào não của khán giả. Sử dụng những câu chuyện từ những sự kiện gần đây hoặc các ấn phẩm liên quan đến ngành nếu bạn không có câu chuyện cá nhân hoặc câu chuyện liên quan để chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn đang mô tả cách công nghệ mới có khả năng thay đổi mọi thứ, hãy đề cập đến cách Steve Jobs ủng hộ iPod và cách thành công của nó đã thách thức dự đoán của các nhà đầu tư. - Sử dụng hình ảnh để minh họa các khái niệm và quy trình phức tạp
Cả văn bản viết và lời giải thích bằng lời đều rất quan trọng để truyền đạt ý tưởng. Tuy nhiên, việc cố gắng hình dung các khái niệm của bạn có thể là kênh truyền đạt hiệu quả hơn nhiều khi mục tiêu của bạn là đơn giản hóa tài liệu kỹ thuật. Tại sao? Các khái niệm học được bằng cách đọc hoặc chỉ được kể lại khó nhớ hơn so với các khái niệm học được thông qua nội dung trực quan.
“Hiệu ứng ưu việt của hình ảnh” là tên gọi của hiện tượng này. Theo nghiên cứu, một bức tranh có thể cải thiện khả năng tổng hợp kiến thức của một người lên 36% và có thể nâng cao khả năng ghi nhớ một thông tin lên 65% so với 10% khi chỉ nghe thông tin đó. Không có gì ngạc nhiên khi nhiều người thường sử dụng sơ đồ, mô hình và các phương pháp trình bày trực quan khác để truyền đạt quan điểm của mình. Có Lucidchart nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp tiếp cận nhanh chóng, hiệu quả để trực quan hóa và truyền đạt tài liệu của mình với tổ chức của bạn.
Bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh hoặc chỉnh sửa quy trình làm việc của mình theo nhu cầu của đối tượng không chuyên về kỹ thuật nhờ các mẫu và giao diện thân thiện với người dùng. Một giám đốc điều hành không nhất thiết phải nắm bắt mọi thành phần của sơ đồ kiến trúc; họ chỉ cần biết cách thức hoạt động của nó. Với Lucidchart Cloud Insights, bạn có thể dễ dàng xây dựng sơ đồ kiến trúc đám mây và cắt bỏ các phần quan trọng.
Những hình ảnh và sơ đồ này có thể được phân phối từ xa đến các phòng ban khác bằng cách sử dụng Lucidchart web- nền tảng dựa trên, hoặc chúng có thể được đưa vào hội nghị truyền hình để có bài thuyết trình toàn diện hơn. Trên thực tế, bố cục thân thiện với người dùng của Lucidchart có thể khuyến khích sự hợp tác nhiều hơn và tăng cường mối quan hệ làm việc giữa các phòng ban kỹ thuật và phi kỹ thuật trong toàn bộ tổ chức của bạn. - Khi có thể, hãy tránh sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật
Mặc dù việc sử dụng các từ viết tắt như GCP và DBMS có thể là điều tự nhiên đối với bạn, một số thuật ngữ có thể gây khó chịu hoặc làm phiền những thành viên ít hiểu biết về kỹ thuật trong số khán giả của bạn. Hãy đảm bảo rằng khán giả của bạn biết về bối cảnh của tình huống bằng cách dành thời gian để làm như vậy.
Nếu có thể, hãy tránh xa thuật ngữ chuyên ngành và chuyển đổi tất cả các khái niệm kỹ thuật thành ngôn ngữ hàng ngày. Nếu không, bạn có thể cân nhắc đưa định nghĩa cho bất kỳ từ viết tắt và cụm từ kỹ thuật nào vào slide của mình hoặc cung cấp hướng dẫn tham khảo cho chúng. - Khi giải thích các chủ đề kỹ thuật, hãy nhấn mạnh tác động
Hãy nhớ rằng khán giả của bạn có thể không thấy tài liệu mà bạn thấy hấp dẫn (hoặc quan trọng). Khi nói về công nghệ, tập trung vào lợi ích của nó thay vì các chi tiết kỹ thuật của nó sẽ có lợi hơn. Ví dụ,ample, rằng bạn đã đề xuất áp dụng các giao thức vá lỗi, ngăn chặn và giám sát mới cho mạng của mình; thay vì nói mãi về những cải tiến trong quy trình xác thực gần đây nhất, bạn nên tập trung thảo luận vào việc việc tiếp xúc với các cuộc tấn công mạng khiến các doanh nghiệp Hoa Kỳ thiệt hại 654 tỷ đô la tiền vốn chỉ riêng trong năm 2018.
Việc liên lạc với các CEO và các nhân viên không chuyên môn khác trong công ty sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu bạn tập trung vào các sáng kiến và lĩnh vực khó khăn mà đối tượng mục tiêu của bạn quan tâm nhất.