כיצד לכתוב מדריכים ברורים ותמציתיים
מה זה מדריך למשתמש?
ישנם שמות שונים למדריך למשתמש. מסמכים טכניים, מדריכי תחזוקה ומדריכי הוראות הם כולם שמות המתייחסים לאותו פריט. מדריך למשתמש נוצר כדי לעזור ללקוחות להשתמש במוצר או בשירות שלך בצורה נכונה או לפתור בעיות שקורות במהלך השימוש. הם עשויים להיות זמינים בדפוס, דיגיטלי או בשני הפורמטים.
מדריכי שימוש מספקים למשתמש הקצה הוראות מקיפות, שלב אחר שלב ותמיכה מסוימת בבעיות. תוכן עניינים צריך להיות קיים בכל מדריך למשתמש מכיוון שהם חומרי עזר ולא ספרים שיש לקרוא מההתחלה ועד הסוף. עליך להוסיף מדריך הפעלה מהירה או הפעלה במדריך למשתמש שלך, כך שהמשתמשים יוכלו להרגיש בנוח להתחיל להשתמש במוצר.
סוגים של מדריכים למשתמש
עבור מגוון נושאים ויעדים, ניתן להפיק מדריכים למשתמש. הנה כמה מהאפשרויות שלך, אז הבה נבחן אותן.
- מדריך הוראות
מדריך הוראות הוא סוג של מדריך למשתמש המציע הנחיות פשוטות לשימוש במוצר באופן שבו הוא נועד לשמש. - הדרכה ידנית
סוג זה של מדריך למשתמש מציע רשימה של הנחיות לסיום משימה, פרויקט או עבודה מסוימים. - מדריך שירות
מדריכי שירות הם מדריכים למשתמש המתארים כיצד לטפל ולתחזק מכונות או ציוד במקומות שוניםtages של תוחלת החיים שלו. - מדריך למשתמש
מדריכים למשתמש הם פרסומים טכניים המסבירים כיצד להשתמש במוצר או להפעיל אותו כראוי. - מדריך הפעלה
תפקידים, חובות ונהלים ספציפיים לעסק או לארגון מתוארים במדריכי הפעלה. - מדריך מדיניות ארגונית
מדריך למדיניות ארגונית הוא התיעוד המגדיר את המדיניות, שיטות העבודה והשיטות הטובות ביותר של החברה. - מדריך נהלי הפעלה (SOPs) סטנדרטיים
המשתמשים נהנים מהוראות מפורטות של מדריך נהלי הפעלה סטנדרטי לביצוע נהלים שנקבעו.
למה העסק שלך צריך מדריכים למשתמש?
אנשים מצוידים יותר להתמודד עם בעיות בעצמם עם תמיכה של מדריך למשתמש. מדריך למשתמש הגון עשוי לתת ללקוחות שלך את הכלים הדרושים להם כדי להשיג במהירות וביעילות את הערך שהם רוצים מהמוצר או השירות שלך בתרבות הסיפוק המיידי של היום.
יש להשלים שירות לקוחות מעולה עם מדריכים למשתמש. כתיבת מדריכים מצוינים למשתמש תספק את היתרונות הבאיםtages עבור החברה שלך:
- כדי להפוך את ההטמעה וההדרכה לפשוטים יותר
מדריכים כתובים היטב למשתמש יכולים להפוך את הליכי הכניסה וההדרכה לפשוטים יותר. זה נכון, על ידי פיתוח והטמעה של מדריכים למשתמש מהשורה הראשונה, גם העובדים שלך וגם הצרכנים שלך ירוויחו.
החברה שלך יכולה להשתמש במדריכים למשתמש כדי לעזור לעובדים חדשים לעבור חלק מהתהליכים והמערכות שהם חלק מהתפקידים החדשים שלהם ולא רק להקים מפגשי הכשרה אישיים קשים, שיש להם הוצאות זמן והוצאות כספיות משמעותיות. מכיוון שעובדים יכולים ללמוד תוך כדי ביצוע התפקידים הקשורים לתפקידיהם הודות למדריכים למשתמש, ייתכן שיאבדו פחות שעות במהלך העלייה למטוס. - כדי להפחית את הוצאות התמיכה
מדריכים למשתמש הם תוספת מצוינת למאמצי שירות הלקוחות שלך עבור הצרכן, אך הם גם משרתים את בעל העסק היטב כמרכיב של מערכת תמיכת הלקוחות.
