Како написати јасне и сажете корисничке приручнике
Шта је упутство за употребу?
Постоје различити називи за упутство за употребу. Технички документи, приручници за одржавање и упутства за употребу су називи који се односе на исту ставку. Упутство за употребу је направљено да помогне купцима да правилно користе ваш производ или услугу или да реше проблеме који се дешавају током употребе. Могу бити доступни у штампаном, дигиталном или у оба формата.
Упутства за употребу пружају крајњем кориснику свеобухватна упутства корак по корак и одређену подршку за проблеме. Садржај би требало да буде присутан у сваком корисничком приручнику јер су то референтни материјали, а не књиге које треба читати од почетка до краја. Требало би да додате водич за брзи почетак или покретање у свом корисничком приручнику како би се корисници могли лако осећати када почну да користе производ.
врсте корисничких приручника
За различите теме и циљеве могу се израдити приручници за употребу. Ево неких од ваших могућности, па хајде да их погледамо.
- Упутство за употребу
Упутство за употребу је врста корисничког водича који нуди директна упутства за коришћење производа на начин на који је намењен. - Обука за кориснике
Ова врста корисничког водича нуди листу смерница за завршетак одређеног задатка, пројекта или посла. - Сервице Мануал
Сервисни приручници су кориснички водичи који описују како се бринути и одржавати комад машине или опреме у различитим сtagе његовог животног века. - Упутство за употребу
Кориснички приручници су техничке публикације које објашњавају како правилно користити или руковати производом. - Оперативни приручник
Улоге, дужности и процедуре специфичне за предузеће или организацију описане су у оперативним приручницима. - Приручник организационе политике
Приручник организационе политике је документација која дефинише политике, праксе и најбоље праксе компаније. - Приручник за стандардне оперативне процедуре (СОП).
Корисници имају користи од детаљних упутстава приручника о стандардним оперативним процедурама за спровођење утврђених процедура.
Зашто су вашем предузећу потребна упутства за употребу?
Људи су боље опремљени да сами решавају проблеме уз подршку корисничког приручника. Пристојан кориснички приручник може пружити вашим клијентима алате који су им потребни да брзо и ефикасно постигну вредност коју желе од вашег производа или услуге у данашњој култури непосредног задовољства.
Одличан сервис за кориснике треба допунити корисничким приручницима. Писање одличних корисничких приручника обезбедиће следеће предностиtagес за вашу компанију:
- Да би пријем и обука били једноставнији
Добро написани кориснички водичи могу поједноставити процедуре за укључивање и обуку. То је тачно, развојем и применом врхунских корисничких приручника, и ваши запослени и ваши потрошачи добијају.
Ваша компанија може да користи корисничке водиче да помогне новим запосленима да прођу кроз неке од процеса и система који су део њихових нових улога, а не само да поставља тешке личне сесије обуке, које захтевају значајне временске и финансијске трошкове. Пошто запослени могу да уче док обављају дужности у вези са својим позицијама захваљујући упутствима за кориснике, може бити мање изгубљених сати током укључивања. - Да бисте смањили трошкове подршке
Кориснички водичи су одличан додатак вашим напорима у пружању услуга корисницима за потрошача, али такође добро служе власнику предузећа као компонента система корисничке подршке.
Вероватније је да ће купци одмах пронаћи решења и мање је вероватно да ће морати да контактирају техничара или представника за специјализовану подршку када им дате брз приступ корисничком водичу који се може претраживати. - За уштеду времена
И ваши клијенти и ваши запослени, од особља на почетним нивоима до менаџмента, могу да уштеде време коришћењем корисничких приручника. Када су кориснички приручници доступни вашим клијентима, они неће морати да губе време покушавајући да пронађу информације о томе како да користе производ јер ће одмах имати директан приступ тим информацијама.
Када су ваши запослени опремљени корисним приручницима за употребу, не морају да губе време самостално тражећи решења или монополизирају пажњу својих сарадника и менаџера упитима јер имају приступ решењима директно у свом корисничком приручнику! - Да минимизирају одговорност
Један од приступа да покажете да сте темељно тестирали свој производ и да знате како да га безбедно користите је писање и дистрибуција корисничких приручника. Ово може значајно смањити све обавезе везане за производњу нечега за ширу јавност.
