eficode Jira Service Management

Utangulizi

• Usimamizi wa Huduma za IT (ITSM) inasimamia utoaji wa huduma za IT kwa watumiaji wa mwisho.
• Hapo awali, usimamizi wa huduma ulikuwa mchakato tendaji ambapo suala lilirekebishwa lilipotokea. ITSM hufanya kinyume - hukusaidia kutekeleza michakato iliyowekwa ambayo hurahisisha utoaji wa huduma kwa haraka.
• ITSM imerahisisha jinsi timu za IT na utoaji wa huduma unavyozingatiwa. Lengo hasa ni jinsi TEHAMA inavyoweza kuunganisha huduma mbalimbali ili kuoanisha na kuwezesha mahitaji muhimu ya biashara.
• Mabadiliko ya fikra yamesababisha tasnia kubwa inayolenga kuboresha shughuli za biashara.

Kuhusu mwongozo huu

• Katika mwongozo huu, utajifunza ni jukumu gani muhimu la Usimamizi wa Huduma ya Jira katika ITSM na vidokezo 20 vya kushughulikia kwa ufanisi jinsi ya kutekeleza ITSM kwa ufanisi - kwa kutumia Usimamizi wa Huduma ya Jira.
• Jifunze kwa nini kila hatua ni muhimu, faida zake ni nini, na jinsi inavyoweza kutekelezwa katika shirika lako.

Mwongozo huu ni wa nani?

• Ikiwa unatafuta vidokezo juu ya jinsi ya kutekeleza kwa ufanisi ITSM - usiangalie zaidi.
• Iwe wewe ni Mkurugenzi Mtendaji, CIO, Meneja, kiongozi wa Mazoezi, Meneja wa Matukio, Meneja wa Tatizo, Meneja wa Mabadiliko au Meneja wa Usanidi - nyote mtapata kitu muhimu katika mwongozo huu.
• Isome na uangalie kwa ukamilifu utekelezaji wako wa ITSM - Je, inatoa thamani kwa shirika lako? Ikiwa sivyo, unaweza kutafuta vidokezo na hila za kufanya uwekezaji wako kuwa halali na wa thamani zaidi.

Jukumu la Usimamizi wa Huduma ya Jira katika ITSM

• ITSM ni muhimu kwa shirika lolote linalotaka kujumuisha mbinu ya kisasa, kwani inasaidia katika kuratibu na kushirikiana kwa ufanisi zaidi.
• Pia inakuza uzingatiaji wa wateja, ambayo ni sehemu muhimu katika mafanikio ya biashara yoyote.
• Ili kuanzisha mkakati madhubuti wa ITSM, Atlassian inatoa zana kadhaa, ikijumuisha Usimamizi wa Huduma ya Jira (JSM).

JSM huandaa biashara na dawati lake la huduma na mazoea makuu matano:

• Omba usimamizi
• Usimamizi wa matukio
• Udhibiti wa matatizo
• Badilisha usimamizi
• Usimamizi wa Mali

Kila moja ya vipengele hivi huchangia katika kuanzisha na kudumisha usimamizi bora wa huduma katika timu zote. Timu zinapowekwa nje kwenye shirika, ni changamoto kufanya rasilimali na michakato yote ifanane kati ya timu zote. Kutokuwa na muunganiko huku kunasababisha usimamizi wa huduma kuwa mchakato mrefu na usio na maana na hivyo kusababisha utoaji wa huduma duni. Ingawa ITSM ni njia mwafaka ya kuzuia uwekaji silo, kutekeleza mkabala uliorahisishwa wa ITSM ni changamoto. Tatizo kubwa zaidi mashirika hukabiliana nalo wakati wa kutekeleza ITSM ni kuratibu jinsi matukio na vikwazo vinavyoshughulikiwa.

