BOOST SOLUTIONS Application d'importation Excel

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Introduction

L'application d'importation SharePoint Excel permet aux utilisateurs professionnels d'importer n'importe quelle feuille de calcul Excel (.xlsx, .xls ou .csv file) dans une liste SharePoint Online et mappez les champs de données manuellement ou automatiquement.
À l'aide de l'application d'importation Excel, les utilisateurs peuvent importer des données dans la plupart des types de colonnes SharePoint intégrés, y compris une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, choix, nombre, date et heure, devise, personnes ou groupe, recherche, oui/non et Lien hypertexte ou images.
Ce guide de l'utilisateur est utilisé pour expliquer à l'utilisateur comment utiliser cette application.
Pour obtenir la dernière copie de ce guide et d'autres guides, veuillez visiter :
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Comment utiliser l'application d'importation Excel

Importer une feuille de calcul

Pour importer une feuille de calcul, vous devez disposer au moins des autorisations Ajouter des éléments et Modifier les éléments dans la liste ou être membre du groupe SharePoint Online disposant des autorisations Ajouter des éléments et Modifier les éléments dans la liste.

 

• Saisissez la liste dans laquelle vous souhaitez importer une feuille de calcul. (Entrez le dossier spécifique, vous pouvez importer une feuille de calcul dans le dossier.)
• Cliquez sur Importer Excel dans la barre d'action supérieure. (Importer Excel n'est pas disponible dans l'expérience SharePoint classique.)
• Dans la boîte de dialogue Importation Excel, dans la section Importer depuis une feuille de calcul, faites glisser le file vous avez l'intention d'importer dans la zone en pointillés (ou cliquez sur Glisser-déposer ou cliquez ici pour sélectionner un fichier Excel file choisir un fichier Excel ou CSV file).
• Une fois l'Excel file est téléchargé, les feuilles incluses seront chargées et disponibles pour l'importation. Dans la section Feuille, sélectionnez une feuille que vous souhaitez importer.
  Utilisez l'option Ignorer la ligne d'en-tête dans Excel pour décider d'importer ou non la première ligne. Cette option est activée par défaut et peut être désactivée manuellement si vous n'avez pas de titres de champ dans la première ligne ou si vous ne souhaitez pas utiliser la première ligne comme titres de champ.
• Dans la section Mappage de colonnes, sélectionnez les colonnes dans Excel et mappez-les aux colonnes de liste.
  Par défaut, les colonnes portant le même nom seront automatiquement mappées à chaque chargement d'une feuille. De plus, les colonnes requises seront marquées d'un astérisque rouge et sélectionnées automatiquement.
• Dans la section Filtre, sélectionnez la plage de données et importez les données dont vous avez besoin. Si vous désélectionnez cette option, toutes les lignes de la feuille Excel seront importées.Si vous cochez la case à côté de l'option Importer de [] à [] et spécifiez la plage de données, par exemple de la ligne 2 à 8, seules les lignes spécifiées seront importées dans la liste.
• Dans la section Options d'importation, indiquez si vous souhaitez mettre à jour la liste SharePoint à l'aide d'un fichier Excel file.
  Pour la première importation, il n'est pas nécessaire de sélectionner cette option.

Mais si vous avez déjà importé des données auparavant, vous devrez peut-être décider de l'action à entreprendre si des doublons sont trouvés lors de l'importation d'Excel vers SharePoint.
Avant de faire cela, vous devez activer l'option Vérifier les enregistrements en double lors de l'importation.
Des enregistrements en double peuvent exister à la fois dans la liste SharePoint et dans la feuille Excel. Afin de vérifier les enregistrements en double, une clé doit être spécifiée pour identifier les enregistrements en double.
Une colonne clé est une colonne qui identifie de manière unique les enregistrements entre Excel et la liste SharePoint (comme une colonne ID). Vous pouvez spécifier plusieurs colonnes clés.

