如何编写清晰简洁的用户手册
什么是用户手册？
用户手册有多种名称。 技术文件、维护手册和使用说明书都是指代同一项目的名称。 用户手册是为了帮助客户正确使用您的产品或服务或解决使用过程中出现的问题而制作的。 它们可能以印刷、数字或两种格式提供。
使用手册为最终用户提供全面的分步说明和一些问题支持。 每个用户手册中都应该有一个目录，因为它们是参考资料，而不是应该从头到尾阅读的书籍。 您应该在用户手册中添加快速入门或启动教程，以便用户可以轻松地开始使用该产品。
各种用户手册
对于各种主题和目标，可以制作用户手册。 以下是您的一些可能性，让我们来看看它们。
- 使用说明书
说明手册是一种用户指南，它提供了按照产品预期使用方式使用产品的直接说明。 - 训练手册
这种用户指南提供了完成特定任务、项目或工作的指南列表。 - 服务手册
服务手册是描述如何在不同地点保养和维护机器或设备的用户指南tages 的使用寿命。 - 用户手册
用户手册是解释如何正确使用或操作产品的技术出版物。 - 操作手册
操作手册中描述了特定于企业或组织的角色、职责和程序。 - 组织政策手册
组织政策手册是定义公司政策、实践和最佳实践的文档。 - 标准操作程序（SOP）手册
用户受益于标准操作程序手册关于执行既定程序的详细说明。
为什么您的企业需要用户手册？
在用户手册的支持下，人们可以更好地自行处理问题。 一份体面的用户手册可以为您的客户提供他们所需的工具，以便在当今的即时满足文化中快速有效地实现他们希望从您的产品或服务中获得的价值。
出色的客户服务需要以用户手册作为补充。 编写出色的用户手册将提供以下优势tages 为您的公司：
- 使入职和培训更简单
编写良好的用户指南可以简化入职和培训程序。 没错，通过开发和实施一流的用户手册，您的员工和消费者都将从中受益。
您的公司可以使用用户指南来帮助新员工了解作为其新角色一部分的一些流程和系统，而不是仅仅设置困难的面对面培训课程，这会花费大量时间和财务费用。 由于员工可以通过用户指南在履行与其职位相关的职责的同时学习，因此入职期间损失的时间可能会减少。 - 减少支持费用
用户指南是对消费者客户服务工作的重要补充，但它们也可以作为客户支持系统的组成部分很好地为企业主服务。
当您让客户快速访问可搜索的用户指南时，客户更有可能立即找到解决方案，并且不太可能需要联系技术人员或代表以获得专业支持。 - 为了节省时间
您的客户和您的员工，从入门级员工到管理人员，都可以通过使用用户手册来节省时间。 当用户手册可供您的客户使用时，他们将不必浪费时间尝试查找有关如何使用产品的信息，因为他们可以立即直接访问该信息。
当您的员工配备了有用的用户手册时，他们就不必浪费时间独立查找解决方案或通过询问来独占同事和经理的注意力，因为他们可以直接在用户手册中访问解决方案！ - 尽量减少责任
证明您已彻底测试您的产品并知道如何安全使用它的一种方法是编写和分发用户手册。 这可以显着降低与为公众生产产品相关的任何义务。
如果您销售的产品可能对用户造成危险（想想空间加热器、电动工具等）。
最好的用户手册由哪些部分组成？
无论如何，有一些最终用户文档最佳实践需要遵守，即使每个产品都是独一无二的并且需要不同的组件来生成真正优秀的用户文档。
- 通俗易懂的语言
没有什么比发现他们的用户手册充满行话和难以理解的语言更能激怒您的客户的了——除了不提供服务。 由于这些语言选择，您的用户说明很难使用，这也不会促进出色的客户服务。 确保您是为用户而不是开发人员编写的，这是创建出色用户指南的重要组成部分。 不要假设您的最终用户知道或熟悉任何事情。 首字母缩略词、行话和办公室术语会让您的客户感到被误导、沮丧和毫无准备。 制作用户手册的最佳方式是在不把消费者当成孩子来写（当然，除非他们是孩子！）和给予他们所需的额外帮助以完全理解如何使用产品之间取得平衡，简单来说语言。 - 简单
