Nola idatzi erabiltzailearen eskuliburu argiak eta zehatzak

Zer da erabiltzailearen eskuliburua?

Erabiltzaile-eskuliburu baterako hainbat izen daude. Dokumentu teknikoak, mantentze-eskuliburuak eta argibide-eskuliburuak elementu berari erreferentzia egiten dioten izenak dira. Erabiltzailearen eskuliburua bezeroei zure produktua edo zerbitzua behar bezala erabiltzen laguntzeko edo erabileran gertatzen diren arazoak konpontzen laguntzeko egiten da. Formatu inprimatuan, digitalean edo bi formatuetan eskuragarri egon daitezke.

Erabilera-eskuliburuek amaierako erabiltzaileari urratsez urratseko argibide zabalak eta arazoetarako laguntza batzuk eskaintzen dizkiote. Erabiltzaile-eskuliburu guztietan aurkibide bat egon behar da, hasieratik amaierara irakurri beharreko liburuak baino erreferentziazko materialak direlako. Erabiltzailearen eskuliburuan abiarazte edo abiarazteko tutorial bat gehitu beharko zenuke, erabiltzaileak produktua erabiltzen hasten erraz senti daitezen.

erabiltzailearen eskuliburu motak

Hainbat gai eta helburutarako, erabiltzailearen eskuliburuak egin daitezke. Hona hemen zure aukera batzuk, beraz, ikus ditzagun.

• Argibide eskuliburua
  Argibide-eskuliburua produktu bat erabili nahi zen moduan erabiltzeko argibide zuzenak eskaintzen dituen erabiltzaile-gida mota bat da.
• Prestakuntza eskuliburua
  Erabiltzaile-gida honek zeregin, proiektu edo lan jakin bat amaitzeko jarraibideen zerrenda eskaintzen du.
• Zerbitzu eskuliburua
  Zerbitzu-eskuliburuak erabiltzailearen gidak dira, makineria edo ekipo bat s ezberdinetan nola zaindu eta nola zaindu deskribatzen dutentagbere bizitzaren es.
• Erabiltzailearen eskuliburua
  Erabiltzaileen eskuliburuak produktu bat behar bezala nola erabili edo nola funtzionatu azaltzen duten argitalpen teknikoak dira.
• Funtzionamendu eskuliburua
  Negozio edo erakunde bati dagozkion eginkizunak, betebeharrak eta prozedurak funtzionamendu-eskuliburuetan deskribatzen dira.
• Antolakuntza-politikaren eskuliburua
  Antolakuntza-politiken eskuliburua enpresa baten politikak, praktikak eta praktika onenak definitzen dituen dokumentazioa da.
• Eragiketa-prozedura estandarrak (SOP) eskuliburua
  Erabiltzaileek ezarritako prozedurak egiteko eskuliburu estandar baten jarraibide zehatzez baliatzen dira.

Zergatik behar ditu zure enpresak erabiltzailearen eskuliburuak?

Jendea hobeto hornituta dago arazoak bere kabuz kudeatzeko erabiltzailearen eskuliburu baten laguntzarekin. Erabiltzaile-eskuliburu duin batek zure bezeroei behar dituzten tresnak eman diezazkieke zure produktu edo zerbitzutik nahi duten balioa azkar eta eraginkortasunez lortzeko gaur egungo poztasun kulturan.

Bezeroarentzako arreta bikaina erabiltzailearen eskuliburuekin osatu behar da. Erabiltzaile-eskuliburu bikainak idazteak hurrengo abantaila emango dutagzure enpresarentzat:

