Nội dung
trốn
Cách viết hướng dẫn sử dụng rõ ràng và ngắn gọn
Hướng dẫn sử dụng là gì?
Có nhiều tên khác nhau cho hướng dẫn sử dụng. Tài liệu kỹ thuật, sổ tay bảo trì và sổ tay hướng dẫn đều là những tên gọi đề cập đến cùng một hạng mục. Hướng dẫn sử dụng được lập ra nhằm giúp khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn một cách chính xác hoặc giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình sử dụng. Chúng có thể được cung cấp ở dạng in, kỹ thuật số hoặc cả hai định dạng.
Hướng dẫn sử dụng cung cấp cho người dùng cuối các hướng dẫn toàn diện, từng bước và một số hỗ trợ khi gặp sự cố. Mục lục phải có trong mọi hướng dẫn sử dụng vì chúng là tài liệu tham khảo chứ không phải là sách nên đọc từ đầu đến cuối. Bạn nên thêm phần hướng dẫn khởi động hoặc khởi động nhanh trong hướng dẫn sử dụng của mình để người dùng có thể dễ dàng cảm thấy thoải mái khi bắt đầu sử dụng sản phẩm.
các loại hướng dẫn sử dụng
Có thể tạo ra các hướng dẫn sử dụng cho nhiều chủ đề và mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số khả năng của bạn, vì vậy hãy xem xét chúng.
- Hướng dẫn sử dụng
Hướng dẫn sử dụng là một loại hướng dẫn sử dụng cung cấp các hướng dẫn đơn giản để sử dụng sản phẩm theo cách dự định sử dụng. - Hướng dẫn đào tạo
Loại hướng dẫn sử dụng này cung cấp danh sách các hướng dẫn để hoàn thành một nhiệm vụ, dự án hoặc công việc nhất định. - Sổ tay hướng dẫn dịch vụ
Sổ tay hướng dẫn bảo trì là hướng dẫn sử dụng mô tả cách chăm sóc và bảo trì một bộ phận máy móc hoặc thiết bị ở các thời điểm khác nhau.tagtuổi thọ của nó. - Hướng dẫn sử dụng
Hướng dẫn sử dụng là các ấn phẩm kỹ thuật giải thích cách sử dụng hoặc vận hành sản phẩm đúng cách. - Hướng dẫn sử dụng
Vai trò, nhiệm vụ và quy trình cụ thể đối với một doanh nghiệp hoặc tổ chức được mô tả trong sổ tay hướng dẫn vận hành. - Sổ tay chính sách tổ chức
Cẩm nang chính sách tổ chức là tài liệu xác định các chính sách, cách thực hành và cách thực hành tốt nhất của công ty. - Hướng dẫn Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn (SOP)
Người dùng được hưởng lợi từ hướng dẫn chi tiết của sổ tay quy trình vận hành tiêu chuẩn để thực hiện các quy trình đã được thiết lập.
Tại sao doanh nghiệp của bạn cần hướng dẫn sử dụng?
Mọi người được trang bị tốt hơn để tự mình xử lý các vấn đề với sự hỗ trợ của sách hướng dẫn sử dụng. Một hướng dẫn sử dụng phù hợp có thể cung cấp cho khách hàng của bạn những công cụ họ cần để đạt được giá trị mà họ mong muốn từ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả trong nền văn hóa hài lòng ngay lập tức ngày nay.
Dịch vụ khách hàng xuất sắc cần được bổ sung thêm hướng dẫn sử dụng. Viết hướng dẫn sử dụng xuất sắc sẽ mang lại lợi ích sautages cho công ty của bạn:
- Để làm cho việc giới thiệu và đào tạo trở nên đơn giản hơn
Hướng dẫn sử dụng được viết tốt có thể làm cho quy trình đào tạo và giới thiệu trở nên đơn giản hơn. Điều đó đúng, bằng cách phát triển và triển khai các hướng dẫn sử dụng hàng đầu, cả nhân viên và người tiêu dùng của bạn đều có lợi.
