Οδηγός εικονικής ρεσεψιόν για Microsoft Teams
Ενημερώθηκε τον Νοέμβριο του 2023
Προσεγμένο πλαίσιο
Οδηγός εικονικής ρεσεψιόν για Microsoft Teams
Εικονική ρεσεψιόν
Το Virtual Front Desk (VFD) είναι μια λειτουργία στις συσκευές Teams Display που επιτρέπει στη συσκευή να λειτουργεί ως εικονικός ρεσεψιονίστ. Το VFD επιτρέπει στους επαγγελματίες να απλοποιήσουν τις λειτουργίες λήψης. Χαιρετίστε και αλληλεπιδράστε με πελάτες, πελάτες ή ασθενείς είτε επιτόπου είτε εξ αποστάσεως. Αυξήστε την παραγωγικότητα, εξοικονομήστε κόστος και δημιουργήστε μια μόνιμη πρώτη εντύπωση. Λάβετε υπόψη ότι χρειάζεστε άδεια χρήσης κοινής συσκευής Microsoft Teams για να χρησιμοποιήσετε το VFD.
Ρύθμιση εικονικής ρεσεψιόν
Όταν συνδέεστε στο Neat Frame με έναν λογαριασμό στον οποίο έχει εκχωρηθεί η άδεια χρήσης του Microsoft Teams Shared, το Frame θα είναι προεπιλεγμένο στη διεπαφή του Teams hot desk. Για να αλλάξετε τη διεπαφή χρήστη σε Teams Virtual Front Desk, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα. 
Ρύθμιση εικονικής ρεσεψιόν
Πρόσθετες πληροφορίες
Διαμορφωμένες επιλογές επαφής:
Η διαμορφωμένη επαφή προσδιορίζει πού θα πάει η κλήση όταν πατηθεί το κουμπί VFD. Η απλούστερη ρύθμιση (και μια χρήσιμη ρύθμιση για να διασφαλιστεί ότι η αρχική ρύθμιση είναι λειτουργική) είναι να ορίσετε έναν μεμονωμένο χρήστη του Teams να ενεργεί ως εικονικός πράκτορας, οπότε όταν πατηθεί το κουμπί, αυτός ο χρήστης θα λάβει την κλήση. Υπάρχουν τρεις συνολικά επιλογές επικοινωνίας:
- Ένας χρήστης μεμονωμένης ομάδας – κλήση θα απευθύνεται μόνο σε αυτόν τον χρήστη. 2. Λογαριασμός πόρων που έχει εκχωρηθεί στην ουρά κλήσεων του MSFT Teams – η ουρά κλήσεων μπορεί να κατευθύνει κλήσεις σε πολλούς χρήστες του Teams με δυνατότητα φωνής. 3. Λογαριασμός πόρων που έχει εκχωρηθεί στον αυτόματο συνοδό του MSFT Teams – ο αυτόματος συνοδός θα παρέχει μια επιλογή δέντρου μενού (δηλ.: επιλέξτε 1 για λήψη, 2 για γραφείο βοήθειας, κ.λπ.) και στη συνέχεια μπορεί να δρομολογήσει στον χρήστη φωνής ή στην ουρά κλήσεων του Teams.
Προετοιμασία χρηστών για ουρά κλήσεων (ή αυτόματο συνοδό):
Σε σενάρια όπου χρειάζονται πολλαπλοί απομακρυσμένοι πράκτορες, απαιτείται μια ουρά κλήσεων. Η ουρά κλήσεων είναι ένα στοιχείο δρομολόγησης φωνής της ομάδας και απαιτεί συγκεκριμένη ρύθμιση της ουράς κλήσεων και αδειοδότηση για χρήστες που αποτελούν μέρος της ουράς.
Συγκεκριμένα, όλοι οι χρήστες που προστίθενται στην ουρά κλήσεων θα πρέπει να ρυθμιστούν ως χρήστες φωνής του Teams με εκχωρημένο αριθμό τηλεφώνου PSTN. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ρυθμίσετε το Teams Voice για χρήστες, ωστόσο η πιο απλή σύστασή μας για οργανισμούς που δεν έχουν διαμορφωμένη τη φωνή Teams επί του παρόντος, είναι να προσθέσετε την άδεια Teams Phone with Calling Plan για τους χρήστες της ουράς κλήσεων. Μόλις εκχωρηθεί η άδεια χρήσης, θα πρέπει να αποκτηθούν και να εκχωρηθούν αριθμοί τηλεφώνου για αυτούς τους χρήστες.