Note
Seules les colonnes qui ont été sélectionnées dans la section Mappage de colonne peuvent être utilisées comme colonne clé.
Ces colonnes peuvent être définies en tant que colonnes clés : Une seule ligne de texte, Choix, Numéro, Date et heure, Devise et Oui/Non.

Une fois que l'option Vérifier les enregistrements en double lors de l'importation est activée, deux actions peuvent être entreprises si des doublons sont trouvés lors de l'importation d'Excel dans la liste.

• Ignorer les enregistrements en double
  L'application d'importation Excel compare les valeurs de la colonne clé dans la liste Excel et SharePoint Online, si les valeurs sont identiques des deux côtés, les enregistrements seront identifiés comme doublons.
  Les données qui ont été identifiées comme enregistrements en double dans une feuille de calcul Excel seront ignorées lors de l'importation et seuls les enregistrements uniques restants seront importés.
• Mettre à jour les enregistrements en double
  L'application d'importation Excel compare les valeurs de la colonne Clé dans la liste Excel et SharePoint Online, si les valeurs sont identiques des deux côtés, les enregistrements seront identifiés comme doublons.
  Pour les enregistrements en double, Excel Import App mettra à jour les informations dans les enregistrements en double dans la liste SharePoint Online avec les informations correspondantes dans la feuille de calcul Excel. Ensuite, les données restantes de la feuille de calcul seront considérées comme de nouveaux enregistrements et importées en conséquence.
  Note
  Si la colonne clé n'est pas unique dans Excel ou dans la liste, les enregistrements en double seront ignorés.
  Par exempleample, supposons que vous ayez défini la colonne Order ID comme clé :
  S'il existe plusieurs enregistrements dans Excel avec la même valeur de colonne ID de commande, ces enregistrements seront identifiés comme doublons et ignorés.
  S'il existe plusieurs enregistrements avec la même valeur de colonne ID de commande dans la liste, les enregistrements de la liste seront identifiés comme doublons et ignorés.
• Et puis cliquez sur le bouton Importer.
• Une fois le processus d'importation terminé, vous pouvez voir les résultats de l'importation comme suit. Cliquez sur le bouton Fermer pour quitter.
• Le dans la liste, vous trouverez que tous les enregistrements d'Excel file ont été importés dans la liste comme suit.

Types de colonnes SharePoint pris en charge

Les colonnes SharePoint les plus populaires sont prises en charge par Excel Import App, y compris une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, choix, nombre, date et heure, devise, personnes ou groupe, recherche, oui/non et lien hypertexte ou images. Vous pouvez mapper des colonnes Excel à ces colonnes SharePoint lors de l'importation d'un fichier Excel file.

Cependant, pour certains types de colonnes, vous devez tenir compte de quelques conseils :

Choix
La colonne de choix est une colonne SharePoint Online intégrée avec des valeurs prédéfinies. Pour importer des valeurs dans ce type de colonne, vous devez vérifier et vous assurer que la valeur et la casse sont identiques dans Excel et dans la liste.

Pour importer plusieurs valeurs dans une colonne Choix, les valeurs doivent être séparées par une virgule " ".

Par exempleample, les valeurs de la colonne Catégorie doivent être séparées par "," comme suit, puis elles peuvent être importées avec succès.

Colonne de recherche
Pour importer une valeur dans une colonne de recherche SharePoint, la valeur doit être un texte ou un nombre. Cela signifie que la colonne sélectionnée de Dans cette colonne doit être une seule ligne de texte ou une colonne numérique.

Si vous envisagez d'importer plusieurs valeurs dans une colonne Choix, les valeurs doivent être séparées par " ;".

Par exempleample, les valeurs de la colonne Related Cases doivent être séparées par ";" comme suit, ils peuvent être importés avec succès dans une colonne de recherche.