Записивање упозорења и мера предострожности и доступност корисницима преко корисничког водича је ефикасан (иако није сигуран) начин да се избегну правни проблеми у вези са повредама или другом штетом изазваном злоупотребом ако би производ који продајете могао бити опасан за кориснике (мислите грејачи простора, електрични алати итд.).
Које компоненте чине најбоља упутства за употребу?
Постоје неке најбоље праксе за документацију за крајње кориснике којих се треба придржавати без обзира на све, иако је сваки производ јединствен и биће му потребне различите компоненте за генерисање заиста одличне корисничке документације.
- Обичан језик
Ништа неће више иритирати ваше клијенте – осим што га не нуде – него што откријете да је њихов кориснички приручник препун жаргона и тешко разумљивог језика. Ваша корисничка упутства су тешка за коришћење због ових језичких избора, који такође не промовишу изванредну корисничку услугу. Обезбеђивање да пишете за корисника, а не за програмера, кључна је компонента стварања сјајних корисничких водича. Немојте претпостављати да ваш крајњи корисник зна или је упознат са било чим. Акроними, жаргон и канцеларијска терминологија учиниће да се ваши клијенти осећају погрешно информисано, фрустрирано и неприпремљено. Слатка тачка за израду корисничког приручника је успостављање равнотеже између тога да не пишете као да су ваши потрошачи деца (осим ако, наравно, нису!) и да им пружите додатну помоћ која им је потребна да у потпуности разумеју како да користе производ, на једноставан начин. језик. - Једноставност
Писање корисничког приручника захтева да ствари буду једноставне. Овај концепт треба да се одрази и на садржај и на дизајн. Ако своју документацију претрпате замршеним сликама и дугим одломцима текста, изгледаће превише софистицирано и тешко за разумевање. Ова врста корисничког приручника ће вероватно застрашити вашег корисника и навести га да позове вашу линију за помоћ уместо да сами покушавају да реше свој проблем. - Висуалс
Максима „Покажи, не говори“ је камен темељац писања корисничких приручника. Снимци екрана са коментарима, филмови и други визуелни садржаји су изузетно корисни у разумевању концепата. Често је много корисније видети нешто на делу него читати о томе. Визуелни прикази не само да разбијају дугачке пасусе текста, већ и смањују количину текста у корисничким приручницима који могу бити застрашујући. Показало се да људи задржавају визуелне информације 7% брже него писане. У Тецхсмитх студији, такође је показано да је 67% људи ефикасније обављало задатке када су им дали упутства која су укључивала слике екрана, а не само речи за преношење информација. - Фокусирајте се на проблем који треба решити
Врло је вероватно да је неко купио ваш производ да би решио проблем. Неопходно је да останете фокусирани на ово питање када састављате упутство за употребу које ће бити приложено производу. Уместо да набрајате и расправљате о свим функцијама које ваш производ нуди или о интригантним елементима дизајна које сте уградили, обавестите своје кориснике о њима на начин који олакшава употребу производа. Ставите проблем који се решава у контекст карактеристика и предности вашег производа када их описујете. - Логички ток и хијерархија
Да би кориснику постало јасно шта ће научити из сваког одељка вашег упутства за употребу, користите заглавља и поднаслове који прате јасну хијерархијску структуру. Да бисте без напора водили своје клијенте кроз све што им је потребно да знају од почетка до закључка, хијерархија коју одаберете треба да прати логичан ток. Побрините се да почнете са основама и уградите логичан напредак ка софистициранијим карактеристикама вашег производа. - Листа садржаја
Ваш кориснички водич ће бити од највеће помоћи читаоцима ако почиње са садржајем. Без потребе да копају по многим страницама информација које нису повезане са тренутним проблемом са којим се суочавају, некоме је познат приступ да брзо и лако истражује документ. - Учините то претраживим
Чак и ако бисте могли да одштампате своје корисничке приручнике, вероватно ће вам дигитална документација бити главни приоритет. Врло је вероватно да ће се ваши кориснички приручници најчешће користити у дигиталном формату у свету у којем већина људи има паметни телефон са собом у сваком тренутку. Додавање функције за претраживање у ваше дигиталне корисничке приручнике ће промовисати одличну лакоћу коришћења за кориснике који желе да реше проблем тако што ће му приступити, слично као што садржај служи да усмери кориснике на право место у штампаном документу. - Приступачност
