Net ve Öz Kullanıcı Kılavuzları Nasıl Yazılır
Kullanım kılavuzu nedir?
Bir kullanıcı kılavuzu için çeşitli isimler vardır. Teknik belgeler, bakım kılavuzları ve kullanım kılavuzları aynı öğeye atıfta bulunan isimlerdir. Bir kullanıcı kılavuzu, müşterilerin ürününüzü veya hizmetinizi doğru şekilde kullanmalarına veya kullanım sırasında oluşan sorunları çözmelerine yardımcı olmak için yapılır. Basılı, dijital veya her iki formatta da sunulabilirler.
Kullanım kılavuzları son kullanıcıya kapsamlı, adım adım talimatlar ve sorunlar için bazı destekler sağlar. Her kullanıcı kılavuzunda bir içerik tablosu bulunmalıdır çünkü bunlar baştan sona okunması gereken kitaplar değil, referans materyalleridir. Kullanıcıların ürünü kullanmaya başlarken kendilerini rahat hissedebilmeleri için kullanıcı kılavuzunuza bir hızlı başlangıç veya başlangıç eğitimi eklemelisiniz.
kullanıcı kılavuzlarının çeşitleri
Çeşitli konular ve hedefler için kullanıcı kılavuzları üretilebilir. İşte olasılıklarınızdan bazıları, hadi onlara bakalım.
- Kullanım Kılavuzu
Kullanım kılavuzu, bir ürünün tasarlandığı şekilde kullanılmasına yönelik basit talimatlar sunan bir tür kullanıcı kılavuzudur. - Eğitim Kılavuzu
Bu tür kullanıcı kılavuzları, belirli bir görevi, projeyi veya işi bitirmek için bir dizi yönerge sunar. - Servis Kılavuzu
Servis kılavuzları, bir makine veya ekipmanın farklı zamanlarda nasıl bakılacağını ve bakımının nasıl yapılacağını açıklayan kullanıcı kılavuzlarıdır.tagömrünün sonuna kadar. - Kullanıcı Kılavuzu
Kullanım kılavuzları, bir ürünün nasıl düzgün bir şekilde kullanılacağını veya çalıştırılacağını açıklayan teknik yayınlardır. - Kullanım Kılavuzu
İşletme veya organizasyona özgü roller, görevler ve prosedürler işletme kılavuzlarında açıklanır. - Kurumsal Politika Kılavuzu
Kurumsal politika kılavuzu, bir şirketin politikalarını, uygulamalarını ve en iyi uygulamalarını tanımlayan belgedir. - Standart İşletim Prosedürleri (SOP'ler) Kılavuzu
Kullanıcılar, belirlenmiş prosedürlerin yürütülmesine ilişkin ayrıntılı talimatları içeren standart bir işletim prosedürleri kılavuzundan faydalanırlar.
İşletmenizin kullanım kılavuzlarına neden ihtiyacı var?
İnsanlar bir kullanıcı kılavuzunun desteğiyle sorunları kendi başlarına halletmek için daha donanımlıdır. İyi bir kullanıcı kılavuzu, müşterilerinize günümüzün anında tatmin kültüründe ürün veya hizmetinizden istedikleri değeri hızlı ve etkili bir şekilde elde etmeleri için ihtiyaç duydukları araçları sağlayabilir.
Mükemmel müşteri hizmetinin kullanıcı kılavuzlarıyla desteklenmesi gerekir. Mükemmel kullanıcı kılavuzları yazmak aşağıdaki avantajları sağlayacaktırtagŞirketiniz için:
- Oryantasyonu ve eğitimi daha basit hale getirmek için
İyi yazılmış kullanıcı kılavuzları, oryantasyon ve eğitim prosedürlerini daha basit hale getirebilir. Bu doğru, birinci sınıf kullanıcı kılavuzları geliştirerek ve uygulayarak hem çalışanlarınız hem de tüketicileriniz kazançlı çıkabilir.
