Jinsi ya Kuandika Miongozo ya Mtumiaji kwa Uwazi na Ufupi
Mwongozo wa mtumiaji ni nini?
Kuna majina mbalimbali ya mwongozo wa mtumiaji. Hati za kiufundi, miongozo ya matengenezo, na miongozo ya maagizo yote ni majina yanayorejelea kitu kimoja. Mwongozo wa mtumiaji umeundwa ili kuwasaidia wateja kutumia bidhaa au huduma yako kwa usahihi au kutatua masuala yanayotokea wakati wa matumizi. Zinaweza kupatikana kwa kuchapishwa, dijitali, au miundo yote miwili.
Miongozo ya matumizi humpa mtumiaji wa mwisho maagizo ya kina, hatua kwa hatua na usaidizi fulani kwa matatizo. Jedwali la yaliyomo linapaswa kuwepo katika kila mwongozo wa mtumiaji kwa sababu ni nyenzo za marejeleo badala ya vitabu vinavyopaswa kusomwa kuanzia mwanzo hadi mwisho. Unapaswa kuongeza mafunzo ya kuanza kwa haraka au anza katika mwongozo wako wa mtumiaji ili watumiaji waweze kuhisi urahisi kuanza kutumia bidhaa.
aina ya miongozo ya watumiaji
Kwa masomo na malengo anuwai, miongozo ya watumiaji inaweza kutayarishwa. Hapa kuna baadhi ya uwezekano wako, kwa hivyo wacha tuziangalie.
- Mwongozo wa Maagizo
Mwongozo wa maagizo ni aina ya mwongozo wa mtumiaji ambao hutoa maagizo ya moja kwa moja ya kutumia bidhaa kwa njia ambayo ilikusudiwa kutumiwa. - Mwongozo wa Mafunzo
Aina hii ya mwongozo wa mtumiaji inatoa orodha ya miongozo ya kukamilisha kazi fulani, mradi au kazi. - Mwongozo wa Huduma
Miongozo ya huduma ni miongozo ya watumiaji ambayo inaelezea jinsi ya kutunza na kudumisha kipande cha mashine au vifaa katika s tofautitagmuda wa maisha yake. - Mwongozo wa Mtumiaji
Miongozo ya mtumiaji ni machapisho ya kiufundi yanayoeleza jinsi ya kutumia au kuendesha bidhaa ipasavyo. - Mwongozo wa Uendeshaji
Majukumu, majukumu na taratibu mahususi kwa biashara au shirika zimeelezewa katika miongozo ya uendeshaji. - Mwongozo wa Sera ya Shirika
Mwongozo wa sera ya shirika ni nyaraka zinazofafanua sera, mazoea na kanuni bora za kampuni. - Mwongozo wa Kawaida wa Taratibu za Uendeshaji(SOPs).
Watumiaji hunufaika kutokana na maelekezo ya kina ya mwongozo wa taratibu za uendeshaji wa kutekeleza taratibu zilizowekwa.
Kwa nini biashara yako inahitaji miongozo ya watumiaji?
Watu wana vifaa vyema zaidi vya kushughulikia matatizo yao wenyewe kwa msaada wa mwongozo wa mtumiaji. Mwongozo mzuri wa mtumiaji unaweza kuwapa wateja wako zana wanazohitaji ili kufikia kwa haraka na kwa ufanisi thamani wanayotamani kutoka kwa bidhaa au huduma yako katika utamaduni wa sasa wa kujiridhisha.
Huduma bora kwa wateja inahitaji kuongezewa miongozo ya watumiaji. Kuandika miongozo bora ya watumiaji itatoa advan ifuatayotages kwa kampuni yako:
- Ili kurahisisha upandaji na mafunzo
Miongozo ya watumiaji iliyoandikwa vizuri inaweza kufanya taratibu za upandaji na mafunzo kuwa rahisi. Hiyo ni kweli, kwa kutengeneza na kutekeleza miongozo ya hali ya juu ya watumiaji, wafanyikazi wako na watumiaji wako wanaweza kupata faida.
