วิธีการเขียนคู่มือผู้ใช้ให้ชัดเจนและกระชับ
คู่มือผู้ใช้คืออะไร?
คู่มือผู้ใช้มีชื่อเรียกต่างๆ กัน เอกสารทางเทคนิค คู่มือการบำรุงรักษา และคู่มือการใช้งาน ล้วนเป็นชื่อที่อ้างอิงถึงรายการเดียวกัน คู่มือผู้ใช้จัดทำขึ้นเพื่อช่วยให้ลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณได้อย่างถูกต้อง หรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการใช้งาน คู่มือผู้ใช้อาจพิมพ์เป็นเล่ม ดิจิทัล หรือทั้งสองรูปแบบก็ได้
คู่มือการใช้งานจะให้คำแนะนำโดยละเอียดทีละขั้นตอนแก่ผู้ใช้ รวมถึงความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ควรมีสารบัญในคู่มือการใช้งานทุกเล่ม เนื่องจากเป็นเอกสารอ้างอิง ไม่ใช่หนังสือที่ต้องอ่านตั้งแต่ต้นจนจบ คุณควรเพิ่มบทช่วยสอนการเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็วหรือการเริ่มต้นใช้งานในคู่มือการใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้รู้สึกสบายใจเมื่อเริ่มใช้ผลิตภัณฑ์
คู่มือการใช้งานประเภทต่างๆ
สามารถสร้างคู่มือผู้ใช้สำหรับหัวข้อและวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่คุณสามารถทำได้ ลองมาดูกัน
- คู่มือการใช้งาน
คู่มือการใช้งานคือประเภทของคู่มือผู้ใช้ที่ให้คำแนะนำที่ตรงไปตรงมาในการใช้ผลิตภัณฑ์ในลักษณะที่ตั้งใจไว้ว่าจะใช้ - คู่มือการฝึกอบรม
คู่มือผู้ใช้ประเภทนี้มีรายการคำแนะนำสำหรับการเสร็จสิ้นงาน โปรเจ็กต์ หรืองานบางอย่าง - คู่มือการบริการ
คู่มือการบริการคือคู่มือผู้ใช้ที่อธิบายวิธีการดูแลและบำรุงรักษาเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ต่างๆ ในเวลาที่แตกต่างกันtages อายุขัยของมัน - คู่มือการใช้งาน
คู่มือผู้ใช้คือสิ่งพิมพ์ทางเทคนิคที่อธิบายวิธีการใช้งานหรือใช้งานผลิตภัณฑ์อย่างถูกต้อง - คู่มือการใช้งาน
บทบาท หน้าที่ และขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงต่อธุรกิจหรือองค์กรมีอธิบายไว้ในคู่มือปฏิบัติงาน - คู่มือนโยบายองค์กร
คู่มือนโยบายองค์กรคือเอกสารที่กำหนดนโยบาย แนวปฏิบัติ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของบริษัท - คู่มือขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)
ผู้ใช้จะได้รับประโยชน์จากคู่มือขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐานซึ่งมีคำแนะนำโดยละเอียดในการดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนด
ทำไมธุรกิจของคุณจึงต้องการคู่มือผู้ใช้?