Şirketiniz, önemli zaman ve finansal giderler gerektiren zorlu yüz yüze eğitim oturumları düzenlemek yerine, yeni işe alınanların yeni rollerinin bir parçası olan bazı süreçleri ve sistemleri incelemelerine yardımcı olmak için kullanıcı kılavuzlarını kullanabilir. Çalışanlar, kullanıcı kılavuzları sayesinde pozisyonlarıyla ilgili görevleri yerine getirirken öğrenebildikleri için, oryantasyon sırasında daha az saat kaybı olabilir. - Destek Giderlerini Azaltmak İçin
Kullanıcı kılavuzları, tüketicilere yönelik müşteri hizmetleri çabalarınıza harika bir katkı sağladığı gibi, müşteri destek sisteminin bir bileşeni olarak işletme sahibine de fayda sağlar.
Müşterilere aranabilir bir kullanıcı kılavuzuna hızlı erişim sağladığınızda, çözümlere hemen ulaşma olasılıkları daha yüksek olur ve özel destek için bir teknisyene veya temsilciye başvurmaları gerekme olasılıkları azalır. - Zamandan tasarruf etmek için
Hem müşterileriniz hem de giriş seviyesindeki personelden yönetime kadar çalışanlarınız, kullanıcı kılavuzlarını kullanarak zamandan tasarruf edebilir. Kullanıcı kılavuzları müşterilerinize sunulduğunda, bir ürünün nasıl kullanılacağı hakkında bilgi bulmaya çalışarak zaman kaybetmek zorunda kalmayacaklar çünkü bu bilgilere hemen doğrudan erişebilecekler.
Çalışanlarınız kullanışlı kullanıcı kılavuzlarıyla donatıldığında, çözümleri bağımsız olarak aramak veya sorularıyla iş arkadaşlarının ve yöneticilerinin dikkatini çekmek için zaman harcamak zorunda kalmazlar; çünkü çözümlere doğrudan kullanıcı kılavuzlarından erişebilirler! - Sorumluluğu En Aza İndirmek İçin
Ürününüzü kapsamlı bir şekilde test ettiğinizi ve güvenli bir şekilde nasıl kullanacağınızı bildiğinizi göstermenin bir yolu, kullanıcı kılavuzları yazmak ve dağıtmaktır. Bu, genel halk için bir şey üretmeyle ilgili yükümlülükleri önemli ölçüde azaltabilir.
Uyarıların ve güvenlik önlemlerinin yazılı hale getirilmesi ve bir kullanıcı kılavuzu aracılığıyla kullanıcılara sunulması, sattığınız ürünün kullanıcılar için tehlikeli olma ihtimali varsa (ısıtıcılar, elektrikli aletler vb.), yanlış kullanımdan kaynaklanan yaralanmalar veya diğer hasarlarla ilgili yasal sorunlardan kaçınmanın etkili (ancak tam olarak garantili olmayan) bir yoludur.
En iyi kullanıcı kılavuzları hangi bileşenlerden oluşur?
Her ne kadar her ürün benzersiz olsa ve gerçekten mükemmel kullanıcı dokümantasyonu oluşturmak için farklı bileşenlere ihtiyaç duysa da, ne olursa olsun uyulması gereken bazı son kullanıcı dokümantasyonu en iyi uygulamaları vardır.