• Na JSM, hiyo inabadilika.
• Kwa kutumia Usimamizi wa Huduma ya Jira, kampuni zinaweza kuunganisha taarifa zao zote kwenye mfumo mmoja, kuruhusu timu kuunganisha masuala na matukio katika idara mbalimbali.
• Zaidi ya hayo, kwa sababu JSM inahimiza ushirikiano wa timu mbalimbali, huwezesha mashirika kutoa masuluhisho yaliyoboreshwa katika muda mfupi. Hii ndiyo sababu JSM imekuwa chombo kinachopendelewa na wataalam wa ITSM.
• Mafanikio haya hayaishii hapo.
• Kuna violezo vingi katika shirika ambavyo vinahitaji mfumo wa tiketi.
• Kwa utekelezaji wa JSM, violezo vingi vinaweza kutumika kwa idara kama vile HR, Sheria, Kituo na Usalama wa Fedha.
• Mbinu inayofaa zaidi ni kuanza ulipo na kutekeleza JSM hatua kwa hatua - badala ya kusanidi Mradi mmoja wa Huduma kwa madhumuni yote.

Utekelezaji kwa kutumia JSM

Vidokezo 20 vya utekelezaji wa ITSM kwa kutumia JSM

Utekelezaji wa ITSM ni mgumu. Kwa hivyo, tumeelezea kwa kina vidokezo 20 vya kukusaidia kutekeleza ITSM kwa ufanisi katika shirika lako. Hebu tuwachunguze!