ผู้คนจะเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาด้วยตนเองได้ดีขึ้นหากมีคู่มือผู้ใช้ คู่มือผู้ใช้ที่ดีจะช่วยให้ลูกค้าของคุณได้รับเครื่องมือที่จำเป็นในการบรรลุคุณค่าที่พวกเขาต้องการจากผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในวัฒนธรรมการตอบสนองความพึงพอใจทันทีในปัจจุบัน
การบริการลูกค้าที่ดีเยี่ยมต้องเสริมด้วยคู่มือผู้ใช้ การเขียนคู่มือผู้ใช้ที่ดีเยี่ยมจะมอบข้อดีดังต่อไปนี้tagสำหรับบริษัทของคุณ:
- เพื่อให้การเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น
คู่มือผู้ใช้ที่เขียนขึ้นอย่างดีสามารถทำให้ขั้นตอนการใช้งานและการฝึกอบรมเป็นเรื่องง่ายขึ้น ถูกต้องแล้ว การพัฒนาและนำคู่มือผู้ใช้ชั้นยอดมาใช้จะทำให้ทั้งพนักงานและผู้บริโภคของคุณได้รับประโยชน์
บริษัทของคุณสามารถใช้คู่มือผู้ใช้เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้ขั้นตอนและระบบต่างๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของบทบาทใหม่ แทนที่จะต้องจัดการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวซึ่งต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เนื่องจากพนักงานสามารถเรียนรู้ได้ขณะปฏิบัติหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของตนจากคู่มือผู้ใช้ จึงอาจสูญเสียชั่วโมงการทำงานระหว่างการปฐมนิเทศน้อยลง - เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน
คู่มือผู้ใช้ถือเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับความพยายามในการบริการลูกค้าสำหรับผู้บริโภค แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อเจ้าของธุรกิจในฐานะส่วนประกอบของระบบสนับสนุนลูกค้าอีกด้วย
ลูกค้าจะมีแนวโน้มที่จะพบวิธีแก้ปัญหาได้ทันทีและมีแนวโน้มที่จะไม่จำเป็นต้องติดต่อช่างเทคนิคหรือตัวแทนเพื่อขอรับการสนับสนุนเฉพาะทางเมื่อคุณให้พวกเขาเข้าถึงคู่มือผู้ใช้ที่สามารถค้นหาได้รวดเร็ว - เพื่อประหยัดเวลา
ทั้งลูกค้าและพนักงานของคุณ ตั้งแต่พนักงานระดับเริ่มต้นไปจนถึงผู้บริหาร สามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการใช้คู่มือผู้ใช้ เมื่อลูกค้าของคุณมีคู่มือผู้ใช้ พวกเขาก็จะไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีใช้ผลิตภัณฑ์อีกต่อไป เพราะพวกเขาจะเข้าถึงข้อมูลนั้นได้โดยตรงทันที
เมื่อพนักงานของคุณมีคู่มือผู้ใช้ที่เป็นประโยชน์ พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาค้นหาวิธีแก้ปัญหาด้วยตัวเอง หรือผูกขาดความสนใจของเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการด้วยการสอบถามข้อมูล เนื่องจากพวกเขาสามารถเข้าถึงวิธีแก้ปัญหาเหล่านั้นได้ในคู่มือผู้ใช้ของตนเอง! - เพื่อลดภาระความรับผิดชอบ
วิธีหนึ่งในการแสดงให้เห็นว่าคุณได้ทดสอบผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างละเอียดและรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์อย่างปลอดภัยคือการเขียนและแจกจ่ายคู่มือผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยลดภาระผูกพันที่เกี่ยวข้องกับการผลิตผลิตภัณฑ์สำหรับสาธารณชนได้อย่างมาก