Công ty của bạn có thể sử dụng hướng dẫn sử dụng để giúp nhân viên mới thực hiện một số quy trình và hệ thống thuộc vai trò mới của họ thay vì chỉ thiết lập các buổi đào tạo trực tiếp khó khăn, tiêu tốn thời gian và chi phí tài chính đáng kể. Bởi vì nhân viên có thể vừa học vừa thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến vị trí của họ nhờ vào hướng dẫn sử dụng nên có thể mất ít thời gian hơn trong quá trình làm quen. - Để giảm chi phí hỗ trợ
Hướng dẫn sử dụng là sự bổ sung tuyệt vời cho nỗ lực phục vụ khách hàng của bạn dành cho người tiêu dùng, nhưng chúng cũng phục vụ tốt cho chủ doanh nghiệp như một thành phần của hệ thống hỗ trợ khách hàng.
Khách hàng có nhiều khả năng tìm thấy giải pháp ngay lập tức và ít cần phải liên hệ với kỹ thuật viên hoặc người đại diện để được hỗ trợ chuyên môn khi bạn cấp cho họ quyền truy cập nhanh vào hướng dẫn sử dụng có thể tìm kiếm. - Để tiết kiệm thời gian
Cả khách hàng và nhân viên của bạn, từ nhân viên mới vào nghề đến quản lý, đều có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng hướng dẫn sử dụng. Khi có sẵn hướng dẫn sử dụng cho khách hàng của bạn, họ sẽ không phải tốn thời gian tìm kiếm thông tin về cách sử dụng sản phẩm vì họ sẽ có quyền truy cập trực tiếp vào thông tin đó ngay lập tức.
Khi nhân viên của bạn được trang bị những hướng dẫn sử dụng hữu ích, họ không phải tốn thời gian độc lập tìm kiếm giải pháp hay độc chiếm sự chú ý của đồng nghiệp và người quản lý bằng những câu hỏi vì họ có quyền truy cập vào các giải pháp ngay trong hướng dẫn sử dụng của mình! - Để giảm thiểu trách nhiệm pháp lý
Một cách tiếp cận để chứng minh rằng bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng sản phẩm của mình và biết cách sử dụng nó một cách an toàn là viết và phân phối hướng dẫn sử dụng. Điều này có thể làm giảm đáng kể mọi nghĩa vụ liên quan đến việc sản xuất thứ gì đó cho công chúng.
Việc có các cảnh báo và biện pháp phòng ngừa an toàn được viết ra và giúp người dùng có thể truy cập thông qua hướng dẫn sử dụng là một cách hiệu quả (mặc dù không phải dễ hiểu) để tránh rắc rối pháp lý liên quan đến thương tích hoặc thiệt hại khác do sử dụng sai mục đích nếu sản phẩm bạn bán có thể gây nguy hiểm cho người dùng (nghĩ rằng máy sưởi không gian, dụng cụ điện, v.v.).
Những thành phần nào tạo nên sách hướng dẫn sử dụng tốt nhất?
Có một số phương pháp hay nhất về tài liệu dành cho người dùng cuối mà bạn phải tuân thủ dù thế nào đi nữa, mặc dù mỗi sản phẩm là duy nhất và sẽ cần các thành phần riêng biệt để tạo ra tài liệu người dùng thực sự xuất sắc.
