स्पष्ट और संक्षिप्त उपयोगकर्ता मैनुअल कैसे लिखें
उपयोगकर्ता मैनुअल क्या है?
उपयोगकर्ता मैनुअल के लिए कई नाम हैं। तकनीकी दस्तावेज, रखरखाव मैनुअल और निर्देश मैनुअल सभी नाम एक ही आइटम को संदर्भित करते हैं। उपयोगकर्ता मैनुअल ग्राहकों को आपके उत्पाद या सेवा का सही तरीके से उपयोग करने या उपयोग के दौरान होने वाली समस्याओं को हल करने में मदद करने के लिए बनाया जाता है। उन्हें प्रिंट, डिजिटल या दोनों प्रारूपों में उपलब्ध कराया जा सकता है।
उपयोग मैनुअल अंतिम उपयोगकर्ता को व्यापक, चरण-दर-चरण निर्देश और समस्याओं के लिए कुछ सहायता प्रदान करते हैं। प्रत्येक उपयोगकर्ता मैनुअल में विषय-सूची मौजूद होनी चाहिए क्योंकि वे संदर्भ सामग्री हैं न कि किताबें जिन्हें शुरू से अंत तक पढ़ा जाना चाहिए। आपको अपने उपयोगकर्ता मैनुअल में एक त्वरित आरंभ या स्टार्टअप ट्यूटोरियल जोड़ना चाहिए ताकि उपयोगकर्ता आसानी से उत्पाद का उपयोग शुरू करने में सहज महसूस कर सकें।
उपयोगकर्ता मैनुअल के प्रकार
विभिन्न विषयों और उद्देश्यों के लिए उपयोगकर्ता मैनुअल तैयार किए जा सकते हैं। यहाँ आपकी कुछ संभावनाएँ दी गई हैं, तो आइए उन पर नज़र डालें।
- निर्देश मैनुअल
निर्देश पुस्तिका एक प्रकार की उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका होती है जो किसी उत्पाद को उसके इच्छित तरीके से उपयोग करने के लिए सीधे निर्देश प्रदान करती है। - प्रशिक्षण मैनुअल
इस प्रकार की उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका किसी निश्चित कार्य, परियोजना या नौकरी को पूरा करने के लिए दिशानिर्देशों की एक सूची प्रदान करती है। - मरम्म्त पुस्तिका
सेवा मैनुअल उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाएँ हैं जो बताती हैं कि किसी मशीनरी या उपकरण की अलग-अलग समय पर देखभाल और रखरखाव कैसे किया जाए।tagइसके जीवन काल के। - उपयोगकर्ता पुस्तिका
उपयोगकर्ता मैनुअल तकनीकी प्रकाशन होते हैं जो बताते हैं कि किसी उत्पाद का उचित तरीके से उपयोग या संचालन कैसे किया जाए। - चालन नियम - पुस्तक
किसी व्यवसाय या संगठन से संबंधित विशिष्ट भूमिकाएं, कर्तव्य और प्रक्रियाएं परिचालन मैनुअल में वर्णित होती हैं। - संगठनात्मक नीति मैनुअल
संगठनात्मक नीति मैनुअल एक दस्तावेज है जो किसी कंपनी की नीतियों, प्रथाओं और सर्वोत्तम प्रथाओं को परिभाषित करता है। - मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) मैनुअल
स्थापित प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए मानक संचालन प्रक्रिया मैनुअल के विस्तृत निर्देशों से उपयोगकर्ताओं को लाभ मिलता है।
आपके व्यवसाय को उपयोगकर्ता मैनुअल की आवश्यकता क्यों है?
