GIẢI PHÁP BOOST Hướng dẫn sử dụng ứng dụng nhập Excel

Nội dung trốn

1 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG Ứng dụng Nhập Excel

2 Giới thiệu

3 Cách sử dụng ứng dụng nhập Excel

3.1 Nhập bảng tính

3.2 Các loại cột SharePoint được hỗ trợ

4 Phụ lục 1: Quản lý thuê bao

4.1 Tìm bộ sưu tập trang web URL

5 Tài liệu / Tài nguyên

5.1 Tài liệu tham khảo

6 Bài viết liên quan

GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG Ứng dụng Nhập Excel

Bản quyền
Bản quyền © 2022 Boost Solutions Co., Ltd. Bảo lưu mọi quyền.
Tất cả các tài liệu trong ấn phẩm này được bảo vệ bởi Bản quyền và không phần nào của ấn phẩm này có thể được sao chép, sửa đổi, hiển thị, lưu trữ trong hệ thống truy xuất hoặc truyền dưới bất kỳ hình thức nào hoặc bằng bất kỳ phương tiện nào, điện tử, cơ khí, sao chụp, ghi âm hoặc cách khác, mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của Boost Solutions.
Của chúng tôi web địa điểm: http://www.boostsolutions.com

Giới thiệu

Ứng dụng SharePoint Excel Import cho phép người dùng doanh nghiệp nhập bất kỳ bảng tính Excel nào (.xlsx, .xls hoặc .csv file) vào danh sách SharePoint Online và ánh xạ các trường dữ liệu theo cách thủ công hoặc tự động.
Sử dụng Excel Import App, người dùng có thể nhập dữ liệu vào hầu hết các loại cột SharePoint tích hợp sẵn, bao gồm Một dòng văn bản, Nhiều dòng văn bản, Lựa chọn, Số, Ngày và giờ, Tiền tệ, Mọi người hoặc Nhóm, Tra cứu, Có/Không và Siêu liên kết hoặc Hình ảnh.
Hướng dẫn sử dụng này được sử dụng để hướng dẫn người dùng cách sử dụng ứng dụng này.
Để có bản sao mới nhất của tài liệu này và các hướng dẫn khác, vui lòng truy cập:
http://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Cách sử dụng ứng dụng nhập Excel

Nhập bảng tính

Để nhập một Bảng tính, bạn phải có ít nhất các quyền Thêm Mục và Chỉnh sửa Mục trong danh sách hoặc là thành viên của nhóm SharePoint Online có quyền Thêm Mục và Chỉnh sửa Mục trong danh sách.

Nhập danh sách mà bạn muốn nhập bảng tính vào. (Nhập thư mục cụ thể, bạn có thể nhập bảng tính vào thư mục.)
Nhấp vào Nhập Excel trong thanh hành động trên cùng. (Nhập Excel không khả dụng trong trải nghiệm SharePoint cổ điển.)

Trong hộp thoại Nhập Excel, trong phần Nhập từ Bảng tính, hãy kéo biểu tượng Excel file bạn định nhập vào khu vực hộp chấm chấm (hoặc nhấp vào Kéo và thả hoặc nhấp vào đây để chọn tệp Excel file để chọn một Excel hoặc CSV file).
Một khi Excel file được tải lên, các trang tính đi kèm sẽ được tải và có sẵn để nhập. Trong phần Trang tính, hãy chọn một trang tính mà bạn muốn nhập.
Sử dụng tùy chọn Bỏ qua hàng tiêu đề trong Excel để quyết định có nhập hàng đầu tiên hay không. Tùy chọn này được bật theo mặc định và có thể được tắt theo cách thủ công nếu bạn không có tiêu đề trường ở hàng đầu tiên hoặc nếu bạn không muốn sử dụng hàng đầu tiên làm tiêu đề trường.

Trong phần Ánh xạ cột, hãy chọn các cột trong Excel và ánh xạ chúng vào danh sách các cột.
Theo mặc định, các cột có cùng tên sẽ được ánh xạ tự động bất cứ khi nào trang tính được tải. Ngoài ra, các cột bắt buộc sẽ được đánh dấu hoa thị màu đỏ và được chọn tự động.
Trong phần Bộ lọc, chọn phạm vi dữ liệu và nhập dữ liệu bạn cần. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn này, tất cả các hàng trong trang tính Excel sẽ được nhập.Nếu bạn chọn hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Nhập từ [] sang [] và chỉ định phạm vi dữ liệu, chẳng hạn như từ hàng 2 đến 8, thì chỉ những hàng đã chỉ định mới được nhập vào danh sách.