- Ngôn ngữ đơn giản
Không có gì có thể khiến khách hàng của bạn khó chịu hơn—ngoài việc không cung cấp dịch vụ—hơn việc phát hiện ra hướng dẫn sử dụng của họ chứa đầy những biệt ngữ và ngôn ngữ khó hiểu. Hướng dẫn sử dụng của bạn khó sử dụng vì những lựa chọn ngôn ngữ này cũng không thúc đẩy dịch vụ khách hàng xuất sắc. Đảm bảo rằng bạn đang viết cho người dùng chứ không phải cho nhà phát triển là một thành phần quan trọng trong việc tạo ra những hướng dẫn sử dụng tuyệt vời. Đừng cho rằng người dùng cuối của bạn biết hoặc quen thuộc với bất cứ điều gì. Các từ viết tắt, biệt ngữ và thuật ngữ văn phòng sẽ khiến khách hàng của bạn cảm thấy hiểu sai, thất vọng và không chuẩn bị. Điểm thú vị khi viết hướng dẫn sử dụng là tạo ra sự cân bằng giữa việc không viết như thể người tiêu dùng của bạn là trẻ em (tất nhiên trừ khi họ là trẻ em!) và giúp họ thêm sự trợ giúp mà họ cần để hiểu hoàn toàn cách sử dụng sản phẩm, một cách đơn giản. ngôn ngữ. - Sự đơn giản
Viết sổ tay người dùng đòi hỏi phải giữ mọi thứ đơn giản. Khái niệm này cần được phản ánh trong cả nội dung và thiết kế. Nếu bạn nhồi nhét quá nhiều tài liệu của mình bằng những hình ảnh phức tạp và những đoạn văn bản dài, nó sẽ có vẻ quá phức tạp và khó hiểu. Loại hướng dẫn sử dụng này có thể khiến người dùng của bạn sợ hãi và khiến họ gọi đến đường dây trợ giúp của bạn thay vì cố gắng tự mình tìm ra vấn đề. - Hình ảnh
Câu châm ngôn “Chỉ ra, đừng nói” là nền tảng của việc viết hướng dẫn sử dụng. Ảnh chụp màn hình, phim và nội dung trực quan khác có chú thích cực kỳ hữu ích trong việc hiểu các khái niệm. Việc quan sát hành động của một điều gì đó thường hữu ích hơn nhiều so với việc đọc về nó. Hình ảnh không chỉ giúp chia nhỏ các đoạn văn bản dài mà còn làm giảm lượng văn bản trong hướng dẫn sử dụng có thể gây sợ hãi. Người ta đã chứng minh rằng mọi người ghi nhớ thông tin bằng hình ảnh nhanh hơn 7% so với thông tin bằng văn bản. Trong một nghiên cứu của Techsmith, người ta cũng chỉ ra rằng 67% mọi người thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn khi được đưa ra hướng dẫn bao gồm ảnh chụp màn hình có chú thích thay vì chỉ dùng lời nói để truyền tải thông tin. - Tập trung vào vấn đề cần giải quyết
Rất có thể ai đó đã mua sản phẩm của bạn để giải quyết vấn đề. Điều cần thiết là phải tập trung vào vấn đề này khi soạn thảo hướng dẫn sử dụng đi kèm với sản phẩm. Thay vì liệt kê và thảo luận tất cả các tính năng mà sản phẩm của bạn cung cấp hoặc các yếu tố thiết kế hấp dẫn mà bạn đã kết hợp, hãy thông báo cho người dùng về chúng theo cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng sản phẩm. Đặt vấn đề đang được giải quyết trong bối cảnh các tính năng và lợi ích của sản phẩm khi mô tả chúng. - Luồng logic và phân cấp
Để người dùng thấy rõ họ sẽ học được gì từ mỗi phần trong hướng dẫn sử dụng của bạn, hãy sử dụng các tiêu đề và tiêu đề phụ tuân theo cấu trúc phân cấp rõ ràng. Để dễ dàng hướng dẫn khách hàng của bạn về tất cả những gì họ cần biết từ đầu đến cuối, hệ thống phân cấp bạn chọn phải tuân theo một quy trình hợp lý. Hãy đảm bảo bạn bắt đầu với những nguyên tắc cơ bản và kết hợp tiến trình hợp lý hướng tới các tính năng phức tạp hơn của sản phẩm. - Danh sách nội dung
Hướng dẫn sử dụng của bạn sẽ hữu ích nhất cho người đọc nếu nó bắt đầu bằng mục lục. Không cần phải tìm hiểu nhiều trang thông tin không liên quan đến vấn đề hiện tại mà họ đang gặp phải, đây là cách tiếp cận quen thuộc để ai đó có thể khám phá tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. - Làm cho nó có thể tìm kiếm được