1. Maandalizi ni muhimu
   • Wakati wa kuanzisha mchakato mpya au mabadiliko, mashirika yanahitaji kupanga.
   • Kuunda ramani ya utekelezaji ni muhimu. Jumuisha maelezo kama vile utendakazi na michakato ya mawasiliano inahitaji kutambulishwa, kurekebishwa, au kujengwa juu yake, na kubainisha ni lini (na jinsi) shirika lako litachukua hatua kufikia hili.
   • Unapojitayarisha kutekeleza ITSM katika shirika lako lote, mawasiliano ni muhimu.
   • Timu zote zinapaswa kujua ni michakato gani inabadilika, lini na jinsi gani. Unaweza kutumia JSM, ambayo inaweza kufikiwa na kufikiwa na wasio wasanidi, ili kuunda njia wazi ya mawasiliano katika shirika lako lote.
2. Tambua mahitaji yako na uboresha michakato
   • Ni muhimu kujenga juu ya michakato ambayo tayari unayo badala ya kuanza kutoka mwanzo. Unapoanza kutoka mwanzo, huwa unatumia muda, pesa, na rasilimali kujenga misingi ile ile ambayo tayari unayo.
   • Badala yake, tambua mahitaji yako ya msingi na uangalie ikiwa mahitaji haya yanahudumiwa vyema. Tambulisha, rekebisha, au utupilie mbali michakato inavyohitajika - na usiyafanye yote kwa wakati mmoja.
   • Ili kufanya hivyo, unahitaji zana sahihi. Zana kama vile JSM hukusaidia kuzingatia kile kinachohitajika kufanywa huku kuwezesha ujumuishaji wa michakato hii ndani ya shirika lako.
3. Kufundisha wafanyikazi wako ni muhimu
   • Kuelewa umuhimu wa ITSM na mbinu yake ni changamoto kubwa. Mapambano ya awali ya kuasili pamoja na kipindi cha mpito cha changamoto yanaweza kuifanya kuwa vigumu kutekeleza mkakati wa ITSM.
   • Tunapendekeza kutoa mafunzo kwa wafanyikazi wako juu ya umuhimu wa ITSM na ufundi wake ili kuhimiza mabadiliko rahisi.
   • Kwa sababu wafanyikazi wako watapata mabadiliko ya kiutaratibu na mtiririko wa kazi, ni muhimu kuhakikisha timu zinajua ni kwa nini zinafanya mabadiliko pamoja na kujua mabadiliko hayo ni nini.
4. Mkumbuke mtumiaji wa mwisho kila wakati
   • Ufikiaji wa ITSM huenda nje ya timu yako ya ndani. Pia huathiri watumiaji wako. Kabla ya kubuni au kutekeleza mkakati maalum au mtiririko wa kazi kwa watumiaji wako, fikiria ikiwa wanauhitaji au la.
   • Kuelewa pointi za uchungu za watumiaji na mtiririko wao wa sasa wa kazi kunaweza kusaidia katika kutambua mapengo gani yanahitaji kujazwa.
   • Iwapo hawawezi kujihusisha na mtiririko mahususi wa kazi, ni muhimu kubainisha ni nini haifanyi kazi na urudie maelezo kulingana na maoni ya mtumiaji.
   • Kwa mtazamo wa kiufundi, hufanya mtiririko wa kazi kuwa konda iwezekanavyo. Kwa mtazamo wa biashara, hufanya utoaji wa huduma kuwa wa kiuchumi iwezekanavyo.
5. Ratibu kuingia na timu yako
   • Mchakato wa ujumuishaji wa ITSM unaweza kuchukua miezi kuunganishwa kikamilifu. Na katika baadhi ya matukio, kunaweza kuwa na mkondo mwinuko wa kujifunza.
   • Kwa sababu hii, tunapendekeza uratibishe mikutano ya mara kwa mara na timu zako ili kubaini kama michakato inafanya kazi na uulize maoni yao mara kwa mara.
   • Njia nyepesi ya kukabiliana na hatua hii ni kutumia JSM kurekodi hoja zozote za huduma au masuala ambayo watumiaji hukutana nayo. Kwa njia hii, unaweza kuelewa na kushughulikia masuala ya kawaida na kutumia maelezo hayo kuongoza mikutano ya timu yako.
6. Pima vipimo sahihi
   • Vipimo ni ufunguo wa kuelewa jinsi unavyotimiza malengo ya biashara yako.
   • Bila kupima vipimo sahihi, ni vigumu kuelewa kinachofanya kazi na kisichofanya kazi.
   • Tunapendekeza uanzishe baadhi ya vipimo vya msingi na KPIs ili kuzingatia mwanzoni - kama vile kiwango cha kushindwa au marudio ya utumiaji - na kuzibadilisha unapoendelea kupitia awamu za utekelezaji.
