BOOST SOLUTIONS Excel 導入應用程序用戶指南

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1 BOOST SOLUTIONS Excel 導入應用程序

2 介紹

3 如何使用 Excel 導入應用程序

3.1 導入電子表格

3.2 支持的 SharePoint 列類型

BOOST SOLUTIONS Excel 導入應用程序

版權
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介紹

SharePoint Excel 導入應用程序允許業務用戶導入任何 Excel 電子表格（.xlsx、.xls 或 .csv file) 到 SharePoint Online 列表並手動或自動映射數據字段。
使用 Excel 導入應用程序，用戶可以將數據導入大多數內置類型的 SharePoint 列，包括單行文本、多行文本、選擇、數字、日期和時間、貨幣、人員或組、查找、是/否和超鏈接或圖片。
本用戶指南用於指導用戶如何使用此應用程序。
有關本指南和其他指南的最新副本，請訪問：
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如何使用 Excel 導入應用程序

導入電子表格

若要導入電子表格，您必須至少具有列表中的添加項目和編輯項目權限，或者是具有列表中的添加項目和編輯項目權限的 SharePoint Online 組的成員。

輸入要將電子表格導入到的列表。（進入具體文件夾，可以導入電子表格到文件夾。）
單擊頂部操作欄中的導入 Excel。（導入 Excel 在經典 SharePoint 體驗中不可用。）

在“Excel 導入”對話框的“從電子表格導入”部分中，將 Excel file 您打算導入到虛線框區域（或單擊拖放或單擊此處選擇Excel file 選擇 Excel 或 CSV file).
一旦Excel file 上傳後，包含的工作表將被加載並可供導入。在工作表部分，選擇要導入的工作表。
使用 Excel 中的選項跳過標題行來決定是否導入第一行。默認情況下啟用此選項，如果第一行中沒有字段標題或不想將第一行用作字段標題，則可以手動禁用此選項。

在“列映射”部分中，選擇 Excel 中的列並將它們映射到列表列。
默認情況下，每當加載工作表時，都會自動映射具有相同名稱的列。此外，必填列將標有紅色星號並自動選中。
在過濾器部分，選擇數據范圍並導入您需要的數據。如果取消選擇此選項，將導入 Excel 工作表中的所有行。如果您選中從 [] 導入到 [] 選項旁邊的複選框，並指定數據范圍，例如從第 2 行到第 8 行，則只會將指定的行導入到列表中。

在“導入選項”部分，指定是否要使用 Excel 更新 SharePoint 列表 file.
首次導入時，無需勾選此項。

但是，如果您之前已經導入過數據，您可能需要決定在將 Excel 導入到 SharePoint 時如果發現重複項應採取什麼操作。
執行此操作之前，您需要啟用導入時檢查重複記錄選項。
SharePoint 列表和 Excel 工作表中都可能存在重複記錄。為了檢查重複記錄，必須指定一個Key來識別重複記錄。
鍵列是唯一標識 Excel 和 SharePoint 列表之間記錄的列（如 ID 列）。您可以指定多個鍵列。

筆記
只有在“列映射”部分中選擇的列才能用作鍵列。
這些列可以設置為鍵列：單行文本、選項、數字、日期和時間、貨幣和是/否。

啟用導入時檢查重複記錄選項後，如果在將 Excel 導入列表時發現任何重複項，可以採取兩種操作。

跳過重複記錄
Excel 導入應用程序比較 Excel 和 SharePoint Online 列表中關鍵列的值，如果兩邊的值相同，則記錄將被識別為重複。
導入時將跳過 Excel 電子表格中被識別為重複記錄的數據，僅導入剩餘的唯一記錄。

更新重複記錄
Excel 導入應用程序比較 Excel 和 SharePoint Online 列表中的 Key 列的值，如果兩邊的值相同，則記錄將被識別為重複。
對於重複記錄，Excel Import App 會將 SharePoint Online 列表中重複記錄中的信息更新為 Excel 電子表格中的相應信息。然後，電子表格的剩餘數據將被視為新記錄並相應地導入。
筆記
如果關鍵列在 Excel 或列表中不唯一，則重複記錄將被跳過。
對於前ample，假設您已將訂單 ID 列設置為鍵：
如果 Excel 中有多條訂單 ID 列值相同的記錄，這些記錄將被識別為重複並被跳過。
如果列表中Order ID 列的值相同的記錄有多條，則列表中的記錄將被識別為重複並跳過。
然後單擊“導入”按鈕。

