Hvernig á að skrifa skýrar og hnitmiðaðar notendahandbækur
Hvað er notendahandbók?
Það eru ýmis nöfn á notendahandbók. Tækniskjöl, viðhaldshandbækur og leiðbeiningarbækur eru öll nöfn sem vísa til sama hlutarins. Notendahandbók er gerð til að hjálpa viðskiptavinum að nota vöruna þína eða þjónustu á réttan hátt eða leysa vandamál sem koma upp við notkun. Þau geta verið aðgengileg á prentuðu, stafrænu eða báðum formi.
Notkunarhandbækur veita endanotandanum ítarlegar, skref-fyrir-skref leiðbeiningar og nokkurn stuðning við vandamál. Efnisyfirlit ætti að vera til staðar í hverri notendahandbók vegna þess að þau eru uppflettiefni frekar en bækur sem ætti að lesa frá upphafi til enda. Þú ættir að bæta við skyndibyrjun eða ræsingarkennslu í notendahandbókinni þinni svo að notendum líði vel að byrja að nota vöruna.
tegundir af notendahandbókum
Fyrir margvísleg viðfangsefni og markmið er hægt að búa til notendahandbækur. Hér eru nokkrir af möguleikum þínum, svo við skulum skoða þá.
- Leiðbeiningarhandbók
Leiðbeiningarhandbók er tegund notendahandbókar sem býður upp á einfaldar leiðbeiningar um notkun vöru á þann hátt sem ætlað var að nota hana. - Þjálfunarhandbók
Notendahandbók af þessu tagi býður upp á lista yfir leiðbeiningar til að klára ákveðið verkefni, verkefni eða verk. - Þjónustuhandbók
Þjónustuhandbækur eru notendahandbækur sem lýsa því hvernig á að sjá um og viðhalda vél eða búnaði á mismunandi stöðumtages um líftíma þess. - Notendahandbók
Notendahandbækur eru tæknileg rit sem útskýra hvernig á að nota eða stjórna vöru á réttan hátt. - Notkunarhandbók
Hlutverk, skyldur og verklagsreglur sem eru sértækar fyrir fyrirtæki eða stofnun er lýst í rekstrarhandbókum. - Handbók um skipulagsstefnu
Handbók um skipulagsstefnu er skjölin sem skilgreina stefnu, starfshætti og bestu starfsvenjur fyrirtækis. - Handbók um staðlaða verklagsreglur (SOPs).
Notendur njóta góðs af ítarlegum leiðbeiningum staðlaðrar verklagshandbókar til að framkvæma staðfestar aðferðir.
Af hverju þarf fyrirtækið þitt notendahandbækur?
Fólk er betur í stakk búið til að takast á við vandamál á eigin spýtur með stuðningi notendahandbókar. Ágætis notendahandbók getur gefið viðskiptavinum þínum þau verkfæri sem þeir þurfa til að ná á skjótan og áhrifaríkan hátt gildin sem þeir óska eftir af vörunni þinni eða þjónustu í tafarlausri ánægjumenningu nútímans.
Það þarf að bæta við framúrskarandi þjónustu við viðskiptavini með notendahandbókum. Að skrifa framúrskarandi notendahandbækur mun veita eftirfarandi forskottages fyrir fyrirtæki þitt:
- Til að gera inngöngu og þjálfun einfaldari
Vel skrifaðar notendaleiðbeiningar geta gert inngöngu- og þjálfunarferli einfaldari. Það er rétt, með því að þróa og innleiða fyrsta flokks notendahandbækur munu bæði starfsmenn þínir og neytendur hagnast.
Fyrirtækið þitt getur notað notendahandbækur til að hjálpa nýráðnum að fara í gegnum sum ferla og kerfi sem eru hluti af nýjum hlutverkum þeirra frekar en að setja upp erfiðar persónulegar þjálfunarlotur, sem hafa umtalsverðan tíma og fjárhagslegan kostnað. Vegna þess að starfsmenn geta lært á meðan þeir sinna skyldum sem tengjast stöðu þeirra vegna notendahandbókanna, gætu færri klukkustundir tapast við um borð. - Til að draga úr stuðningskostnaði
Notendahandbækur eru frábær viðbót við þjónustu við viðskiptavini þína fyrir neytandann, en þær þjóna einnig eiganda fyrirtækisins vel sem hluti af þjónustuveri kerfisins.