Trong phần Tùy chọn Nhập, hãy chỉ định xem bạn có muốn cập nhật danh sách SharePoint bằng Excel hay không file.
Đối với lần nhập đầu tiên, không cần thiết phải chọn tùy chọn này.

Tuy nhiên, nếu bạn đã nhập dữ liệu trước đó, bạn có thể cần phải quyết định hành động nào sẽ được thực hiện nếu phát hiện thấy trùng lặp khi nhập Excel vào SharePoint.
Trước khi thực hiện việc này, bạn cần bật tùy chọn Kiểm tra bản ghi trùng lặp khi nhập.
Các bản ghi trùng lặp có thể tồn tại trong cả danh sách SharePoint và Trang tính Excel. Để kiểm tra các bản ghi trùng lặp, Khóa phải được chỉ định để xác định các bản ghi trùng lặp.
Cột chính là cột xác định duy nhất các bản ghi giữa danh sách Excel và SharePoint (như cột ID). Bạn có thể chỉ định nhiều hơn một cột chính.

Ghi chú
Chỉ những cột đã được chọn trong phần Ánh xạ cột mới có thể được sử dụng làm cột chính.
Có thể đặt các cột này làm cột Chính: Một dòng văn bản, Lựa chọn, Số, Ngày và Giờ, Tiền tệ và Có/Không.

Khi tùy chọn Kiểm tra bản ghi trùng lặp khi nhập được bật, có hai hành động có thể được thực hiện nếu tìm thấy bất kỳ bản ghi trùng lặp nào khi nhập Excel vào danh sách.

Bỏ qua các bản ghi trùng lặp
Ứng dụng Nhập Excel so sánh các giá trị của cột chính trong danh sách Excel và SharePoint Online, nếu các giá trị giống nhau ở cả hai bên, các bản ghi sẽ được xác định là trùng lặp.
Dữ liệu đã được xác định là bản ghi trùng lặp trong bảng tính Excel sẽ bị bỏ qua khi nhập và chỉ những bản ghi duy nhất còn lại mới được nhập.

Cập nhật bản ghi trùng lặp
Ứng dụng Nhập Excel so sánh các giá trị của cột Khóa trong danh sách Excel và SharePoint Online, nếu các giá trị giống nhau ở cả hai bên, các bản ghi sẽ được xác định là trùng lặp.
Đối với các bản ghi trùng lặp, Excel Import App sẽ cập nhật thông tin trong các bản ghi trùng lặp trong danh sách SharePoint Online với thông tin tương ứng trong bảng tính Excel. Sau đó, dữ liệu còn lại của bảng tính sẽ được coi là bản ghi mới và được nhập tương ứng.
Ghi chú
Nếu cột khóa không phải là duy nhất trong Excel hoặc danh sách, các bản ghi trùng lặp sẽ bị bỏ qua.
Ví dụample, giả sử bạn đã đặt cột ID Đơn hàng làm khóa:
Nếu có nhiều bản ghi trong Excel có cùng giá trị của cột ID Đơn hàng, những bản ghi này sẽ được xác định là trùng lặp và bị bỏ qua.
Nếu có nhiều bản ghi có cùng giá trị của cột ID Đơn hàng trong danh sách, các bản ghi trong danh sách sẽ được xác định là trùng lặp và bị bỏ qua.
Và sau đó nhấp vào nút Nhập.

Sau khi quá trình nhập kết thúc, bạn có thể thấy kết quả nhập như sau. Nhấp vào nút Đóng để thoát.
Trong danh sách, bạn sẽ thấy rằng tất cả các bản ghi của Excel file đã được nhập vào danh sách như sau.

Các loại cột SharePoint được hỗ trợ

Hầu hết các cột SharePoint phổ biến đều được Excel Import App hỗ trợ, bao gồm một dòng văn bản, nhiều dòng văn bản, lựa chọn, số, ngày và giờ, tiền tệ, người hoặc nhóm, tra cứu, có/không và siêu liên kết hoặc ảnh. Bạn có thể ánh xạ các cột Excel với các cột SharePoint này khi nhập Excel file.

Tuy nhiên, đối với một số loại cột, có một số mẹo bạn cần quan tâm:

Sự lựa chọn
Cột lựa chọn là một cột tích hợp sẵn trong SharePoint Online với các giá trị được xác định trước, để nhập các giá trị vào loại cột này, bạn cần kiểm tra và đảm bảo rằng giá trị và kiểu chữ giống nhau trong Excel và danh sách.

Để nhập nhiều giá trị vào cột Lựa chọn, các giá trị phải được phân tách bằng dấu phẩy “,”.

Ví dụample, các giá trị của cột Danh mục phải được phân tách bằng dấu “,” như sau, thì chúng mới có thể được nhập thành công.

