BOOST SOLUTIONS Приложение за импортиране на Excel

Авторско право
Авторско право © 2022 Boost Solutions Co., Ltd. Всички права запазени.
Всички материали, съдържащи се в тази публикация, са защитени с авторско право и никоя част от тази публикация не може да бъде възпроизвеждана, модифицирана, показвана, съхранявана в система за извличане или предавана под каквато и да е форма или по каквито и да било средства, електронни, механични, фотокопиране, запис или по друг начин, без предварителното писмено съгласие на Boost Solutions.
Нашите web сайт: http://www.boostsolutions.com

Въведение

Приложението за импортиране на SharePoint Excel позволява на бизнес потребителите да импортират всяка електронна таблица на Excel (.xlsx, .xls или .csv file) в списък на SharePoint Online и картографирайте полетата с данни ръчно или автоматично.
Използвайки приложението за импортиране на Excel, потребителите могат да импортират данни в повечето вградени типове колони на SharePoint, включително един ред текст, множество редове текст, избор, номер, дата и час, валута, хора или група, търсене, да/не и Хипервръзка или снимки.
Това ръководство за потребителя се използва, за да инструктира потребителя как да използва това приложение.
За най-новото копие на това и други ръководства, моля, посетете:
http://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Как да използвате приложението за импортиране на Excel

Импортиране на електронна таблица

За да импортирате електронна таблица, трябва да имате поне разрешения за добавяне на елементи и редактиране на елементи в списъка или да сте член на групата на SharePoint Online, който има разрешения за добавяне на елементи и редактиране на елементи в списъка.

 

• Въведете списъка, в който искате да импортирате електронна таблица. (Въведете конкретната папка, можете да импортирате като електронна таблица в папката.)
• Щракнете върху Импортиране на Excel в горната лента с действия. (Импортирането на Excel не е налично в класическото изживяване на SharePoint.)
• В диалоговия прозорец Импортиране на Excel, в секцията Импортиране от електронна таблица, плъзнете Excel file възнамерявате да импортирате в зоната с пунктирана кутия (или щракнете върху Плъзнете и пуснете или щракнете тук, за да изберете Excel file за да изберете Excel или CSV file).
• След като Excel file е качен, включените листове ще бъдат заредени и достъпни за импортиране. В раздела Лист изберете лист, който искате да импортирате.
  Използвайте опцията за пропускане на заглавния ред в Excel, за да решите дали да импортирате или не първия ред. Тази опция е активирана по подразбиране и може да бъде деактивирана ръчно, ако нямате заглавия на полета в първия ред или ако не искате да използвате първия ред като заглавия на полета.
• В секцията Съпоставяне на колони изберете колоните в Excel и ги съпоставете с колони от списък.
  По подразбиране колоните с едно и също име ще бъдат автоматично картографирани при всяко зареждане на лист. Освен това задължителните колони ще бъдат маркирани с червена звездичка и избрани автоматично.
• В секцията Филтър изберете диапазона от данни и импортирайте данните, от които се нуждаете. Ако премахнете отметката от тази опция, всички редове в листа на Excel ще бъдат импортирани.Ако поставите отметка в квадратчето до опцията Импортиране от [] до [] и посочите диапазона от данни, като например от ред 2 до 8, тогава само посочените редове ще бъдат импортирани в списъка.
• В раздела Опции за импортиране посочете дали искате да актуализирате списъка на SharePoint с помощта на Excel file.
  За импортиране за първи път не е необходимо да избирате тази опция.

Но ако вече сте импортирали данни преди, може да се наложи да решите какво действие трябва да се предприеме, ако се открият дубликати при импортиране на Excel в SharePoint.
Преди да направите това, трябва да активирате опцията Проверка на дублиращи се записи при импортиране.
Дублиращи се записи могат да съществуват както в списъка на SharePoint, така и в листа на Excel. За да проверите дублиращи се записи, трябва да бъде указан ключ за идентифициране на дублирани записи.
Ключовата колона е тази, която уникално идентифицира записи между списъка на Excel и SharePoint (като колона с ИД). Можете да посочите повече от една ключова колона.

Забележка
Само колони, които са избрани в раздела Съпоставяне на колони, могат да се използват като ключова колона.
Тези колони могат да бъдат зададени като ключови колони: Единичен ред текст, Избор, Номер, Дата и час, Валута и Да/Не.

След като опцията Проверка на дублиращи се записи при импортиране е активирана, има две действия, които могат да бъдат предприети, ако бъдат открити дубликати при импортиране на Excel в списъка.

• Пропускане на дублирани записи
  Приложението за импортиране на Excel сравнява стойностите на ключовата колона в списъка на Excel и SharePoint Online, ако стойностите са еднакви от двете страни, записите ще бъдат идентифицирани като дублиращи се.
  Данните, които са идентифицирани като дублиращи се записи в електронна таблица на Excel, ще бъдат пропуснати при импортиране и ще бъдат импортирани само останалите уникални записи.
• Актуализиране на дублирани записи
  Приложението за импортиране на Excel сравнява стойностите на колоната Ключ в списъка на Excel и SharePoint Online, ако стойностите са еднакви от двете страни, записите ще бъдат идентифицирани като дублиращи се.
  За дублиращите се записи Excel Import App ще актуализира информацията в дублиращите се записи в списъка на SharePoint Online със съответната информация в електронната таблица на Excel. След това останалите данни от електронната таблица ще се считат за нови записи и ще се импортират съответно.
  Забележка
  Ако ключовата колона не е уникална в Excel или списък, дублиращите се записи ще бъдат пропуснати.
  Напримерample, ако предположим, че сте задали колоната ID на поръчката като ключ:
  Ако има множество записи в Excel с една и съща стойност на колоната ID на поръчката, тези записи ще бъдат идентифицирани като дублирани и пропуснати.
  Ако има няколко записа с една и съща стойност на колоната ID на поръчката в списъка, записите в списъка ще бъдат идентифицирани като дублирани и пропуснати.
• И след това щракнете върху бутона Импортиране.
• След като процесът на импортиране приключи, можете да видите резултатите от импортирането, както следва. Щракнете върху бутона Затвори, за да излезете.
• В списъка ще откриете, че всички записи на Excel file са импортирани в списъка, както следва.