- Basit dil
Müşterilerinizi, bir tane sunmamak dışında, kullanıcı kılavuzlarının jargon ve anlaşılması zor bir dille dolu olduğunu keşfetmekten daha fazla rahatsız edecek hiçbir şey yoktur. Kullanıcı talimatlarınız, olağanüstü müşteri hizmetini de desteklemeyen bu dil seçimleri nedeniyle kullanımı zor olur. Geliştirici için değil, kullanıcı için yazdığınızdan emin olmak, harika kullanıcı kılavuzları oluşturmanın önemli bir bileşenidir. Son kullanıcınızın herhangi bir şeyi bildiğini veya aşina olduğunu varsaymayın. Kısaltmalar, jargon ve ofis terminolojisi, müşterilerinizin yanlış bilgilendirilmiş, hayal kırıklığına uğramış ve hazırlıksız hissetmesine neden olur. Bir kullanıcı kılavuzu üretmenin en iyi noktası, tüketicileriniz çocukmuş gibi yazmamak (elbette ki öyle değillerse!) ve onlara ürünü nasıl kullanacaklarını tamamen anlamaları için ihtiyaç duydukları ek yardımı basit bir dille vermek arasında bir denge kurmaktır. - Basitlik
Bir kullanıcı el kitabı yazmak, işleri basit tutmayı gerektirir. Bu kavram hem içerikte hem de tasarımda yansıtılmalıdır. Belgelerinizi karmaşık resimler ve uzun metin pasajlarıyla doldurursanız, çok karmaşık ve anlaşılması zor görünecektir. Bu tür bir kullanıcı el kitabının kullanıcınızı korkutması ve kendi başlarına sorunlarını çözmeye çalışmaktansa yardım hattınızı aramasına yol açması muhtemeldir. - Görseller
"Göster, anlatma" düsturu kullanıcı kılavuzu yazımının temel taşıdır. Açıklamalı ekran görüntüleri, filmler ve diğer görsel içerikler kavramları anlamakta son derece yardımcıdır. Bir şeyi eylem halinde görmek, hakkında okumaktan sıklıkla çok daha faydalıdır. Görseller yalnızca uzun metin pasajlarını bölmekle kalmaz, aynı zamanda kullanıcı kılavuzlarındaki korkutucu olabilecek metin miktarını da azaltır. İnsanların görsel bilgileri yazılı bilgilere göre %7 daha hızlı hatırladıkları gösterilmiştir. Techsmith tarafından yapılan bir çalışmada, insanların %67'sinin bilgiyi iletmek için yalnızca kelimeler yerine açıklamalı ekran görüntüleri içeren talimatlar verildiğinde görevleri daha etkili bir şekilde gerçekleştirdiği de gösterilmiştir. - Çözülecek soruna odaklanın
Birisinin bir sorunu ele almak için ürününüzü satın almış olması oldukça olasıdır. Ürünle birlikte verilecek kullanıcı kılavuzunu tasarlarken bu konuya odaklanmak önemlidir. Ürününüzün sunduğu tüm özellikleri veya dahil ettiğiniz ilgi çekici tasarım öğelerini sıralayıp tartışmak yerine, kullanıcılarınızı bunlar hakkında ürünün kullanımını kolaylaştıracak şekilde bilgilendirin. Çözülen sorunu, bunları açıklarken ürününüzün özellikleri ve faydaları bağlamında ele alın. - Mantıksal akış ve hiyerarşi
Kullanıcıya kullanıcı kılavuzunuzun her bölümünden ne öğreneceğini açıkça göstermek için, net bir hiyerarşik yapı izleyen başlıklar ve alt başlıklar kullanın. Müşterilerinizi baştan sona bilmeleri gereken her şeyde zahmetsizce yönlendirmek için, seçtiğiniz hiyerarşi mantıksal bir akışı takip etmelidir. Temellerle başladığınızdan ve ürününüzün daha karmaşık özelliklerine doğru mantıksal bir ilerleme eklediğinizden emin olun. - İçindekiler listesi
Kullanıcı kılavuzunuz, bir içerik tablosuyla başlarsa okuyucular için en yararlı olacaktır. Karşılaştıkları mevcut sorunla ilgisi olmayan birçok bilgi sayfasını incelemek zorunda kalmadan, birinin bir belgeyi hızlı ve kolay bir şekilde incelemesi için tanıdık bir yaklaşımdır. - Aranabilir hale getirin