   • Kwa madhumuni haya, unaweza kutumia JSM kupokea ripoti za nje ya kisanduku zinazokupa maarifa kuhusu mabadiliko, matukio, huduma na msimbo wako.
   • Unaweza kuunda dashibodi maalum na kuzishiriki na washiriki wa timu husika kwa maoni.
7. Dumisha msingi wako wa maarifa
   • Kwa uwazi na ufanisi wa timu, dumisha msingi wa maarifa kwa shirika lako. Nyenzo hii iliyounganishwa inaweza kutumika kama kitovu cha wasanidi programu kutatua matatizo na inaweza kutumika kuwafahamisha wadau kuhusu jambo lolote wanalohitaji kujua.
   • Rekodi mabadiliko yote yanayofanywa, hata masasisho yanaposakinishwa.
   • Kufanya hivyo huleta hali ya utulivu na kuhakikisha kwamba kila mtu - awe msanidi programu au mtu fulani katika timu ya huduma kwa wateja - yuko kwenye ukurasa huo huo kuhusu mabadiliko ya utendakazi au sababu za masuala ya utendakazi yanayoweza kutokea.
   • Msimbo wa Atlassian na Efi una msingi wa maarifa wa kukusaidia.
8. Otomatiki unapoweza
   • Tikiti mpya zinapoundwa, timu za TEHAMA hukabiliwa na rundo kubwa.
   • Kila ombi linaweza kutokana na miradi mingi, hivyo kufanya iwe vigumu kufuatilia na kusababisha usimamizi mbovu baada ya muda.
   • Ili kukwepa hili, unaweza kubadilisha tikiti otomatiki na kuzipa kipaumbele zile zinazohitaji umakini wako kwanza.
   • Ukitambua michakato inayojirudia ambayo inahitaji uangalizi mdogo au bila usimamizi wowote, unaweza kuibadilisha kiotomatiki pia. Foleni za JSM na zana za otomatiki zinaweza kusaidia timu zako za kiufundi na biashara kutanguliza mambo muhimu kulingana na hatari ya biashara na kuyaalamisha.
   • Violezo vingine kadhaa vya otomatiki vinapatikana pia kutumia.
9. Jua wakati usifanye otomatiki
   • Kuna michakato ambayo unapaswa kubinafsisha na michakato ambayo haupaswi kuifanya. Ikiwa mchakato unahitaji usimamizi amilifu na mbinu ya kushughulikia, ni vyema kuepuka uwekaji kiotomatiki.
   • Kwa mfanoampHata hivyo, wakati unaweza kufanyia kazi michakato ya kuabiri au nje ya kupanda kiotomatiki, kugeuza kiotomatiki mchakato wa utatuzi wa tikiti kutoka mwisho hadi mwisho kunaweza isiwe njia bora zaidi.
   • Mbali na hayo, ni vyema kuelewa ni nini kinachofaa kwa biashara yako na kisichofanya kazi, iwe unaendesha IT, rasilimali watu au kazi za maendeleo.
   • Hakuna haja ya kujiendesha kwa sababu tu unaweza. JSM inakupa udhibiti kamili juu ya michakato gani inaweza kuwa otomatiki - kwa hivyo chagua kwa busara.
10. Udhibiti wa matukio ni muhimu
    • Usimamizi wa matukio ni kipengele muhimu cha mchakato wowote wa usimamizi wa huduma. Ni muhimu kuwa tayari na kuchukua mbinu makini ya kutatua matatizo yanayoweza kutokea.
    • Kutumia mkakati wa usimamizi wa matukio ili kuhakikisha kuwa tikiti za kila tukio zinatolewa na wafanyikazi wanaofaa, na husaidia matukio kutatuliwa mapema.
    • JSM ina utendakazi uliounganishwa na OpsGenie ambao hukuwezesha kutambua matukio, kuyaeneza, na kuripoti kuhusu azimio lake.
11. Fafanua na utekeleze mtiririko wa kazi
    • Mitiririko ya kazi ni michakato inayokuruhusu kuweka mifumo sanifu mahali.
    • Mitiririko ya kazi inaweza kubinafsishwa kabisa, ndiyo sababu ni bora kila wakati kuelewa malengo yako ni nini. Kulingana na lengo la mwisho, unaweza kuunda mtiririko wa kazi uliobinafsishwa kwa mchakato huo.
    • JSM ina vipengele vingi vya kubinafsisha na kusanidi vinavyokuwezesha kufanyia kazi kiotomatiki na kurahisisha.