Ngay cả khi bạn có thể in tài liệu hướng dẫn sử dụng của mình, có thể tài liệu kỹ thuật số sẽ là ưu tiên chính của bạn. Rất có thể sách hướng dẫn sử dụng của bạn sẽ được sử dụng thường xuyên nhất ở định dạng kỹ thuật số trong một thế giới mà phần lớn mọi người luôn mang theo điện thoại thông minh bên mình. Việc thêm tính năng có thể tìm kiếm vào hướng dẫn sử dụng kỹ thuật số của bạn sẽ mang lại sự dễ sử dụng thú vị cho những người dùng đang tìm cách giải quyết vấn đề bằng cách truy cập vào vấn đề đó, tương tự như cách mục lục hướng người dùng đến vị trí thích hợp trong tài liệu in. - Khả năng tiếp cận
Có thể một số người cần hướng dẫn sử dụng của bạn có thể được hưởng lợi từ sự hỗ trợ bổ sung để đảm bảo rằng nó hoạt động bình thường. Bất kể chúng có được yêu cầu bởi pháp luật hay không, các yêu cầu về khả năng tiếp cận nói chung đều là thông lệ tốt. Duy trì các yêu cầu về khả năng truy cập trong hướng dẫn sử dụng của bạn chỉ là một phương pháp kinh doanh tuyệt vời. Thiết kế hướng dẫn sử dụng với nội dung dễ tiếp cận đối với những người dùng có thể gặp khó khăn về hình ảnh, âm thanh hoặc nhận thức là rất quan trọng. - Được thiết kế tốt
Hãy xem xét đối tượng của bạn khi tạo hướng dẫn sử dụng. Họ sẽ có xu hướng sử dụng nó một cách hiệu quả hơn nếu bạn làm ra thứ gì đó mà họ thích thú khi nhìn vào! Tránh sử dụng các khối văn bản dài dòng và cung cấp nhiều khoảng trắng. Việc kết hợp hai đặc điểm này có thể giúp người tiêu dùng bớt sợ hãi hơn và khiến việc học bất cứ điều gì mới có vẻ thú vị hơn là đe dọa. Cách tiếp cận “chỉ ra, không nói” mà chúng tôi đã mô tả trước đó cũng được áp dụng ở đây. Đối với cả hướng dẫn sử dụng bản in và bản kỹ thuật số, việc thêm hình ảnh và hình ảnh vào văn bản là một giải pháp thay thế tuyệt vời. Đối với hướng dẫn sử dụng kỹ thuật số, video và GIF mang lại sự thú vị và là yếu tố hữu ích. Nếu công ty của bạn có hướng dẫn về phong cách thì thiết kế của bạn nên tuân theo hướng dẫn đó; mặt khác, nếu bạn đang hoạt động mà không có tài liệu này thì điều quan trọng là phải giữ hướng dẫn sử dụng của bạn nhất quán. Phông chữ và cách phối màu được sử dụng xuyên suốt bài viết và lý tưởng nhất là trên tất cả các hướng dẫn sử dụng của bạn, phải nhất quán. - Nhận xét từ khách hàng thực tế hoặc người thử nghiệm beta
Bạn sẽ không thể xác định liệu hướng dẫn sử dụng mà bạn đã chuẩn bị có thành công hay không cho đến khi bạn tìm kiếm và lắng nghe phản hồi từ những người thực sự sẽ sử dụng sản phẩm của bạn. Hướng dẫn sử dụng mà bạn phát triển cho sản phẩm của mình phải tính đến các vấn đề mà mọi người gặp phải với sản phẩm đó. Bạn có thể học được điều gì đó có vẻ cực kỳ rõ ràng, nhưng có nhiều khả năng bạn sẽ học được điều gì đó giúp bạn hiểu được nhu cầu của khách hàng mà bạn đang cố gắng tiếp cận.
Làm cách nào để viết hướng dẫn sử dụng?
Viết hướng dẫn sử dụng là một nhiệm vụ quan trọng có thể có tác động lớn đến cả công ty của bạn và người tiêu dùng mà bạn muốn phục vụ. Chúng tôi đã đơn giản hóa quy trình xây dựng hướng dẫn sử dụng để bạn có thể dễ dàng làm theo vì nó có thể khiến bạn choáng ngợp.
- Xác định người dùng
Tìm người nhận thông tin liên lạc của bạn là bước khởi đầu thiết yếu, giống như bất kỳ thông tin liên lạc nào khác mà bạn tạo ra. Đối tượng mục tiêu của hướng dẫn sử dụng sẽ giúp bạn quyết định các vấn đề như giọng điệu, mức độ chi tiết cần cung cấp và cách truyền tải nội dung. Viết hướng dẫn sử dụng cho người dùng cuối sản phẩm của bạn khác biệt đáng kể so với viết hướng dẫn cho kỹ sư công nghệ. Bước đầu tiên là xác định đối tượng của bạn. - Tập trung vào vấn đề
Hướng dẫn sử dụng được tạo ra để giúp giải quyết vấn đề hoặc hướng dẫn ai đó cách thực hiện điều gì đó mới. Bạn phải xác định chính xác mục đích sử dụng của hướng dẫn sử dụng và đảm bảo duy trì trọng tâm đó.
