明確かつ簡潔なユーザーマニュアルの書き方
ユーザーマニュアルとは何ですか?
ユーザーマニュアルにはさまざまな名前があります。 技術文書、メンテナンスマニュアル、取扱説明書はすべて同じ項目を指す名称です。 ユーザーマニュアルは、顧客が製品やサービスを正しく使用したり、使用中に発生した問題を解決したりするために作成されます。 これらは、印刷、デジタル、またはその両方の形式で提供される場合があります。
使用マニュアルは、エンド ユーザーに包括的な段階的な手順と問題に対するサポートを提供します。 ユーザーマニュアルは最初から最後まで読むべき本ではなく参考資料であるため、すべてのユーザーマニュアルに目次を含める必要があります。 ユーザーがすぐに安心して製品を使い始めることができるように、ユーザー マニュアルにクイックスタートまたはスタートアップ チュートリアルを追加する必要があります。
ユーザーマニュアルの種類
さまざまなテーマや目的に応じたユーザーマニュアルを作成できます。 以下にいくつかの可能性があるので、見てみましょう。
- 取扱説明書
取扱説明書は、製品を意図された方法で使用するための簡単な手順を提供するユーザーガイドの一種です。 - トレーニングマニュアル
この種のユーザー ガイドは、特定のタスク、プロジェクト、または仕事を完了するためのガイドラインのリストを提供します。 - サービスマニュアル
サービスマニュアルは、さまざまな環境での機械や装置の保守方法を説明したユーザーガイドです。tagその寿命は長くなります。 - ユーザーマニュアル
ユーザーマニュアルは、製品の適切な使用方法または操作方法を説明する技術出版物です。 - 操作マニュアル
業務や組織に特有の役割、義務、手順は業務マニュアルに記載されています。 - 組織方針マニュアル
組織ポリシー マニュアルは、企業のポリシー、実践、ベスト プラクティスを定義する文書です。 - 標準作業手順書（SOP）マニュアル
ユーザーは、確立された手順を実行するための標準操作手順マニュアルの詳細な指示から恩恵を受けます。
あなたのビジネスにユーザーマニュアルが必要な理由は何ですか?
ユーザーマニュアルのサポートがあれば、人は自分で問題に対処できるようになります。 適切なユーザーマニュアルは、今日の即時満足文化において、顧客が製品やサービスから望む価値を迅速かつ効果的に達成するために必要なツールを提供する可能性があります。
優れた顧客サービスにはユーザーマニュアルが必要です。 優れたユーザーマニュアルを作成すると、次の利点が得られます。tagあなたの会社の例:
- オンボーディングとトレーニングを簡素化するには
よく書かれたユーザー ガイドにより、オンボーディングとトレーニングの手順が簡素化されます。 そうです。一流のユーザーマニュアルを開発して実装することで、従業員と消費者の両方が利益を得られるのです。
会社はユーザー ガイドを使用して、多大な時間と金銭的費用がかかる困難な対面トレーニング セッションを設定するだけでなく、新入社員が新しい役割の一部であるプロセスやシステムを体験できるように支援できます。 従業員はユーザー ガイドを利用して、自分の職務に関連する職務を実行しながら学習できるため、オンボーディング中の時間のロスが少なくなる可能性があります。 - サポート費用を削減するには
ユーザー ガイドは、消費者向けのカスタマー サービスへの優れた追加機能であるだけでなく、ビジネス オーナーにとってもカスタマー サポート システムのコンポーネントとして役立ちます。
検索可能なユーザー ガイドに簡単にアクセスできるようにすると、顧客はすぐに解決策を見つける可能性が高く、専門的なサポートのために技術者や担当者に連絡する必要が少なくなります。 - 時間を節約するには
顧客と従業員 (初級レベルのスタッフから管理職に至るまで) は、ユーザー マニュアルを使用することで時間を節約できます。 ユーザーマニュアルがクライアントに提供されると、顧客はその情報にすぐに直接アクセスできるため、製品の使用方法に関する情報を探すのに時間を無駄にする必要がなくなります。
従業員が便利なユーザー マニュアルを備えていると、ユーザー マニュアルに記載されているソリューションに直接アクセスできるため、独自にソリューションを検索したり、問い合わせで同僚やマネージャーの注意を独占したりして時間を無駄にする必要がなくなります。 - 責任を最小限に抑えるために
製品を徹底的にテストし、安全な使用方法を知っていることを示す XNUMX つのアプローチは、ユーザー マニュアルを作成して配布することです。 これにより、一般向けに何かを制作することに関連する義務が大幅に軽減されます。
警告と安全上の注意事項を文書化し、ユーザー ガイドを通じてユーザーがアクセスできるようにすることは、販売する製品がユーザーにとって危険である可能性がある場合に、誤用によって引き起こされる怪我やその他の損害に関連する法的トラブルを回避する効果的な (確実ではありませんが) 方法です。スペースヒーター、電動工具など）。
最良のユーザーマニュアルを構成するコンポーネントは何ですか?