Colonne Personne ou Groupe
Pour importer des noms dans une colonne Personne ou Groupe SharePoint, le nom de l'utilisateur dans Excel doit être un nom de connexion, un nom d'affichage ou une adresse e-mail ; si vous avez besoin d'importer plusieurs valeurs dans cette colonne, les valeurs doivent être séparées par ";".
Par exempleample, le nom d'affichage ou l'adresse e-mail comme indiqué dans la figure ci-dessous peut être importé avec succès dans la colonne Personne ou Groupe.

Annexe 1 : Gestion des abonnements

Vous pouvez utiliser l'abonnement d'essai d'Excel Import App pendant une période de 30 jours à compter de la première utilisation.
Si la période d'abonnement d'essai se termine, vous devrez acheter un abonnement.
L'abonnement à Excel Import App est par site (anciennement appelé « collection de sites ») ou locataire annuel.
Pour l'abonnement à la collection de sites, il n'y a pas de limitation d'utilisateur final. Tous les utilisateurs de la collection de sites peuvent accéder à l'application.
Pour l'abonnement client, il n'y a pas de limitation de sites ou de collection de sites. Tous les utilisateurs peuvent accéder à l'application dans tous les sites ou collections de sites au sein du même locataire.

Vérification de l'état de l'abonnement

• Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Importation Excel, le statut de l'abonnement s'affiche en haut de la boîte de dialogue.
  Lorsque l'abonnement est sur le point d'expirer dans les 30 jours, le message de notification affichera toujours les jours restants.
• Pour mettre à jour le statut de l'abonnement, placez la souris sur le message de notification et cliquez dessus, puis le nouveau statut sera chargé.
  Si le statut de l'abonnement ne change pas, veuillez vider le cache du navigateur et cliquer à nouveau.
• Une fois que le statut de l'abonnement devient Votre abonnement est invalide comme suit, cela signifie que votre abonnement a expiré.
• Veuillez nous envoyer (sales@boostsolutions.com) le site URL procéder à une souscription ou à un renouvellement.

Recherche de la collection de sites URL

• Pour obtenir le site (anciennement appelé collection de sites) URL, accédez à la page Sites actifs du nouveau centre d'administration SharePoint.
• Cliquez sur le site pour ouvrir une fenêtre avec les paramètres du site. Dans l'onglet Général, cliquez sur le lien Modifier, puis vous pouvez obtenir le site URL.Si votre site URL changements, veuillez nous envoyer le nouveau URL pour mettre à jour l'abonnement.

Trouver l'ID du locataire 

• Pour obtenir l'ID de locataire, veuillez d'abord vous rendre dans le centre d'administration SharePoint.
• Dans le centre d'administration SharePoint, cliquez sur le lien Plus de fonctionnalités dans la navigation de gauche, puis cliquez sur le bouton Ouvrir sous Applications.
• Dans la page Gérer les applications, cliquez sur le lien Plus de fonctionnalités dans la navigation de gauche.
• Et puis cliquez sur le bouton Ouvrir sous Autorisations de l'application.
• La page des autorisations d'application répertorie toutes les applications, y compris le nom d'affichage de l'application et les identifiants de l'application. Dans la colonne App Identifier, la partie après le symbole @ est votre identifiant de locataire.
  Veuillez nous envoyer (sales@boostsolutions.com) l'identifiant du locataire pour procéder à un abonnement ou à un renouvellement.
  Ou vous pouvez trouver l'ID de locataire via le portail Azure.
• Connectez-vous au portail Azure.
• Sélectionnez Azure Active Directory.
• Sélectionnez Propriétés.
• Ensuite, faites défiler jusqu'au champ ID de locataire. Vous pouvez trouver l'ID de locataire dans la boîte.

Documents / Ressources

BOOST SOLUTIONS Application d'importation Excel [pdf] Guide de l'utilisateur Application d'importation Excel, application d'importation, importation Excel, importation, application

Références

• Manuel d'utilisation