    • Kwa mfanoampna, unaweza kugeuza mchakato wa ukatazaji kiotomatiki ukizuia azimio. Hii inahakikisha kwamba kila tikiti moja inatatuliwa bila shida yoyote.
12. Tumia mbinu za Agile
    • Mbinu mahiri huruhusu timu zinazofanya kazi mbalimbali kushirikiana na kutoa maoni wakati mchakato wa utekelezaji unaendelea, huku zikilenga kasi kupitia marudio mfululizo.
    • Zaidi ya hayo, Agile inajumuisha kupima kila mara, kutambua matatizo, kurudia, na kupima tena.
    • Kwa kufuata mbinu hii, unaweza kurahisisha mchakato mzima na kufupisha muda unaochukua ili kuunganisha ITSM kwenye shirika lako kwa mafanikio.
    • JSM ilijengwa kwa kuzingatia timu za Agile. Hili linaonekana kutokana na vipengele vyake kama vile ufuatiliaji wa utumiaji, maombi ya mabadiliko, tathmini ya hatari na zaidi.
13. Kukuza ushirikiano kati ya timu
    • Ushirikiano wa timu ni muhimu unapotekeleza ITSM.
    • Iwe unatazamia kuwa na timu zifanye kazi pamoja kwenye kipengele, sasisha timu zako za usaidizi kwa wateja kuhusu matoleo yajayo, au unapanga jibu la tukio lako, unahitaji njia kuu ya mawasiliano inayoendeshwa kote kwenye kampuni.
    • Kwa kutumia kipengele cha Usimamizi wa Maarifa cha JSM, watumiaji wanaweza kuunda viungo na wijeti ili kufanya kazi kama marejeleo ya mada mahususi.
    • Huwasha ushirikiano katika shirika na kuhakikisha kuwa watumiaji wanaweza kurejelea rasilimali na kutatua tatizo wanapokumbana na tatizo.
14. Tanguliza usimamizi wa usanidi
    • Usimamizi wa usanidi ni muhimu kwa sababu miundombinu yako yote ya teknolojia inategemea hilo.
    • Ukiweka kipaumbele na kutekeleza mfumo thabiti wa usimamizi wa usanidi, utaweza kutambua ni vipengele vipi vya miundombinu yako vinategemeana, kutathmini hatari inayoweza kutokea, na kubainisha sababu kuu za masuala haya yanapotokea.
    • JSM ina mfumo wake wa usimamizi wa usanidi ili kufuatilia miundombinu yako ya TEHAMA.
    • Kwa mfanoample, unaweza kutumia zana ya Maarifa kutambua vitegemezi kabla ya kufanya mabadiliko muhimu.
    • Pia, ikiwa kipengee kitakumbwa na tatizo, watumiaji wanaweza view historia yake na kuichunguza.
15. Jumuisha mazoea sahihi ya usimamizi wa mali
    • Kadiri shirika linavyokua, safu yake ya teknolojia inakua pamoja nayo. Unahitaji kuhakikisha kuwa mali yako imehesabiwa, kutumwa, kudumishwa, kuboreshwa na kutupwa inapohitajika.
    • Kwa hivyo, tunapendekeza ama utengeneze muundo wa data wazi kwa kampuni yako au utumie zana iliyo nayo.
    • Ukiwa na 'Vipengee' unapata usimamizi unaofaa wa mali unaoruhusu watu binafsi kutoka vitengo tofauti vya biashara kama vile uuzaji, rasilimali watu na kisheria kufikia, kufuatilia na kudhibiti rasilimali na rasilimali za IT.
    • JSM ina kipengele cha usimamizi wa mali ambacho hufuatilia mali zote kwenye mtandao wako na kuziweka katika hifadhidata ya mali au usimamizi wa usanidi (CMDB).
    • Unaweza kufuatilia na kudhibiti vipengee hivi vyote kwa kutumia JSM, kuhamisha maelezo ya mali au kuagiza files, na kuunganishwa na zana za wahusika wengine, kufaidika kutokana na kutambua vikwazo na kuvirekebisha.
16. Jumuisha mazoea yaliyosasishwa na urudie inapohitajika
    • Mazoea ya ITSM yanabadilika na yanabadilika mara kwa mara, yanakuhitaji kukaa juu ya mazoea ya sasa.
    • Kwa bahati nzuri, Atlassian inatetea wepesi, kwa hivyo wanasasisha bidhaa zao kila mara ili kuhakikisha wanakidhi mahitaji ya sasa ya soko.
    • JSM hukutumia arifa kiotomatiki kwa masasisho muhimu na kukuarifu ikiwa masasisho ya kiotomatiki yanapatikana ili kusakinishwa.