Поддържани типове колони на SharePoint

Най-популярните колони на SharePoint се поддържат от приложението за импортиране на Excel, включително един ред текст, множество редове текст, избор, номер, дата и час, валута, хора или група, търсене, да/не и хипервръзка или снимки. Можете да нанесете колони на Excel към тези колони на SharePoint, когато импортирате Excel file.

За някои типове колони обаче има някои съвети, за които трябва да се погрижите:

Избор
Колоната за избор е вградена колона в SharePoint Online с предварително дефинирани стойности, за да импортирате стойности в този тип колона, трябва да проверите и да се уверите, че стойността и регистърът на буквите са еднакви в Excel и в списъка.

За да импортирате няколко стойности в колона за избор, стойностите трябва да бъдат разделени със запетая „,“.

Напримерample, стойностите на колоната Category трябва да бъдат разделени с „,“ както следва, след което могат да бъдат импортирани успешно.

Колона за търсене
За да импортирате стойност в колона за търсене на SharePoint, тя изисква стойността да е текст или число. Това означава избрана колона от В тази колона трябва да има един ред текст или колона с числа.

Ако планирате да импортирате няколко стойности в колона за избор, стойностите трябва да бъдат разделени с „;“.

Напримерampле, стойностите на колоната Свързани случаи трябва да бъдат разделени с „;“ както следва, тогава те могат да бъдат успешно импортирани в колона за справка.

Колона за лице или група
За да импортирате имена в колона за лице или група на SharePoint, името на потребителя в Excel трябва да бъде име за влизане, показвано име или имейл адрес; ако трябва да импортирате няколко стойности в тази колона, стойностите трябва да бъдат разделени с „;“.
Напримерample, показваното име или имейл адрес, както е показано на фигурата по-долу, могат да бъдат успешно импортирани в колоната Лице или Група.

Приложение 1: Управление на абонаменти

Можете да използвате пробен абонамент за Excel Import App за период от 30 дни от деня, в който го използвате за първи път.
Ако пробният период на абонамента приключи, ще трябва да закупите абонамент.
Абонаментът за приложение за импортиране на Excel е годишен за сайт (наричан преди „колекция от сайтове“) или наемател.
За абонамент за колекция от сайтове няма ограничение за крайния потребител. Всички потребители в колекцията от сайтове имат достъп до приложението.
За абонамент за наемател няма ограничение за сайтове или колекция от сайтове. Всички потребители имат достъп до приложението във всички сайтове или колекции от сайтове в рамките на един и същи клиент.

Проверка на състоянието на абонамента

• Когато отворите диалоговия прозорец за импортиране на Excel, състоянието на абонамента ще се покаже в горната част на диалоговия прозорец.
  Когато абонаментът е на път да изтече в рамките на 30 дни, уведомителното съобщение винаги ще показва оставащите дни.
• За да актуализирате статуса на абонамента, моля, поставете мишката върху уведомителното съобщение и щракнете върху него, след което ще се зареди новият статус.
  Ако състоянието на абонамента не се промени, моля, изчистете кеша на браузъра и щракнете отново.
• След като статусът на абонамента стане Вашият абонамент е невалиден, както следва, това означава, че абонаментът ви е изтекъл.
• Моля, изпратете ни (sales@boostsolutions.com) сайта URL за да продължите абонамент или подновяване.

Намиране на колекция от сайтове URL

• За да получите сайт (по-рано наричан колекция от сайтове) URL, моля, отидете на страницата Активни сайтове на новия център за администриране на SharePoint.
• Щракнете върху сайта, за да отворите прозорец с настройки на сайта. В раздела Общи щракнете върху връзката Редактиране и след това можете да получите сайта URL.Ако вашият сайт URL промени, моля, изпратете ни новите URL за актуализиране на абонамента.

Намиране на ID на наемател 

• За да получите ИД на клиента, моля, първо отидете в центъра за администриране на SharePoint.
• От центъра за администриране на SharePoint щракнете върху връзката Още функции от лявата навигация и след това щракнете върху бутона Отвори под Приложения.
• В страницата Управление на приложения щракнете върху връзката Още функции от лявата навигация.
• И след това щракнете върху бутона Отвори под Разрешения за приложение.
• Страницата с разрешения за приложения изброява всички приложения, включително екранното име на приложението и идентификаторите на приложението. В колоната Идентификатор на приложението частта след символа @ е вашият ИД на наемател.
  Моля, изпратете ни (sales@boostsolutions.com) ИД на наемателя, за да продължите абонамент или подновяване.
  Или можете да намерите ИД на наемател чрез портала на Azure.
• Влезте в портала на Azure.
• Изберете Azure Active Directory.
• Изберете Свойства.
• След това превъртете надолу до полето Tenant ID. Можете да намерите идентификатора на наемателя в полето.

Документи / Ресурси

BOOST SOLUTIONS Приложение за импортиране на Excel [pdf] Ръководство за потребителя Приложение за импортиране на Excel, приложение за импортиране, импортиране на Excel, импортиране, приложение

Референции

• Ръководство за потребителя