Việc mở rộng chủ đề và thảo luận về nhiều tính năng hoặc ứng dụng cho sản phẩm của bạn có thể rất hấp dẫn. Điều này có thể khiến người dùng thất vọng và dẫn đến các cuộc gọi đến đường dây hỗ trợ khách hàng của bạn bằng cách che khuất câu trả lời thực sự mà họ yêu cầu.
Nếu khách hàng của bạn là người tiêu dùng đang tìm hiểu cách sử dụng sản phẩm hoặc kỹ thuật viên cần sửa chữa sản phẩm, hãy tập trung vào giải pháp chính xác mà họ sẽ yêu cầu. - Áp dụng phương pháp tiếp cận tuần tự
Hướng dẫn sử dụng của bạn phải được trình bày theo thứ tự tuần tự cần thiết để hoàn thành công việc trước mắt. Liệt kê từng bước để bắt đầu. Sau đó, hãy nỗ lực hoàn thành bài tập đồng thời tuân thủ các bước chính xác mà bạn đã nêu theo thứ tự nhất định. Khi bạn xem qua danh sách ban đầu của mình, có thể, thậm chí có khả năng, bạn sẽ tìm thấy bất kỳtages đang bị thiếu. Ngoài ra, bạn có thể thấy rằng điều gì đó mà bạn từng tin là một nhiệm vụ đơn lẻ thực sự phải được chia thành nhiều hoạt động để làm rõ ràng.
Đảm bảo rằng bạn đã chỉ định kết quả rõ ràng cho từng bước tuần tự mà bạn đã phân bổ trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo là viết hướng dẫn sử dụng. Trước khi chuyển sang cấp độ tiếp theo, người đọc phải hoàn toàn rõ ràng về những gì họ muốn đạt được và nó trông như thế nào. - Lập bản đồ hành trình của người dùng
Hiểu cách người tiêu dùng dự định sử dụng sản phẩm của bạn và giúp họ thực hiện điều đó một cách đơn giản là mục tiêu của việc tạo ra hướng dẫn sử dụng. Bạn phải nỗ lực để hiểu vấn đề mà người tiêu dùng đang cố gắng giải quyết hoặc mục tiêu họ đang cố gắng đạt được bằng cách sử dụng giải pháp của bạn, cũng như cách họ tương tác với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể lập kế hoạch các bước cần thiết để hướng dẫn khách hàng trong suốt quy trình bằng cách sử dụng những chi tiết này để hình dung hành trình của họ từ vấn đề đến giải pháp. - Chọn một mẫu
Nhiệm vụ viết và phát triển hướng dẫn sử dụng có thể được thực hiện đơn giản hơn nhiều so với những gì bạn mong đợi bằng cách tạo một loạt mẫu. Thủ tục của bạn có thể được sắp xếp hợp lý và tính nhất quán sẽ trở thành mục tiêu thực tế hơn nhiều.
Trong mẫu hướng dẫn sử dụng của bạn, ngoài việc xác định các chi tiết như phông chữ (loại và kích thước), yêu cầu về độ tương phản và cách phối màu, bạn cũng nên bao gồm những thông tin sau:- Khu vực dành cho phần giới thiệu
- Các tiểu mục và phần riêng biệt
- Định dạng bạn đã chọn để truyền tải một loạt hành động
- Những lưu ý và cảnh báo thận trọng
- Khu vực được phân bổ để kết luận
- Viết nội dung đơn giản và dễ theo dõi
Tài liệu hướng dẫn sử dụng của bạn phải đơn giản và dễ hiểu nhất có thể. Điều quan trọng là phải suy nghĩ và phân tích hình thức cũng như nội dung sao cho rõ ràng và thuận tiện.
Đảm bảo rằng mỗi giai đoạn của quy trình chỉ phác thảo một nhiệm vụ và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Đảm bảo sửa đổi văn bản của bạn một cách chính xác cho đến khi bạn có hướng dẫn sử dụng chỉ chứa thông tin thực sự cần thiết. - Tiếp cận mọi người dùng như một người mới
Giả sử rằng người đọc hướng dẫn sử dụng không có kiến thức trước về sản phẩm của bạn khi tạo ra nó. Hãy viết như thể bạn đang nói chuyện với một giáo dân.