การเขียนคำเตือนและข้อควรระวังด้านความปลอดภัยให้ผู้ใช้ทราบและสามารถเข้าถึงได้ผ่านคู่มือผู้ใช้ถือเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพ (แม้จะไม่ใช่วิธีที่สมบูรณ์แบบที่สุด) ในการหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการบาดเจ็บหรือความเสียหายอื่นๆ ที่เกิดจากการใช้งานในทางที่ผิด หากผลิตภัณฑ์ที่คุณขายอาจเป็นอันตรายต่อผู้ใช้ (เช่น เครื่องทำความร้อน เครื่องมือไฟฟ้า เป็นต้น)
คู่มือผู้ใช้ที่ดีที่สุดประกอบด้วยส่วนประกอบใดบ้าง
มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับเอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทางที่ต้องยึดถือไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ถึงแม้ว่าผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้นจะมีลักษณะเฉพาะตัวและต้องใช้ส่วนประกอบที่แตกต่างกันเพื่อสร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริงก็ตาม
- ภาษาธรรมดา
ไม่มีอะไรจะทำให้ลูกค้าของคุณหงุดหงิดไปกว่าการไม่เสนอคู่มือให้ - คือการพบว่าคู่มือผู้ใช้ของพวกเขาเต็มไปด้วยศัพท์เฉพาะและภาษาที่เข้าใจยาก คำแนะนำการใช้งานของคุณนั้นใช้งานยากเนื่องจากมีตัวเลือกภาษาเหล่านี้ ซึ่งยังไม่ส่งเสริมการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมอีกด้วย การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังเขียนสำหรับผู้ใช้ ไม่ใช่ผู้พัฒนา ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างคู่มือผู้ใช้ที่ดี อย่าคิดเอาเองว่าผู้ใช้ปลายทางของคุณรู้จักหรือคุ้นเคยกับสิ่งใด ๆ คำย่อ ศัพท์เฉพาะ และคำศัพท์ที่ใช้ในสำนักงานจะทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกไม่ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง หงุดหงิด และไม่มีการเตรียมตัว จุดที่ดีที่สุดในการสร้างคู่มือผู้ใช้คือการรักษาสมดุลระหว่างการไม่เขียนราวกับว่าผู้บริโภคของคุณเป็นเด็ก (ยกเว้นว่าพวกเขาเป็นเด็กแน่นอน!) และการให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมที่พวกเขาต้องการเพื่อให้เข้าใจวิธีใช้ผลิตภัณฑ์อย่างสมบูรณ์ในภาษาที่เรียบง่าย - ความเรียบง่าย
การเขียนคู่มือผู้ใช้ต้องทำให้ทุกอย่างเรียบง่าย แนวคิดนี้ควรสะท้อนให้เห็นทั้งในเนื้อหาและการออกแบบ หากคุณใส่รูปภาพและข้อความยาวๆ ลงในเอกสารมากเกินไป จะทำให้เอกสารดูซับซ้อนและเข้าใจยาก คู่มือผู้ใช้ประเภทนี้อาจทำให้ผู้ใช้รู้สึกหวาดกลัวและโทรติดต่อสายด่วนแทนที่จะพยายามแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง - ภาพ
สุภาษิตที่ว่า “แสดง อย่าบอก” เป็นหลักสำคัญของการเขียนคู่มือผู้ใช้ ภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบาย ภาพยนตร์ และเนื้อหาภาพอื่นๆ มีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำความเข้าใจแนวคิด การเห็นสิ่งต่างๆ ขณะใช้งานจริงนั้นมีประโยชน์มากกว่าการอ่านเกี่ยวกับสิ่งนั้น ภาพประกอบไม่เพียงแต่ช่วยแยกข้อความยาวๆ ออกจากกันเท่านั้น แต่ยังช่วยลดปริมาณข้อความในคู่มือผู้ใช้ซึ่งอาจสร้างความหวาดกลัวได้อีกด้วย ได้มีการพิสูจน์แล้วว่าผู้คนจดจำข้อมูลภาพได้เร็วกว่าข้อมูลที่เขียนไว้ 7% จากการศึกษาของ Techsmith ยังแสดงให้เห็นอีกด้วยว่าผู้คน 67% ดำเนินการต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อได้รับคำแนะนำที่รวมถึงภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายแทนที่จะใช้คำพูดเพียงอย่างเดียวในการถ่ายทอดข้อมูล - มุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่ต้องการแก้ไข
