Cómo escribir manuales de usuario para audiencias no conocedoras de la tecnología
AUDIENCIAS NO EXPERTAS EN TECNOLOGÍA
Personas que no utilizan la tecnología habitualmente o que son conscientes de ella pero no la utilizan. view Lo consideran crucial para su forma de vida y a menudo constituyen audiencias sin conocimientos técnicos.
Las audiencias no conocedoras de la tecnología se refieren a personas que tienen conocimientos o familiaridad limitados con la tecnología y sus conceptos asociados. Pueden tener dificultades para comprender la terminología tecnológica, tener dificultades para operar dispositivos o software digitales y sentirse abrumados por los nuevos avances tecnológicos.
Al comunicar o presentar información a audiencias que no conocen la tecnología, es importante considerar su nivel de comprensión y adaptar su enfoque en consecuencia. A continuación se ofrecen algunos consejos para atraer eficazmente a audiencias que no conocen la tecnología:
- Establezca el escenario:
Haga que la información que ofrece sea más relevante y significativa para los consumidores que no son expertos en tecnología. Describe cómo afecta su vida diaria o cómo puede ayudarlos.
- Visualización de conceptos:
Utilice diagramas, cuadros o infografías para ilustrar conceptos y hacerlos más fáciles de entender. Con frecuencia, la información se puede comunicar más claramente a través de imágenes que a través de texto únicamente. - Proporcionar ex del mundo realampellos:
Para mostrar cómo se puede utilizar la tecnología o cómo se pueden resolver problemas comunes, utilice examparchivos o escenarios de la vida real. Los principios son más fáciles de entender para audiencias que no tienen conocimientos de tecnología cuando están relacionados con eventos cotidianos. - Pasos en detalle:
Divida un proceso o técnica en pasos fáciles de seguir al explicarlo. Bríndeles instrucciones específicas y podría pensar en utilizar ilustraciones o imágenes para ayudarlos. - Ofrecer asistencia directa:
Proporcione asistencia práctica o demostraciones si es posible. La asistencia individual o la oportunidad de experimentar usted mismo con la tecnología bajo supervisión suelen ser beneficiosas para las personas que no conocen la tecnología. - Mantenga la calma y el ánimo:
Tenga en cuenta que las audiencias que no conocen la tecnología pueden sentirse asustadas o dominadas por la tecnología. A medida que aprenden, tenga paciencia, responda sus consultas y muéstreles apoyo. - Recursos adicionales:
Proporcione información complementaria a la que las personas puedan consultar más adelante, como folletos o enlaces a recursos fáciles de usar. Estos recursos deben ofrecer instrucciones paso a paso o consejos para la solución de problemas en un lenguaje sencillo y no deben ser técnicos. - Recopilación de comentarios:
Solicite comentarios después de impartir instrucciones o una presentación para evaluar el éxito de su comunicación. Los expertos no tecnológicos pueden ofrecer opiniones interesantes sobre cosas que deben aclararse o mejorarse.
Recuerde que todos aprenden a su propio ritmo y es importante crear un entorno inclusivo y de apoyo para audiencias que no conocen la tecnología. Al adaptar su comunicación y brindarles el apoyo adecuado, puede ayudarlos a sentirse más cómodos y seguros al navegar por el mundo de la tecnología.
MANUALES DE USUARIO PARA PÚBLICOS NO EXPERTOS EN TECNOLOGÍA
Al crear manuales de usuario para audiencias que no conocen la tecnología, es esencial centrarse en la simplicidad, la claridad y las instrucciones paso a paso. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a crear manuales de usuario que sean fáciles de entender para personas sin conocimientos de tecnología:
- Utilice un lenguaje sencillo:
Evite el uso de terminología difícil y jerga técnica. Utilice terminología amigable para el público que sea sencilla y común. Haga que las explicaciones técnicas sean fáciles de entender. - Primero, los cimientos:
Un sobreview Las características principales del producto o software deben incluirse al inicio del manual del usuario. familiarizar a los usuarios con los beneficios y el propósito de la tecnología. - Aclarar la organización del contenido:
Para simplificar la exploración y recuperación de información, divida el manual del usuario en secciones lógicas y utilice títulos, subtítulos y viñetas. Proporcione una tabla de contenidos para un fácil acceso. - Emplear elementos visuales:
Agregue imágenes, capturas de pantalla y otros elementos visuales al texto para que tenga más sentido. Las personas sin conocimientos técnicos pueden beneficiarse más de las ayudas visuales para comprender las instrucciones. - Pasos en detalle:
Dé instrucciones paso a paso, asegurándose de que cada instrucción sea precisa y breve. Utilice un formato coherente en toda la guía y numere los pasos. - Dar estudios de casos y exampellos:
Incluye escenarios del mundo real y ex.amparchivos que demuestran cómo utilizar el producto o programa. Esto facilita que los consumidores comprendan y sigan las instrucciones. - Resalte información vital:
Para resaltar información, advertencias o precauciones importantes, utilice herramientas de formato como texto en negrita o cursiva, resaltado o codificación de colores. - Eliminar suposiciones:
No presuma conocimientos técnicos o previos. Suponiendo que no tenga conocimientos previos de la tecnología, describa incluso las tareas y nociones más elementales. - Preguntas frecuentes y solución de problemas:
Incluya una sección sobre solución de problemas que aborde los problemas o dificultades frecuentes que pueden encontrar los consumidores. Esté preparado para las preguntas frecuentes (FAQ) y ofrezca respuestas concisas. - Review y prueba:
Pruebe el manual del usuario con personas que no sean expertos en tecnología para obtener información antes de que esté finalizado. Adapte el manual en función de sus comentarios, asegurándose de que tenga en cuenta sus necesidades y nivel de comprensión. - Soporte adicional proporcionado:
Incluya una línea de ayuda de soporte o detalles de contacto para que los usuarios puedan comunicarse si necesitan más ayuda. Piense en proporcionar materiales complementarios, como manuales en línea o tutoriales en vídeo para estudiantes visuales.
