SOLUCIONES BOOST Aplicación de importación de Excel

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Introducción

La aplicación de importación de Excel de SharePoint permite a los usuarios comerciales importar cualquier hoja de cálculo de Excel (.xlsx, .xls o .csv file) en una lista de SharePoint Online y asignar campos de datos de forma manual o automática.
Con la aplicación de importación de Excel, los usuarios pueden importar datos a la mayoría de los tipos integrados de columnas de SharePoint, incluidas una sola línea de texto, varias líneas de texto, elección, número, fecha y hora, moneda, personas o grupos, búsqueda, sí/no y Hipervínculo o Imágenes.
Esta guía del usuario se usa para instruir al usuario sobre cómo usar esta aplicación.
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Cómo usar la aplicación de importación de Excel

Importar una hoja de cálculo

Para importar una hoja de cálculo, debe tener al menos permisos para agregar elementos y editar elementos en la lista o ser miembro del grupo de SharePoint Online que tenga permisos para agregar elementos y editar elementos en la lista.

 

• Ingrese la lista a la que desea importar una hoja de cálculo. (Ingrese la carpeta específica, puede importar una hoja de cálculo a la carpeta).
• Haga clic en Importar Excel en la barra de acción superior. (Importar Excel no está disponible en la experiencia clásica de SharePoint).
• En el cuadro de diálogo Importar de Excel, en la sección Importar desde hoja de cálculo, arrastre el Excel file desea importar al área del cuadro punteado (o haga clic en Arrastrar y soltar o haga clic aquí para seleccionar un Excel file para elegir un Excel o CSV file).
• Una vez que Excel file se carga, las hojas incluidas se cargarán y estarán disponibles para importar. En la sección Hoja, seleccione una hoja que desee importar.
  Utilice la opción Omitir fila de encabezado en Excel para decidir si importar o no la primera fila. Esta opción está habilitada de manera predeterminada y se puede deshabilitar manualmente si no tiene títulos de campo en la primera fila o si no desea usar la primera fila como títulos de campo.
• En la sección Asignación de columnas, seleccione las columnas en Excel y asígnelas a columnas de lista.
  De forma predeterminada, las columnas con el mismo nombre se asignarán automáticamente cada vez que se cargue una hoja. Además, las columnas obligatorias se marcarán con un asterisco rojo y se seleccionarán automáticamente.
• En la sección Filtro, seleccione el rango de datos e importe los datos que necesita. Si anula la selección de esta opción, se importarán todas las filas de la hoja de Excel.Si selecciona la casilla de verificación junto a la opción Importar de [] a [] y especifica el rango de datos, como de la fila 2 a la 8, solo se importarán a la lista las filas especificadas.
• En la sección Opciones de importación, especifique si desea actualizar la lista de SharePoint usando un Excel file.
  Para la importación por primera vez, no es necesario seleccionar esta opción.

Pero si ya importó datos anteriormente, es posible que deba decidir qué acción se debe tomar si se encuentran duplicados al importar Excel a SharePoint.
Antes de hacer esto, debe habilitar la opción Verificar registros duplicados al importar.
Pueden existir registros duplicados tanto en la lista de SharePoint como en la hoja de Excel. Para verificar registros duplicados, se debe especificar una clave para identificar registros duplicados.
Una columna clave es aquella que identifica registros de forma única entre Excel y la lista de SharePoint (como una columna de ID). Puede especificar más de una columna clave.

Nota
Solo las columnas que se han seleccionado en la sección Asignación de columnas se pueden utilizar como columna clave.
Estas columnas se pueden configurar como columnas clave: una sola línea de texto, elección, número, fecha y hora, moneda y sí/no.

Una vez que la opción Verificar registros duplicados al importar está habilitada, hay dos acciones que se pueden tomar si se encuentran duplicados al importar Excel a la lista.

• Saltar registros duplicados
  La aplicación de importación de Excel compara los valores de la columna clave en la lista de Excel y SharePoint Online, si los valores son iguales en ambos lados, los registros se identificarán como duplicados.
  Los datos que se identificaron como registros duplicados en una hoja de cálculo de Excel se omitirán al importar y solo se importarán los registros únicos restantes.
• Actualizar registros duplicados
  La aplicación de importación de Excel compara los valores de la columna Clave en la lista de Excel y SharePoint Online, si los valores son iguales en ambos lados, los registros se identificarán como duplicados.
  Para los registros duplicados, la aplicación de importación de Excel actualizará la información de los registros duplicados en la lista de SharePoint Online con la información correspondiente en la hoja de cálculo de Excel. Luego, los datos restantes de la hoja de cálculo se considerarán como nuevos registros y se importarán en consecuencia.
  Nota
  Si la columna clave no es única en Excel o en la lista, se omitirán los registros duplicados.
  Por ejemploample, supongamos que ha configurado la columna ID de pedido como clave:
  Si hay varios registros en Excel con el mismo valor de la columna ID de pedido, estos registros se identificarán como duplicados y se omitirán.
  Si hay varios registros con el mismo valor de la columna ID de pedido en la lista, los registros de la lista se identificarán como duplicados y se omitirán.
• Y luego haga clic en el botón Importar.
• Una vez finalizado el proceso de importación, puede ver los resultados de la importación de la siguiente manera. Haga clic en el botón Cerrar para salir.
• En la lista, encontrará que todos los registros de Excel file han sido importados a la lista de la siguiente manera.