Nên tránh sử dụng biệt ngữ hoặc ngôn ngữ kỹ thuật. Đương nhiên, sẽ có lúc cần phải tránh điều này, nhưng đây phải là ngoại lệ tuyệt đối. - Kiểm tra hướng dẫn của sản phẩm với người dùng mới làm quen
Giai đoạn thử nghiệm của quá trình tạo hướng dẫn sử dụng là rất quan trọng. Đối tượng của thí nghiệm có tác động đáng kể đến kết quả.
Tốt nhất, việc thử nghiệm nên được thực hiện trên những người chưa bao giờ sử dụng sản phẩm của bạn hoặc chưa xem tài liệu. Khi bạn xem qua hướng dẫn sử dụng, hãy quan sát họ hoàn thành quy trình và ghi lại những chỗ họ gặp khó khăn. Sau đó, thông tin cần được cập nhật một cách thích hợp.
Người thử nghiệm của bạn chỉ cần có sự trợ giúp của sách hướng dẫn sử dụng để vận hành sản phẩm. Họ không cần phải yêu cầu hỗ trợ thêm. Hướng dẫn Liên Xô phải có tất cả thông tin họ yêu cầu. - Xây dựng nội dung bằng cách tiếp cận thực tế
Mọi nỗ lực nên được thực hiện để đưa ra những giải pháp cụ thểampcác tập tin và mô tả chi tiết về mọi kết quả mà người dùng có thể gặp phải sau khi làm theo từng bước trong hướng dẫn sử dụng. Người dùng nên biết về bất kỳ phản hồi nào họ có thể nhận được từ sản phẩm, cũng như mọi hình ảnh hoặc âm thanh tiềm năng mà họ có thể gặp phải trên đường đi. - Giải thích sớm các ký hiệu, biểu tượng và mã số
Bạn có thể cần sử dụng các biểu tượng, ký hiệu hoặc mã khi viết hướng dẫn sử dụng để giúp cung cấp những hướng dẫn cần thiết. Để tránh sự nhầm lẫn hoặc thất vọng của người đọc, điều quan trọng là phải xác định những điều này càng sớm càng tốt trong hướng dẫn sử dụng của bạn.
Hướng dẫn sử dụng
Chính xác thì hướng dẫn sử dụng là gì?
Tài liệu người dùng là thông tin được cung cấp dưới dạng hướng dẫn sử dụng hoặc hướng dẫn người dùng và nhằm hỗ trợ người dùng cuối tương tác thành công với sản phẩm.
- Có những loại tài liệu người dùng nào?
Tài liệu vật lý, chẳng hạn như tập sách nhỏ hoặc sách hướng dẫn, theo truyền thống được sử dụng để cung cấp tài liệu cho người dùng. Ngày nay, hướng dẫn sử dụng được sản xuất và phân phối thường xuyên hơn dưới dạng kỹ thuật số. - Những gì có trong hướng dẫn sử dụng?
Sách hướng dẫn hoặc hướng dẫn sử dụng sử dụng thiết kế đẹp, văn bản rõ ràng và tập trung giải quyết vấn đề. Tôi phải có mục lục, tuân theo quy trình và phân cấp hợp lý, đồng thời cung cấp nội dung có thể truy cập được. Ngoài ra, một hướng dẫn sử dụng tốt sẽ có thể tìm kiếm được và tính đến phản hồi của người dùng.views. - Tài liệu người dùng được tạo ra như thế nào?
Các bước đơn giản có thể được sử dụng để phát triển hướng dẫn sử dụng. Các mục tiêu của hướng dẫn sử dụng trước tiên phải được xác định và phải phát triển một chiến lược để có thể hoàn thành các mục tiêu đó. Hướng dẫn sử dụng phải được kiểm tra và cập nhật khi cần thiết trước khi xuất bản. Cuối cùng, điều quan trọng là phải cập nhật hướng dẫn sử dụng, thực hiện các thay đổi khi có bản cập nhật hoặc phiên bản mới được thêm vào.