Viðskiptavinir eru líklegri til að finna lausnir strax og eru ólíklegri til að þurfa að hafa samband við tæknimann eða fulltrúa til að fá sérhæfðan stuðning þegar þú gefur þeim skjótan aðgang að notendahandbók sem hægt er að leita að. - Til að spara tíma
Bæði viðskiptavinir þínir og starfsmenn þínir, allt frá grunnstarfsmönnum til stjórnenda, geta sparað tíma með því að nota notendahandbækur. Þegar notendahandbækur eru aðgengilegar viðskiptavinum þínum þurfa þeir ekki að eyða tíma í að reyna að finna upplýsingar um hvernig á að nota vöru því þeir munu hafa beinan aðgang að þeim upplýsingum strax.
Þegar starfsmenn þínir eru búnir gagnlegum notendahandbókum þurfa þeir ekki að eyða tíma í að leita að lausnum sjálfstætt eða einoka athygli vinnufélaga sinna og stjórnenda með fyrirspurnum vegna þess að þeir hafa aðgang að lausnunum beint í notendahandbókinni! - Til að lágmarka ábyrgð
Ein aðferð til að sýna fram á að þú hafir prófað vöruna þína vandlega og veist hvernig á að nota hana á öruggan hátt er að skrifa og dreifa notendahandbókum. Þetta getur lækkað verulega allar skyldur sem tengjast því að framleiða eitthvað fyrir almenning.
Að hafa viðvaranir og öryggisráðstafanir skrifaðar niður og gerðar aðgengilegar notendum í gegnum notendahandbók er áhrifarík (þó ekki pottþétt) leið til að forðast lagaleg vandamál sem tengjast meiðslum eða öðru tjóni af völdum misnotkunar ef varan sem þú selur gæti verið hættuleg notendum (hugsaðu hitari, rafmagnsverkfæri o.s.frv.).
Hvaða íhlutir mynda bestu notendahandbækurnar?
Það eru nokkrar bestu starfsvenjur endanlegra notendaskjöla til að fylgja, sama hvað, jafnvel þó að hver vara sé einstök og þurfi sérstaka íhluti til að búa til sannarlega framúrskarandi notendaskjöl.
- Einfalt mál
Ekkert mun pirra viðskiptavini þína meira - fyrir utan að bjóða ekki upp á það - en að uppgötva að notendahandbókin þeirra er full af hrognamáli og erfitt að skilja tungumál. Notendaleiðbeiningar þínar eru erfiðar í notkun vegna þessara tungumálavals, sem heldur ekki stuðla að framúrskarandi þjónustu við viðskiptavini. Að tryggja að þú sért að skrifa fyrir notandann, ekki þróunaraðilann, er mikilvægur þáttur í því að búa til frábærar notendahandbækur. Ekki gera ráð fyrir að endir notandi þinn viti eða þekki neitt. Skammstöfun, hrognamál og orðatiltæki á skrifstofu munu láta viðskiptavini þína líða rangt upplýst, svekktur og óundirbúinn. Hið góða við að búa til notendahandbók er að finna jafnvægi á milli þess að skrifa ekki eins og neytendur þínir séu börn (nema auðvitað þeir séu það!) og að veita þeim þá aukahjálp sem þeir þurfa til að skilja algjörlega hvernig á að nota vöruna, á einfaldan hátt. tungumál. - Einfaldleiki
Að skrifa notendahandbók krefst þess að hafa hlutina einfalda. Þetta hugtak ætti að endurspeglast bæði í innihaldi og hönnun. Ef þú fyllir yfir skjölin þín með flóknum myndum og löngum textabrotum virðist það of fágað og erfitt að skilja það. Þessi tegund af notendahandbók er líkleg til að hræða notandann þinn og leiða hann til að hringja í hjálparlínuna þína frekar en að reyna að átta sig á vandamálinu á eigin spýtur. - Myndefni
Orðtakið „Sýna, ekki segja“ er hornsteinn í ritun notendahandbóka. Skjámyndir, kvikmyndir og annað sjónrænt efni er mjög gagnlegt við að skilja hugtök. Það er oft miklu gagnlegra að sjá eitthvað í gangi en að lesa um það. Myndefni brýtur ekki aðeins upp langa texta, heldur dregur það einnig úr textamagni í notendahandbókum sem getur verið skelfilegt. Sýnt hefur verið fram á að fólk geymir sjónrænar upplýsingar 7% hraðar en skriflegar upplýsingar. Í Techsmith rannsókn kom einnig fram að 67% fólks sinnti verkefnum á skilvirkari hátt þegar þeir fengu leiðbeiningar sem innihéldu skýringarmyndir frekar en orð ein til að koma upplýsingum á framfæri. - Einbeittu þér að vandamálinu sem á að leysa