Tipos de columna de SharePoint admitidos

Las columnas de SharePoint más populares son compatibles con la aplicación de importación de Excel, que incluye una sola línea de texto, varias líneas de texto, elección, número, fecha y hora, moneda, personas o grupos, búsqueda, sí/no e hipervínculo o imágenes. Puede asignar columnas de Excel a estas columnas de SharePoint al importar un Excel file.

Sin embargo, para algunos tipos de columnas, hay algunos consejos que debe tener en cuenta:

Elección
La columna Choice es una columna integrada de SharePoint Online con valores predefinidos, para importar valores en este tipo de columna, debe verificar y asegurarse de que el valor y el caso sean los mismos en Excel y en la lista.

Para importar varios valores en una columna de Elección, los valores deben estar separados por comas ",".

Por ejemploample, los valores de la columna Categoría deben estar separados por "," como se muestra a continuación, luego se pueden importar con éxito.

Columna de búsqueda
Para importar valor a una columna de búsqueda de SharePoint, requiere que el valor sea un texto o un número. Significa que la columna seleccionada de En esta columna debe ser una sola línea de texto o una columna numérica.

Si planea importar varios valores en una columna Elección, los valores deben estar separados por ";".

Por ejemploampel, los valores de la columna Casos Relacionados deben estar separados por “;” de la siguiente manera, luego se pueden importar a una columna de búsqueda con éxito.

Columna de persona o grupo
Para importar nombres a una columna de persona o grupo de SharePoint, el nombre del usuario en Excel debe ser un nombre de inicio de sesión, un nombre para mostrar o una dirección de correo electrónico; si necesita importar varios valores a esta columna, los valores deben estar separados por ";".
Por ejemploamparchivo, el nombre para mostrar o la dirección de correo electrónico que se muestra en la siguiente figura se puede importar con éxito en la columna Persona o Grupo.

Apéndice 1: Gestión de suscripciones

Puede usar la suscripción de prueba de la aplicación Excel Import durante un período de 30 días desde el día en que la usó por primera vez.
Si finaliza el período de suscripción de prueba, deberá comprar una suscripción.
La suscripción de la aplicación de importación de Excel es por sitio (anteriormente llamada "colección de sitios") o inquilino anualmente.
Para la suscripción a la colección de sitios, no hay limitación de usuarios finales. Todos los usuarios de la colección de sitios pueden acceder a la aplicación.
Para la suscripción de inquilinos, no hay limitación de sitios o colección de sitios. Todos los usuarios pueden acceder a la aplicación en todos los sitios o colecciones de sitios dentro del mismo inquilino.

Comprobación del estado de la suscripción

• Cuando abra el cuadro de diálogo Importar de Excel, el estado de la suscripción se mostrará en la parte superior del cuadro de diálogo.
  Cuando la suscripción esté a punto de caducar dentro de los 30 días, el mensaje de notificación siempre mostrará los días restantes.
• Para actualizar el estado de la suscripción, coloque el mouse sobre el mensaje de notificación y haga clic en él, luego se cargará el nuevo estado.
  Si el estado de la suscripción no cambia, borre el caché del navegador y haga clic nuevamente.
• Una vez que el estado de la suscripción cambia a Su suscripción no es válida como se indica a continuación, significa que su suscripción ha caducado.
• Por favor envíanos (ventas@boostsolutions.com) el sitio URL para proceder a una suscripción o renovación.

Búsqueda de la colección de sitios URL

• Para obtener el sitio (anteriormente llamado colección de sitios) URL, vaya a la página de sitios activos del nuevo centro de administración de SharePoint.
• Haga clic en el sitio para abrir una ventana con la configuración del sitio. En la pestaña General, haga clic en Editar enlace y luego puede obtener el sitio URL.Si su sitio URL cambios, por favor envíenos el nuevo URL para actualizar la suscripción.

Búsqueda de ID de inquilino 

• Para obtener el identificador de inquilino, primero vaya al centro de administración de SharePoint.
• Desde el centro de administración de SharePoint, haga clic en el vínculo Más características de la navegación izquierda y luego haga clic en el botón Abrir en Aplicaciones.
• En la página Administrar aplicaciones, haga clic en el enlace Más funciones de la barra de navegación de la izquierda.
• Y luego haga clic en el botón Abrir en Permisos de la aplicación.
• La página de permisos de la aplicación enumera todas las aplicaciones, incluido el nombre para mostrar de la aplicación y los identificadores de la aplicación. En la columna Identificador de aplicación, la parte que sigue al símbolo @ es su ID de inquilino.
  Por favor envíanos (ventas@boostsolutions.com) el ID del arrendatario para proceder a una suscripción o renovación.
  O puede encontrar el ID de inquilino a través de Azure Portal.
• Inicie sesión en el portal de Azure.
• Seleccione Azure Active Directory.
• Seleccionar Propiedades.
• Luego, desplácese hacia abajo hasta el campo ID de inquilino. Puede encontrar la identificación del inquilino en el cuadro.

Documentos / Recursos

SOLUCIONES BOOST Aplicación de importación de Excel [pdf] Guía del usuario Aplicación de importación de Excel, aplicación de importación, importación de Excel, importación, aplicación

Referencias

• Manual de usuario