编写用户手册需要保持简单。 这个概念应该体现在内容和设计中。 如果您用错综复杂的图片和长篇大论的文字堆砌您的文档，它会显得过于复杂和难以理解。 这种用户手册可能会吓到您的用户并导致他们拨打您的帮助热线，而不是尝试自己解决问题。 - 视觉效果
格言“展示，不要讲述”是用户手册编写的基石。 带注释的屏幕截图、电影和其他视觉内容对理解概念非常有帮助。 经常看到正在发生的事情比阅读它更有用。 视觉效果不仅打破了长篇大论，而且还减少了用户手册中令人生畏的文本量。 已经证明，人们保留视觉信息的速度比保留书面信息的速度快 7%。 在 Techsmith 的一项研究中，还表明 67% 的人在接受包含带注释的屏幕截图而不是仅使用文字来传达信息的指令时更有效地执行任务。 - 专注于要解决的问题
很可能有人购买您的产品是为了解决某个问题。 在起草将包含在产品中的用户手册时，必须始终关注这个问题。 与其列举和讨论您的产品提供的所有功能或您合并的有趣的设计元素，不如以促进产品使用的方式告知您的用户。 在描述它们时，将要解决的问题放在产品的功能和优势的上下文中。 - 逻辑流程和层次结构
为了使用户清楚他们将从用户手册的每个部分中学到什么，请使用遵循清晰层次结构的标题和副标题。 为了毫不费力地引导您的客户从头到尾了解他们需要了解的所有内容，您选择的层次结构应该遵循逻辑流程。 确保您从基础开始，并结合逻辑进展到您的产品的更复杂的功能。 - 内容列表
如果以目录开头，您的用户指南将对读者最有帮助。 无需翻阅许多与他们当前面临的问题无关的信息页面，这是人们快速轻松地浏览文档的一种熟悉的方法。 - 使其可搜索
即使您可能打印出用户手册，数字文档也可能是您的首要任务。 在大多数人始终随身携带智能手机的世界中，您的用户手册很可能会以数字格式被最频繁地使用。 在您的数字用户手册中添加可搜索功能将为希望通过访问它来解决问题的用户带来令人愉悦的易用性，类似于目录如何将用户引导至印刷文档中的正确位置。 - 无障碍设施
一些需要您的用户手册的人可能会从额外的帮助中受益，以确保其正常运行。 无论法律是否要求，可访问性要求通常都是好的做法。 在您的用户手册中保持可访问性要求只是一种很好的商业实践。 设计用户指南的内容对于可能有视觉、听觉或认知挑战的用户来说是可以访问的，这一点至关重要。 - 精心设计
在创建用户指南时考虑您的受众。 如果您制作他们喜欢看的东西，他们将更倾向于有效地使用它！ 避免使用冗长的文本块并提供大量空白。 将这两个特征结合起来可以帮助消费者看起来不那么可怕，并且让学习任何新事物看起来都令人兴奋而不是威胁。 我们之前描述的“展示，不说”方法也适用于此。 对于印刷版和数字版用户手册，在文本中添加视觉效果和照片是一个不错的选择。 对于数字用户手册，视频和 GIF 提供了兴趣和有用的元素。 如果你的公司有风格指南，你的设计应该遵循它； 否则，如果您在没有一个的情况下进行操作，那么保持用户指南的一致性至关重要。 整篇论文中使用的字体和配色方案，最好是所有用户指南中使用的字体和配色方案应该保持一致。 - 来自实际客户或 Beta 测试人员的评论
在寻找并听取实际使用您产品的用户的反馈之前，您将无法确定您准备的用户指南是否尽可能成功。 你为你的产品开发的用户指南应该考虑到人们在使用它时遇到的问题。 您可能会学到一些看起来非常明显的东西，但是您学到的东西将有助于您了解您想要接触的客户的需求，这要好得多。
如何编写用户手册？
制作用户手册是一项至关重要的任务，它会对您的公司和您想要服务的消费者产生重大影响。 我们已经简化了开发用户手册的过程，因此您可以轻松地进行操作，因为它可能会让人不知所措。
- 识别用户
与您生成的任何其他通信一样，找到通信的接收者是必不可少的初始步骤。 您的用户手册的目标受众将帮助您决定诸如基调、提供的详细程度以及如何传递内容等问题。 为产品的最终用户编写用户指南与为技术工程师编写用户指南有很大不同。 第一步是确定您的受众。 - 专注于问题