Kullanıcı kılavuzlarınızı yazdırsanız bile, dijital dokümantasyonun ana önceliğiniz olması muhtemeldir. Kullanıcı kılavuzlarınızın, insanların çoğunun her zaman yanlarında bir akıllı telefon taşıdığı bir dünyada dijital formatta en sık kullanılması oldukça olasıdır. Dijital kullanıcı kılavuzlarınıza aranabilir bir özellik eklemek, bir soruna erişerek çözüm bulmak isteyen kullanıcılar için, bir içerik tablosunun kullanıcıları basılı bir belgede doğru yere yönlendirmesi gibi, keyifli bir kullanım kolaylığı sağlayacaktır. - Erişilebilirlik
Kullanıcı kılavuzunuza ihtiyaç duyan bazı kişilerin, düzgün çalışmasını sağlamak için ek yardımdan faydalanması mümkündür. Yasa gereği zorunlu olup olmadıklarına bakılmaksızın, erişilebilirlik gereksinimleri genellikle iyi bir uygulamadır. Kullanıcı kılavuzlarınızda erişilebilirlik gereksinimlerini sürdürmek, mükemmel bir iş uygulamasıdır. Görsel, işitsel veya bilişsel zorlukları olabilecek kullanıcılar için erişilebilir içerikli kullanıcı kılavuzları tasarlamak çok önemlidir. - İyi tasarlanmış
Kullanıcı kılavuzlarınızı oluştururken hedef kitlenizi göz önünde bulundurun. Bakmaktan keyif aldıkları bir şey yaparsanız, bunu etkili bir şekilde kullanmaya çok daha meyilli olacaklardır! Uzun metin blokları kullanmaktan kaçının ve bol miktarda beyaz alan sağlayın. Bu iki özelliği birleştirmek, tüketicilerin daha az korkutucu görünmesine ve yeni bir şey öğrenmenin tehdit edici olmaktan çok heyecan verici görünmesine yardımcı olabilir. Daha önce açıkladığımız "göster, anlatma" yaklaşımı burada da geçerlidir. Hem basılı hem de dijital kullanıcı kılavuzları için metne görseller ve fotoğraflar eklemek harika bir alternatiftir. Dijital kullanıcı kılavuzları için videolar ve GIF'ler ilgi çekici ve yardımcı bir unsur sunar. Şirketinizin bir stil kılavuzu varsa, tasarımınız buna uymalıdır; aksi takdirde, bir tane olmadan çalışıyorsanız, kullanıcı kılavuzunuzu tutarlı tutmanız çok önemlidir. Kağıt boyunca ve ideal olarak tüm kullanıcı kılavuzlarınızda kullanılan yazı tipi ve renk şemaları tutarlı olmalıdır. - Gerçek müşterilerden veya beta test kullanıcılarından gelen yorumlar
Hazırladığınız kullanıcı kılavuzlarının mümkün olduğunca başarılı olup olmadığını, ürününüzü gerçekten kullanacak olan kişilerden geri bildirim alıp dinleyene kadar belirleyemezsiniz. Ürününüz için geliştirdiğiniz kullanıcı kılavuzları, insanların ürünle ilgili yaşadığı sorunları hesaba katmalıdır. Son derece açık görünen bir şey öğrenebilirsiniz, ancak ulaşmaya çalıştığınız müşterilerin ihtiyaçlarını anlamanıza yardımcı olacak bir şey öğrenmeniz çok daha olasıdır.
Kullanıcı kılavuzu nasıl yazılır?
Bir kullanıcı kılavuzu hazırlamak, hem şirketiniz hem de hizmet etmek istediğiniz tüketiciler üzerinde büyük bir etki yaratabilecek önemli bir görevdir. Bunaltıcı olabileceğinden, bir kullanıcı kılavuzu geliştirme sürecini kolayca takip edebilmeniz için basitleştirdik.
- Kullanıcıları tanımlayın
İletişiminizin alıcısını bulmak, ürettiğiniz diğer tüm iletişimlerde olduğu gibi, önemli bir ilk adımdır. Kullanıcı kılavuzunuzun hedef kitlesi, ton, sağlanacak ayrıntı düzeyi ve içeriğin nasıl iletileceği gibi konularda karar vermenize yardımcı olacaktır. Ürününüzün son kullanıcısı için bir kullanıcı kılavuzu yazmak, bir teknoloji mühendisi için bir kılavuz yazmaktan önemli ölçüde farklıdır. İlk adım, hedef kitlenizi belirlemektir. - Soruna odaklanmak
Kullanıcı kılavuzları, sorun çözmeye yardımcı olmak veya birine yeni bir şeyi nasıl yapacağını öğretmek için yapılır. Kullanıcı kılavuzunuzun tam olarak ne amaçladığını belirlemeli ve bu odağı koruduğunuzdan emin olmalısınız.