Cột tra cứu
Để nhập giá trị vào cột Tra cứu SharePoint, nó yêu cầu giá trị phải là văn bản hoặc số. Nó có nghĩa là cột đã chọn của Trong cột này phải là một dòng văn bản hoặc cột Số.

Nếu bạn định nhập nhiều giá trị vào cột Lựa chọn, thì các giá trị phải được phân tách bằng dấu “;”.

Ví dụamplà, các giá trị của cột Trường hợp liên quan phải được phân tách bằng dấu “;” như sau, thì chúng có thể được nhập thành công vào cột Tra cứu.

Cột Người hoặc Nhóm
Để nhập tên vào cột Người hoặc Nhóm SharePoint, tên người dùng trong Excel phải là tên đăng nhập, tên hiển thị hoặc địa chỉ email; nếu bạn cần nhập nhiều giá trị vào cột này, các giá trị phải được phân tách bằng dấu “;”.
Ví dụample, tên hiển thị hoặc địa chỉ email như minh họa trong hình bên dưới có thể được nhập thành công vào Cột Người hoặc Nhóm.

Phụ lục 1: Quản lý thuê bao

Bạn có thể sử dụng đăng ký dùng thử Excel Import App trong thời gian 30 ngày kể từ ngày bạn sử dụng lần đầu.
Nếu thời gian đăng ký dùng thử kết thúc, bạn sẽ cần phải mua một gói đăng ký.
Đăng ký Excel Import App là cho mỗi site (trước đây được gọi là "tuyển tập trang") hoặc đối tượng thuê hàng năm.
Đối với đăng ký tuyển tập trang, không có giới hạn người dùng cuối. Tất cả người dùng trong tuyển tập trang đều có thể truy nhập ứng dụng.
Đối với đăng ký đối tượng thuê, không có trang hoặc giới hạn tuyển tập trang. Tất cả người dùng có thể truy cập ứng dụng trong tất cả các trang hoặc tuyển tập trang trong cùng một đối tượng thuê.

Kiểm tra trạng thái đăng ký

Khi bạn mở hộp thoại Nhập Excel, trạng thái đăng ký sẽ được hiển thị ở đầu hộp thoại.
Khi đăng ký sắp hết hạn trong vòng 30 ngày, tin nhắn thông báo sẽ luôn hiển thị số ngày còn lại.
Để cập nhật trạng thái đăng ký, vui lòng đưa chuột vào thông báo và nhấp vào đó, trạng thái mới sẽ được tải.
Nếu trạng thái đăng ký không thay đổi, vui lòng xóa bộ nhớ cache của trình duyệt và nhấp lại.
Khi trạng thái đăng ký chuyển sang Trạng thái đăng ký của bạn không hợp lệ như sau, điều đó có nghĩa là đăng ký của bạn đã hết hạn.
Hãy gửi cho chúng tôi (sales@boostsolutions.com) trang web URL để tiến hành đăng ký hoặc gia hạn.

Tìm bộ sưu tập trang web URL

Để tải trang (trước đây được gọi là tuyển tập trang) URL, vui lòng truy cập trang Các trang đang hoạt động của trung tâm quản trị SharePoint mới.
Nhấp vào trang web để mở một cửa sổ có cài đặt trang web. Trong tab Chung, nhấp vào Chỉnh sửa liên kết và sau đó bạn có thể truy cập trang web URL.Nếu trang web của bạn URL thay đổi, vui lòng gửi cho chúng tôi cái mới URL để cập nhật đăng ký.

Tìm ID người thuê nhà

Để lấy ID đối tượng thuê, trước tiên hãy truy cập trung tâm quản trị SharePoint.
Từ trung tâm quản trị SharePoint, bấm vào liên kết Tính năng khác từ điều hướng bên trái, sau đó bấm vào nút Mở bên dưới Ứng dụng.
Trong trang Quản lý ứng dụng, nhấp vào liên kết Tính năng khác từ điều hướng bên trái.
Và sau đó nhấp vào nút Mở bên dưới Quyền của ứng dụng.
Trang Quyền ứng dụng liệt kê tất cả các ứng dụng, bao gồm tên hiển thị ứng dụng và số nhận dạng ứng dụng. Trong cột Mã định danh ứng dụng, phần sau biểu tượng @ là ID đối tượng thuê của bạn.
Hãy gửi cho chúng tôi (sales@boostsolutions.com) ID đối tượng thuê để tiến hành đăng ký hoặc gia hạn.
Hoặc bạn có thể tìm ID đối tượng thuê thông qua cổng Azure.
Đăng nhập vào cổng thông tin Azure.
Chọn Azure Active Directory.
Chọn Thuộc tính.