各製品が独自であり、真に優れたユーザー ドキュメントを作成するには個別のコンポーネントが必要であるとしても、何があっても従うべきエンド ユーザー ドキュメントのベスト プラクティスがいくつかあります。
- 平易な言葉
ユーザーマニュアルが専門用語や理解しにくい言葉でいっぱいであることを発見することほど、ユーザーマニュアルを提供しないこと以上に顧客をイライラさせるものはありません。 このような言語選択のせいでユーザー説明書が使いにくくなり、優れた顧客サービスも促進されません。 開発者ではなくユーザーのために書いていることを確認することは、優れたユーザー ガイドを作成するための重要な要素です。 エンドユーザーが何かを知っている、または精通していると想定しないでください。 略語、専門用語、オフィス用語は、クライアントに誤解を与え、イライラさせ、準備ができていないように感じさせます。 ユーザーマニュアルを作成する際の最適なポイントは、消費者が子供であるかのように書かないこと (もちろん、子供である場合は別です!) と、製品の使用方法を完全に理解するために必要な追加のサポートを提供することとの間のバランスを取ることです。言語。 - シンプルさ
ユーザー ハンドブックを作成するには、物事をシンプルにする必要があります。 このコンセプトはコンテンツとデザインの両方に反映される必要があります。 ドキュメントに複雑な図や長い文章を詰め込みすぎると、洗練されすぎて理解しにくくなります。 この種のユーザー マニュアルは、ユーザーを脅迫して、自分で問題を解決しようとするのではなく、ヘルプ ラインに電話するよう誘導する可能性があります。 - ビジュアル
「伝えるのではなく、見せる」という格言は、ユーザーマニュアル作成の基礎です。 注釈付きのスクリーンショット、ムービー、その他の視覚コンテンツは、概念を理解するのに非常に役立ちます。 多くの場合、それについて読むよりも、何かが実際に動作しているのを見る方がはるかに有益です。 ビジュアルは、長い文章を分割するだけでなく、ユーザー マニュアルのテキストの量を減らすことにもつながります。 人は視覚情報を文字情報よりも 7% 早く記憶できることが実証されています。 Techsmith の調査では、情報を伝えるために言葉だけで説明するよりも、注釈付きのスクリーンショットを含む指示を与えた方が、67% の人がより効率的にタスクを実行できることも示されました。 - 解決すべき問題に焦点を当てる
誰かが問題に対処するためにあなたの製品を購入した可能性が非常に高いです。 製品に同梱されるユーザーマニュアルの草稿を作成する際には、この問題に常に焦点を当てることが重要です。 製品が提供するすべての機能や組み込んだ興味深いデザイン要素を列挙して議論するのではなく、製品を使いやすくする方法でそれらについてユーザーに知らせてください。 製品の機能と利点を説明するときは、解決しようとしている問題を製品の機能と利点の文脈に置きます。 - 論理的な流れと階層
ユーザーマニュアルの各セクションから何を学ぶのかをユーザーに明確にするには、明確な階層構造に従ったヘッダーと小見出しを利用します。 顧客が知っておくべきことを最初から最後まで簡単に案内するには、選択する階層が論理的な流れに従う必要があります。 必ず基礎から始めて、製品のより高度な機能に向けて論理的な発展を組み込んでください。 - 目次
ユーザーガイドは、目次から始まると読者にとって最も役立ちます。 現在直面している問題とは関係のない情報を何ページも読み進める必要がなく、ドキュメントをすばやく簡単に探索できる、これは誰にとっても馴染みのあるアプローチです。 - 検索可能にする
ユーザーマニュアルを印刷する場合でも、おそらくデジタルドキュメントが最優先されるでしょう。 大多数の人が常にスマートフォンを持ち歩いている世界では、ユーザーマニュアルがデジタル形式で最も頻繁に利用される可能性が非常に高くなります。 デジタル ユーザー マニュアルに検索可能な機能を追加すると、印刷文書の適切な場所に目次がユーザーを誘導するのと同じように、ユーザー マニュアルにアクセスして問題を解決したいと考えているユーザーにとって、非常に使いやすくなります。 - アクセシビリティ