Kampuni yako inaweza kutumia miongozo ya watumiaji kusaidia waajiriwa wapya kupitia baadhi ya michakato na mifumo ambayo ni sehemu ya majukumu yao mapya badala ya kuweka tu vipindi vigumu vya mafunzo ya ana kwa ana, ambavyo vina gharama kubwa za wakati na kifedha. Kwa sababu wafanyakazi wanaweza kujifunza wanapotekeleza majukumu yanayohusiana na nyadhifa zao kutokana na miongozo ya watumiaji, kunaweza kuwa na saa chache zinazopotea wakati wa kupanda. - Ili Kupunguza Gharama za Msaada
Miongozo ya watumiaji ni nyongeza nzuri kwa juhudi zako za huduma kwa wateja kwa watumiaji, lakini pia hutumikia mmiliki wa biashara kama sehemu ya mfumo wa usaidizi kwa wateja.
Wateja wana uwezekano mkubwa wa kupata suluhu mara moja na kuna uwezekano mdogo wa kuhitaji kuwasiliana na fundi au mwakilishi kwa usaidizi maalum unapowapa ufikiaji wa haraka wa mwongozo wa mtumiaji unaotafutwa. - Ili kuhifadhi wakati
Wateja wako na wafanyikazi wako, kutoka kwa wafanyikazi wa kiwango cha juu hadi usimamizi, wanaweza kuokoa wakati kwa kutumia miongozo ya watumiaji. Miongozo ya watumiaji inapopatikana kwa wateja wako, hawatalazimika kupoteza muda kujaribu kutafuta maelezo kuhusu jinsi ya kutumia bidhaa kwa sababu watakuwa na ufikiaji wa moja kwa moja kwa maelezo hayo mara moja.
Wafanyakazi wako wanapokuwa na miongozo muhimu ya watumiaji, si lazima wapoteze muda kwa kujitegemea kutafuta suluhu au kuhodhi usikivu wa wafanyakazi wenzao na wasimamizi kwa maswali kwa sababu wanaweza kufikia suluhu katika mwongozo wao wa watumiaji! - Ili Kupunguza Dhima
Njia moja ya kuonyesha kuwa umejaribu bidhaa yako kikamilifu na unajua jinsi ya kuitumia kwa usalama ni kuandika na kusambaza miongozo ya watumiaji. Hii inaweza kupunguza kwa kiasi kikubwa majukumu yoyote yanayohusiana na kutengeneza kitu kwa ajili ya umma kwa ujumla.
Kuandika maonyo na tahadhari za usalama na kufanywa kupatikana kwa watumiaji kupitia mwongozo wa mtumiaji ni njia bora (ingawa si ya kipumbavu) ya kuepuka matatizo ya kisheria yanayohusiana na majeraha au uharibifu mwingine unaosababishwa na matumizi mabaya ikiwa bidhaa unayouza inaweza kuwa hatari kwa watumiaji (fikiria). hita za nafasi, zana za nguvu, nk).
Ni vipengele gani vinavyounda miongozo bora ya watumiaji?
Kuna baadhi ya mbinu bora za uhifadhi wa hati za mtumiaji za kufuata hata iweje, ingawa kila bidhaa ni ya kipekee na itahitaji vipengee mahususi ili kutoa hati bora kabisa za mtumiaji.
