Hướng dẫn bộ phận lễ tân ảo dành cho Microsoft Teams
Cập nhật tháng 2023 năm XNUMX
Khung gọn gàng
Hướng dẫn bộ phận lễ tân ảo dành cho Microsoft Teams
Lễ tân ảo
Quầy lễ tân ảo (VFD) là một tính năng trên các thiết bị Teams Display cho phép thiết bị hoạt động như một nhân viên lễ tân ảo. VFD cho phép các chuyên gia hợp lý hóa các hoạt động tiếp nhận. Chào hỏi và tương tác với khách hàng, khách hàng hoặc bệnh nhân dù tại chỗ hay từ xa. Tăng năng suất, tiết kiệm chi phí và tạo ấn tượng đầu tiên lâu dài. Xin lưu ý, bạn cần có giấy phép Thiết bị dùng chung của Microsoft Teams để sử dụng VFD.
Thiết lập quầy lễ tân ảo
Khi bạn đăng nhập vào Neat Frame bằng tài khoản đã được gán giấy phép Microsoft Teams Shared thì Frame sẽ mặc định có giao diện Teams hot desk. Để thay đổi giao diện người dùng thành Bộ phận tiếp tân ảo của Teams, hãy làm theo các bước bên dưới. 
Thiết lập quầy lễ tân ảo
Thông tin bổ sung
Tùy chọn liên hệ được định cấu hình:
Liên hệ được định cấu hình sẽ chỉ định nơi cuộc gọi sẽ diễn ra khi nhấn nút VFD. Thiết lập đơn giản nhất (và thiết lập hữu ích để đảm bảo thiết lập ban đầu hoạt động tốt) là chỉ định một người dùng Teams riêng lẻ đóng vai trò là tổng đài viên ảo, để khi nhấn nút, người dùng đó sẽ nhận được cuộc gọi. Có ba tùy chọn liên hệ tổng thể:
- Một người dùng nhóm duy nhất – cuộc gọi sẽ chỉ được chuyển hướng đến người dùng này. 2. Tài khoản tài nguyên được chỉ định cho hàng đợi cuộc gọi của Nhóm MSFT – hàng đợi cuộc gọi có thể chuyển hướng cuộc gọi đến nhiều người dùng Nhóm hỗ trợ giọng nói. 3. Tài khoản tài nguyên được chỉ định cho hệ thống trả lời tự động của Nhóm MSFT – hệ thống trả lời tự động sẽ cung cấp tùy chọn cây menu (ví dụ: chọn 1 cho lễ tân, 2 cho bộ phận trợ giúp, v.v.) và sau đó có thể định tuyến đến người dùng thoại hoặc hàng đợi cuộc gọi của Teams.
Chuẩn bị người dùng cho hàng đợi cuộc gọi (hoặc hệ thống trả lời tự động):
Trong các trường hợp cần nhiều tác nhân từ xa, cần có hàng đợi cuộc gọi. Hàng đợi cuộc gọi là thành phần định tuyến giọng nói của Teams và yêu cầu thiết lập cụ thể hàng đợi cuộc gọi cũng như cấp phép cho những người dùng nằm trong hàng đợi.
Cụ thể, tất cả người dùng được thêm vào hàng đợi cuộc gọi sẽ cần được thiết lập là người dùng thoại trong Teams với số điện thoại PSTN được chỉ định. Có nhiều cách để thiết lập giọng nói Teams cho người dùng, tuy nhiên, đề xuất đơn giản nhất của chúng tôi dành cho các tổ chức hiện chưa định cấu hình giọng nói Teams là thêm giấy phép Teams Phone with Calling Plan để gọi cho người dùng trong hàng đợi. Sau khi giấy phép đã được cấp, số điện thoại sẽ cần được lấy và cấp cho những người dùng này.
Thiết lập hàng đợi cuộc gọi Teams
Sau khi chuẩn bị cho người dùng hàng đợi cuộc gọi, hàng đợi cuộc gọi có thể được thiết lập để sử dụng với Neat Frame ở chế độ Teams Virtual Front Desk. Tài khoản tài nguyên được chỉ định cho hàng đợi cuộc gọi này sẽ cần được thêm vào phần Liên hệ đã định cấu hình của cài đặt VFD. Không cần chỉ định số điện thoại cho tài khoản tài nguyên hàng đợi cuộc gọi.
Thông tin bổ sung và liên kết hữu ích
Thiết lập hệ thống trả lời tự động bằng giọng nói của nhóm
Nếu bạn muốn cung cấp nhiều tùy chọn cho người dùng tương tác với Bộ phận lễ tân ảo, bạn nên sử dụng Teams Auto Workers. Trong trường hợp sử dụng Hệ thống trả lời tự động, sau khi nhấn nút VFD để bắt đầu cuộc gọi, người dùng sẽ thấy các tùy chọn menu như: nhấn 1 để gặp nhân viên lễ tân, nhấn 2 để được hỗ trợ khách hàng, v.v. Trên Neat Frame, bàn phím quay số sẽ cần được hiển thị để thực hiện lựa chọn này. Đích cho những lựa chọn số này có thể là một người dùng cá nhân, hàng đợi cuộc gọi, hệ thống trả lời tự động, v.v. Tài khoản tài nguyên được chỉ định cho hệ thống trả lời tự động này sẽ cần phải được thêm vào phần Liên hệ đã định cấu hình của cài đặt VFD. Bạn sẽ không cần chỉ định số điện thoại cho tài khoản tài nguyên Tự động trả lời.
Liên kết hữu ích
- Mua các gói gọi điện: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/callingplans-for-office-365#how-to-buy-calling-plans
- Gán giấy phép tiện ích bổ sung Điện thoại Teams với Gói gọi điện cho người dùng: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-add-on-licensing/assignteams-add-on-licenses#using-the-microsoft-365-admin-center
- Nhận số điện thoại cho người dùng của bạn: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#get-new-phone-numbersfor-your-users
- Thêm địa điểm khẩn cấp (mỗi người dùng phải được chỉ định một địa điểm khẩn cấp): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/add-change-remove-emergencylocation-organization#using-the-microsoft-teams-admin-center
- Gán số điện thoại cho người dùng: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#assign-phone-numbers-tousers
- Cách thiết lập Hàng đợi cuộc gọi nhóm: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-call-queue?tabs=general-info
Ghi chú: Đảm bảo đặt “Chế độ hội nghị” để bật tất cả Hàng đợi cuộc gọi được sử dụng với Bộ phận lễ tân ảo. - Cách thiết lập Hệ thống trả lời tự động của Teams: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-auto-attendant?tabs=general-info
Neat Frame – Hướng dẫn bộ phận lễ tân ảo dành cho Microsoft Teams
Tài liệu / Tài nguyên
 |
Hướng dẫn bàn làm việc ảo khung gọn gàng gọn gàng dành cho Microsoft Teams [tập tin pdf] Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn bộ phận lễ tân ảo cho Neat Frame cho Microsoft Teams, Neat Frame, Hướng dẫn bộ phận lễ tân ảo cho Microsoft Teams, Hướng dẫn bộ phận lễ tân cho Microsoft Teams, Hướng dẫn cho Microsoft Teams, Microsoft Teams, Teams |