लोग उपयोगकर्ता पुस्तिका की सहायता से अपनी समस्याओं को स्वयं संभालने में बेहतर ढंग से सक्षम होते हैं। एक अच्छा उपयोगकर्ता पुस्तिका आपके ग्राहकों को आज की तत्काल संतुष्टि संस्कृति में आपके उत्पाद या सेवा से वांछित मूल्य को तेज़ी से और प्रभावी ढंग से प्राप्त करने के लिए आवश्यक उपकरण दे सकता है।
उत्कृष्ट ग्राहक सेवा को उपयोगकर्ता मैनुअल के साथ पूरक करने की आवश्यकता है। उत्कृष्ट उपयोगकर्ता मैनुअल लिखने से निम्नलिखित लाभ मिलेंगेtagआपकी कंपनी के लिए:
- ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण को सरल बनाने के लिए
अच्छी तरह से लिखे गए उपयोगकर्ता गाइड ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण प्रक्रियाओं को सरल बना सकते हैं। यह सही है, शीर्ष-स्तरीय उपयोगकर्ता मैनुअल विकसित करने और लागू करने से आपके कर्मचारी और आपके उपभोक्ता दोनों को लाभ होगा।
आपकी कंपनी नए कर्मचारियों को कुछ प्रक्रियाओं और प्रणालियों से गुजरने में मदद करने के लिए उपयोगकर्ता गाइड का उपयोग कर सकती है जो उनकी नई भूमिकाओं का हिस्सा हैं, बजाय केवल कठिन व्यक्तिगत प्रशिक्षण सत्र स्थापित करने के, जिसमें महत्वपूर्ण समय और वित्तीय खर्च होता है। क्योंकि उपयोगकर्ता गाइड के कारण कर्मचारी अपने पदों से संबंधित कर्तव्यों का पालन करते हुए सीख सकते हैं, इसलिए ऑनबोर्डिंग के दौरान कम घंटे बर्बाद हो सकते हैं। - सहायता व्यय कम करने के लिए
उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाएं उपभोक्ता के लिए आपके ग्राहक सेवा प्रयासों में एक बढ़िया अतिरिक्त होती हैं, लेकिन वे ग्राहक सहायता प्रणाली के एक घटक के रूप में व्यवसाय के मालिक की भी अच्छी सेवा करती हैं।
जब आप ग्राहकों को खोज योग्य उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका तक त्वरित पहुंच प्रदान करते हैं, तो उन्हें तुरंत समाधान मिलने की अधिक संभावना होती है और विशेष सहायता के लिए किसी तकनीशियन या प्रतिनिधि से संपर्क करने की आवश्यकता कम होती है। - समय बचाने के लिए
आपके ग्राहक और आपके कर्मचारी, प्रवेश स्तर के कर्मचारियों से लेकर प्रबंधन तक, उपयोगकर्ता मैनुअल का उपयोग करके समय बचा सकते हैं। जब उपयोगकर्ता मैनुअल आपके ग्राहकों के लिए उपलब्ध होंगे, तो उन्हें किसी उत्पाद का उपयोग कैसे करें, इसके बारे में जानकारी खोजने में समय बर्बाद नहीं करना पड़ेगा क्योंकि उनके पास उस जानकारी तक तुरंत सीधी पहुँच होगी।
जब आपके कर्मचारियों के पास उपयोगी उपयोगकर्ता मैनुअल होते हैं, तो उन्हें स्वतंत्र रूप से समाधान खोजने में समय बर्बाद करने या पूछताछ के साथ अपने सहकर्मियों और प्रबंधकों का ध्यान आकर्षित करने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि उनके पास उपयोगकर्ता मैनुअल में ही समाधान तक पहुंच होती है! - दायित्व को न्यूनतम करने के लिए
यह दर्शाने का एक तरीका कि आपने अपने उत्पाद का पूरी तरह से परीक्षण किया है और जानते हैं कि इसका सुरक्षित तरीके से उपयोग कैसे किया जाए, उपयोगकर्ता मैनुअल लिखना और वितरित करना है। यह आम जनता के लिए कुछ बनाने से जुड़ी किसी भी ज़िम्मेदारी को काफी हद तक कम कर सकता है।
चेतावनियों और सुरक्षा सावधानियों को लिखित रूप में रखना तथा उन्हें उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका के माध्यम से उपयोगकर्ताओं के लिए सुलभ बनाना, यदि आपके द्वारा बेचा जाने वाला उत्पाद उपयोगकर्ताओं के लिए खतरनाक हो सकता है (जैसे स्पेस हीटर, विद्युत उपकरण, आदि) तो दुरुपयोग के कारण होने वाली चोटों या अन्य क्षति से संबंधित कानूनी परेशानी से बचने का एक प्रभावी (यद्यपि पूर्णतः विश्वसनीय नहीं) तरीका है।
सर्वोत्तम उपयोगकर्ता मैनुअल किस घटक से बनते हैं?