• Onboarding eta prestakuntza errazteko
  Ondo idatzitako erabiltzailearen gidak barneratzeko eta trebatzeko prozedurak erraztu ditzakete. Hori zuzena da, goi mailako erabiltzailearen eskuliburuak garatuz eta ezarriz gero, bai zure langileek bai kontsumitzaileek irabaziko dute.
  Zure enpresak erabiltzaile-gidak erabil ditzake kontratazio berriei beren eginkizun berrien parte diren prozesu eta sistema batzuetatik pasatzen laguntzeko, pertsonalki prestakuntza-saio zailak konfiguratu beharrean, denbora eta finantza-gastu handiak dituztenak. Erabiltzaile-gidari esker, langileek beren lanpostuei dagozkien eginkizunak betetzen dituzten bitartean ikas dezaketenez, baliteke ordu gutxiago galtzea sartzean.
• Laguntza-gastua murrizteko
  Erabiltzaileen gidak kontsumitzaileentzako zure bezeroarentzako arretarako ahaleginetarako gehigarri bikainak dira, baina negozioaren jabeari ere balio diote bezeroari arreta emateko sistemaren osagai gisa.
  Bezeroek litekeena da irtenbideak berehala aurkitzea, eta teknikari edo ordezkari batekin harremanetan jarri behar izatea laguntza espezializatua lortzeko, bilaketa egiteko moduko gida batean sarbide azkarra ematen diezunean.
• Denbora aurrezteko
  Zure bezeroek zein langileek, hasierako langileetatik hasi eta zuzendaritzaraino, denbora aurreztu dezakete erabiltzailearen eskuliburuak erabiliz. Erabiltzaile-eskuliburuak zure bezeroen eskura daudenean, ez dute denbora galdu beharko produktu bat erabiltzeko moduari buruzko informazioa bilatzen saiatzen, informazio hori berehala sarbide zuzena izango baitute.
  Zure langileek erabiltzailearen eskuliburu erabilgarriz hornituta daudenean, ez dute denbora galdu behar soluzioak bilatzen modu independentean edo lankideen eta kudeatzaileen arreta kontsultekin monopolizatu beharrik, erabiltzailearen eskuliburuan dauden soluzioetarako sarbidea baitute!
• Erantzukizuna murrizteko
  Zure produktua ondo probatu duzula eta modu seguruan erabiltzen badakizula frogatzeko ikuspegi bat erabiltzailearen eskuliburuak idaztea eta banatzea da. Honek publiko orokorrarentzat zerbait ekoiztearekin lotutako betebeharrak nabarmen murriztu ditzake.
  Abisuak eta segurtasun-neurriak idatziz eta erabiltzaileentzako erabilgarri jartzea erabiltzailearen gidaliburu baten bidez, modu eraginkorra da (nahiz eta ez da inolaz ere) erabilera okerrak eragindako lesioekin edo bestelako kalteekin lotutako legezko arazoak ekiditeko modu eraginkor bat da, saltzen duzun produktua erabiltzaileentzat arriskutsua izan badaiteke (pentsa berogailuak, erreminta elektrikoak, etab.).

Zein osagaik osatzen dute erabiltzailearen eskuliburu onenak?

Azken erabiltzailearen dokumentazioko praktika onak daude edozein dela ere bete beharrekoak, nahiz eta produktu bakoitza bakarra den eta osagai desberdinak beharko dituen erabiltzailearen dokumentazio benetan bikaina sortzeko.