Það er mjög líklegt að einhver hafi keypt vöruna þína til að leysa vandamál. Nauðsynlegt er að einbeita sér að þessu máli þegar þú gerir drög að notendahandbókinni sem fylgir vörunni. Í stað þess að telja upp og ræða alla eiginleika sem varan þín býður upp á eða heillandi hönnunarþætti sem þú hefur tekið upp skaltu upplýsa notendur þína um þá á þann hátt sem auðveldar notkun vörunnar. Settu vandamálið sem verið er að leysa í samhengi við eiginleika og kosti vörunnar þegar þú lýsir þeim. - Rökrétt flæði og stigveldi
Til að gera notandanum ljóst hvað þeir munu læra af hverjum hluta notendahandbókarinnar þinnar skaltu nota fyrirsagnir og undirfyrirsagnir sem fylgja skýrri stigveldisskipan. Til þess að leiða viðskiptavini þína áreynslulaust í gegnum allt sem þeir þurfa að vita frá upphafi til enda ætti stigveldið sem þú velur að fylgja rökréttu flæði. Gakktu úr skugga um að þú byrjar á grundvallaratriðum og fellir inn rökrétta framvindu í átt að flóknari eiginleikum vörunnar þinnar. - Efnisskrá
Notendahandbókin þín mun vera mjög gagnleg fyrir lesendur ef hún byrjar á efnisyfirliti. Án þess að þurfa að grafa í gegnum margar síður af upplýsingum sem eru ótengdar núverandi vandamáli sem þeir standa frammi fyrir, þá er það kunnugleg nálgun fyrir einhvern að skoða skjal á fljótlegan og auðveldan hátt. - Gerðu það leitarhæft
Jafnvel þótt þú gætir prentað út notendahandbækurnar þínar, er líklegt að stafræn skjöl verði aðalforgangsverkefni þitt. Það er mjög líklegt að notendahandbækurnar þínar verði notaðar oftast á stafrænu formi í heimi þar sem meirihluti fólks er með snjallsíma með sér hverju sinni. Með því að bæta við leitanlegum eiginleika við stafrænar notendahandbækur þínar mun það stuðla að ánægjulegri notkun fyrir notendur sem vilja leysa vandamál með því að fá aðgang að því, svipað og hvernig efnisyfirlit þjónar til að vísa notendum á réttan stað í prentuðu skjali. - Aðgengi
Það er mögulegt að sumir þeirra sem þurfa notendahandbókina þína gætu notið góðs af auka aðstoð til að tryggja að hún virki rétt. Burtséð frá því hvort þau eru áskilin í lögum eru aðgengiskröfur almennt góðar venjur. Að viðhalda aðgengiskröfum í notendahandbókum þínum er bara frábær viðskiptavenja. Það skiptir sköpum að hanna notendahandbækur með efni sem er aðgengilegt fyrir notendur sem gætu haft sjónræna, heyranlega eða vitræna áskoranir. - Vel hannað
Íhugaðu áhorfendur þína þegar þú býrð til notendahandbækur þínar. Þeir munu hafa mun meiri tilhneigingu til að nota það á áhrifaríkan hátt ef þú býrð til eitthvað sem þeim finnst gaman að horfa á! Forðastu að nota langar textablokkir og gefðu nóg af hvítu plássi. Að sameina þessa tvo eiginleika getur hjálpað neytendum að virðast minna ógnvekjandi og gera það að verkum að allt nýtt virðist spennandi frekar en ógnandi. „Sýna, ekki segja“ nálgun sem við lýstum áðan á einnig við hér. Fyrir bæði prentaðar og stafrænar notendahandbækur er frábær valkostur að bæta myndefni og myndum við textann. Fyrir stafrænar notendahandbækur bjóða myndbönd og GIF upp áhuga og gagnlegan þátt. Ef fyrirtækið þitt er með stílahandbók ætti hönnunin þín að fylgja henni; annars, ef þú ert að vinna án þess, er mikilvægt að hafa notendahandbókina þína í samræmi. Leturgerð og litasamsetning sem notuð er í blaðinu, og helst í öllum notendahandbókunum þínum, ætti að vera í samræmi. - Athugasemdir frá raunverulegum viðskiptavinum eða beta prófunaraðilum
Þú munt ekki geta ákvarðað hvort notendaleiðbeiningarnar sem þú hefur útbúið séu eins árangursríkar og hægt er fyrr en þú hefur leitað til og hlustað á endurgjöf frá fólkinu sem raunverulega mun nota vöruna þína. Notendaleiðbeiningarnar sem þú þróar fyrir vöruna þína ættu að taka mið af vandamálum sem fólk á við hana að etja. Þú gætir lært eitthvað sem virðist mjög áberandi, en það eru miklu meiri líkur á að þú lærir eitthvað sem hjálpar þér að skilja þarfir viðskiptavina sem þú ert að reyna að ná til.