- Lugha nyepesi
Hakuna kitakachowaudhi wateja wako zaidi—kando na kutotoa moja—kuliko kugundua mwongozo wao wa mtumiaji umejaa jargon na lugha ngumu kuelewa. Maagizo yako ya mtumiaji ni magumu kutumia kwa sababu ya chaguo hizi za lugha, ambazo pia haziendelezi huduma bora kwa wateja. Kuhakikisha kuwa unamwandikia mtumiaji, sio msanidi programu, ni sehemu muhimu ya kuunda miongozo bora ya watumiaji. Usidhani kuwa mtumiaji wako wa mwisho anajua au anafahamu chochote. Vifupisho, jargon na istilahi za ofisi zitawafanya wateja wako wahisi kuwa wamepewa taarifa zisizo sahihi, wamechanganyikiwa na hawajajitayarisha. Malengo mazuri ya kutengeneza mwongozo wa mtumiaji ni kuweka uwiano kati ya kutoandika kana kwamba watumiaji wako ni watoto (isipokuwa, bila shaka, wao ni watoto!) na kuwapa usaidizi wa ziada wanaohitaji kuelewa kabisa jinsi ya kutumia bidhaa, kwa urahisi. lugha. - Urahisi
Kuandika kijitabu cha mtumiaji kunahitaji kuweka mambo rahisi. Dhana hii inapaswa kuonyeshwa katika maudhui na muundo. Ukijaza hati zako kwa picha tata na vifungu virefu vya maandishi, zitaonekana kuwa za kisasa na ngumu kueleweka. Aina hii ya mwongozo wa mtumiaji huenda ikamtisha mtumiaji wako na kuwaongoza kupiga simu kwenye laini yako ya usaidizi badala ya kujaribu kusuluhisha suala lao wao wenyewe. - Vielelezo
Kanuni ya "Onyesha, usiambie" ni msingi wa uandishi wa mwongozo wa mtumiaji. Picha za skrini zilizofafanuliwa, filamu, na maudhui mengine yanayoonekana ni muhimu sana katika kuelewa dhana. Mara nyingi ni muhimu zaidi kuona kitu kikifanya kazi kuliko kusoma juu yake. Visual sio tu kuvunja vifungu virefu vya maandishi, lakini pia hupunguza kiasi cha maandishi katika miongozo ya watumiaji ambayo inaweza kutisha. Imethibitishwa kuwa watu huhifadhi habari inayoonekana kwa 7% haraka zaidi kuliko habari iliyoandikwa. Katika utafiti wa Techsmith, ilionyeshwa pia kuwa 67% ya watu walifanya kazi kwa ufanisi zaidi walipopewa maagizo ambayo yalijumuisha picha za skrini zenye maelezo badala ya maneno pekee ili kuwasilisha taarifa. - Zingatia tatizo linalopaswa kutatuliwa
Kuna uwezekano mkubwa kwamba mtu alinunua bidhaa yako ili kushughulikia suala fulani. Ni muhimu kuzingatia suala hili wakati wa kuandaa mwongozo wa mtumiaji ambao utajumuishwa na bidhaa. Badala ya kuorodhesha na kujadili vipengele vyote vinavyotolewa na bidhaa yako au vipengele vya kubuni vya kuvutia ambavyo umejumuisha, wajulishe watumiaji wako kuzihusu kwa njia inayorahisisha matumizi ya bidhaa. Weka tatizo linalotatuliwa katika muktadha wa vipengele na manufaa ya bidhaa yako unapozifafanua. - Mtiririko wa kimantiki na uongozi
Ili kufanya iwe dhahiri kwa mtumiaji kile watakachojifunza kutoka kwa kila sehemu ya mwongozo wako wa mtumiaji, tumia vichwa na vichwa vidogo vinavyofuata muundo wazi wa daraja. Ili kuwaongoza wateja wako bila shida kupitia yote wanayohitaji kujua kutoka mwanzo hadi mwisho, uongozi unaochagua unapaswa kufuata mtiririko wa kimantiki. Hakikisha unaanza na mambo ya msingi na ujumuishe maendeleo ya kimantiki kuelekea vipengele vya kisasa zaidi vya bidhaa yako. - Orodha ya yaliyomo
Mwongozo wako wa mtumiaji utasaidia zaidi kwa wasomaji ikiwa utaanza na jedwali la yaliyomo. Bila kulazimika kuchimba kurasa nyingi za habari zisizohusiana na shida ya sasa inayowakabili, ni njia inayojulikana kwa mtu kuchunguza hati haraka na kwa urahisi. - Ifanye iweze kutafutwa