1. Hizkuntza arrunta
   Ezerk ez ditu zure bezeroak gehiago haserretuko, bat ez eskaintzeaz gain, haien erabiltzailearen eskuliburua jargoiaz eta ulerterraztasunez beteta egoteak baino. Zure erabiltzaile-argibideak erabiltzea zaila da hizkuntza-aukera hauengatik, eta horrek ere ez du bezeroarentzako arreta bikaina sustatzen. Erabiltzailearentzat, ez garatzailearentzat, idazten ari zarela ziurtatzea funtsezko osagaia da erabiltzailearen gida bikainak sortzeko. Ez pentsa zure azken erabiltzaileak ezer ezagutzen edo ezagutzen duenik. Akronimoak, jargoiak eta bulegoko terminologiak zure bezeroak gaizki informatuta, frustratuta eta prestatu gabe sentituko ditu. Erabiltzaile-eskuliburua ekoizteko leku gozoa zure kontsumitzaileak haurrak izango balira bezala ez idaztearen arteko oreka lortzea da (hauek, noski, ez badira!) eta produktua nola erabili guztiz ulertzeko behar duten laguntza gehigarria ematea, modu sinplean. hizkuntza.
2. Sinpletasuna
   Erabiltzailearen eskuliburua idazteak gauzak sinpleak izatea eskatzen du. Kontzeptu hori edukian zein diseinuan islatu behar da. Dokumentazioa irudi korapilatsuekin eta testu-pasarte luzeekin gainezka egiten baduzu, sofistikatuegia eta ulertzeko zaila izango da. Erabiltzaile-eskuliburu mota honek zure erabiltzailea beldurtu eta zure laguntza-lerrora deitzera eramango du bere arazoa bere kabuz asmatzen saiatu beharrean.
3. Ikusgarriak
   "Erakutsi, ez esan" maxima erabiltzailearen eskuliburuen idazketaren oinarria da. Apuntatutako pantaila-argazkiak, filmak eta bestelako eduki bisualak oso lagungarriak dira kontzeptuak ulertzeko. Askotan askoz ere erabilgarriagoa da zerbait martxan ikustea horri buruz irakurtzea baino. Ikus-entzunezkoak testu-pasarte luzeak hautsi ez ezik, beldurra izan daitekeen erabiltzailearen eskuliburuetako testu kopurua murrizten dute. Frogatuta dago jendeak idatzizko informazioa baino %7 azkarrago gordetzen duela ikusizko informazioa. Techsmith-en ikerketa batean, gainera, pertsonen % 67k modu eraginkorragoan egiten zituen zereginak ohartarazitako pantaila-argazkiak barne hartzen zituzten argibideak ematen zituztenean informazioa transmititzeko hitzak baino.
4. Konpondu beharreko arazoan zentratu
   Litekeena da norbaitek zure produktua erosi izana arazo bati aurre egiteko. Ezinbestekoa da gai honetan arreta jartzea produktuarekin batera sartuko den erabiltzailearen eskuliburua idaztean. Zure produktuak eskaintzen dituen ezaugarri guztiak edo txertatu dituzun diseinu-elementu interesgarriak zerrendatu eta eztabaidatu beharrean, jakinarazi zure erabiltzaileei produktuaren erabilera errazteko moduan. Jarri konpontzen ari den arazoa zure produktuaren ezaugarri eta onuren testuinguruan, horiek deskribatzerakoan.
5. Fluxu logikoa eta hierarkia
   Erabiltzaileak zure erabiltzailearen eskuliburuko atal bakoitzetik ikasiko duena agertzeko, erabili egitura hierarkiko argia jarraitzen duten goiburuak eta azpitituluak. Zure bezeroak hasieratik amaierara arte jakin behar duten guztia erraz eramateko, aukeratzen duzun hierarkiak fluxu logiko bat jarraitu beharko luke. Ziurtatu oinarrietatik hasten zarela eta zure produktuaren ezaugarri sofistikatuagoetarako progresio logiko bat sartzen duzula.