कुछ अंतिम उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना आवश्यक है, भले ही प्रत्येक उत्पाद अद्वितीय है और वास्तव में उत्कृष्ट उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के लिए अलग-अलग घटकों की आवश्यकता होगी।
- सदा भाषा
आपके ग्राहकों को इससे ज़्यादा कुछ भी परेशान नहीं करेगा - एक यूजर मैनुअल न देने के अलावा - जब आपको पता चले कि उनका यूजर मैनुअल शब्दजाल और समझने में मुश्किल भाषा से भरा हुआ है। इन भाषा विकल्पों के कारण आपके उपयोगकर्ता निर्देशों का उपयोग करना मुश्किल है, जो उत्कृष्ट ग्राहक सेवा को भी बढ़ावा नहीं देते हैं। यह सुनिश्चित करना कि आप डेवलपर के लिए नहीं, बल्कि उपयोगकर्ता के लिए लिख रहे हैं, बढ़िया यूजर गाइड बनाने का एक महत्वपूर्ण घटक है। यह न मानें कि आपका अंतिम उपयोगकर्ता किसी चीज़ को जानता है या उससे परिचित है। संक्षिप्त शब्द, शब्दजाल और कार्यालय शब्दावली आपके ग्राहकों को गलत सूचना, निराश और अप्रस्तुत महसूस कराएंगे। यूजर मैनुअल बनाने के लिए सबसे बढ़िया बात यह है कि आप अपने उपभोक्ताओं को बच्चे की तरह न लिखें (जब तक कि, ज़ाहिर है, वे बच्चे न हों!) और उन्हें उत्पाद का उपयोग कैसे करें, इसे पूरी तरह से समझने के लिए उन्हें आवश्यक अतिरिक्त सहायता प्रदान करें, सरल भाषा में। - सादगी
उपयोगकर्ता पुस्तिका लिखने के लिए चीजों को सरल रखना आवश्यक है। यह अवधारणा सामग्री और डिजाइन दोनों में परिलक्षित होनी चाहिए। यदि आप अपने दस्तावेज़ को जटिल चित्रों और पाठ के लंबे अंशों से भर देते हैं, तो यह बहुत जटिल और समझने में कठिन लगेगा। इस तरह के उपयोगकर्ता मैनुअल से आपके उपयोगकर्ता को डर लगने की संभावना है और वे अपनी समस्या का समाधान स्वयं करने के बजाय आपकी हेल्पलाइन पर कॉल करने के लिए प्रेरित होंगे। - विजुअल्स
“दिखाओ, बताओ मत” कहावत उपयोगकर्ता मैनुअल लेखन की आधारशिला है। एनोटेटेड स्क्रीनशॉट, मूवी और अन्य दृश्य सामग्री अवधारणाओं को समझने में बेहद मददगार होती हैं। किसी चीज़ के बारे में पढ़ने की तुलना में उसे क्रियान्वित होते देखना अक्सर ज़्यादा उपयोगी होता है। दृश्य न केवल पाठ के लंबे अंशों को तोड़ते हैं, बल्कि वे उपयोगकर्ता मैनुअल में पाठ की मात्रा को भी कम करते हैं जो डरावना हो सकता है। यह प्रदर्शित किया गया है कि लोग लिखित जानकारी की तुलना में दृश्य जानकारी को 7% अधिक तेज़ी से याद रखते हैं। टेकस्मिथ अध्ययन में, यह भी दिखाया गया कि 67% लोगों ने निर्देश दिए जाने पर अधिक प्रभावी ढंग से कार्य किया, जिसमें जानकारी देने के लिए केवल शब्दों के बजाय एनोटेटेड स्क्रीनशॉट शामिल थे। - हल की जाने वाली समस्या पर ध्यान केन्द्रित करें
यह बहुत संभव है कि किसी ने किसी समस्या के समाधान के लिए आपका उत्पाद खरीदा हो। उत्पाद के साथ शामिल किए जाने वाले उपयोगकर्ता मैनुअल का मसौदा तैयार करते समय इस मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करना आवश्यक है। आपके उत्पाद द्वारा प्रदान की जाने वाली सभी विशेषताओं या आपके द्वारा शामिल किए गए आकर्षक डिज़ाइन तत्वों को गिनाने और चर्चा करने के बजाय, अपने उपयोगकर्ताओं को उनके बारे में इस तरह से सूचित करें कि उत्पाद का उपयोग करना आसान हो। उनका वर्णन करते समय अपने उत्पाद की विशेषताओं और लाभों के संदर्भ में हल की जा रही समस्या को रखें। - तार्किक प्रवाह और पदानुक्रम
उपयोगकर्ता को यह स्पष्ट करने के लिए कि वे आपके उपयोगकर्ता मैनुअल के प्रत्येक अनुभाग से क्या सीखेंगे, ऐसे शीर्षकों और उपशीर्षकों का उपयोग करें जो एक स्पष्ट पदानुक्रमिक संरचना का पालन करते हैं। अपने ग्राहकों को शुरुआत से लेकर निष्कर्ष तक जानने के लिए उन्हें जो कुछ भी जानने की ज़रूरत है, उसे आसानी से बताने के लिए, आपके द्वारा चुने गए पदानुक्रम को एक तार्किक प्रवाह का पालन करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप बुनियादी बातों से शुरू करें और अपने उत्पाद की अधिक परिष्कृत विशेषताओं की ओर एक तार्किक प्रगति को शामिल करें। - विषय सूची