Recuerde, los manuales de usuario para audiencias no conocedoras de la tecnología deben ser fáciles de usar, accesibles y escritos de una manera que genere confianza y capacite a los usuarios para navegar la tecnología con éxito.
CÓMO EXPLICAR IDEAS TÉCNICAS A UN PÚBLICO NO TÉCNICO
- Cómo comunicar conceptos técnicos a personas no técnicas
Los desarrolladores e ingenieros tienen algunas de las habilidades más sorprendentes entre los profesionales de hoy en día, pulidas por años de capacitación técnica y experiencia práctica. Pero a medida que la tecnología avanza, también crece la necesidad de una comunicación eficiente. Las interacciones exitosas en el lugar de trabajo en empresas conocedoras de la tecnología como Google, Facebook y Microsoft frecuentemente dependen de la capacidad de los profesionales técnicos para fomentar la cooperación, comunicar sus ideas y resolver problemas con sus compañeros de trabajo o jefes no técnicos.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera para que un experto técnico transmita conceptos técnicos a una audiencia no técnica?
De manera similar a como presentarías cualquier otro tipo de información: de manera sucinta y efectiva. No se sigue que no puedas crear una historia convincente o presentar tus conocimientos de una manera sencilla, entretenida o memorable sólo porque tu mensaje sea relativamente complejo. Pero requerirá esfuerzo.
En esta publicación, analizaremos cinco técnicas que los programadores, ingenieros, especialistas en TI y otros profesionales técnicos pueden utilizar para transmitir sus ideas de manera más efectiva. Estas técnicas son fáciles de utilizar en prácticamente cualquier lugar de trabajo. - Para explicar adecuadamente el material técnico, utilice el humor y la humildad.
Trabaje siempre para que su audiencia se sienta más cómoda al discutir código o presentar información técnica. Comience admitiendo con humor que es un "nerd de las computadoras" o un "geek de la tecnología" y ofrezca una disculpa por adelantado si se vuelve demasiado técnico. A pesar de sus mejores esfuerzos, cuando transmite nuevos conocimientos, los no expertos en tecnología (así como otros profesionales técnicos competentes en otros campos) pueden sentir que les está hablando con desprecio.
Sin embargo, puede reducir la tensión subyacente siendo honesto con su audiencia y diciendo que no tiene idea de cómo hacer un pronóstico financiero, cómo manejar a un cliente furioso o igualar su competencia tecnológica. Hágales saber que aprecia lo que hacen y las cosas en las que son buenos. Explíqueles que su objetivo es que comprendan mejor la tecnología y que su falta de comprensión no indica falta de inteligencia.
En lugar de intentar demostrar lo inteligente o informado que eres, es más importante demostrar a la gente tu disposición a explicar las cosas con humildad. - A lo largo de su presentación, preste mucha atención a su audiencia.
Preste mucha atención a las pistas faciales y sociales de su audiencia mientras habla. Puede cambiar su material para adaptarlo al entorno leyendo la habitación. El objetivo es mantener una conversación cada vez que impartas tus conocimientos técnicos a una audiencia no técnica. Es posible que la persona con la que estás hablando esté escuchando acerca de la tecnología por primera vez, incluso si la has discutido con personas cientos de veces y eres un experto en el tema. Sea siempre entusiasta y apasionado al hablar. - Utilice técnicas narrativas mientras imparte información técnica.
