如何編寫清晰簡潔的用戶手冊
什麼是用戶手冊？
用戶手冊有多種名稱。 技術文件、維護手冊和使用手冊都是指同一項目的名稱。 用戶手冊的目的是幫助客戶正確使用您的產品或服務或解決使用過程中出現的問題。 它們可以以印刷版、數字版或兩種格式提供。
使用手冊為最終用戶提供全面的分步說明以及一些問題支持。 每本用戶手冊中都應該有目錄，因為它們是參考資料，而不是應該從頭到尾閱讀的書籍。 您應該在用戶手冊中添加快速入門或啟動教程，以便用戶可以輕鬆地開始使用該產品。
各種用戶手冊
可以針對各種主題和目標製作用戶手冊。 以下是您的一些可能性，讓我們看看它們。
- 使用說明書
使用說明書是一種用戶指南，它提供了按照產品預期使用方式使用產品的簡單說明。 - 訓練手冊
此類用戶指南提供了完成特定任務、項目或工作的指南列表。 - 服務手冊
服務手冊是用戶指南，描述如何在不同的地方照顧和維護機器或設備tages 的使用壽命。 - 使用者手冊
用戶手冊是解釋如何正確使用或操作產品的技術出版物。 - 操作手冊
操作手冊中描述了特定於企業或組織的角色、職責和程序。 - 組織政策手冊
組織政策手冊是定義公司政策、實踐和最佳實踐的文檔。 - 標準操作程序（SOP）手冊
用戶可以受益於標準操作程序手冊中有關執行既定程序的詳細說明。
為什麼您的企業需要用戶手冊？
在用戶手冊的支持下，人們可以更好地自行處理問題。 一本像樣的用戶手冊可以為您的客戶提供他們所需的工具，以便在當今即時滿足文化中快速有效地從您的產品或服務中實現他們想要的價值。
優秀的客戶服務需要輔以用戶手冊。 編寫優秀的用戶手冊將提供以下優勢tag貴公司的 es：
- 使入職和培訓更加簡單
精心編寫的用戶指南可以使入職和培訓程序變得更加簡單。 沒錯，通過開發和實施一流的用戶手冊，您的員工和消費者都會受益。
您的公司可以使用用戶指南來幫助新員工完成新角色的一些流程和系統，而不僅僅是設置困難的面對面培訓課程，這需要大量的時間和財務費用。 由於通過用戶指南，員工可以在履行與其職位相關的職責的同時進行學習，因此入職期間損失的時間可能會更少。 - 減少支持費用
用戶指南是對消費者客戶服務工作的重要補充，但它們也可以作為客戶支持系統的組成部分為企業主提供良好的服務。
當您讓客戶快速訪問可搜索的用戶指南時，客戶更有可能立即找到解決方案，並且不太可能需要聯繫技術人員或代表以獲得專業支持。 - 為了節省時間
您的客戶和員工，從入門級員工到管理層，都可以通過使用用戶手冊來節省時間。 當您的客戶可以使用用戶手冊時，他們將不必浪費時間嘗試查找有關如何使用產品的信息，因為他們可以立即直接訪問該信息。
當您的員工配備有用的用戶手冊時，他們不必浪費時間獨立查找解決方案或通過詢問來壟斷同事和經理的注意力，因為他們可以直接在用戶手冊中訪問解決方案！ - 最大限度地減少責任
證明您已徹底測試您的產品並知道如何安全使用它的一種方法是編寫和分髮用戶手冊。 這可以顯著降低與為公眾生產某些東西相關的任何義務。
如果您銷售的產品可能對用戶造成危險（例如空間加熱器、電動工具等）。
最好的用戶手冊由哪些部分組成？
無論如何，都有一些最終用戶文檔最佳實踐需要遵守，即使每個產品都是獨一無二的，並且需要不同的組件來生成真正優秀的用戶文檔。
- 簡單易懂的語言
除了不提供用戶手冊之外，沒有什麼比發現他們的用戶手冊充滿了行話和難以理解的語言更讓客戶惱火的了。 由於這些語言選擇，您的用戶說明很難使用，這也無法促進出色的客戶服務。 確保您是為用戶而不是開發人員編寫的，是創建優秀用戶指南的關鍵組成部分。 不要假設您的最終用戶知道或熟悉任何事情。 首字母縮略詞、行話和辦公室術語會讓您的客戶感到被誤導、沮喪和毫無準備。 製作用戶手冊的最佳點是在不將消費者視為孩子（當然，除非他們是孩子！）和為他們提供完全理解如何使用產品所需的額外幫助之間取得平衡，簡單地說語言。 - 簡單