มีแนวโน้มสูงที่ใครบางคนซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อแก้ไขปัญหา จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมุ่งเน้นไปที่ปัญหานี้เมื่อร่างคู่มือผู้ใช้ที่จะรวมอยู่กับผลิตภัณฑ์ แทนที่จะแจกแจงและอภิปรายคุณสมบัติทั้งหมดที่ผลิตภัณฑ์ของคุณมีให้หรือองค์ประกอบการออกแบบที่น่าสนใจที่คุณได้รวมไว้ ให้แจ้งข้อมูลแก่ผู้ใช้เกี่ยวกับคุณสมบัติเหล่านี้ในลักษณะที่อำนวยความสะดวกต่อการใช้งานผลิตภัณฑ์ ให้อธิบายปัญหาที่กำลังแก้ไขในบริบทของคุณสมบัติและประโยชน์ของผลิตภัณฑ์ - การไหลเชิงตรรกะและลำดับชั้น
เพื่อให้ผู้ใช้ทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาจะได้เรียนรู้อะไรจากแต่ละหัวข้อในคู่มือผู้ใช้ของคุณ ให้ใช้ส่วนหัวและส่วนย่อยที่มีโครงสร้างตามลำดับชั้นที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถนำลูกค้าของคุณไปสู่ทุกสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างง่ายดาย ลำดับชั้นที่คุณเลือกควรเป็นไปตามลำดับขั้นตอนที่สมเหตุสมผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเริ่มต้นด้วยพื้นฐานและรวมการดำเนินการที่สมเหตุสมผลเพื่อไปสู่คุณสมบัติที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นของผลิตภัณฑ์ของคุณ - รายการเนื้อหา
คู่มือผู้ใช้ของคุณจะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านมากที่สุดหากเริ่มต้นด้วยสารบัญ โดยไม่ต้องค้นหาข้อมูลหลายหน้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่ ถือเป็นแนวทางที่คุ้นเคยสำหรับผู้อ่านในการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วและง่ายดาย - ทำให้สามารถค้นหาได้
แม้ว่าคุณอาจจะพิมพ์คู่มือผู้ใช้ของคุณออกมาก็ตาม เอกสารดิจิทัลอาจเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคุณ เป็นไปได้มากที่คู่มือผู้ใช้ของคุณจะถูกใช้งานบ่อยที่สุดในรูปแบบดิจิทัลในโลกที่คนส่วนใหญ่มีสมาร์ทโฟนติดตัวตลอดเวลา การเพิ่มฟีเจอร์ค้นหาได้ในคู่มือผู้ใช้ดิจิทัลของคุณจะช่วยให้ผู้ใช้ที่ต้องการแก้ไขปัญหาต่างๆ เข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น ซึ่งก็คล้ายกับสารบัญที่ทำหน้าที่แนะนำผู้ใช้ไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมในเอกสารที่พิมพ์ออกมา - การเข้าถึงได้
เป็นไปได้ที่บางคนที่ต้องการคู่มือผู้ใช้ของคุณอาจได้รับประโยชน์จากความช่วยเหลือเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าคู่มือทำงานได้อย่างถูกต้อง ไม่ว่ากฎหมายจะกำหนดไว้หรือไม่ ข้อกำหนดด้านการเข้าถึงถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีโดยทั่วไป การรักษาข้อกำหนดด้านการเข้าถึงไว้ในคู่มือผู้ใช้ของคุณถือเป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดี การออกแบบคู่มือผู้ใช้ที่มีเนื้อหาที่ผู้ใช้ที่มีปัญหาเกี่ยวกับภาพ เสียง หรือการรับรู้สามารถเข้าถึงได้นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญ - ออกแบบมาอย่างดี