סביר יותר שלקוחות ימצאו פתרונות מיד ופחות יצטרכו ליצור קשר עם טכנאי או נציג לקבלת תמיכה מיוחדת כאשר אתה נותן להם גישה מהירה למדריך למשתמש הניתן לחיפוש. - כדי לחסוך זמן
גם הלקוחות שלך וגם העובדים שלך, מהצוות ההתחלתי ועד ההנהלה, יכולים לחסוך זמן באמצעות מדריכים למשתמש. כאשר מדריכים למשתמש זמינים ללקוחות שלך, הם לא יצטרכו לבזבז זמן בניסיון למצוא מידע על אופן השימוש במוצר מכיוון שתהיה להם גישה ישירה למידע זה מיד.
כאשר העובדים שלך מצוידים במדריכים שימושיים למשתמש, הם לא צריכים לבזבז זמן בחיפוש אחר פתרונות באופן עצמאי או להטיל מונופול על תשומת הלב של עמיתיהם לעבודה והמנהלים שלהם בשאלות מכיוון שיש להם גישה לפתרונות ישירות במדריך למשתמש שלהם! - כדי למזער אחריות
גישה אחת להדגים שבדקת את המוצר שלך ביסודיות ויודעת להשתמש בו בצורה מאובטחת היא לכתוב ולהפיץ מדריכים למשתמש. זה יכול להוריד משמעותית את כל ההתחייבויות הקשורות להפקת משהו לציבור הרחב.
רשום אזהרות ואמצעי בטיחות ונגישים למשתמשים באמצעות מדריך למשתמש היא דרך יעילה (אם כי לא חסינת תקלות) למנוע בעיות משפטיות הקשורות לפציעות או נזק אחר שנגרם משימוש לרעה אם המוצר שאתה מוכר עלול להיות מסוכן למשתמשים (חשבו מחממי חלל, כלי עבודה חשמליים וכו').
אילו רכיבים מרכיבים את המדריכים הטובים ביותר למשתמש?
יש כמה שיטות עבודה מומלצות לתיעוד משתמשי קצה שצריך לדבוק בהן, לא משנה מה, למרות שכל מוצר הוא ייחודי ויזדקק לרכיבים נפרדים כדי ליצור תיעוד משתמש מעולה באמת.
- שפה פשוטה
שום דבר לא יעצבן את הלקוחות שלך יותר - מלבד לא להציע אחד - מאשר לגלות את המדריך למשתמש שלהם גדוש בז'רגון ושפה קשה להבנה. הוראות המשתמש שלך קשות לשימוש בגלל אפשרויות השפה הללו, שגם אינן מקדמות שירות לקוחות יוצא מן הכלל. הקפדה על כתיבה עבור המשתמש, לא עבור המפתח, היא מרכיב חיוני ביצירת מדריכי משתמש מעולים. אל תניח שמשתמש הקצה שלך יודע או מכיר משהו. ראשי תיבות, ז'רגון ומינוח משרדי יגרמו ללקוחות שלך להרגיש חסרי מידע, מתוסכלים ולא מוכנים. המקום המתוק להפקת מדריך למשתמש הוא יצירת איזון בין לא לכתוב כאילו הצרכנים שלך הם ילדים (אלא אם כן, כמובן, הם כן!) לבין מתן העזרה הנוספת שהם צריכים כדי להבין לחלוטין כיצד להשתמש במוצר, בפשטות שפה. - פַּשְׁטוּת
כתיבת מדריך למשתמש דורשת לשמור על דברים פשוטים. הרעיון הזה צריך לבוא לידי ביטוי הן בתוכן והן בעיצוב. אם אתה ממלא את התיעוד שלך בתמונות מורכבות ובקטעים ארוכים של טקסט, הוא ייראה מתוחכם מדי וקשה להבנה. סביר להניח שסוג זה של מדריך למשתמש יפחיד את המשתמש שלך ויוביל אותו להתקשר לקו העזרה שלך במקום לנסות להבין את הבעיה שלו בעצמו. - חזותיים
המימרה "הצג, אל תספר" היא אבן יסוד בכתיבה ידנית למשתמש. צילומי מסך עם הערות, סרטים ותוכן חזותי אחר מועילים מאוד בהבנת מושגים. לעתים קרובות הרבה יותר שימושי לראות משהו בפעולה מאשר לקרוא עליו. קטעים חזותיים לא רק מפרקים קטעים ארוכים של טקסט, אלא הם גם מפחיתים את כמות הטקסט במדריכים שיכולים להיות מפחידים. הוכח שאנשים שומרים מידע חזותי ב-7% מהר יותר מאשר מידע כתוב. במחקר של Techsmith, הוכח גם ש-67% מהאנשים ביצעו משימות בצורה יעילה יותר כאשר קיבלו הוראות שכללו צילומי מסך מוערים ולא מילים בלבד להעברת מידע. - התמקד בבעיה שיש לפתור