Hata kama unaweza kuchapisha miongozo yako ya watumiaji, kuna uwezekano kwamba hati za kidijitali zitakuwa kipaumbele chako kikuu. Kuna uwezekano mkubwa kwamba miongozo yako ya watumiaji itatumika mara nyingi zaidi katika umbizo la dijiti katika ulimwengu ambapo watu wengi wana simu mahiri kila wakati. Kuongeza kipengele kinachoweza kutafutwa kwenye mwongozo wako wa kidijitali kutakuza urahisishaji wa kupendeza wa matumizi kwa watumiaji wanaotafuta kusuluhisha suala kwa kulifikia, sawa na jinsi jedwali la yaliyomo linavyotumika kuwaelekeza watumiaji mahali panapofaa katika hati ya kuchapisha. - Ufikivu
Kuna uwezekano kwamba baadhi ya watu wanaohitaji mwongozo wako wa mtumiaji wanaweza kufaidika kutokana na usaidizi wa ziada ili kuhakikisha kuwa unafanya kazi vizuri. Bila kujali kama zinahitajika kisheria, mahitaji ya ufikiaji kwa ujumla ni mazoea mazuri. Kudumisha mahitaji ya ufikiaji katika miongozo yako ya watumiaji ni mazoezi bora ya biashara. Kubuni miongozo ya watumiaji yenye maudhui ambayo yanafikiwa na watumiaji ambao wanaweza kuwa na changamoto za kuona, zinazosikika au za utambuzi ni muhimu. - Imeundwa vizuri
Zingatia hadhira yako unapounda miongozo yako ya watumiaji. Watakuwa na mwelekeo zaidi wa kuitumia kwa ufanisi ikiwa utafanya kitu wanachofurahia kutazama! Epuka kutumia vizuizi virefu vya maandishi na upe nafasi nyingi nyeupe. Kuchanganya sifa hizi mbili kunaweza kusaidia watumiaji kuonekana kuwa sio wa kutisha na kufanya kujifunza kitu chochote kipya kuonekana kuwa cha kufurahisha badala ya kutisha. Mbinu ya "onyesha, usiambie" tuliyoelezea hapo awali inatumika pia hapa. Kwa mwongozo wa mtumiaji wa kuchapisha na dijitali, kuongeza taswira na picha kwenye maandishi ni njia mbadala nzuri. Kwa miongozo ya watumiaji dijitali, video na GIFs hutoa mambo yanayokuvutia na kipengele muhimu. Ikiwa kampuni yako ina mwongozo wa mtindo, muundo wako unapaswa kuufuata; vinginevyo, ikiwa unafanya kazi bila moja, ni muhimu kuweka mwongozo wako wa mtumiaji thabiti. Mipangilio ya fonti na rangi inayotumika kwenye karatasi nzima, na haswa katika miongozo yako yote ya watumiaji, inapaswa kuwa thabiti. - Maoni kutoka kwa wateja halisi au wanaojaribu beta
Hutaweza kubaini ikiwa miongozo ya watumiaji uliotayarisha imefanikiwa kadiri uwezavyo hadi utakapotafuta na kusikiliza maoni kutoka kwa watu ambao watakuwa wakitumia bidhaa yako. Miongozo ya mtumiaji unayotengeneza kwa ajili ya bidhaa yako inapaswa kuzingatia matatizo ambayo watu wanayo nayo. Unaweza kujifunza jambo ambalo linaonekana dhahiri sana, lakini kuna uwezekano mkubwa zaidi kwamba utajifunza kitu ambacho kitakusaidia kuelewa mahitaji ya wateja unaojaribu kufikia.
Ninaandikaje mwongozo wa mtumiaji?
Kutengeneza mwongozo wa mtumiaji ni kazi muhimu ambayo inaweza kuwa na athari kubwa kwa kampuni yako na watumiaji unaotaka kuwahudumia. Tumerahisisha mchakato wa kutengeneza mwongozo wa mtumiaji ili uweze kufuata kwa urahisi kwa sababu unaweza kulemea.
- Tambua watumiaji
Kupata mpokeaji wa mawasiliano yako ni hatua muhimu ya awali, kama vile mawasiliano mengine yoyote unayozalisha. Hadhira inayolengwa na mwongozo wako wa mtumiaji itakusaidia kuamua kuhusu masuala kama vile sauti, kiwango cha maelezo ya kutoa na jinsi ya kuwasilisha maudhui. Kuandika mwongozo wa mtumiaji kwa mtumiaji wa mwisho wa bidhaa yako ni tofauti sana na kumwandikia mhandisi wa teknolojia. Hatua ya kwanza kabisa ni kuamua hadhira yako. - Zingatia tatizo
Miongozo ya mtumiaji imeundwa ili kusaidia kutatua matatizo au kuelekeza mtu jinsi ya kufanya jambo jipya. Lazima uamue kwa usahihi kile ambacho mwongozo wako wa mtumiaji unanuiwa kufanya na uhakikishe kudumisha mwelekeo huo.