6. Edukien zerrenda
   Zure erabiltzailearen gida lagungarriena izango da irakurleentzat aurkibide batekin hasten bada. Unean uneko arazoarekin zerikusirik ez duten informazio orrialde askotan arakatu beharrik gabe, norbaitek dokumentu bat azkar eta erraz arakatzeko planteamendu ezaguna da.
7. Bilatu egin ezazu
   Zure erabiltzailearen eskuliburuak inprimatu badituzu ere, litekeena da dokumentazio digitala zure lehentasun nagusia izatea. Litekeena da zure erabiltzailearen eskuliburuak formatu digitalean erabiliko direla gehienek uneoro telefono bat duten mundu batean. Erabiltzaile-eskuliburu digitalei bilaketa-eginbide bat gehitzeak arazo bat konpontzen saiatzen diren erabiltzaileentzat erabiltzeko erraztasun zoragarria sustatuko du bertara sartuz, edukien taulak erabiltzaileak inprimatutako dokumentu bateko leku egokira zuzentzeko balio duenaren antzera.
8. Irisgarritasuna
   Baliteke zure erabiltzailearen eskuliburua behar duten pertsona batzuek laguntza gehigarri baten onura izatea behar bezala funtzionatzen duela ziurtatzeko. Legeak eskatzen dituen ala ez kontuan hartu gabe, irisgarritasun-baldintzak, oro har, praktika onak dira. Erabiltzaileen eskuliburuetan irisgarritasun-eskakizunak mantentzea negozio-praktika bikaina besterik ez da. Erabiltzaile-gidak diseinatzea funtsezkoa da erronka bisualak, entzungarriak edo kognitiboak izan ditzaketen erabiltzaileentzat eskuragarria den edukiarekin.
9. Ongi diseinatua
   Kontuan izan zure publikoa zure erabiltzailearen gidak sortzerakoan. Askoz ere joera handiagoa izango dute modu eraginkorrean erabiltzeko gustuko duten zerbait egiten baduzu! Saihestu testu bloke luzeak erabiltzea eta eman espazio zuri asko. Bi ezaugarri hauek konbinatuz gero, kontsumitzaileak ez dira beldurgarriak izan eta ezer berria ikastea mehatxagarria baino zirraragarria izan dadin. Lehen deskribatu dugun “erakutsi, ez esan” ikuspegia hemen ere aplikatzen da. Erabiltzaileen eskuliburu inprimatuetarako zein digitaletarako, testuari irudiak eta argazkiak gehitzea alternatiba bikaina da. Erabiltzaileen eskuliburu digitaletarako, bideoek eta GIFek interesa eta elementu lagungarria eskaintzen dute. Zure enpresak estilo-gida bat badu, zure diseinuak jarraitu beharko luke; bestela, bat gabe funtzionatzen ari bazara, ezinbestekoa da erabiltzailearen gida koherentea mantentzea. Paperean zehar erabilitako letra-tipoak eta kolore-eskemak, eta, hobe da, zure erabiltzailearen gidaliburu guztietan, koherenteak izan behar dira.
10. Benetako bezeroen edo beta probatzaileen iruzkinak
    Ezin izango duzu zehaztu prestatu dituzun erabiltzailearen gidak ahalik eta arrakasta handiena duten ala ez zure produktua benetan erabiliko duten pertsonen iritziak bilatu eta entzun arte. Zure produkturako garatzen dituzun erabiltzaile-gidak jendeak harekin dituen arazoak kontuan izan behar ditu. Baliteke oso agerikoa dirudien zerbait ikastea, baina aukera askoz hobea da lortzen saiatzen ari zaren bezeroen beharrak ulertzen lagunduko dizun zerbait ikasteko.