Evite arrojar una gran cantidad de datos o conocimientos sobre su audiencia cuando tenga mucho que decir. Evite el impulso de exprimir cada detalle en una diapositiva y simplemente leerla en voz alta; Dales tiempo para procesar tu tema.
Si va a utilizar PowerPoint para mostrar su material, tenga en cuenta que cada diapositiva debe agregar, no restar valor, a la presentación. Evite el uso de imágenes de archivo o gráficos aburridos que no puedan transmitir su punto de manera rápida y clara. Cada diapositiva debe considerarse en el contexto de cómo dirigirá a su audiencia del punto A al punto B. Tenga siempre en mente su objetivo o propósito mientras realiza su presentación.
¿Cuál es la conclusión más importante para empezar? ¿Está intentando persuadir a su CMO de que los desarrolladores ciudadanos que utilizan plataformas sin código reducirán significativamente la acumulación de productos? ¿O tal vez quiera convencer a Finanzas de que su personal técnico necesita nuevas herramientas?
En cualquier circunstancia, una historia es más convincente que sólo los hechos.
Las historias, especialmente aquellas que se basan en experiencias personales, son herramientas poderosas para inculcar conceptos en el cerebro de su audiencia. Utilice historias de sucesos recientes o publicaciones relevantes de la industria si no tiene su propia historia personal o pertinente para compartir. Por ejemplo, si estás describiendo cómo la nueva tecnología tiene el potencial de cambiarlo todo, menciona cómo Steve Jobs apoyó el iPod y cómo su éxito desafió las predicciones de los inversores. - Utilice elementos visuales para ilustrar conceptos y procedimientos complejos.
Tanto el texto escrito como las explicaciones habladas son cruciales para transmitir ideas. Sin embargo, esforzarse por visualizar sus nociones puede ser un canal de comunicación mucho más eficaz cuando su objetivo es simplificar el material técnico. ¿Por qué? Los conceptos aprendidos leyendo o simplemente diciéndolos son más difíciles de recordar que los aprendidos a través de contenido visual.
El “efecto de superioridad de la imagen” es el nombre que se le da a este fenómeno. Según la investigación, una imagen puede mejorar la capacidad de sintetizar conocimientos en un 36% y puede aumentar el recuerdo de una información en un 65%, en comparación con el 10% si se escucha sola. No debería sorprender que muchas personas utilicen con frecuencia diagramas, modelos y otros métodos de presentación visual para comunicar sus puntos. Existe Lucidchart si buscas un enfoque rápido y eficiente para visualizar y comunicar tu material con tu organización.
Puede ajustar o editar rápidamente los flujos de trabajo de sus procesos según las necesidades de su audiencia no técnica gracias a sus plantillas e interfaz fáciles de usar. Un ejecutivo no necesariamente necesita comprender todos los componentes de un diagrama de arquitectura; sólo necesitan saber cómo funciona. Con Lucidchart Cloud Insights, puedes construir fácilmente un diagrama de arquitectura de nube y cortar las secciones importantes.
Estas imágenes y diagramas se pueden distribuir de forma remota a otros departamentos utilizando Lucidchart. web-basada en plataforma, o se pueden incluir en una videoconferencia para una presentación más completa. De hecho, el diseño fácil de usar de Lucidchart podría fomentar una mayor cooperación y mejorar las relaciones laborales entre los departamentos técnicos y no técnicos de toda su organización. - Cuando sea posible, evite el lenguaje técnico.
Aunque el uso de abreviaturas como GCP y DBMS puede resultarle natural, cierta terminología puede invadir o aburrir a los miembros de su audiencia menos informados técnicamente. Asegúrese de que su audiencia esté al tanto de los antecedentes de la situación tomándose el tiempo para hacerlo.
Si es posible, manténgase alejado de la jerga y convierta todos los conceptos técnicos al lenguaje cotidiano. De lo contrario, puede considerar incluir definiciones de abreviaturas y frases técnicas en sus diapositivas o proporcionar una guía de referencia para ellas. - Al explicar temas técnicos, enfatice el impacto.
Tenga en cuenta que es posible que su audiencia no encuentre fascinante (o importante) el material que usted considera. Cuando se habla de tecnología, es más beneficioso centrarse en sus beneficios que en sus detalles técnicos. Digamos, por ejemplo.ampes decir, que recomendaba la adopción de nuevos protocolos de parcheo, supresión y monitoreo para su red; En lugar de hablar una y otra vez sobre las innovaciones más recientes en los procesos de autenticación, deberíamos concentrar nuestra discusión en cómo la exposición a los ciberataques costó a las empresas estadounidenses 654 mil millones de dólares en capital perdido solo en 2018.
Sus contactos con los directores ejecutivos y otro personal no técnico de su empresa serán mucho más efectivos si se concentra en las iniciativas y áreas problemáticas que más le importan a su audiencia.