Inaweza kushawishi kupanua mada na kujadili vipengele au programu nyingi za bidhaa yako. Hili linaweza kuwakatisha tamaa watumiaji na kusababisha upige simu kwa laini yako ya usaidizi kwa wateja kwa kuficha jibu la kweli wanalohitaji.
Ikiwa mteja wako ni mtumiaji anayejifunza jinsi ya kutumia bidhaa au fundi anayehitaji kuirekebisha, zingatia suluhu sahihi atakalohitaji. - Tumia mbinu ya kufuatana
Maagizo ya mwongozo wako wa mtumiaji yanapaswa kuwekwa kwa mpangilio unaohitajika ili kumaliza kazi iliyopo. Orodhesha kila hatua ili kuanza. Kisha, jitahidi kufanya mgawo huku ukifuata hatua hususa ulizotaja katika mpangilio uliotolewa. Unapopitia orodha yako ya asili, inawezekana, labda hata uwezekano, kwamba utapata stagambazo hazipo. Zaidi ya hayo, unaweza kupata kwamba kitu ambacho hapo awali uliamini kuwa ni kazi moja lazima kigawanywe katika shughuli kadhaa kwa ajili ya uwazi.
Hakikisha umebainisha matokeo ya wazi kwa kila hatua mfuatano ambayo umetenga kabla ya kuendelea na awamu inayofuata ya kuandika mwongozo wa mtumiaji. Kabla ya kuendelea hadi ngazi inayofuata, wasomaji wanapaswa kuwa wazi kabisa kuhusu kile wanachotaka kukamilika na jinsi inavyopaswa kuonekana. - Safari ya mtumiaji wa ramani
Kuelewa jinsi watumiaji wako wanavyopanga kutumia bidhaa yako na kuifanya iwe rahisi kwao kufanya hivyo ni malengo ya kutengeneza mwongozo wa watumiaji. Ni lazima uweke juhudi kuelewa suala ambalo mtumiaji anajaribu kutatua au lengo analojaribu kutimiza kwa kutumia suluhisho lako, na pia jinsi wanavyojihusisha na biashara yako. Unaweza kupanga hatua zinazohitajika ili kumwongoza mteja kupitia mchakato huo kwa kutumia maelezo haya kuibua safari yao kutoka kwa tatizo hadi suluhisho. - Chagua Kiolezo
Kazi ya kuandika na kutengeneza miongozo ya watumiaji inaweza kufanywa rahisi zaidi kuliko unavyoweza kutarajia kwa kuunda mfululizo wa violezo. Utaratibu wako unaweza kurahisishwa, na uthabiti unaweza kuwa lengo la kweli zaidi.
Katika kiolezo chako cha mwongozo wa mtumiaji, pamoja na kufafanua maelezo kama fonti (aina na ukubwa), mahitaji ya utofautishaji, na miundo ya rangi, unapaswa pia kujumuisha yafuatayo:- Eneo lililotengwa kwa ajili ya utangulizi
- Vifungu na sehemu tofauti
- Umbizo ulilochagua kwa ajili ya kuwasilisha mfululizo wa vitendo
- Vidokezo vya tahadhari na maonyo
- Eneo lililotengwa kwa hitimisho
- Andika rahisi na rahisi kufuata yaliyomo
Nyenzo za mwongozo wako wa mtumiaji zinapaswa kuwa moja kwa moja na rahisi kuelewa inavyowezekana. Ni muhimu kufikiria na kuchambua muundo na yaliyomo kwa uwazi na urahisi.