Nola idazten dut erabiltzailearen eskuliburua?

Erabiltzailearen eskuliburua egitea funtsezko zeregina da, eta eragin handia izan dezake bai zure enpresan bai zerbitzatu nahi dituzun kontsumitzaileengan. Erabiltzaile-eskuliburua garatzeko prozesua erraztu dugu erraz jarraitu dezazun, izugarria izan daitekeelako.

• Erabiltzaileak identifikatzea
  Zure komunikazioaren hartzailea aurkitzea ezinbesteko hasierako urratsa da, sortzen duzun beste edozein komunikaziorekin bezala. Erabiltzailearen eskuliburuaren ikusleek tonua, eman beharreko xehetasun-maila eta edukia nola entregatu erabakitzen lagunduko dizute. Zure produktuaren azken erabiltzailearentzat erabiltzailearen gida bat idaztea oso desberdina da teknologia-ingeniari batentzat idaztea. Lehenengo urratsa zure audientzia zehaztea da.
• Arazoan zentratu
  Erabiltzaileen eskuliburuak arazoak konpontzen laguntzeko edo norbaiti zerbait berria nola egin behar den argitzeko egiten dira. Zehazki zehaztu behar duzu zure erabiltzailearen eskuliburuak zer egin nahi duen eta ziurtatu arreta hori mantentzen duzula.
  Tentagarria izan daiteke gaia zabaltzea eta zure produktuaren ezaugarri edo aplikazio ugari eztabaidatzea. Horrek erabiltzaileak zapuztu ditzake eta zure bezeroarentzako arreta-zerbitzurako deiak ekar ditzake behar duten benetako erantzuna lainotuta.
  Zure bezeroa produktua nola erabiltzen ikasten ari den kontsumitzailea bada edo konpondu behar duen teknikari bat bada, kontzentratu beharko duen irtenbide zehatzean.
• Erabili hurbilketa sekuentziala
  Zure erabiltzailearen eskuliburuaren argibideak esku artean duzun lana amaitzeko beharrezkoa den ordena sekuentzialean jarri behar dira. Zerrendatu urrats bakoitza hasteko. Ondoren, egin ahalegina zeregina egiteko, emandako ordenan zehaztu dituzun urrats zehatzak betez. Zure jatorrizko zerrendan zehar joan ahala, baliteke, agian, are gehiago, s-ren bat aurkitzeatagfalta diren es. Gainera, baliteke behinola zeregin bakarra zela uste zenuen zerbait hainbat jardueratan banatu behar dela argitasuna lortzeko.
  Ziurtatu esleitu duzun urrats sekuentzial bakoitzeko emaitza argi bat zehaztu duzula erabiltzailearen gida bat idazteko hurrengo fasera igaro aurretik. Hurrengo mailara pasatu aurretik, irakurleek guztiz argi izan behar dute zer lortu nahi duten eta nola iruditu behar duen.
• Erabiltzailearen bidaia mapa
  Zure kontsumitzaileek zure produktua nola erabiltzeko asmoa duten ulertzea eta hori erraz egitea dira erabiltzailearen gida bat egitearen helburuak. Kontsumitzaileak konpontzen saiatzen ari den arazoa edo zure irtenbidea erabiliz lortzen saiatzen ari den helburua ulertzeko ahalegina egin behar duzu, baita zure negozioarekin nola parte hartzen duen ere. Bezeroa prozesuan zehar gidatzeko beharrezkoak diren urratsak planifikatu ditzakezu xehetasun hauek erabiliz, arazotik konponbidera duen ibilbidea ikusteko.
• Aukeratu txantiloi bat
  Erabiltzaileen eskuliburuak idazteko eta garatzeko zeregina espero baino askoz errazagoa izan daiteke txantiloi sorta bat sortuz. Zure prozedura erraztu daiteke, eta koherentzia helburu askoz errealistagoa bihurtuko litzateke.
  Erabiltzailearen eskuliburuko txantiloian, letra tipoak (mota eta tamaina), kontraste-eskakizunak eta kolore-eskemak bezalako xehetasunak definitzeaz gain, honako hauek ere sartu beharko dituzu:
  • Aurkezpen baterako esleitutako eremua
  • Azpiatal eta atal bereiziak
  • Aukeratutako formatua hainbat ekintza helarazteko
  • Kontuz-oharrak eta ohartarazpenak
  • Ondorio baterako esleitutako eremua
• Idatzi eduki errazak eta jarraitzeko errazak
  Zure erabiltzailearen eskuliburuaren materialak ahal bezain zuzen eta erraz ulertzeko modua izan behar du. Garrantzitsua da formatua eta edukia pentsatzea eta aztertzea argitasun eta erosotasunerako.
  Ziurtatu prozesuaren fase bakoitzak zeregin bat baino ez duela zehazten eta ahalik eta hizkuntza argi eta laburrena erabiltzen duela. Ziurtatu zure testua behar bezala aldatzen duzula benetan beharrezkoa den informazioa baino ez duen erabiltzailearen eskuliburua izan arte.
• Hurbildu erabiltzaile bakoitzari hasiberri bat bezala
  Demagun zure erabiltzailearen eskuliburuaren irakurleak ez duela zure produktuaren aurretiazko ezagutzarik hura sortzean. Idatzi profano batekin hitz egingo bazina bezala.
  Jargoia edo hizkera teknikoa erabiltzea saihestu behar da. Jakina, saihestu beharreko uneak izango dira, baina hauek izan beharko lukete erabateko salbuespena.
• Probatu produktuaren argibideak erabiltzaile hasiberriekin
  Erabiltzailearen eskuliburua sortzeko prozesuaren proba fasea funtsezkoa da. Esperimentazioaren gaiak eragin handia du emaitzan.
  Egokiena, zure produktua inoiz erabili edo dokumentazioa ikusi ez duten pertsonei egin behar zaie proba. Erabiltzailearen eskuliburuan zehar mugitzen zaren bitartean, ikusi prozesua amaitzen duten bitartean eta grabatu non gelditzen diren. Ondoren, informazioa behar bezala eguneratu behar da.
  Erabiltzailearen eskuliburuaren laguntza baino ez da beharrezkoa zure probalariek produktua funtzionatzeko. Ez lukete laguntza gehiago eskatu behar. SESB Gidak behar duen informazio guztia izan behar du.
• Eraiki edukiak ikuspegi praktiko bat erabiliz
  Ahalegin guztiak egin behar dira hormigoia eskaintzekoampfitxategiak eta erabiltzaileek erabiltzailearen eskuliburuko urrats bakoitza jarraitu ondoren izan ditzaketen emaitzen deskribapen zehatzak. Erabiltzaileak produktuarengandik jaso ditzakeen iritzien berri izan behar du, baita bidean topa ditzakeen ikuspen edo soinuen berri ere.
• Azaldu ikurrak, ikonoak eta kodeak goiz
  Baliteke ikonoak, ikurrak edo kodeak erabili behar izatea erabiltzailearen eskuliburua idazten ari zaren bitartean, beharrezko argibideak ematen laguntzeko. Irakurleen nahasmena edo frustrazioa saihesteko, funtsezkoa da hauek ahalik eta lehen erabiltzailearen eskuliburuan identifikatzea.