סביר מאוד שמישהו קנה את המוצר שלך כדי לטפל בבעיה. חיוני להישאר ממוקד בנושא זה בעת ניסוח המדריך למשתמש שיכלול את המוצר. במקום למנות ולדון בכל התכונות שהמוצר שלך מציע או באלמנטים העיצוביים המסקרנים ששילבת, הודע למשתמשים שלך עליהם באופן שיקל על השימוש במוצר. שים את הבעיה הנפתרת בהקשר לתכונות והיתרונות של המוצר שלך בעת תיאורן. - זרימה והיררכיה לוגית
כדי להבהיר למשתמש מה הוא ילמד מכל חלק במדריך למשתמש שלך, השתמש בכותרות ובכותרות משנה העוקבות אחר מבנה היררכי ברור. על מנת להוביל ללא מאמץ את הלקוחות שלך בכל מה שהם צריכים לדעת מההתחלה ועד הסוף, ההיררכיה שתבחר צריכה לפעול לפי זרימה הגיונית. ודא שאתה מתחיל עם היסודות ומשלב התקדמות הגיונית לקראת התכונות המתוחכמות יותר של המוצר שלך. - רשימת תוכן
המדריך למשתמש שלך יועיל ביותר לקוראים אם הוא מתחיל בתוכן עניינים. מבלי לחפור בעמודים רבים של מידע שאינם קשורים לבעיה הנוכחית איתם הם מתמודדים, זו גישה מוכרת עבור מישהו לחקור במהירות ובקלות מסמך. - הפוך אותו לחיפוש
גם אם תדפיס את מדריכי המשתמש שלך, סביר להניח שהתיעוד הדיגיטלי יהיה בראש סדר העדיפויות שלך. סביר להניח שמדריכי המשתמש שלך ינוצלו בתדירות הגבוהה ביותר בפורמט דיגיטלי בעולם שבו לרוב האנשים יש סמארטפון איתם בכל עת. הוספת תכונה ניתנת לחיפוש למדריכי המשתמש הדיגיטליים שלך תקדם קלות שימוש מענגת עבור משתמשים המעוניינים לפתור בעיה על ידי גישה אליה, בדומה לאופן שבו תוכן העניינים משמש כדי להפנות את המשתמשים למקום הנכון במסמך מודפס. - נְגִישׁוּת
ייתכן שחלק מהאנשים הזקוקים למדריך למשתמש שלך יוכלו ליהנות מסיוע נוסף כדי להבטיח שהוא פועל כראוי. לא משנה אם הם נדרשים על פי חוק, דרישות נגישות הן בדרך כלל נוהג טוב. שמירה על דרישות הנגישות במדריכי המשתמש שלך היא רק תרגול עסקי מצוין. עיצוב מדריכים למשתמש עם תוכן נגיש למשתמשים שיכולים להיות להם אתגרים חזותיים, קוליים או קוגניטיביים הוא חיוני. - מעוצב היטב
התחשב בקהל שלך בעת יצירת מדריכי המשתמש שלך. הם יהיו הרבה יותר נוטים להשתמש בו ביעילות אם תכינו משהו שהם נהנים להסתכל עליו! הימנע משימוש בלוקי טקסט ארוכים וספק שפע של שטח לבן. שילוב שני המאפיינים הללו יכול לעזור לצרכנים להיראות פחות מפחידים ולגרום ללמידה של כל דבר חדש להיראות מרגש ולא מאיים. גישת ה"הצג, אל תספר" שתיארנו קודם חלה גם כאן. עבור מדריכים מודפסים ודיגיטליים כאחד, הוספת תמונות ויזואליות לטקסט היא אלטרנטיבה נהדרת. עבור מדריכים דיגיטליים למשתמש, סרטונים וקובצי GIF מציעים עניין ואלמנט מועיל. אם לחברה שלך יש מדריך סגנון, העיצוב שלך צריך לעקוב אחריו; אחרת, אם אתה פועל בלי אחד, חיוני לשמור על עקביות המדריך למשתמש שלך. הגופנים וסכימות הצבעים המשמשים לאורך הנייר, ובאופן אידיאלי בכל מדריכי המשתמש שלך, צריכים להיות עקביים. - הערות מלקוחות אמיתיים או מבחני בטא
לא תוכל לקבוע אם המדריכים למשתמש שהכנת הם מוצלחים ככל האפשר עד שתחפש והקשבת למשוב מהאנשים שבאמת ישתמשו במוצר שלך. המדריכים למשתמש שאתה מפתח עבור המוצר שלך צריכים לקחת בחשבון את הבעיות שיש לאנשים איתו. אולי תלמד משהו שנראה מאוד ברור, אבל יש סיכוי הרבה יותר טוב שתלמד משהו שיעזור לך להבין את הצרכים של הלקוחות שאליהם אתה מנסה להגיע.