導入過程完成後，您可以看到導入結果如下。單擊關閉按鈕退出。
在列表中，你會發現Excel的所有記錄 file 已導入到列表中，如下所示。

支持的 SharePoint 列類型

Excel 導入應用程序支持最流行的 SharePoint 列，包括單行文本、多行文本、選擇、數字、日期和時間、貨幣、人員或組、查找、是/否以及超鏈接或圖片。導入 Excel 時，您可以將 Excel 列映射到這些 SharePoint 列 file.

但是，對於某些列類型，您需要注意一些提示：

選擇
選擇列是內置的 SharePoint Online 列，具有預定義的值，要將值導入此列類型，您需要檢查並確保值和大小寫在 Excel 和列表中相同。

要將多個值導入 Choice 列，這些值應以逗號“,”分隔。

對於前ample，Category欄的值必須用“,”隔開，如下圖，才能導入成功。

查找列
若要將值導入到 SharePoint 查找列，它要求值是文本或數字。這意味著在該列中選擇的列應該是單行文本或數字列。

如果您計劃將多個值導入 Choice 列，則這些值應以“;”分隔。

對於前amp樂， Related Cases 列的值必須用“;”分隔如下所示，則可以成功將它們導入到查找列中。

人員或組列
要將名稱導入 SharePoint 個人或組列，用戶在 Excel 中的名稱應該是登錄名、顯示名稱或電子郵件地址；如果您需要向該列導入多個值，這些值應該用“;”分隔。
對於前ample，如下圖所示的顯示名稱或電子郵件地址可以成功導入到人員或組列中。

附錄一：訂閱管理

自首次使用之日起，您可以在 30 天內使用 Excel Import App 試用訂閱。
如果試用訂閱期結束，您將需要購買訂閱。
Excel Import App 的訂閱是按網站（以前稱為“網站集”）或租戶每年進行的。
對於網站集訂閱，沒有最終用戶限制。網站集中的所有用戶都可以訪問該應用程序。
對於租戶訂閱，沒有網站或網站集限制。所有用戶都可以訪問同一租戶內所有網站或網站集中的應用程序。

檢查訂閱狀態

當您打開 Excel 導入對話框時，訂閱狀態將顯示在對話框的頂部。
當訂閱在 30 天內即將到期時，通知消息將始終顯示剩余天數。
要更新訂閱狀態，請將鼠標放在通知消息上並單擊它，然後將加載新狀態。
如果訂閱狀態沒有變化，請清空瀏覽器緩存後重新點擊。
一旦訂閱狀態變為如下Your subscription is invalid，則表示您的訂閱已過期。
請寄給我們（sales@boostsolutions.com）網站 URL 進行訂閱或續訂。

查找網站集 URL

獲取網站（以前稱為網站集） URL，請轉到新 SharePoint 管理中心的活動站點頁面。
單擊站點以打開帶有站點設置的窗口。在常規選項卡中，單擊編輯鏈接，然後您可以獲取該站點 URL.如果您的網站 URL 更改，請將新的發送給我們 URL 更新訂閱。

查找租戶 ID

要獲取租戶 ID，請先轉到 SharePoint 管理中心。
從 SharePoint 管理中心，單擊左側導航中的更多功能鏈接，然後單擊應用程序下的打開按鈕。
在“管理應用程序”頁面中，單擊左側導航中的“更多功能”鏈接。
然後單擊應用程序權限下的打開按鈕。
應用權限頁面列出了所有應用，包括應用顯示名稱和應用標識符。在 App Identifier 欄中，@符號後面的部分是您的租戶 ID。
請寄給我們（sales@boostsolutions.com) 租戶 ID 以進行訂閱或續訂。
或者您可以通過 Azure 門戶查找租戶 ID。
登入 Azure 入口網站。
選擇 Azure 活動目錄。
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