Hvernig skrifa ég notendahandbók?
Gerð notendahandbókar er mikilvægt verkefni sem getur haft mikil áhrif á bæði fyrirtæki þitt og þá neytendur sem þú vilt þjóna. Við höfum einfaldað ferlið við að þróa notendahandbók svo þú getir auðveldlega fylgst með því það getur verið yfirþyrmandi.
- Þekkja notendur
Að finna viðtakanda samskipta þinna er nauðsynlegt upphafsskref, rétt eins og með öll önnur samskipti sem þú býrð til. Fyrirhugaður markhópur notendahandbókarinnar þinnar mun hjálpa þér að ákveða atriði eins og tóninn, hversu nákvæmar upplýsingarnar eru og hvernig eigi að koma efninu til skila. Að skrifa notendahandbók fyrir endanotanda vörunnar þinnar er verulega frábrugðið því að skrifa handbók fyrir tæknifræðing. Fyrsta skrefið er að ákvarða áhorfendur. - Einbeittu þér að vandamálinu
Notendahandbækur eru gerðar til að hjálpa við að leysa vandamál eða leiðbeina einhverjum um hvernig á að gera eitthvað nýtt. Þú verður að ákveða nákvæmlega hvað notendahandbókinni þinni er ætlað að gera og gæta þess að halda þeim áherslum.
Það getur verið freistandi að víkka efnið út og ræða fjölmarga eiginleika eða forrit fyrir vöruna þína. Þetta getur pirrað notendur og leitt til hringinga í þjónustuverið þitt með því að skýla því raunverulega svari sem þeir þurfa.
Ef viðskiptavinur þinn er neytandi að læra hvernig á að nota vöruna eða tæknimaður sem þarf að laga hana, einbeittu þér að nákvæmri lausn sem þeir þurfa. - Notaðu raðbundna nálgun
Leiðbeiningar notendahandbókarinnar ættu að vera settar fram í þeirri röð sem nauðsynleg er til að klára verkið sem fyrir hendi er. Skráðu hvert skref til að byrja. Reyndu síðan að gera verkefnið á meðan þú fylgir nákvæmum skrefum sem þú hefur lýst í tilgreindri röð. Þegar þú ferð í gegnum upprunalega listann þinn er mögulegt, kannski jafnvel líklegt, að þú finnir einhverjar stages sem vantar. Að auki gætirðu komist að því að einhverju sem þú trúðir einu sinni að væri eitt verkefni í raun og veru þarf að skipta í nokkrar aðgerðir til skýrleika.
Gakktu úr skugga um að þú hafir tilgreint skýra niðurstöðu fyrir hvert skref í röð sem þú hefur úthlutað áður en þú ferð yfir í næsta áfanga að skrifa notendahandbók. Áður en haldið er áfram á næsta stig ættu lesendur að vera alveg með það á hreinu hvað þeir vilja áorka og hvernig það ætti að líta út. - Korta ferð notenda
Að skilja hvernig neytendur þínir ætla að nota vöruna þína og gera það einfalt fyrir þá að gera það eru markmiðin með því að búa til notendahandbók. Þú verður að leggja þig fram við að skilja vandamálið sem neytandinn er að reyna að leysa eða markmiðið sem þeir eru að reyna að ná með því að nota lausnina þína, sem og hvernig þeir eiga samskipti við fyrirtækið þitt. Þú getur skipulagt skrefin sem nauðsynleg eru til að leiðbeina viðskiptavinum í gegnum ferlið með því að nota þessar upplýsingar til að sjá ferðalag þeirra frá vandamáli til lausnar. - Veldu sniðmát
Verkefnið við að skrifa og þróa notendahandbækur er mun einfaldara en þú gætir búist við með því að búa til röð af sniðmátum. Málsmeðferð þín gæti verið straumlínulagað og samræmi yrði mun raunhæfara markmið.