พิจารณาผู้ชมของคุณเมื่อสร้างคู่มือผู้ใช้ พวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะใช้คู่มือนี้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากคุณสร้างสิ่งที่พวกเขาชอบอ่าน หลีกเลี่ยงการใช้บล็อกข้อความยาวๆ และเว้นช่องว่างให้เพียงพอ การรวมคุณลักษณะทั้งสองอย่างนี้เข้าด้วยกันจะช่วยให้ผู้บริโภคดูน่ากลัวน้อยลง และทำให้การเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ดูตื่นเต้นมากกว่าที่จะเป็นการคุกคาม แนวทาง "แสดง อย่าบอก" ที่เราอธิบายไว้ก่อนหน้านี้ก็ใช้ได้ที่นี่เช่นกัน สำหรับคู่มือผู้ใช้ทั้งแบบพิมพ์และแบบดิจิทัล การเพิ่มภาพและรูปถ่ายลงในข้อความเป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยม สำหรับคู่มือผู้ใช้แบบดิจิทัล วิดีโอและ GIF จะช่วยเพิ่มความน่าสนใจและองค์ประกอบที่เป็นประโยชน์ หากบริษัทของคุณมีคู่มือสไตล์ การออกแบบของคุณควรเป็นไปตามนั้น มิฉะนั้น หากคุณใช้งานโดยไม่มีคู่มือ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้คู่มือผู้ใช้ของคุณมีความสม่ำเสมอ แบบอักษรและรูปแบบสีที่ใช้ตลอดทั้งเอกสาร และในอุดมคติคือในคู่มือผู้ใช้ทั้งหมดของคุณ ควรมีความสม่ำเสมอ - ความคิดเห็นจากลูกค้าจริงหรือผู้ทดสอบเบต้า
คุณจะไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าคู่มือผู้ใช้ที่คุณจัดทำขึ้นนั้นมีประสิทธิภาพดีหรือไม่ จนกว่าคุณจะค้นหาและรับฟังคำติชมจากผู้ที่ใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณจริงๆ คู่มือผู้ใช้ที่คุณพัฒนาขึ้นสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณควรคำนึงถึงปัญหาที่ผู้คนประสบกับผลิตภัณฑ์นั้นด้วย คุณอาจเรียนรู้บางสิ่งบางอย่างที่ดูชัดเจนมาก แต่มีโอกาสดีกว่ามากที่คุณจะเรียนรู้บางสิ่งบางอย่างที่ช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการของลูกค้าที่คุณพยายามเข้าถึง
ฉันจะเขียนคู่มือผู้ใช้ได้อย่างไร?
การจัดทำคู่มือผู้ใช้ถือเป็นงานสำคัญที่ส่งผลกระทบอย่างมากต่อทั้งบริษัทของคุณและผู้บริโภคที่คุณต้องการให้บริการ เราได้ปรับกระบวนการจัดทำคู่มือผู้ใช้ให้เรียบง่ายขึ้น เพื่อให้คุณทำตามได้ง่าย เนื่องจากอาจดูยุ่งยาก
- ระบุผู้ใช้
การค้นหาผู้รับข้อความของคุณเป็นขั้นตอนเริ่มต้นที่สำคัญ เช่นเดียวกับการสื่อสารอื่นๆ ที่คุณสร้างขึ้น กลุ่มเป้าหมายของคู่มือผู้ใช้จะช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ เช่น น้ำเสียง ระดับของรายละเอียดที่จะให้ และวิธีการส่งมอบเนื้อหา การเขียนคู่มือผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณนั้นแตกต่างอย่างมากจากการเขียนคู่มือผู้ใช้สำหรับวิศวกรด้านเทคนิค ขั้นตอนแรกสุดคือการกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ - มุ่งเน้นไปที่ปัญหา
คู่มือผู้ใช้จัดทำขึ้นเพื่อช่วยแก้ปัญหาหรือแนะนำผู้อื่นเกี่ยวกับวิธีการทำสิ่งใหม่ๆ คุณต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่าคู่มือผู้ใช้ของคุณมีจุดประสงค์เพื่อทำอะไรและต้องแน่ใจว่าจะรักษาจุดเน้นนั้นไว้