איך אני כותב מדריך למשתמש?
יצירת מדריך למשתמש היא משימה מכרעת שיכולה להיות לה השפעה גדולה הן על החברה שלך והן על הצרכנים שאתה רוצה לשרת. פישטנו את התהליך של פיתוח מדריך למשתמש כך שתוכל לעקוב בקלות מכיוון שהוא יכול להיות מכריע.
- זהה את המשתמשים
מציאת נמען התקשורת שלך היא שלב ראשוני חיוני, בדיוק כמו בכל תקשורת אחרת שאתה מייצר. הקהל המיועד של מדריך המשתמש שלך יעזור לך להחליט בנושאים כמו הטון, רמת הפירוט שיש לספק וכיצד לספק את התוכן. כתיבת מדריך למשתמש עבור משתמש הקצה של המוצר שלך שונה באופן משמעותי מכתיבת מדריך עבור מהנדס טכנולוגיה. הצעד הראשון הוא לקבוע את הקהל שלך. - התמקדו בבעיה
מדריכים למשתמש נועדו לעזור בפתרון בעיות או להנחות מישהו כיצד לעשות משהו חדש. עליך לקבוע במדויק מה המדריך למשתמש שלך נועד לעשות ולהקפיד לשמור על מיקוד זה.
זה יכול להיות מפתה להרחיב את הנושא ולדון בתכונות או יישומים רבים עבור המוצר שלך. זה עלול לתסכל את המשתמשים ולהוביל לשיחות לקו תמיכת הלקוחות שלך על ידי ערפול המענה האמיתי שהם דורשים.
אם הלקוח שלך הוא צרכן הלומד כיצד להשתמש במוצר או טכנאי שצריך לתקן אותו, התרכז בפתרון המדויק שהם ידרשו. - השתמש בגישה רציפה
הוראות המדריך למשתמש שלך צריכות להיות מונחות בסדר הרציף הדרוש כדי לסיים את העבודה בהישג יד. רשום כל שלב כדי להתחיל. לאחר מכן, עשה מאמץ לבצע את המשימה תוך הקפדה על השלבים המדויקים שציינת בסדר הנתון. כשאתה עובר על הרשימה המקורית שלך, יתכן, אולי אפילו סביר, שתמצא כל סtagאלה שחסרים. בנוסף, ייתכן שתגלו שמשהו שפעם האמנתם שהוא משימה בודדת למעשה צריך להיות מחולק למספר פעילויות למען הבהירות.
ודא שציינת תוצאה ברורה עבור כל שלב רציף שהקצבת לפני שתמשיך לשלב הבא של כתיבת מדריך למשתמש. לפני המעבר לשלב הבא, על הקוראים להיות ברורים לחלוטין מה הם רוצים להשיג וכיצד זה צריך להיראות. - מפה את מסע המשתמש
הבנת כיצד הצרכנים שלך מתכננים להשתמש במוצר שלך ולהקל עליהם לעשות זאת הם המטרות של הפקת מדריך למשתמש. עליך להשקיע מאמץ כדי להבין את הנושא שהצרכן מנסה לפתור או את המטרה שהם מנסים להשיג באמצעות ניצול הפתרון שלך, כמו גם כיצד הם מתקשרים עם העסק שלך. אתה יכול לתכנן את השלבים הדרושים כדי להדריך את הלקוח בתהליך תוך שימוש בפרטים אלה כדי לדמיין את המסע שלו מבעיה לפתרון. - בחר תבנית
המשימה של כתיבת ופיתוח מדריכים למשתמש יכולה להתבצע הרבה יותר פשוטה ממה שאתה יכול לצפות על ידי יצירת סדרה של תבניות. ההליך שלך עשוי להיות יעיל, והעקביות תהפוך למטרה הרבה יותר מציאותית.