編寫用戶手冊需要保持簡單。 這個理念應該體現在內容和設計上。 如果您的文檔中塞滿了複雜的圖片和長篇文字，那麼它就會顯得過於復雜且難以理解。 這種用戶手冊可能會恐嚇您的用戶，並導致他們撥打您的幫助熱線，而不是嘗試自己解決問題。 - 視覺效果
格言“展示，不要講述”是用戶手冊編寫的基石。 帶註釋的屏幕截圖、電影和其他視覺內容對於理解概念非常有幫助。 親眼目睹某件事的實際情況往往比閱讀相關內容更有用。 視覺效果不僅可以分解長篇文本，還可以減少用戶手冊中令人恐懼的文本量。 研究表明，人們記住視覺信息的速度比記住書面信息的速度快 7%。 Techsmith 的一項研究還表明，67% 的人在收到包含帶註釋的屏幕截圖而不是僅用文字來傳達信息的指令時，可以更有效地執行任務。 - 專注於要解決的問題
有人購買您的產品很可能是為了解決問題。 在起草產品附帶的用戶手冊時，必須重點關注這個問題。 不要枚舉和討論您的產品提供的所有功能或您所包含的有趣的設計元素，而是以一種有利於產品使用的方式向您的用戶介紹它們。 在描述產品的功能和優點時，將要解決的問題放在產品的功能和優點的背景下。 - 邏輯流程和層次結構
為了讓用戶清楚地了解他們將從用戶手冊的每個部分中學到什麼，請使用遵循清晰的層次結構的標題和副標題。 為了毫不費力地引導您的客戶從頭到尾了解他們需要了解的所有內容，您選擇的層次結構應該遵循邏輯流程。 確保從基礎開始，並結合邏輯進展來實現產品更複雜的功能。 - 內容列表
如果您的用戶指南以目錄開始，將對讀者最有幫助。 無需深入挖掘與當前面臨的問題無關的許多頁信息，快速輕鬆地瀏覽文檔是人們熟悉的方法。 - 使其可搜索
即使您可能會打印用戶手冊，數字文檔也可能是您的主要優先事項。 在大多數人隨時隨身攜帶智能手機的世界中，您的用戶手冊很可能會以數字格式被最頻繁地使用。 在數字用戶手冊中添加可搜索功能將為希望通過訪問它來解決問題的用戶帶來令人愉快的易用性，類似於目錄如何將用戶引導到打印文檔中的正確位置。 - 無障礙
某些需要您的用戶手冊的人可能會受益於額外的幫助，以確保其正常運行。 無論法律是否要求，可訪問性要求通常都是良好的做法。 在用戶手冊中維護可訪問性要求是很好的商業實踐。 設計用戶指南，使其內容可供可能存在視覺、聽覺或認知挑戰的用戶訪問，這一點至關重要。 - 精心設計
創建用戶指南時考慮您的受眾。 如果您製作了他們喜歡看的東西，他們將更傾向於有效地使用它！ 避免使用冗長的文本塊並提供足夠的空白。 將這兩個特徵結合起來可以幫助消費者看起來不那麼害怕，並使學習任何新事物看起來令人興奮而不是具有威脅性。 我們之前描述的“展示，而不是講述”方法也適用於此。 對於印刷版和數字版用戶手冊來說，在文本中添加視覺效果和照片是一個很好的選擇。 對於數字用戶手冊，視頻和 GIF 提供了興趣和有用的元素。 如果您的公司有風格指南，您的設計就應該遵循它； 否則，如果您在沒有用戶指南的情況下進行操作，那麼保持用戶指南的一致性至關重要。 整篇論文中使用的字體和顏色方案，最好是所有用戶指南中使用的字體和顏色方案應該保持一致。 - 來自實際客戶或 Beta 測試人員的評論
在您尋找並聽取實際使用您產品的人的反饋之前，您將無法確定您準備的用戶指南是否盡可能成功。 您為產品開發的用戶指南應該考慮到人們使用該產品時遇到的問題。 您可能會學到一些看起來非常明顯的東西，但是您更有可能學到一些可以幫助您了解您想要接觸的客戶的需求的東西。
如何編寫用戶手冊？
製作用戶手冊是一項至關重要的任務，可以對您的公司和您想要服務的消費者產生重大影響。 我們簡化了開髮用戶手冊的過程，因此您可以輕鬆地遵循，因為它可能會讓人不知所措。
- 識別用戶
就像您生成的任何其他通信一樣，找到通信的收件人是重要的第一步。 用戶手冊的目標受眾將幫助您決定語氣、提供的詳細程度以及如何提供內容等問題。 為產品的最終用戶編寫用戶指南與為技術工程師編寫用戶指南有很大不同。 第一步是確定您的受眾。 - 專注於問題
用戶手冊旨在幫助解決問題或指導某人如何做新事情。 您必須準確確定用戶手冊的用途，並確保保持這一重點。
