Guida alla reception virtuale per Microsoft Teams
Aggiornato a novembre 2023
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Guida alla reception virtuale per Microsoft Teams
Reception virtuale
Virtual Front Desk (VFD) è una funzionalità dei dispositivi Teams Display che consente al dispositivo di fungere da receptionist virtuale. Il VFD consente ai professionisti di snellire le operazioni di accoglienza. Saluta e interagisci con clienti, clienti o pazienti sia in sede che in remoto. Aumenta la produttività, risparmia sui costi e crea una prima impressione duratura. Tieni presente che per utilizzare VFD è necessaria una licenza per dispositivo condiviso Microsoft Teams.
Configurazione della reception virtuale
Quando accedi a Neat Frame con un account a cui è assegnata la licenza condivisa di Microsoft Teams, Frame utilizzerà per impostazione predefinita l'interfaccia hot desk di Teams. Per modificare l'interfaccia utente in Teams Virtual Front Desk, attenersi alla procedura seguente. 
Configura la reception virtuale
Informazioni aggiuntive
Opzioni di contatto configurate:
Il contatto configurato indica dove andrà la chiamata quando viene premuto il pulsante VFD. La configurazione più semplice (e una configurazione utile per garantire il funzionamento della configurazione iniziale) consiste nel designare un singolo utente di Teams affinché agisca come agente virtuale, in modo che quando si preme il pulsante, tale utente riceverà la chiamata. Ci sono tre opzioni di contatto totali:
- Un singolo utente del team: la chiamata verrà indirizzata solo a questo utente. 2. Account risorsa assegnato alla coda di chiamata di MSFT Teams: la coda di chiamata può indirizzare le chiamate a più utenti di Teams abilitati alla voce. 3. Account delle risorse assegnato all'operatore automatico di MSFT Teams: l'operatore automatico fornirà un'opzione della struttura del menu (ad esempio: seleziona 1 per la reception, 2 per l'help desk, ecc.) e potrà quindi instradare all'utente vocale di Teams o alla coda di chiamata.
Preparazione degli utenti per la coda di chiamata (o l'operatore automatico):
Negli scenari in cui sono necessari più agenti remoti, è necessaria una coda di chiamata. La coda di chiamata è un elemento di routing vocale di Teams e richiede una configurazione specifica della coda di chiamata e una licenza per gli utenti che fanno parte della coda.
Nello specifico, tutti gli utenti aggiunti alla coda di chiamata dovranno essere configurati come utenti vocali di Teams con un numero di telefono PSTN assegnato. Esistono diversi modi per configurare la voce di Teams per gli utenti, tuttavia il nostro consiglio più diretto per le organizzazioni che attualmente non hanno configurato la voce di Teams è quello di aggiungere la licenza del telefono Teams con piano di chiamata per chiamare gli utenti in coda. Una volta assegnata la licenza, sarà necessario acquisire e assegnare i numeri di telefono per questi utenti.
Configura una coda di chiamate di Teams
Dopo aver preparato gli utenti per le code di chiamata, la coda di chiamata può essere configurata per essere utilizzata con Neat Frame nella modalità Front Desk virtuale di Teams. L'account della risorsa assegnato a questa coda di chiamata dovrà essere aggiunto alla sezione Contatto configurato delle impostazioni VFD. Non è necessario assegnare un numero di telefono all'account delle risorse della coda di chiamata.
Ulteriori informazioni e link utili
Configura un operatore automatico vocale di Teams
Se si desidera offrire più opzioni all'utente che interagisce con la reception virtuale, è consigliabile usare l'operatore automatico di Teams. Negli scenari in cui viene utilizzato un operatore automatico, dopo aver premuto il pulsante VFD per avviare la chiamata, all'utente verranno presentate opzioni di menu quali: premere 1 per l'addetto alla reception, premere 2 per l'assistenza clienti, ecc. Su Neat Frame, il sarà necessario visualizzare la tastiera per effettuare questa scelta. Le destinazioni per queste selezioni di numeri potrebbero essere un singolo utente, una coda di chiamata, un assistente automatico, ecc. L'account della risorsa assegnato a questo assistente automatico dovrà essere aggiunto alla sezione Contatto configurato delle impostazioni VFD. Non sarà necessario assegnare un numero di telefono all'account della risorsa dell'operatore automatico.
Link utili
- Acquisto di piani di chiamata: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/callingplans-for-office-365#how-to-buy-calling-plans
- Assegnazione delle licenze aggiuntive per Teams Phone con piano di chiamata agli utenti: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-add-on-licensing/assignteams-add-on-licenses#using-the-microsoft-365-admin-center
- Ottieni i numeri di telefono per i tuoi utenti: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#get-new-phone-numbersfor-your-users
- Aggiungi una posizione di emergenza (a ogni utente deve essere assegnata una posizione di emergenza): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/add-change-remove-emergencylocation-organization#using-the-microsoft-teams-admin-center
- Assegna numeri di telefono agli utenti: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#assign-phone-numbers-tousers
- Come impostare una coda di chiamate di Teams: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-call-queue?tabs=general-info
Nota: Assicurati di impostare la "Modalità conferenza" per abilitare tutte le code di chiamata utilizzate con Virtual Front Desk. - Come configurare un operatore automatico di Teams: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-auto-attendant?tabs=general-info
Neat Frame – Guida alla reception virtuale per Microsoft Teams
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