Leitfaden zur virtuellen Rezeption für Microsoft Teams

Aktualisiert November 2023

Ordentlicher Rahmen
Leitfaden zur virtuellen Rezeption für Microsoft Teams

Virtuelle Rezeption

Virtual Front Desk (VFD) ist eine Funktion auf Teams Display-Geräten, die es dem Gerät ermöglicht, als virtuelle Empfangsdame zu fungieren. VFD ermöglicht es Fachleuten, den Empfangsbetrieb zu optimieren. Begrüßen Sie Kunden, Kunden oder Patienten und interagieren Sie mit ihnen, egal ob vor Ort oder aus der Ferne. Steigern Sie die Produktivität, sparen Sie Kosten und hinterlassen Sie einen bleibenden ersten Eindruck. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung von VFD eine Microsoft Teams Shared Device-Lizenz benötigen.
Einrichtung einer virtuellen Rezeption
Wenn Sie sich bei Neat Frame mit einem Konto anmelden, dem die Microsoft Teams Shared-Lizenz zugewiesen ist, verwendet Frame standardmäßig die Teams-Hotdesk-Oberfläche. Um die Benutzeroberfläche auf Teams Virtual Front Desk zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Richten Sie eine virtuelle Rezeption ein

 

Weitere Informationen

Konfigurierte Kontaktmöglichkeiten:
Der konfigurierte Kontakt gibt an, wohin der Anruf weitergeleitet wird, wenn die VFD-Taste gedrückt wird. Die einfachste Einrichtung (und eine nützliche Einrichtung, um sicherzustellen, dass die Ersteinrichtung funktioniert) besteht darin, einen einzelnen Teams-Benutzer als virtuellen Agenten zu bestimmen, sodass dieser Benutzer den Anruf entgegennimmt, wenn die Taste gedrückt wird. Es gibt insgesamt drei Kontaktmöglichkeiten:

1. Ein einzelner Teambenutzer – Anruf wird nur an diesen Benutzer weitergeleitet. 2. Ressourcenkonto, das der MSFT Teams-Anrufwarteschlange zugewiesen ist – die Anrufwarteschlange kann Anrufe an mehrere sprachgesteuerte Teams-Benutzer weiterleiten. 3. Ressourcenkonto, das der automatischen Telefonzentrale von MSFT Teams zugewiesen ist – die automatische Telefonzentrale stellt eine Menüstrukturoption bereit (z. B. wählen Sie 1 für Empfang, 2 für Helpdesk usw.) und kann dann an den Sprachbenutzer oder die Anrufwarteschleife von Teams weitergeleitet werden.

Vorbereiten von Benutzern für die Anrufwarteschlange (oder die automatische Telefonvermittlung):
In Szenarien, in denen mehrere Remote-Agenten benötigt werden, ist eine Anrufwarteschlange erforderlich. Die Anrufwarteschlange ist ein Sprachroutingelement von Teams und erfordert eine spezielle Einrichtung der Anrufwarteschlange und eine Lizenzierung für Benutzer, die Teil der Warteschlange sind.
Insbesondere müssen alle zur Anrufwarteschlange hinzugefügten Benutzer als Teams-Sprachbenutzer mit zugewiesener PSTN-Telefonnummer eingerichtet werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Teams-Voice für Benutzer einzurichten. Unsere einfachste Empfehlung für Organisationen, die derzeit nicht über Teams-Voice konfiguriert sind, besteht jedoch darin, den Benutzern in der Anrufwarteschlange die Lizenz „Teams Phone with Calling Plan“ hinzuzufügen. Sobald die Lizenz zugewiesen wurde, müssen für diese Benutzer Telefonnummern erworben und zugewiesen werden.
Richten Sie eine Teams-Anrufwarteschlange ein
Nachdem Benutzer auf Anrufwarteschlangen vorbereitet wurden, kann die Anrufwarteschlange für die Verwendung mit Neat Frame im Teams Virtual Front Desk-Modus eingerichtet werden. Das Ressourcenkonto, das dieser Anrufwarteschlange zugewiesen ist, muss zum Abschnitt „Konfigurierter Kontakt“ der VFD-Einstellungen hinzugefügt werden. Es ist nicht erforderlich, dem Anrufwarteschlangen-Ressourcenkonto eine Telefonnummer zuzuweisen.

Zusätzliche Informationen und hilfreiche Links
Richten Sie eine automatische Sprachvermittlung für Teams ein
Wenn Sie dem Benutzer, der mit Virtual Front Desk interagiert, mehrere Optionen bieten möchten, wird die Verwendung von Teams Auto Attendant empfohlen. In Szenarien, in denen eine automatische Vermittlung verwendet wird, werden dem Benutzer nach dem Drücken der VFD-Taste zum Einleiten des Anrufs Menüoptionen angezeigt, z. B.: Drücken Sie 1 für den Empfangsmitarbeiter, drücken Sie 2 für den Kundensupport usw. Auf Neat Frame wird der Um diese Auswahl treffen zu können, muss das Wählfeld angezeigt werden. Ziele für diese Nummernauswahl können ein einzelner Benutzer, eine Anrufwarteschlange, eine automatische Telefonzentrale usw. sein. Das Ressourcenkonto, das dieser automatischen Telefonzentrale zugewiesen ist, muss zum Abschnitt „Konfigurierte Kontakte“ der VFD-Einstellungen hinzugefügt werden. Sie müssen dem Auto Attendant-Ressourcenkonto keine Telefonnummer zuweisen.

Hilfreiche Links

• Anrufpläne kaufen: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/callingplans-for-office-365#how-to-buy-calling-plans
• Zuweisen von Teams Phone mit Anrufplan-Add-on-Lizenzen zu Benutzern: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-add-on-licensing/assignteams-add-on-licenses#using-the-microsoft-365-admin-center
• Erhalten Sie Telefonnummern für Ihre Benutzer: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#get-new-phone-numbersfor-your-users
• Fügen Sie einen Notfallstandort hinzu (jedem Benutzer muss ein Notfallstandort zugewiesen sein): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/add-change-remove-emergencylocation-organization#using-the-microsoft-teams-admin-center
• Weisen Sie Benutzern Telefonnummern zu: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/getting-phone-numbers-for-your-users#assign-phone-numbers-tousers
• So richten Sie eine Teams-Anrufwarteschlange ein: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-call-queue?tabs=general-info
  Notiz: Stellen Sie sicher, dass der „Konferenzmodus“ so eingestellt ist, dass alle mit Virtual Front Desk genutzten Anrufwarteschlangen aktiviert sind.
• So richten Sie eine automatische Teams-Attendant-Funktion ein: https://learn.microsoft.com/enus/microsoftteams/create-a-phone-system-auto-attendant?tabs=general-info

Neat Frame – Leitfaden zur virtuellen Rezeption für Microsoft Teams

Dokumente / Ressourcen

Neat Frame Virtual Front Desk Guide für Microsoft Teams [pdf] Benutzerhandbuch Neat Frame Virtual Front Desk Guide für Microsoft Teams, Neat Frame, Virtual Front Desk Guide für Microsoft Teams, Front Desk Guide für Microsoft Teams, Guide für Microsoft Teams, Microsoft Teams, Teams

Verweise

• Bedienungsanleitung