Erabiltzailearen eskuliburuko galderak

Zer da zehazki erabiltzailearen eskuliburuak?

Erabiltzaileen dokumentazioa erabiltzailearen eskuliburu edo gidaliburu moduan ematen den informazioa da eta azken erabiltzaileei produktu batekin ongi elkarrekintzan jarduten laguntzeko da.

• Zer motatako erabiltzailearen dokumentazioa dago?
  Dokumentazio fisikoa, hala nola, liburuxkak edo eskuliburuak, tradizioz erabili izan da erabiltzailearen dokumentazioa eskaintzeko. Egun, erabiltzailearen eskuliburuak modu digitalean maizago ekoizten eta banatzen dira.
• Zer dago erabiltzailearen eskuliburuetan?
  Argibide-eskuliburuak edo erabiltzailearen gidaliburuak diseinu ona, idazketa argia eta arazoak konpontzeko ikuspegia erabiltzen ditu. Aurkibidea izan behar dut, hierarkia eta fluxu logiko bati atxiki eta eskuragarria den edukia eskaini. Gainera, erabiltzailearen eskuliburu on bat bilatu ahal izango da eta erabiltzailea kontuan hartuko daviews.
• Nola egiten da erabiltzailearen dokumentua?
  Urrats sinpleak erabil daitezke erabiltzailearen eskuliburuak garatzeko. Erabiltzailearen gidaren helburuak zehaztu behar dira lehenik, eta horiek betetzeko estrategia bat garatu behar da. Erabiltzailearen eskuliburua argitaratu baino lehen probatu eta eguneratu behar da beharrezkoa den moduan. Azkenik, garrantzitsua da erabiltzailearen gida eguneratuta mantentzea, eguneraketa edo edizio berriak gehitu ahala aldaketak eginez.