การขยายหัวข้อและพูดคุยเกี่ยวกับคุณสมบัติหรือแอปพลิเคชันต่างๆ ของผลิตภัณฑ์ของคุณอาจดูน่าดึงดูดใจ ซึ่งอาจทำให้ผู้ใช้เกิดความหงุดหงิดและนำไปสู่การโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเนื่องจากทำให้ไม่สามารถตอบคำถามที่ต้องการได้อย่างแท้จริง
หากลูกค้าของคุณเป็นผู้บริโภคที่กำลังเรียนรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์หรือเป็นช่างเทคนิคที่ต้องการซ่อมแซม ให้เน้นที่โซลูชันที่พวกเขาต้องการโดยเฉพาะ - ใช้แนวทางแบบลำดับ
คำแนะนำในคู่มือผู้ใช้ของคุณควรจัดวางตามลำดับที่จำเป็นเพื่อให้ทำงานที่มอบหมายเสร็จสิ้น ระบุขั้นตอนแต่ละขั้นตอนเพื่อเริ่มต้น จากนั้นพยายามทำการบ้านโดยปฏิบัติตามขั้นตอนที่ชัดเจนที่คุณได้ร่างไว้ในลำดับที่กำหนด เมื่อคุณดูรายการต้นฉบับ คุณอาจพบข้อผิดพลาดหรืออาจเป็นไปได้ว่าtagที่ขาดหายไป นอกจากนี้ คุณอาจพบว่าสิ่งที่คุณเคยเชื่อว่าเป็นงานเดียว จริงๆ แล้วจำเป็นต้องแบ่งออกเป็นหลายกิจกรรมเพื่อความชัดเจน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุผลลัพธ์ที่ชัดเจนสำหรับแต่ละขั้นตอนตามลำดับที่คุณได้จัดสรรไว้ก่อนที่จะดำเนินการไปยังขั้นตอนต่อไปของการเขียนคู่มือผู้ใช้ ก่อนที่จะดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไป ผู้อ่านควรมีความชัดเจนอย่างสมบูรณ์เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการบรรลุและสิ่งที่ควรมีลักษณะอย่างไร - แผนที่การเดินทางของผู้ใช้
การทำความเข้าใจว่าผู้บริโภคของคุณวางแผนที่จะใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างไรและทำให้พวกเขาทำได้ง่ายคือเป้าหมายของการสร้างคู่มือผู้ใช้ คุณต้องพยายามทำความเข้าใจปัญหาที่ผู้บริโภคกำลังพยายามแก้ไขหรือวัตถุประสงค์ที่พวกเขาพยายามบรรลุโดยใช้โซลูชันของคุณ รวมถึงวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมกับธุรกิจของคุณ คุณสามารถวางแผนขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อแนะนำลูกค้าตลอดกระบวนการโดยใช้รายละเอียดเหล่านี้เพื่อสร้างภาพการเดินทางจากปัญหาไปสู่โซลูชัน - เลือกเทมเพลต
การเขียนและพัฒนาคู่มือผู้ใช้งานสามารถทำได้ง่ายกว่าที่คิดมากโดยการสร้างเทมเพลตชุดหนึ่งขึ้นมา ขั้นตอนต่างๆ ของคุณอาจกระชับขึ้น และความสม่ำเสมอจะกลายเป็นเป้าหมายที่สมจริงมากขึ้น
ในเทมเพลตคู่มือผู้ใช้ของคุณ นอกเหนือจากการกำหนดรายละเอียดเช่นแบบอักษร (ประเภทและขนาด) ความต้องการความคมชัด และรูปแบบสี คุณควรใส่สิ่งต่อไปนี้ด้วย:- พื้นที่ที่จัดไว้สำหรับการแนะนำ
- แยกส่วนย่อยและส่วนต่างๆ
- รูปแบบที่คุณเลือกสำหรับถ่ายทอดชุดการกระทำ
- หมายเหตุและคำเตือน
- พื้นที่ที่จัดไว้เพื่อสรุปผล
- เขียนเนื้อหาที่เรียบง่ายและง่ายต่อการติดตาม
เนื้อหาของคู่มือผู้ใช้ควรตรงไปตรงมาและเข้าใจง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาและวิเคราะห์รูปแบบและเนื้อหาเพื่อความชัดเจนและสะดวก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการมีโครงร่างงานเพียงงานเดียวและใช้ภาษาที่ชัดเจนและสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขข้อความของคุณอย่างเหมาะสมจนกว่าคุณจะมีคู่มือผู้ใช้ที่มีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นจริงๆ - เข้าถึงผู้ใช้ทุกคนเหมือนเป็นมือใหม่