Í notendahandbókarsniðmátinu þínu, auk þess að skilgreina upplýsingar eins og leturgerðir (gerð og stærð), kröfur um birtuskil og litasamsetningu, ættir þú einnig að innihalda eftirfarandi:- Svæði úthlutað til kynningar
- Sérstakir undirkaflar og kaflar
- Valið snið þitt til að koma á framfæri röð aðgerða
- Varnaðarorð og viðvaranir
- Svæði úthlutað til niðurstöðu
- Skrifaðu einfalt og auðvelt að fylgjast með efni
Efni notendahandbókarinnar ætti að vera eins einfalt og auðvelt að skilja og mögulegt er. Mikilvægt er að hugsa um og greina sniðið og innihaldið til skýrleika og þæginda.
Gakktu úr skugga um að hver áfangi ferlisins útlisti aðeins eitt verkefni og noti eins skýrt og stutt tungumál og mögulegt er. Gakktu úr skugga um að breyta textanum þínum rétt þar til þú hefur notendahandbók sem inniheldur aðeins þær upplýsingar sem eru raunverulega nauðsynlegar. - Nálgast hvern notanda eins og nýliða
Gerðu ráð fyrir að lesandi notendahandbókarinnar hafi enga fyrri þekkingu á vörunni þinni þegar hún er búin til. Skrifaðu eins og þú sért að tala við leikmann.
Forðast ætti að nota hrognamál eða tæknimál. Auðvitað munu koma tímar þegar það verður að forðast það, en þetta ætti að vera algjör undantekning. - Prófaðu leiðbeiningar vörunnar með byrjendum
Prófunarstig sköpunarferlis notendahandbókar skiptir sköpum. Viðfangsefni tilraunarinnar hefur veruleg áhrif á niðurstöðuna.
Prófanir ættu helst að fara fram á fólki sem hefur aldrei notað vöruna þína eða séð skjölin. Þegar þú ferð í gegnum notendahandbókina skaltu fylgjast með þeim þegar þeir ljúka ferlinu og skrá hvar þeir festast. Þá ætti að uppfæra upplýsingarnar á viðeigandi hátt.
Aðeins hjálp notendahandbókarinnar ætti að vera nauðsynleg fyrir prófunaraðila þína til að stjórna vörunni. Þeir ættu ekki að þurfa að biðja um meiri aðstoð. Handbók Sovétríkjanna ætti að hafa allar þær upplýsingar sem þeir þurfa. - Búðu til efni með hagnýtri nálgun
Reynt skal eftir fremsta megni að bjóða upp á steypu frvamplesi og nákvæmar lýsingar á hvers kyns árangri sem notendur gætu upplifað eftir að hafa fylgt hverju skrefi í notendahandbókinni. Notandinn ætti að vera meðvitaður um hvers kyns endurgjöf sem hann gæti fengið frá vörunni, svo og hugsanleg sjón eða hljóð sem þeir gætu rekist á á leiðinni. - Útskýrðu tákn, tákn og kóða snemma
Þú gætir þurft að nota tákn, tákn eða kóða á meðan þú skrifar notendahandbók til að veita nauðsynlegar leiðbeiningar. Til að koma í veg fyrir rugling eða gremju hjá lesendum er mikilvægt að bera kennsl á þetta eins snemma og mögulegt er í notendahandbókinni þinni.
Algengar spurningar um notendahandbók
Hvað nákvæmlega eru notendahandbækur?
Notendaskjöl eru upplýsingar sem eru veittar í formi notendahandbóka eða notendahandbóka og er ætlað að aðstoða notendur við að hafa samskipti við vöru með góðum árangri.
- Hvers konar notendaskjöl eru til?
Líkamleg skjöl, svo sem bæklingar eða handbækur, hafa jafnan verið notaðar til að bjóða upp á skjöl fyrir notendur. Þessa dagana eru notendahandbækur framleiddar og þeim dreift oftar stafrænt. - Hvað er að finna í notendahandbókum?
Leiðbeiningarhandbók eða notendahandbók notar góða hönnun, skýra skrif og einbeitingu til að leysa vandamál. Ég verð að hafa efnisyfirlit, fylgja rökréttu stigveldi og flæði og bjóða upp á efni sem er aðgengilegt. Að auki verður góð notendahandbók hægt að leita og taka tillit til notendaviews. - Hvernig er notendaskjal búið til?
Hægt er að nota einföld skref til að þróa notendahandbækur. Fyrst þarf að ákvarða markmið notendahandbókarinnar og þróa stefnu til að gera þeim kleift að ná þeim fram. Notendahandbókin verður að vera prófuð og uppfærð eftir þörfum áður en hún er birt. Að lokum er mikilvægt að halda notendahandbókinni uppfærðri, gera breytingar eftir því sem nýjum uppfærslum eða útgáfum er bætt við.