Hakikisha kuwa kila awamu ya mchakato inaangazia kazi moja pekee na utumie lugha iliyo wazi na fupi iwezekanavyo. Hakikisha umerekebisha maandishi yako ipasavyo hadi uwe na mwongozo wa mtumiaji ambao una maelezo ambayo ni muhimu tu. - Mfikie kila mtumiaji kama novice
Chukulia kuwa msomaji wa mwongozo wako wa mtumiaji hana maarifa ya awali ya bidhaa yako anapoiunda. Andika kana kwamba unazungumza na mtu wa kawaida.
Matumizi yoyote ya jargon au lugha ya kiufundi inapaswa kuepukwa. Kwa kawaida, kutakuwa na nyakati ambazo lazima ziepukwe, lakini hizi zinapaswa kuwa ubaguzi kabisa. - Jaribu maagizo ya bidhaa na watumiaji wapya
Awamu ya majaribio ya mchakato wa kuunda mwongozo wa mtumiaji ni muhimu. Mada ya jaribio ina athari kubwa kwa matokeo.
Jaribio linafaa kufanywa kwa watu ambao hawajawahi kutumia bidhaa yako au kuona hati. Unapopitia mwongozo wa mtumiaji, waangalie wanapokamilisha mchakato na kurekodi pale wanapokwama. Kisha, habari inapaswa kusasishwa ipasavyo.
Usaidizi wa mwongozo wa mtumiaji pekee ndio unapaswa kuhitajika kwa wanaojaribu kuendesha bidhaa. Hawapaswi kuhitaji kuomba msaada zaidi. Mwongozo wa USSR unapaswa kuwa na habari zote wanazohitaji. - Jenga maudhui kwa kutumia mbinu ya vitendo
Kila juhudi inapaswa kufanywa kutoa halisi exampmaelezo madogo na ya kina ya matokeo yoyote ambayo watumiaji wanaweza kupata baada ya kufuata kila hatua katika mwongozo wa mtumiaji. Mtumiaji anapaswa kufahamu maoni yoyote anayoweza kupata kutoka kwa bidhaa, pamoja na vituko au sauti zozote anazoweza kukutana nazo njiani. - Eleza alama, ikoni na misimbo mapema
Huenda ukahitaji kuajiri aikoni, alama, au misimbo unapoandika mwongozo wa mtumiaji ili kukusaidia kutoa maagizo yanayohitajika. Ili kuzuia kuchanganyikiwa au kufadhaika kwa wasomaji, ni muhimu kutambua haya mapema iwezekanavyo katika mwongozo wako wa mtumiaji.
Mwongozo wa Mtumiaji Maswali Yanayoulizwa Sana
Miongozo ya watumiaji ni nini hasa?
Hati za mtumiaji ni maelezo yanayotolewa kwa njia ya miongozo ya watumiaji au miongozo ya watumiaji na inakusudiwa kuwasaidia watumiaji wa mwisho kuingiliana na bidhaa kwa mafanikio.
- Kuna aina gani za hati za watumiaji?
Nyaraka halisi, kama vile vijitabu au miongozo, kwa kawaida imekuwa ikitumika kutoa hati za mtumiaji. Siku hizi, miongozo ya watumiaji inatolewa na kusambazwa mara kwa mara kidijitali. - Ni nini kilichomo katika miongozo ya watumiaji?
Mwongozo wa maagizo au mwongozo wa mtumiaji hutumia muundo mzuri, uandishi wazi, na mwelekeo wa utatuzi wa shida. Lazima niwe na jedwali la yaliyomo, nifuate mpangilio na mtiririko wa kimantiki, na nitoe maudhui ambayo yanafikiwa. Zaidi ya hayo, mwongozo mzuri wa mtumiaji utaweza kutafutwa na kuzingatia upya wa mtumiajiviews. - Hati ya mtumiaji inafanywaje?
Hatua rahisi zinaweza kutumika kutengeneza miongozo ya watumiaji. Malengo ya mwongozo wa mtumiaji lazima kwanza yabainishwe, na mkakati lazima uundwe ili kuwezesha utimilifu wao. Mwongozo wa mtumiaji lazima ujaribiwe na kusasishwa inapohitajika kabla ya kuchapishwa. Hatimaye, ni muhimu kusasisha mwongozo wa mtumiaji, na kufanya mabadiliko kadri masasisho au matoleo mapya yanavyoongezwa.