आपकी उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका पाठकों के लिए सबसे अधिक सहायक होगी यदि यह विषय-सूची से शुरू होती है। वर्तमान समस्या से असंबंधित जानकारी के कई पृष्ठों को खंगाले बिना, किसी व्यक्ति के लिए दस्तावेज़ को जल्दी और आसानी से तलाशना एक परिचित तरीका है। - इसे खोज योग्य बनाएं
भले ही आप अपने उपयोगकर्ता मैनुअल को प्रिंट कर लें, लेकिन यह संभव है कि डिजिटल दस्तावेज़ीकरण आपकी मुख्य प्राथमिकता होगी। यह काफी संभावना है कि आपके उपयोगकर्ता मैनुअल का उपयोग डिजिटल प्रारूप में सबसे अधिक बार किया जाएगा, क्योंकि दुनिया में अधिकांश लोगों के पास हर समय एक स्मार्टफोन होता है। अपने डिजिटल उपयोगकर्ता मैनुअल में एक खोज योग्य सुविधा जोड़ने से उपयोगकर्ताओं के लिए इसे एक्सेस करके किसी समस्या को हल करने में आसानी होगी, ठीक उसी तरह जैसे कि सामग्री की तालिका उपयोगकर्ताओं को प्रिंट दस्तावेज़ में उचित स्थान पर निर्देशित करने का काम करती है। - सरल उपयोग
यह संभव है कि जिन लोगों को आपके उपयोगकर्ता मैनुअल की आवश्यकता है, उनमें से कुछ को यह सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त सहायता से लाभ हो सकता है कि यह ठीक से काम करता है। भले ही वे कानून द्वारा आवश्यक हों या नहीं, पहुँच संबंधी आवश्यकताएँ आम तौर पर अच्छी प्रथा हैं। अपने उपयोगकर्ता मैनुअल में पहुँच संबंधी आवश्यकताओं को बनाए रखना एक बेहतरीन व्यावसायिक अभ्यास है। उपयोगकर्ता गाइड को ऐसी सामग्री के साथ डिज़ाइन करना जो उन उपयोगकर्ताओं के लिए सुलभ हो, जिन्हें दृश्य, श्रव्य या संज्ञानात्मक चुनौतियाँ हो सकती हैं, महत्वपूर्ण है। - अच्छी तरह से डिजाइन
अपने यूजर गाइड बनाते समय अपने दर्शकों पर विचार करें। यदि आप कुछ ऐसा बनाते हैं जिसे देखकर उन्हें मज़ा आए, तो वे इसे प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए अधिक इच्छुक होंगे! लंबे टेक्स्ट ब्लॉक का उपयोग करने से बचें और बहुत सारे खाली स्थान प्रदान करें। इन दो विशेषताओं को मिलाने से उपभोक्ताओं को कम डरावने लगने में मदद मिल सकती है और कुछ भी नया सीखना उन्हें डराने के बजाय रोमांचक लग सकता है। "दिखाओ, बताओ मत" दृष्टिकोण जो हमने पहले वर्णित किया था, वह यहाँ भी लागू होता है। प्रिंट और डिजिटल यूजर मैनुअल दोनों के लिए, टेक्स्ट में दृश्य और फ़ोटो जोड़ना एक शानदार विकल्प है। डिजिटल यूजर मैनुअल के लिए, वीडियो और GIF रुचि और सहायक तत्व प्रदान करते हैं। यदि आपकी कंपनी के पास स्टाइल गाइड है, तो आपके डिज़ाइन को उसका पालन करना चाहिए; अन्यथा, यदि आप इसके बिना काम कर रहे हैं, तो अपने यूजर गाइड को सुसंगत रखना महत्वपूर्ण है। पूरे पेपर में और आदर्श रूप से आपके सभी यूजर गाइड में उपयोग किए जाने वाले फ़ॉन्ट और रंग योजनाएँ सुसंगत होनी चाहिए। - वास्तविक ग्राहकों या बीटा परीक्षकों की टिप्पणियाँ
आप यह निर्धारित नहीं कर पाएंगे कि आपके द्वारा तैयार किए गए उपयोगकर्ता गाइड यथासंभव सफल हैं या नहीं, जब तक कि आप उन लोगों से फीडबैक प्राप्त न कर लें जो वास्तव में आपके उत्पाद का उपयोग करेंगे। आपके द्वारा अपने उत्पाद के लिए विकसित किए गए उपयोगकर्ता गाइड में लोगों की समस्याओं को ध्यान में रखना चाहिए। आप कुछ ऐसा सीख सकते हैं जो बहुत स्पष्ट लगता है, लेकिन इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आप कुछ ऐसा सीखेंगे जो आपको उन ग्राहकों की ज़रूरतों को समझने में मदद करेगा जिन तक आप पहुँचने की कोशिश कर रहे हैं।
मैं उपयोगकर्ता मैनुअल कैसे लिखूं?