ユーザーマニュアルを必要とする人の中には、ユーザーマニュアルが適切に機能することを確認するための特別なサポートが必要な場合があります。 法律で義務付けられているかどうかに関係なく、アクセシビリティ要件は一般に良い慣行です。 ユーザーマニュアルでアクセシビリティ要件を維持することは、まさに優れたビジネス慣行です。 視覚的、聴覚的、または認知的問題を抱えている可能性のあるユーザーがアクセスできるコンテンツを含むユーザー ガイドをデザインすることが重要です。 - よくデザインされた
ユーザーガイドを作成するときは、対象読者を考慮してください。 見て楽しいものを作れば、彼らはそれを効果的に使用する傾向がはるかに高まります。 長いテキストブロックの使用を避け、十分な空白を設けてください。 これら XNUMX つの特性を組み合わせることで、消費者はあまり怖がらず、新しいことを学ぶことが脅威ではなく刺激的に感じられるようになります。 前に説明した「伝えるのではなく見せる」アプローチもここに当てはまります。 印刷物とデジタルのユーザーマニュアルの両方において、テキストにビジュアルや写真を追加することは素晴らしい代替手段です。 デジタル ユーザー マニュアルの場合、ビデオや GIF は興味を引き、役に立つ要素を提供します。 会社にスタイルガイドがある場合、デザインはそれに従う必要があります。 それ以外の場合、ユーザー ガイドを使用せずに操作する場合は、ユーザー ガイドの一貫性を保つことが重要です。 文書全体で使用されるフォントと配色は、理想的にはすべてのユーザー ガイドで一貫している必要があります。 - 実際のお客様やベータテスターからのコメント
実際に製品を使用する人からのフィードバックを探して聞いてみなければ、作成したユーザー ガイドが可能な限り成功しているかどうかを判断することはできません。 製品用に開発するユーザー ガイドは、人々がその製品に関して抱えている問題を考慮に入れる必要があります。 非常に明白に見えることを学ぶかもしれませんが、リーチしようとしている顧客のニーズを理解するのに役立つ何かを学ぶ可能性がはるかに高くなります。
ユーザーマニュアルはどのように作成すればよいですか?
ユーザーマニュアルの作成は、企業とサービスを提供したい消費者の両方に大きな影響を与える可能性がある重要な作業です。 ユーザー マニュアルの作成プロセスは複雑になる可能性があるため、簡単に進められるように簡素化しました。
- ユーザーを特定する
他のコミュニケーションと同様に、コミュニケーションの受信者を見つけることは重要な最初のステップです。 ユーザーマニュアルの対象読者は、トーン、提供する詳細レベル、コンテンツの配信方法などの問題を決定するのに役立ちます。 製品のエンド ユーザー向けのユーザー ガイドを作成することは、技術エンジニア向けにユーザー ガイドを作成することとは大きく異なります。 最初のステップは、対象読者を決定することです。 - 問題に焦点を当てる
ユーザーマニュアルは、問題解決を支援したり、何か新しいことを行う方法を誰かに指示したりするために作成されます。 ユーザーマニュアルの目的を正確に判断し、その焦点を維持するようにする必要があります。
話題を広げて、製品のさまざまな機能やアプリケーションについて議論したくなるかもしれません。 これによりユーザーはイライラし、ユーザーが求める本当の答えが曖昧になり、カスタマー サポート ラインへの電話がかかる可能性があります。
顧客が製品の使い方を学んでいる消費者、または製品を修理する必要がある技術者である場合は、顧客が必要とする正確なソリューションに集中してください。 - 逐次的なアプローチを採用する
ユーザーマニュアルの指示は、現在の作業を完了するために必要な順序で配置する必要があります。 開始するための各ステップをリストします。 次に、指定された順序で概説した手順を正確に守りながら、課題を実行するよう努めてください。 元のリストを確認すると、何らかの s が見つかる可能性があります。tag欠けているもの。 さらに、これまで XNUMX つのタスクだと信じていたものが、実際には明確にするために複数のアクティビティに分割する必要があることに気づく場合もあります。
ユーザーガイド作成の次の段階に進む前に、割り当てた一連のステップごとに明確な結果を指定していることを確認してください。 次のレベルに進む前に、読者は何を達成したいのか、そしてそれがどのように見えるべきなのかを完全に明確にする必要があります。 - ユーザージャーニーをマップする