สมมติว่าผู้อ่านคู่มือผู้ใช้ของคุณไม่มีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณมาก่อนเมื่อสร้างคู่มือ เขียนราวกับว่าคุณกำลังพูดคุยกับคนทั่วไป
ควรหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะหรือภาษาเทคนิคใดๆ แน่นอนว่าจะต้องมีบางครั้งที่ต้องหลีกเลี่ยง แต่สิ่งเหล่านี้ควรเป็นข้อยกเว้นโดยเด็ดขาด - ทดสอบคำแนะนำของผลิตภัณฑ์กับผู้ใช้มือใหม่
ขั้นตอนการทดสอบของกระบวนการสร้างคู่มือผู้ใช้มีความสำคัญมาก หัวข้อของการทดลองมีผลกระทบอย่างมากต่อผลลัพธ์
การทดสอบควรทำกับผู้ที่ไม่เคยใช้ผลิตภัณฑ์หรืออ่านเอกสารประกอบการใช้งานมาก่อน ขณะที่คุณอ่านคู่มือผู้ใช้ ให้สังเกตขณะที่พวกเขาทำตามขั้นตอนและบันทึกว่าพวกเขาติดขัดตรงจุดใด จากนั้นควรอัปเดตข้อมูลให้เหมาะสม
ผู้ทดสอบของคุณจะต้องได้รับความช่วยเหลือจากคู่มือผู้ใช้เท่านั้นจึงจะใช้งานผลิตภัณฑ์ได้ พวกเขาไม่ควรต้องขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม คู่มือ USSR ควรมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น - สร้างเนื้อหาโดยใช้แนวทางเชิงปฏิบัติ
ควรพยายามทุกวิถีทางเพื่อเสนอตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมampและคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ผู้ใช้อาจพบหลังจากปฏิบัติตามแต่ละขั้นตอนในคู่มือผู้ใช้ ผู้ใช้ควรตระหนักถึงข้อเสนอแนะใดๆ ที่อาจได้รับจากผลิตภัณฑ์ รวมถึงภาพหรือเสียงที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้งาน - อธิบายสัญลักษณ์ ไอคอน และโค้ดเบื้องต้น
คุณอาจจำเป็นต้องใช้ไอคอน สัญลักษณ์ หรือโค้ดขณะเขียนคู่มือผู้ใช้เพื่อช่วยจัดเตรียมคำแนะนำที่จำเป็น เพื่อป้องกันความสับสนหรือความหงุดหงิดของผู้อ่าน สิ่งสำคัญคือต้องระบุสิ่งเหล่านี้ให้เร็วที่สุดในคู่มือผู้ใช้ของคุณ
คู่มือผู้ใช้ คำถามที่พบบ่อย
คู่มือผู้ใช้คืออะไรกันแน่?
เอกสารประกอบสำหรับผู้ใช้คือข้อมูลที่ให้ไว้ในรูปแบบคู่มือผู้ใช้หรือคำแนะนำสำหรับผู้ใช้งาน และมีไว้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ได้สำเร็จ
- เอกสารสำหรับผู้ใช้มีประเภทใดบ้าง?
เอกสารประกอบทางกายภาพ เช่น หนังสือเล่มเล็กหรือคู่มือ มักถูกนำมาใช้เพื่อจัดทำเอกสารประกอบการใช้งานสำหรับผู้ใช้ ปัจจุบัน คู่มือผู้ใช้ถูกผลิตและเผยแพร่ในรูปแบบดิจิทัลบ่อยขึ้น - คู่มือผู้ใช้มีเนื้อหาอะไรบ้าง?
คู่มือการใช้งานหรือคู่มือผู้ใช้ต้องมีการออกแบบที่ดี การเขียนที่ชัดเจน และเน้นที่การแก้ไขปัญหา ต้องมีสารบัญ ปฏิบัติตามลำดับชั้นและลำดับขั้นตอนอย่างเป็นตรรกะ และนำเสนอเนื้อหาที่เข้าถึงได้ นอกจากนี้ คู่มือผู้ใช้ที่ดีจะต้องสามารถค้นหาได้และคำนึงถึงผู้ใช้ด้วยviews. - เอกสารของผู้ใช้ทำอย่างไร?
ขั้นตอนง่ายๆ สามารถนำมาใช้ในการพัฒนาคู่มือผู้ใช้ได้ ก่อนอื่นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของคู่มือผู้ใช้ และต้องพัฒนากลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว คู่มือผู้ใช้จะต้องได้รับการทดสอบและอัปเดตตามความจำเป็นก่อนเผยแพร่ สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือต้องอัปเดตคู่มือผู้ใช้อยู่เสมอ โดยทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเพิ่มการอัปเดตหรือแก้ไขฉบับใหม่