擴大主題並討論產品的眾多功能或應用程序可能很誘人。 這可能會讓用戶感到沮喪，並導致他們需要撥打客戶支持熱線，從而掩蓋了他們所需的真實答案。
如果您的客戶是正在學習如何使用產品的消費者或需要修復產品的技術人員，請專注於他們所需的精確解決方案。 - 採用順序方法
用戶手冊的說明應按照完成手頭工作所需的順序排列。 列出每個步驟以便開始。 然後，努力完成作業，同時遵循您按給定順序概述的精確步驟。 當您瀏覽原始列表時，您可能甚至很可能會發現任何tages 丟失了。 此外，您可能會發現，為了清晰起見，您曾經認為是單個任務的事情實際上必須分為多個活動。
在進入編寫用戶指南的下一階段之前，請確保已為分配的每個連續步驟指定了明確的結果。 在進入下一個級別之前，讀者應該完全清楚他們想要完成什麼以及它應該是什麼樣子。 - 繪製用戶旅程地圖
了解消費者計劃如何使用您的產品並使他們能夠輕鬆使用您的產品是製作用戶指南的目標。 您必須努力理解消費者試圖解決的問題或他們試圖通過使用您的解決方案實現的目標，以及他們如何與您的業務互動。 您可以規劃必要的步驟來指導客戶完成整個流程，使用這些詳細信息來可視化他們從問題到解決方案的整個過程。 - 選擇模板
通過創建一系列模板，編寫和開髮用戶手冊的任務比您想像的要簡單得多。 您的程序可能會被簡化，一致性將成為一個更加現實的目標。
在用戶手冊模板中，除了定義字體（類型和大小）、對比度要求和配色方案等詳細信息外，還應包括以下內容：- 分配給介紹的區域
- 不同的小節和章節
- 您選擇的傳達一系列動作的格式
- 注意事項和警告
- 分配給結論的區域
- 編寫簡單易懂的內容
用戶手冊的材料應該盡可能簡單易懂。 為了清晰和方便，思考和分析格式和內容非常重要。
確保流程的每個階段僅概述一項任務，並儘可能使用清晰、簡短的語言。 確保正確修改您的文本，直到您的用戶手冊僅包含真正必要的信息。 - 像新手一樣對待每個用戶
假設用戶手冊的讀者在創建產品時事先並不了解您的產品。 寫作時就好像你正在對一個外行說話一樣。
應避免使用任何行話或技術語言。 當然，有時必須避免，但這些應該是絕對的例外。 - 與新手用戶一起測試產品的說明
用戶手冊創建過程的測試階段至關重要。 實驗的主題對結果有重大影響。
理想情況下，測試應該針對從未使用過您的產品或看過文檔的人進行。 當您瀏覽用戶手冊時，觀察他們完成整個過程並記錄他們遇到困難的地方。 然後，應適當更新信息。
您的測試人員只需借助用戶手冊即可操作產品。 他們不應該需要尋求更多幫助。 蘇聯指南應該有他們需要的所有信息。 - 使用實用的方法構建內容
應盡一切努力提供具體的實施方案amp用戶按照用戶手冊中的每個步驟後可能遇到的任何結果的文件和詳細描述。 用戶應該了解他們可能從產品中獲得的任何反饋，以及他們沿途可能遇到的任何潛在的景像或聲音。 - 儘早解釋符號、圖標和代碼
在編寫用戶手冊時，您可能需要使用圖標、符號或代碼來幫助提供必要的說明。 為了防止讀者感到困惑或沮喪，儘早在用戶手冊中識別這些內容至關重要。
用戶手冊 常見問題解答
用戶手冊到底是什麼？
用戶文檔是以用戶手冊或用戶指南的形式提供的信息，旨在幫助最終用戶成功與產品交互。
- 有哪些類型的用戶文檔？
物理文檔（例如小冊子或手冊）傳統上用於提供用戶文檔。 如今，用戶手冊以數字方式製作和分發的頻率越來越高。 - 用戶手冊中包含哪些內容？
說明手冊或用戶指南採用良好的設計、清晰的文字和解決問題的焦點。 我必須有一個目錄，遵循邏輯層次結構和流程，並提供易於訪問的內容。 此外，良好的用戶手冊將是可搜索的，並考慮到用戶的需求views. - 用戶文檔是如何製作的？
可以使用簡單的步驟來開髮用戶手冊。 必須首先確定用戶指南的目標，並且必須制定策略來實現這些目標。 用戶手冊在發布之前必鬚根據需要進行測試和更新。 最後，保持用戶指南更新非常重要，並在添加新更新或版本時進行更改。