בתבנית המדריך למשתמש שלך, בנוסף להגדרת פרטים כמו גופנים (סוג וגודל), דרישות ניגודיות וסכימות צבעים, עליך לכלול גם את הפרטים הבאים:- שטח שהוקצה להיכרות
- תת-סעיפים וסעיפים מובחנים
- הפורמט שבחרת להעברת סדרה של פעולות
- הערות אזהרה ואזהרות
- שטח שהוקצה לסיכום
- כתוב תוכן פשוט וקל למעקב
החומר של מדריך המשתמש שלך צריך להיות פשוט ופשוט להבנה ככל שניתן. חשוב לחשוב ולנתח את הפורמט והתוכן לצורך בהירות ונוחות.
ודא שכל שלב בתהליך מתאר רק משימה אחת ומשתמש בשפה ברורה וקצרה ככל האפשר. הקפד לשנות כראוי את הטקסט שלך עד שיהיה לך מדריך למשתמש שמכיל רק את המידע הדרוש באמת. - פנה לכל משתמש כמו טירון
נניח שלקורא את מדריך המשתמש שלך אין ידע מוקדם על המוצר שלך בעת יצירתו. כתוב כאילו אתה מדבר עם הדיוט.
יש להימנע מכל שימוש בז'רגון או בשפה טכנית. באופן טבעי, יהיו מקרים שבהם יש להימנע מכך, אך אלה צריכים להיות היוצאים מן הכלל. - בדוק את הוראות המוצר עם משתמשים מתחילים
שלב הבדיקה של תהליך היצירה הידני של המשתמש הוא קריטי. לנושא הניסוי יש השפעה משמעותית על התוצאה.
רצוי לבצע בדיקות על אנשים שמעולם לא השתמשו במוצר שלך או ראו את התיעוד. בזמן שאתה עובר במדריך למשתמש, צפה בהם כשהם משלימים את התהליך ורושמים היכן הם נתקעים. לאחר מכן, יש לעדכן את המידע כראוי.
רק העזרה של המדריך למשתמש צריכה להיות נחוצה עבור הבודקים שלך כדי להפעיל את המוצר. הם לא צריכים לבקש סיוע נוסף. מדריך ברית המועצות צריך לכלול את כל המידע שהם צריכים. - בניית תוכן תוך שימוש בגישה מעשית
יש לעשות כל מאמץ להציע אקס בטוןampרשימות ותיאורים מפורטים של כל התוצאות שמשתמשים עלולים לחוות לאחר ביצוע כל שלב במדריך למשתמש. המשתמש צריך להיות מודע לכל משוב שהוא עשוי לקבל מהמוצר, כמו גם למראות או צלילים פוטנציאליים שהוא עלול להיתקל בו בדרך. - הסבר מוקדם של סמלים, סמלים וקודים
ייתכן שיהיה עליך להשתמש בסמלים, סמלים או קודים בעת כתיבת מדריך למשתמש כדי לספק את ההוראות הדרושות. על מנת למנוע בלבול או תסכול של הקוראים, חיוני לזהות אותם מוקדם ככל האפשר במדריך למשתמש שלך.
מדריך למשתמש שאלות נפוצות
מה זה בעצם מדריכים למשתמש?
תיעוד משתמש הוא מידע המסופק בצורה של מדריכים או מדריכים למשתמש ונועד לסייע למשתמשי קצה באינטראקציה מוצלחת עם מוצר.
- אילו סוגי תיעוד משתמשים קיימים?
תיעוד פיזי, כגון חוברות או מדריכים, שימש באופן מסורתי להצעת תיעוד למשתמש. בימים אלה, מדריכים למשתמש מופקים ומופצים בתדירות גבוהה יותר באופן דיגיטלי. - מה כלול במדריכים למשתמש?
מדריך הוראות או מדריך למשתמש משתמש בעיצוב טוב, כתיבה ברורה ומיקוד בפתרון בעיות. אני חייב להחזיק תוכן עניינים, לדבוק בהיררכיה וזרימה לוגית ולהציע תוכן נגיש. בנוסף, מדריך למשתמש טוב יהיה ניתן לחיפוש וייקח בחשבון את המשתמש מחדשviews. - כיצד נוצר מסמך משתמש?
ניתן להשתמש בצעדים פשוטים לפיתוח מדריכים למשתמש. תחילה יש לקבוע את מטרות המדריך למשתמש, ולפתח אסטרטגיה שתאפשר את השגתם. יש לבדוק ולעדכן את המדריך למשתמש לפני פרסום. לבסוף, חשוב לעדכן את המדריך למשתמש, תוך ביצוע שינויים עם הוספת עדכונים או מהדורות חדשות.