उपयोगकर्ता पुस्तिका बनाना एक महत्वपूर्ण कार्य है जिसका आपकी कंपनी और आपके द्वारा सेवा प्रदान किए जाने वाले उपभोक्ताओं दोनों पर बड़ा प्रभाव पड़ सकता है। हमने उपयोगकर्ता पुस्तिका बनाने की प्रक्रिया को सरल बना दिया है ताकि आप आसानी से उसका अनुसरण कर सकें क्योंकि यह बहुत बोझिल हो सकता है।
- उपयोगकर्ताओं की पहचान करें
आपके संचार के प्राप्तकर्ता को ढूँढना एक आवश्यक प्रारंभिक चरण है, ठीक वैसे ही जैसे आपके द्वारा बनाए गए किसी भी अन्य संचार के साथ होता है। आपके उपयोगकर्ता मैनुअल के लक्षित दर्शक आपको टोन, प्रदान किए जाने वाले विवरण के स्तर और सामग्री को कैसे वितरित किया जाए जैसे मुद्दों पर निर्णय लेने में मदद करेंगे। अपने उत्पाद के अंतिम उपयोगकर्ता के लिए उपयोगकर्ता गाइड लिखना एक तकनीकी इंजीनियर के लिए लिखने से काफी अलग है। सबसे पहला कदम अपने दर्शकों को निर्धारित करना है। - समस्या पर ध्यान दें
उपयोगकर्ता मैनुअल समस्या-समाधान में मदद करने या किसी को कुछ नया करने का निर्देश देने के लिए बनाए जाते हैं। आपको यह निर्धारित करना होगा कि आपका उपयोगकर्ता मैनुअल किस उद्देश्य से बनाया गया है और उस पर ध्यान केंद्रित करना सुनिश्चित करें।
विषय को व्यापक बनाना और अपने उत्पाद के लिए कई विशेषताओं या अनुप्रयोगों पर चर्चा करना आकर्षक हो सकता है। यह उपयोगकर्ताओं को निराश कर सकता है और उन्हें आपके ग्राहक सहायता लाइन पर कॉल करने के लिए प्रेरित कर सकता है, जिससे उन्हें आवश्यक वास्तविक उत्तर नहीं मिल पाता है।
यदि आपका ग्राहक कोई उपभोक्ता है जो उत्पाद का उपयोग करना सीख रहा है या कोई तकनीशियन है जिसे उसे ठीक करना है, तो उस सटीक समाधान पर ध्यान केंद्रित करें जिसकी उन्हें आवश्यकता होगी। - अनुक्रमिक दृष्टिकोण अपनाएँ
आपके उपयोगकर्ता पुस्तिका के निर्देशों को हाथ में मौजूद काम को पूरा करने के लिए आवश्यक अनुक्रमिक क्रम में रखा जाना चाहिए। शुरू करने के लिए प्रत्येक चरण को सूचीबद्ध करें। फिर, दिए गए क्रम में आपके द्वारा बताए गए सटीक चरणों का पालन करते हुए असाइनमेंट करने का प्रयास करें। जब आप अपनी मूल सूची से गुजरेंगे, तो यह संभव है, शायद यह भी संभावना है, कि आपको कोई भी एस मिल जाएtagइसके अतिरिक्त, आप पा सकते हैं कि जिस चीज़ को आप एक बार एक ही काम मानते थे, उसे स्पष्टता के लिए वास्तव में कई गतिविधियों में विभाजित करना होगा।
सुनिश्चित करें कि आपने उपयोगकर्ता गाइड लिखने के अगले चरण पर जाने से पहले अपने द्वारा आवंटित प्रत्येक अनुक्रमिक चरण के लिए एक स्पष्ट परिणाम निर्दिष्ट किया है। अगले स्तर पर जाने से पहले, पाठकों को इस बारे में पूरी तरह से स्पष्ट होना चाहिए कि वे क्या हासिल करना चाहते हैं और यह कैसा दिखना चाहिए। - उपयोगकर्ता की यात्रा का मानचित्र बनाएं