Ρυθμίστε μια ουρά κλήσεων Teams
Αφού προετοιμαστούν οι χρήστες για ουρές κλήσεων, η ουρά κλήσεων μπορεί να ρυθμιστεί για χρήση με το Neat Frame στη λειτουργία Teams Virtual Front Desk. Ο λογαριασμός πόρου που έχει εκχωρηθεί σε αυτήν την ουρά κλήσεων θα πρέπει να προστεθεί στην ενότητα Διαμορφωμένες επαφές των ρυθμίσεων VFD. Δεν χρειάζεται να εκχωρήσετε έναν αριθμό τηλεφώνου στον λογαριασμό πόρου της ουράς κλήσεων.
Πρόσθετες πληροφορίες και χρήσιμοι σύνδεσμοι
Ρυθμίστε ένα Teams Voice Auto Attendant
Εάν θέλετε να δώσετε πολλαπλές επιλογές στον χρήστη που αλληλεπιδρά με το Virtual Front Desk, συνιστάται η χρήση του Teams Auto Attendant. Σε σενάρια όπου χρησιμοποιείται Auto Attendant, αφού πατηθεί το κουμπί VFD για να ξεκινήσει η κλήση, ο χρήστης θα εμφανίσει επιλογές μενού όπως: πατήστε 1 για τον ρεσεψιονίστ, πατήστε 2 για υποστήριξη πελατών κ.λπ. Στο Neat Frame, το Θα χρειαστεί να εμφανιστεί το πληκτρολόγιο κλήσης για να κάνετε αυτήν την επιλογή. Οι προορισμοί για αυτές τις επιλογές αριθμών θα μπορούσαν να είναι ένας μεμονωμένος χρήστης, μια ουρά κλήσεων, ένας αυτόματος συνοδός κ.λπ. Ο λογαριασμός πόρων που έχει εκχωρηθεί σε αυτόν τον αυτόματο συνοδό θα πρέπει να προστεθεί στην ενότητα Διαμορφωμένη επαφή των ρυθμίσεων VFD. Δεν θα χρειαστεί να εκχωρήσετε αριθμό τηλεφώνου στον λογαριασμό πόρων Auto Attendant.
Χρήσιμοι σύνδεσμοι
- Προγράμματα κλήσεων αγοράς: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/callingplans-for-office-365#how-to-buy-calling-plans
- Εκχώρηση Τηλεφώνου Ομάδας με πρόσθετες άδειες προγράμματος κλήσεων σε χρήστες: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-add-on-licensing/assignteams-add-on-licenses#using-the-microsoft-365-admin-center
- Λάβετε αριθμούς τηλεφώνου για τους χρήστες σας: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#get-new-phone-numbersfor-your-users
- Προσθέστε μια τοποθεσία έκτακτης ανάγκης (σε κάθε χρήστη πρέπει να έχει εκχωρηθεί μια τοποθεσία έκτακτης ανάγκης): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/add-change-remove-emergencylocation-organization#using-the-microsoft-teams-admin-center
- Εκχωρήστε αριθμούς τηλεφώνου στους χρήστες: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#assign-phone-numbers-tousers
- Πώς να ρυθμίσετε μια ουρά κλήσεων Teams: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-call-queue?tabs=general-info
Σημείωμα: Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τη "Λειτουργία συνδιάσκεψης" σε ενεργοποιημένες όλες τις ουρές κλήσεων που χρησιμοποιούνται με την εικονική ρεσεψιόν. - Πώς να ρυθμίσετε ένα Teams Auto Attendant: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-auto-attendant?tabs=general-info
Τακτοποιημένο πλαίσιο – Οδηγός εικονικής ρεσεψιόν για Microsoft Teams
Έγγραφα / Πόροι
 |
Τακτοποιημένος Οδηγός εικονικής ρεσεψιόν Neat Frame για Ομάδες της Microsoft [pdf] Οδηγός χρήστη Neat Frame Virtual Front Desk Guide For Microsoft Teams, Neat Frame, Virtual Front Desk Guide For Microsoft Teams, Front Desk Guide For Microsoft Teams, Guide For Microsoft Teams, Microsoft Teams, Teams |