用户手册旨在帮助解决问题或指导某人如何做新事情。 您必须准确确定您的用户手册的目的，并确保保持这一重点。
扩展话题并讨论您产品的众多功能或应用程序可能很诱人。 这可能会使用户感到沮丧，并通过混淆他们所需的真实答案而导致拨打您的客户支持热线。
如果您的客户是学习如何使用产品的消费者或需要修理产品的技术人员，请专注于他们需要的精确解决方案。 - 采用顺序方法
您的用户手册中的说明应按照完成手头工作所需的顺序排列。 列出每个步骤以便开始。 然后，努力完成作业，同时严格遵守您在给定顺序中列出的精确步骤。 当你浏览你的原始列表时，你可能，甚至可能，会发现任何 stages 是失踪。 此外，您可能会发现，为了清楚起见，您曾经认为是一项任务的事情实际上必须分成几项活动。
在继续编写用户指南的下一阶段之前，请确保为分配的每个连续步骤指定了明确的结果。 在进入下一个级别之前，读者应该完全清楚他们想要完成什么以及它应该是什么样子。 - 绘制用户旅程
了解您的消费者计划如何使用您的产品并使他们能够简单地使用您的产品是制作用户指南的目标。 您必须努力理解消费者试图通过使用您的解决方案解决的问题或他们试图实现的目标，以及他们如何参与您的业务。 您可以使用这些详细信息来计划引导客户完成流程的必要步骤，以可视化他们从问题到解决方案的过程。 - 选择模板
通过创建一系列模板，编写和开发用户手册的任务可以比您预期的要简单得多。 您的程序可能会得到简化，并且一致性将成为一个更加现实的目标。
在您的用户手册模板中，除了定义字体（类型和大小）、对比度要求和配色方案等详细信息外，您还应包括以下内容：- 分配给介绍的区域
- 不同的小节和小节
- 您选择的用于传达一系列动作的格式
- 注意事项和警告
- 分配给结论的区域
- 编写简单易懂的内容
您的用户手册的材料应该尽可能简单易懂。 为了清晰和方便起见，考虑和分析格式和内容很重要。
确保流程的每个阶段只概述一项任务，并使用尽可能清晰和简短的语言。 确保正确修改您的文本，直到您拥有仅包含真正必要信息的用户手册。 - 像新手一样接近每个用户
假设您的用户手册的读者在创建产品时不了解您的产品。 像在和一个外行人说话一样写作。
应避免使用行话或技术语言。 当然，也会有必须避免的时候，但这些应该是绝对的例外。 - 与新手一起测试产品的说明
用户手册创建过程的测试阶段至关重要。 实验对象对结果有重大影响。
理想情况下，应该对从未使用过您的产品或看过文档的人进行测试。 当您浏览用户手册时，观察他们完成整个过程并记录他们遇到困难的地方。 然后，应适当更新信息。
您的测试人员只需借助用户手册即可操作产品。 他们不需要寻求更多帮助。 苏联指南应该有他们需要的所有信息。 - 使用实用的方法构建内容
应尽一切努力提供具体的前amp用户在执行用户手册中的每个步骤后可能遇到的任何结果的文件和详细描述。 用户应该注意他们可能从产品中获得的任何反馈，以及他们可能在此过程中遇到的任何潜在景象或声音。 - 尽早解释符号、图标和代码
在编写用户手册时，您可能需要使用图标、符号或代码来帮助提供必要的说明。 为了防止读者感到困惑或沮丧，在您的用户手册中尽早识别这些内容至关重要。
用户手册常见问题解答
用户手册到底是什么？
用户文档是以用户手册或用户指南的形式提供的信息，旨在帮助最终用户成功地与产品交互。
- 有哪些类型的用户文档？
物理文档，例如小册子或手册，传统上用于提供用户文档。 如今，用户手册以数字方式制作和分发的频率更高。 - 用户手册包含哪些内容？
说明手册或用户指南使用良好的设计、清晰的文字和解决问题的重点。 我必须有一个目录，遵循逻辑层次和流程，并提供可访问的内容。 此外，一个好的用户手册将是可搜索的，并考虑到用户需求views. - 用户文档是如何制作的？
可以使用简单的步骤来开发用户手册。 必须首先确定用户指南的目标，并且必须制定策略来实现这些目标。 用户手册必须在发布前根据需要进行测试和更新。 最后，保持用户指南更新很重要，在添加新更新或版本时进行更改。