यह समझना कि आपके उपभोक्ता आपके उत्पाद का उपयोग कैसे करने की योजना बनाते हैं और उनके लिए ऐसा करना आसान बनाना, उपयोगकर्ता गाइड बनाने का लक्ष्य है। आपको यह समझने का प्रयास करना चाहिए कि उपभोक्ता किस समस्या को हल करने की कोशिश कर रहा है या आपके समाधान का उपयोग करके वे किस उद्देश्य को पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं, साथ ही वे आपके व्यवसाय से कैसे जुड़ते हैं। आप समस्या से समाधान तक की उनकी यात्रा को देखने के लिए इन विवरणों का उपयोग करके प्रक्रिया के माध्यम से ग्राहक का मार्गदर्शन करने के लिए आवश्यक चरणों की योजना बना सकते हैं। - एक टेम्पलेट चुनें
उपयोगकर्ता मैनुअल लिखने और विकसित करने का कार्य टेम्पलेट्स की एक श्रृंखला बनाकर आपकी अपेक्षा से कहीं अधिक सरल बनाया जा सकता है। आपकी प्रक्रिया सुव्यवस्थित हो सकती है, और स्थिरता एक अधिक यथार्थवादी उद्देश्य बन जाएगी।
अपने उपयोगकर्ता मैनुअल टेम्पलेट में, फ़ॉन्ट (प्रकार और आकार), कंट्रास्ट आवश्यकताओं और रंग योजनाओं जैसे विवरणों को परिभाषित करने के अलावा, आपको निम्नलिखित को भी शामिल करना चाहिए:- परिचय के लिए आवंटित क्षेत्र
- विशिष्ट उप-अनुभाग और अनुभाग
- कार्यों की श्रृंखला को व्यक्त करने के लिए आपका चुना हुआ प्रारूप
- सावधानी नोट और चेतावनियाँ
- निष्कर्ष के लिए आवंटित क्षेत्र
- सरल और समझने में आसान विषय-वस्तु लिखें
आपके उपयोगकर्ता मैनुअल की सामग्री यथासंभव सीधी और समझने में आसान होनी चाहिए। स्पष्टता और सुविधा के लिए प्रारूप और सामग्री के बारे में सोचना और उसका विश्लेषण करना महत्वपूर्ण है।
सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण में केवल एक कार्य की रूपरेखा हो और यथासंभव स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग किया जाए। सुनिश्चित करें कि आप अपने पाठ को तब तक ठीक से संशोधित करें जब तक कि आपके पास एक उपयोगकर्ता पुस्तिका न हो जिसमें केवल वही जानकारी हो जो वास्तव में आवश्यक है। - प्रत्येक उपयोगकर्ता से नौसिखिए की तरह संपर्क करें
मान लें कि आपके उपयोगकर्ता पुस्तिका के पाठक को आपके उत्पाद को बनाते समय उसके बारे में कोई पूर्व जानकारी नहीं है। ऐसे लिखें जैसे कि आप किसी आम व्यक्ति से बात कर रहे हों।
किसी भी तरह की शब्दजाल या तकनीकी भाषा के इस्तेमाल से बचना चाहिए। स्वाभाविक रूप से, ऐसे समय होंगे जब इससे बचना होगा, लेकिन ये बिल्कुल अपवाद होना चाहिए। - उत्पाद के निर्देशों का परीक्षण नौसिखिए उपयोगकर्ताओं के साथ करें
उपयोगकर्ता मैनुअल निर्माण प्रक्रिया का परीक्षण चरण महत्वपूर्ण है। प्रयोग का विषय परिणाम पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालता है।
परीक्षण आदर्श रूप से उन लोगों पर किया जाना चाहिए जिन्होंने कभी आपके उत्पाद का उपयोग नहीं किया है या दस्तावेज़ नहीं देखा है। जैसे-जैसे आप उपयोगकर्ता मैनुअल के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, उन्हें प्रक्रिया पूरी करते हुए देखें और रिकॉर्ड करें कि वे कहाँ अटकते हैं। फिर, जानकारी को उचित रूप से अपडेट किया जाना चाहिए।