ユーザーガイドを作成する目的は、消費者が製品をどのように使用する予定であるかを理解し、それを簡単にすることです。 消費者が解決しようとしている問題や、ソリューションを利用して達成しようとしている目的、さらに消費者がどのようにあなたのビジネスに関わっているかを理解する努力をする必要があります。 これらの詳細を使用して顧客をプロセスに導くために必要な手順を計画し、問題から解決までの過程を視覚化できます。 - テンプレートを選択
ユーザー マニュアルの作成と開発の作業は、一連のテンプレートを作成することで、予想よりもはるかに簡単になります。 手順が合理化され、一貫性がより現実的な目標になるでしょう。
ユーザー マニュアル テンプレートでは、フォント (タイプとサイズ)、コントラスト要件、配色などの詳細を定義することに加えて、次の内容も含める必要があります。- 紹介エリア
- 個別のサブセクションとセクション
- 一連のアクションを伝えるために選択したフォーマット
- 注意事項と警告
- 結論のために割り当てられた領域
- シンプルでわかりやすい内容を書く
ユーザーマニュアルの内容は、可能な限り単純で理解しやすいものである必要があります。 明確さと利便性を実現するために、形式と内容を考えて分析することが重要です。
プロセスの各フェーズでは XNUMX つのタスクのみを概説し、可能な限り明確で短い言語を使用するようにしてください。 本当に必要な情報のみを含むユーザーマニュアルが完成するまで、必ずテキストを適切に修正してください。 - すべてのユーザーに初心者のようにアプローチする
ユーザーマニュアルの読者は、作成時に製品に関する予備知識がないと想定してください。 素人に話しているように書きます。
専門用語や専門用語の使用は避けてください。 もちろん、それを避けなければならない場合もありますが、これらは絶対的な例外である必要があります。 - 初心者ユーザーを対象に製品の説明書をテストする
ユーザーマニュアル作成プロセスのテスト段階は非常に重要です。 実験の主題は結果に大きな影響を与えます。
テストは、製品を使用したこともドキュメントも見たことがない人を対象に行うのが理想的です。 ユーザーマニュアルを読み進めながら、プロセスを完了する様子を観察し、どこで行き詰まったかを記録してください。 その後、情報を適切に更新する必要があります。
テスターが製品を操作するには、ユーザーマニュアルの助けだけが必要です。 彼らはこれ以上の援助を求める必要はありません。 ソ連ガイドには必要な情報がすべて記載されているはずです。 - 実践的なアプローチを使用してコンテンツを構築する
具体的な例を提供するためにあらゆる努力が払われるべきであるampファイルと、ユーザー マニュアルの各手順を実行した後にユーザーが経験する可能性のある結果の詳細な説明。 ユーザーは、製品から得られるフィードバックや、途中で遭遇する可能性のある光景や音に注意する必要があります。 - シンボル、アイコン、コードを早い段階で説明する
ユーザーマニュアルを作成する際、必要な指示を提供するために、アイコン、記号、またはコードを使用する必要がある場合があります。 読者の混乱やイライラを防ぐために、ユーザーマニュアルでこれらをできるだけ早く特定することが重要です。
ユーザーマニュアルのよくある質問
ユーザーマニュアルとは何ですか?
ユーザー ドキュメントは、ユーザー マニュアルまたはユーザー ガイドの形式で提供される情報であり、エンド ユーザーが製品を適切に操作できるように支援することを目的としています。
- どのような種類のユーザードキュメントがありますか?
ユーザー向けのドキュメントを提供するには、従来、小冊子やマニュアルなどの物理的なドキュメントが使用されてきました。 最近では、ユーザー マニュアルがデジタルで作成および配布されることが多くなりました。 - ユーザーマニュアルには何が記載されていますか?
取扱説明書やユーザーガイドには、優れたデザイン、明確な文章、問題解決に焦点が当てられています。 目次を用意し、論理的な階層と流れを遵守し、アクセスしやすいコンテンツを提供する必要があります。 さらに、優れたユーザーマニュアルは検索可能であり、ユーザーのニーズを考慮しています。views. - ユーザードキュメントはどのように作成されますか?
簡単な手順でユーザーマニュアルを作成できます。 ユーザーガイドの目的を最初に決定し、それを達成できるように戦略を策定する必要があります。 ユーザーマニュアルは公開する前にテストし、必要に応じて更新する必要があります。 最後に、ユーザー ガイドを常に最新の状態に保ち、新しいアップデートやエディションが追加されるたびに変更を加えることが重要です。