Konuyu genişletip ürününüz için çok sayıda özellik veya uygulama tartışmak cazip gelebilir. Bu, kullanıcıları hayal kırıklığına uğratabilir ve ihtiyaç duydukları gerçek cevabı gölgeleyerek müşteri destek hattınızı aramalarına yol açabilir.
Müşteriniz ürünü nasıl kullanacağını öğrenen bir tüketici veya ürünü tamir etmesi gereken bir teknisyen ise, ihtiyaç duyacakları kesin çözüme odaklanın. - Sıralı bir yaklaşım kullanın
Kullanıcı kılavuzunuzdaki talimatlar, elinizdeki işi bitirmek için gereken sıralı düzende düzenlenmelidir. Başlamak için her adımı listeleyin. Ardından, verilen sırayla ana hatlarını çizdiğiniz kesin adımlara uyarak ödevi yapmaya çalışın. Orijinal listenizi incelerken, herhangi bir stagEksik olan şeyler. Ayrıca, bir zamanlar tek bir görev olduğuna inandığınız bir şeyin, netlik adına aslında birkaç aktiviteye bölünmesi gerektiğini görebilirsiniz.
Bir kullanıcı kılavuzu yazmanın bir sonraki aşamasına geçmeden önce, tahsis ettiğiniz her ardışık adım için net bir sonuç belirttiğinizden emin olun. Bir sonraki seviyeye geçmeden önce, okuyucular neyi başarmak istedikleri ve bunun nasıl görünmesi gerektiği konusunda tamamen net olmalıdır. - Harita kullanıcı yolculuğu
Tüketicilerinizin ürününüzü nasıl kullanmayı planladıklarını anlamak ve bunu onlar için basit hale getirmek, bir kullanıcı kılavuzu oluşturmanın hedefleridir. Tüketicinin çözümünüzü kullanarak çözmeye çalıştığı sorunu veya başarmaya çalıştığı hedefi ve ayrıca işletmenizle nasıl etkileşime girdiğini anlamak için çaba sarf etmelisiniz. Müşteriyi süreç boyunca yönlendirmek için gerekli adımları, bu ayrıntıları kullanarak planlayabilir ve sorundan çözüme giden yolculuğunu görselleştirebilirsiniz. - Bir Şablon Seçin
Kullanıcı kılavuzları yazma ve geliştirme görevi, bir dizi şablon oluşturarak beklediğinizden çok daha basit hale getirilebilir. Prosedürünüz kolaylaştırılabilir ve tutarlılık çok daha gerçekçi bir hedef haline gelebilir.
Kullanıcı kılavuzu şablonunuzda, yazı tipleri (tip ve boyut), kontrast gereksinimleri ve renk şemaları gibi ayrıntıları tanımlamanın yanı sıra aşağıdakileri de eklemelisiniz:- Giriş için ayrılmış alan
- Ayrı alt bölümler ve bölümler
- Bir dizi eylemi iletmek için seçtiğiniz format
- Dikkatli olunması gereken notlar ve uyarılar
- Sonuç için ayrılan alan
- Basit ve takip edilmesi kolay içerik yazın
Kullanıcı kılavuzunuzun materyali mümkün olduğunca anlaşılır ve basit olmalıdır. Netlik ve kolaylık açısından format ve içerik hakkında düşünmek ve analiz etmek önemlidir.
Sürecin her aşamasının yalnızca bir görevi özetlediğinden ve mümkün olduğunca açık ve kısa bir dil kullandığından emin olun. Gerçekten gerekli olan bilgileri içeren bir kullanıcı kılavuzunuz olana kadar metninizi uygun şekilde değiştirdiğinizden emin olun. - Her kullanıcıya acemi gibi yaklaşın
Kullanıcı kılavuzunuzu okuyan kişinin, onu oluştururken ürününüz hakkında önceden hiçbir bilgisi olmadığını varsayın. Sanki sıradan biriyle konuşuyormuş gibi yazın.