Могуће је да би неки од људи којима је потребан ваш кориснички приручник могли имати користи од додатне помоћи како би осигурали да исправно функционише. Без обзира на то да ли су прописани законом, услови приступачности су генерално добра пракса. Одржавање захтева за приступачност у вашим корисничким приручницима је само одлична пословна пракса. Дизајнирање корисничких водича са садржајем који је доступан корисницима који могу имати визуелне, звучне или когнитивне изазове је од кључног значаја. - Добро дизајниран
Узмите у обзир своју публику када креирате своје корисничке водиче. Биће много склонији да га ефикасно користе ако направите нешто у шта уживају да гледају! Избегавајте коришћење дугих блокова текста и обезбедите довољно белог простора. Комбиновање ове две карактеристике може помоћи потрошачима да изгледају мање застрашујуће и да учење било чега новог изгледа узбудљиво, а не претеће. Приступ „покажи, не причај“ који смо раније описали се такође примењује овде. И за штампане и за дигиталне корисничке приручнике, додавање визуелних приказа и фотографија у текст је одлична алтернатива. За дигиталне корисничке приручнике, видео снимци и ГИФ-ови нуде интерес и користан елемент. Ако ваша компанија има водич за стил, ваш дизајн треба да га прати; у супротном, ако радите без њега, кључно је да ваше упутство за употребу буде доследно. Шеме фонта и боја које се користе у целом папиру, а идеално у свим вашим корисничким водичима, треба да буду доследне. - Коментари стварних клијената или бета тестера
Нећете моћи да утврдите да ли су кориснички водичи које сте припремили што успешнији или не све док не потражите и саслушате повратне информације од људи који ће заиста користити ваш производ. Кориснички водичи које развијате за свој производ треба да узму у обзир проблеме које људи имају са њим. Можда ћете научити нешто што изгледа изузетно очигледно, али постоји много већа шанса да научите нешто што ће вам помоћи да разумете потребе купаца до којих покушавате да допрете.
Како да напишем упутство за употребу?
Израда корисничког приручника је кључни задатак који може имати велики утицај и на вашу компанију и на потрошаче којима желите да служите. Поједноставили смо процес израде корисничког приручника тако да можете лако да га пратите јер може бити неодољив.
- Идентификујте кориснике
Проналажење примаоца ваше комуникације је суштински почетни корак, баш као и код сваке друге комуникације коју генеришете. Предвиђена публика вашег корисничког приручника ће вам помоћи да одлучите о питањима као што су тон, ниво детаља који треба да пружите и како да испоручите садржај. Писање корисничког водича за крајњег корисника вашег производа значајно се разликује од писања водича за техничког инжењера. Први корак је да одредите своју публику. - Фокусирајте се на проблем
Кориснички приручници су направљени да помогну у решавању проблема или да дају упутства некоме како да уради нешто ново. Морате тачно да одредите шта је намењено вашем корисничком приручнику и да се побринете да задржите тај фокус.
Може бити примамљиво проширити тему и разговарати о бројним функцијама или апликацијама за ваш производ. Ово може фрустрирати кориснике и довести до позива вашој линији за корисничку подршку тако што замагљује прави одговор који им је потребан.
Ако је ваш купац потрошач који учи како да користи производ или техничар који треба да га поправи, концентришите се на прецизно решење које ће му требати. - Користите секвенцијални приступ
Упутства у вашем корисничком приручнику треба да буду постављена редоследом који је потребан за завршетак посла. Наведите сваки корак да бисте започели. Затим се потрудите да урадите задатак држећи се прецизних корака које сте навели у датом редоследу. Док пролазите кроз своју оригиналну листу, могуће је, можда чак и вероватно, да ћете пронаћи било који сtagес који недостају. Поред тога, можда ћете открити да нешто за шта сте некада веровали да је један задатак заправо мора бити подељено на неколико активности ради јасноће.