आपके परीक्षकों को उत्पाद को संचालित करने के लिए केवल उपयोगकर्ता पुस्तिका की सहायता की आवश्यकता होनी चाहिए। उन्हें और सहायता मांगने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। यूएसएसआर गाइड में उनके लिए आवश्यक सभी जानकारी होनी चाहिए। - व्यावहारिक दृष्टिकोण का उपयोग करके सामग्री बनाएं
ठोस परिणाम देने के लिए हर संभव प्रयास किया जाना चाहिएampउपयोगकर्ता मैनुअल में प्रत्येक चरण का पालन करने के बाद उपयोगकर्ताओं को मिलने वाले किसी भी परिणाम का विस्तृत विवरण और विवरण। उपयोगकर्ता को उत्पाद से मिलने वाली किसी भी प्रतिक्रिया के बारे में पता होना चाहिए, साथ ही साथ किसी भी संभावित दृश्य या ध्वनि के बारे में भी पता होना चाहिए जो उन्हें रास्ते में मिल सकती है। - प्रतीकों, चिह्नों और कोडों को जल्दी समझाएं
आपको उपयोगकर्ता पुस्तिका लिखते समय आवश्यक निर्देश प्रदान करने में सहायता के लिए चिह्न, प्रतीक या कोड का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। पाठक को भ्रम या निराशा से बचाने के लिए, उपयोगकर्ता पुस्तिका में इन्हें यथाशीघ्र पहचानना महत्वपूर्ण है।
उपयोगकर्ता पुस्तिका अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
उपयोगकर्ता मैनुअल वास्तव में क्या है?
उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण वह जानकारी है जो उपयोगकर्ता मैनुअल या उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका के रूप में प्रदान की जाती है और इसका उद्देश्य अंतिम उपयोगकर्ताओं को किसी उत्पाद के साथ सफलतापूर्वक बातचीत करने में सहायता करना होता है।
- उपयोगकर्ता दस्तावेज़ किस प्रकार के होते हैं?
भौतिक दस्तावेज, जैसे पुस्तिकाएँ या मैनुअल, का उपयोग पारंपरिक रूप से उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण प्रदान करने के लिए किया जाता रहा है। इन दिनों, उपयोगकर्ता मैनुअल का उत्पादन और वितरण अधिक बार डिजिटल रूप में किया जाता है। - उपयोगकर्ता मैनुअल में क्या शामिल है?
एक निर्देश पुस्तिका या उपयोगकर्ता गाइड अच्छी डिजाइन, स्पष्ट लेखन और समस्या-समाधान पर ध्यान केंद्रित करता है। मेरे पास विषय-सूची होनी चाहिए, तार्किक पदानुक्रम और प्रवाह का पालन करना चाहिए, और ऐसी सामग्री प्रदान करनी चाहिए जो सुलभ हो। इसके अतिरिक्त, एक अच्छा उपयोगकर्ता मैनुअल खोज योग्य होगा और उपयोगकर्ता के संदर्भ को ध्यान में रखेगाviews. - उपयोगकर्ता दस्तावेज़ कैसे बनाया जाता है?
उपयोगकर्ता मैनुअल विकसित करने के लिए सरल चरणों का उपयोग किया जा सकता है। उपयोगकर्ता गाइड के उद्देश्यों को पहले निर्धारित किया जाना चाहिए, और उनकी पूर्ति को सक्षम करने के लिए एक रणनीति विकसित की जानी चाहिए। प्रकाशित होने से पहले उपयोगकर्ता मैनुअल का परीक्षण और आवश्यकतानुसार अद्यतन किया जाना चाहिए। अंत में, उपयोगकर्ता गाइड को अद्यतन रखना महत्वपूर्ण है, नए अपडेट या संस्करण जोड़े जाने पर उसमें बदलाव करना।