Herhangi bir jargon veya teknik dil kullanımından kaçınılmalıdır. Doğal olarak, kaçınılması gereken zamanlar olacaktır, ancak bunlar mutlak istisna olmalıdır. - Ürünün talimatlarını acemi kullanıcılarla test edin
Kullanıcı kılavuzu oluşturma sürecinin test aşaması kritik öneme sahiptir. Deneyin konusu, sonuç üzerinde önemli bir etkiye sahiptir.
Testler ideal olarak ürününüzü hiç kullanmamış veya dokümantasyonu görmemiş kişiler üzerinde yapılmalıdır. Kullanıcı kılavuzunda ilerlerken, süreci tamamlamalarını izleyin ve nerede takıldıklarını kaydedin. Daha sonra, bilgiler uygun şekilde güncellenmelidir.
Test edenlerinizin ürünü çalıştırması için yalnızca kullanıcı kılavuzunun yardımına ihtiyaç duyulmalıdır. Daha fazla yardım istemelerine gerek kalmamalıdır. SSCB Kılavuzu ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmalıdır. - Pratik bir yaklaşım kullanarak içerik oluşturun
Somut örnekler sunmak için her türlü çaba gösterilmelidir.ampKullanıcı kılavuzundaki her adımı izledikten sonra kullanıcıların deneyimleyebileceği herhangi bir sonucun ayrıntılı açıklamaları ve dosyaları. Kullanıcı, üründen alabileceği herhangi bir geri bildirimin yanı sıra, yol boyunca karşılaşabileceği olası görüntü veya seslerin farkında olmalıdır. - Sembolleri, simgeleri ve kodları erken açıklayın
Gerekli talimatları sağlamaya yardımcı olması için bir kullanıcı kılavuzu yazarken simgeler, semboller veya kodlar kullanmanız gerekebilir. Okuyucunun kafasının karışmasını veya hayal kırıklığı yaşamasını önlemek için bunları kullanıcı kılavuzunuzda mümkün olduğunca erken belirlemek çok önemlidir.
Kullanıcı kılavuzu SSS
Kullanım kılavuzları tam olarak nedir?
Kullanıcı dokümantasyonu, kullanıcı kılavuzları veya kullanıcı rehberleri şeklinde sağlanan bilgilerdir ve son kullanıcıların bir ürünle başarılı bir şekilde etkileşim kurmasına yardımcı olmayı amaçlamaktadır.
- Ne tür kullanıcı dokümanları var?
Kitapçıklar veya kılavuzlar gibi fiziksel dokümantasyon, geleneksel olarak kullanıcı dokümantasyonu sunmak için kullanılmıştır. Günümüzde, kullanıcı kılavuzları daha sık dijital olarak üretilmekte ve dağıtılmaktadır. - Kullanım kılavuzlarında neler yer alır?
Bir kullanım kılavuzu veya kullanıcı kılavuzu iyi bir tasarım, açık bir yazım ve bir sorun çözme odağı kullanır. İçindekiler tablosuna sahip olmalı, mantıksal bir hiyerarşiye ve akışa uymalı ve erişilebilir içerik sunmalıdır. Ayrıca, iyi bir kullanıcı kılavuzu aranabilir olmalı ve kullanıcı yenidenviews. - Kullanıcı dokümanı nasıl oluşturulur?
Kullanıcı kılavuzları geliştirmek için basit adımlar kullanılabilir. Kullanıcı kılavuzunun hedefleri ilk önce belirlenmeli ve bunların gerçekleştirilmesini sağlayacak bir strateji geliştirilmelidir. Kullanıcı kılavuzu yayınlanmadan önce test edilmeli ve gerektiği şekilde güncellenmelidir. Son olarak, kullanıcı kılavuzunu güncel tutmak, yeni güncellemeler veya sürümler eklendikçe değişiklikler yapmak önemlidir.