Уверите се да сте навели јасан исход за сваки узастопни корак који сте доделили пре него што пређете на следећу фазу писања корисничког водича. Пре него што пређу на следећи ниво, читаоцима треба да буде потпуно јасно шта желе да се постигну и како би то требало да изгледа. - Путовање корисника мапе
Разумевање начина на који ваши потрошачи планирају да користе ваш производ и олакшавање тога су циљеви израде корисничког водича. Морате се потрудити да схватите проблем који потрошач покушава да реши или циљ који покушавају да постигну коришћењем вашег решења, као и начин на који се ангажују у вашем пословању. Можете да испланирате кораке неопходне да водите купца кроз процес користећи ове детаље да бисте визуелизовали њихово путовање од проблема до решења. - Изаберите шаблон
Задатак писања и развоја корисничких приручника може бити много једноставнији него што бисте очекивали креирањем серије шаблона. Ваша процедура може бити поједностављена, а доследност би постала много реалистичнији циљ.
У шаблону вашег корисничког приручника, поред дефинисања детаља као што су фонтови (тип и величина), захтеви за контраст и шеме боја, требало би да укључите и следеће:- Подручје предвиђено за увод
- Различити пододељци и секције
- Ваш одабрани формат за преношење низа акција
- Упозорења и упозорења
- Површина додељена за закључење
- Пишите једноставан и лак за праћење садржаја
Материјал вашег корисничког приручника треба да буде што је могуће једноставнији и разумљивији. Важно је размислити и анализирати формат и садржај ради јасноће и погодности.
Уверите се да свака фаза процеса оцртава само један задатак и користи што је могуће јаснији и краћи језик. Побрините се да правилно измените свој текст док не добијете упутство за употребу које садржи само информације које су заиста неопходне. - Приступите сваком кориснику као почетник
Претпоставите да читалац вашег упутства за употребу нема претходно знање о вашем производу када га креира. Пишите као да разговарате са лаиком.
Треба избегавати сваку употребу жаргона или техничког језика. Наравно, биће тренутака када се то мора избећи, али ово би требало да буде апсолутни изузетак. - Тестирајте упутства за производ са корисницима почетницима
Фаза тестирања процеса креирања корисничког приручника је кључна. Предмет експеримента има значајан утицај на исход.
Тестирање би у идеалном случају требало да се уради на људима који никада нису користили ваш производ или видели документацију. Док се крећете кроз упутство за употребу, посматрајте их док завршавају процес и бележите где се заглаве. Затим, информације треба на одговарајући начин ажурирати.
Само помоћ корисничког приручника би требало да буде неопходна да би ваши тестери користили производ. Не би требало да траже додатну помоћ. Водич за СССР треба да има све потребне информације. - Изградите садржај користећи практичан приступ
Треба уложити све напоре да се понуди конкретни екampи детаљне описе било каквих исхода које би корисници могли да доживе после сваког корака у корисничком приручнику. Корисник би требао бити свјестан свих повратних информација које би могли добити од производа, као и свих потенцијалних призора или звукова на које би могли наићи на путу. - Рано објасните симболе, иконе и кодове
Можда ћете морати да користите иконе, симболе или кодове док пишете упутство за употребу да бисте пружили потребна упутства. Да бисте спречили забуну или фрустрацију читаоца, кључно је да их идентификујете што је раније могуће у свом корисничком приручнику.
Често постављана питања о корисничком приручнику
Шта су тачно упутства за употребу?
Корисничка документација је информација која се пружа у облику корисничких приручника или корисничких водича и има за циљ да помогне крајњим корисницима у успешној интеракцији са производом.
- Које врсте корисничке документације постоје?
Физичка документација, као што су брошуре или приручници, традиционално се користи за пружање корисничке документације. Ових дана се приручници за употребу све чешће производе и дистрибуирају дигитално. - Шта се налази у упутствима за употребу?
Упутство за употребу или упутство за употребу користи добар дизајн, јасно писање и фокус на решавање проблема. Морам да имам садржај, да се придржавам логичке хијерархије и тока и да понудим садржај који је доступан. Поред тога, добар кориснички приручник ће се моћи претраживати и узимати у обзир корисничку репутацијуviews. - Како се прави кориснички документ?
Једноставни кораци се могу користити за израду корисничких приручника. Прво се морају одредити циљеви приручника и развити стратегија која ће омогућити њихово постизање. Упутство за употребу мора бити тестирано и ажурирано по потреби пре објављивања. Коначно, важно је ажурирати упутство за употребу, уносећи измене како се додају нова ажурирања или издања.