17. Unganisha na mbinu ya DevOps
    • DevOps inalenga katika kuongeza uwezo wa shirika wa kutoa huduma kwa kasi ya juu.
    • Ripoti ya hivi majuzi ya Deloitte iligundua kuwa 56% ya CIOs wanatafuta kutekeleza mbinu ya Agile au DevOps ili kuongeza mwitikio wa IT.
    • Kukubali mbinu ya DevOps huwezesha timu za kiufundi kuongeza masasisho na matumizi kwa kasi. Madawati ya huduma ni bora katika kunasa maoni mabadiliko yanapofanywa.
    • Kwa kuwa timu za kiufundi tayari zinatumia zana kama vile Jira Software, JSM inaweza kuunganishwa kwa urahisi na rahisi kwa wasanidi programu kutumia.
18. Pitisha mazoea ya ITIL
    • Maktaba ya Miundombinu ya Teknolojia ya Habari (ITIL) ni seti iliyoanzishwa ya mazoea ambayo huruhusu kampuni kuoanisha huduma zao za TEHAMA na mahitaji ya biashara.
    • Hii ni mojawapo ya mbinu za kawaida za ITSM, pamoja na miongozo ya sasa (ITIL 4) iliyoundwa kwa kuzingatia mzunguko wa maisha ya maendeleo ya kasi.
    • Mazoea ya ITIL hukusaidia kuunda michakato thabiti na inayoweza kurudiwa ambayo huboresha utendakazi wako. Kipengele muhimu zaidi ni kwamba inategemea maoni ya mtumiaji mara kwa mara, ambayo inahimiza uboreshaji wa huduma za IT.
    • JSM tayari inatoa vipengele vya msingi vya ITSM kama vile otomatiki, ripoti na orodha ya huduma. Kila mradi wa huduma huja na vipengele hivi ili uweze kusawazisha utendakazi wako na kuboresha utoaji wako wa huduma kwa kurudia mara kwa mara.
19. Sanidi tovuti ya huduma binafsi
    • ITSM inazingatia kujumuisha chaguzi za huduma binafsi ili watumiaji waweze kuongeza tikiti na kutatua shida peke yao inapohitajika. Tovuti za huduma binafsi pia huwapa uwezo wa kupata majibu kwa kujitegemea kutoka kwa maktaba unapohitaji bila kuwasiliana na mshiriki wa timu.
    • JSM pia ina tovuti ya huduma binafsi ambapo wafanyakazi wako wanaweza kufikia moja kwa moja makala na miongozo husika kuhusu vipengele vinavyohusiana na ITSM na JSM.
    • Ukitumia hizi, unaweza kutekeleza mbinu ya majaribio ya shift-left - watumiaji wanaweza kushughulikia masuala yao kwa kujitegemea, na unaweza kurudia kulingana na maoni.
20. Wasiliana na wataalamu wa ITSM unapoihitaji
    • Utekelezaji wa ITSM ni mchakato mgumu na unaotumia muda mwingi.
    • Inahitaji mabadiliko ya kina ya mawazo na mafunzo ya wafanyakazi ili kuhakikisha mabadiliko ya laini. Unapohitaji ushauri kuhusu tatizo fulani, wasiliana na wataalamu wa ITSM.
    • JSM inatoa tani za usaidizi na maarifa ili kuhakikisha utekelezaji wako wa ITSM unakwenda vizuri.
    • Zaidi ya hayo, unaweza kurejea kwa washirika wa Atlassian kama vile Eficode kwa usaidizi wa kuanzisha mbinu bora za ITSM.

Hitimisho

• ITSM ni kazi muhimu katika soko la kisasa la ushindani.
• Inakusaidia kurahisisha michakato ya ndani na nje, kuanzisha majukumu na majukumu ya wataalamu wa TEHAMA, na kutanguliza rasilimali sahihi za TEHAMA kwa kila mradi.
• Mchakato halisi wa ujumuishaji ni mgumu kwani unahitaji kujumuisha rasilimali nyingi na kutambua ni michakato gani ya utendakazi inayohitaji kusafishwa.
• Kulingana na hilo, mkakati wa awali unatayarishwa - ambao utahitaji kurudiwa mara kwa mara kulingana na jinsi mambo yanavyofanya kazi katika ngazi ya chini.
• Kwa kuzingatia changamoto hizi, Usimamizi wa Huduma ya Jira ni zana yenye thamani sana kwani husaidia mashirika kusanidi madawati yao ya huduma na kuzingatia kutoa huduma bora.
• Zana huruhusu ushirikiano amilifu na kukusanya maarifa muhimu juu ya suala lolote kote.
• Ikiwa unatazamia kufuata mazoea ya ITSM na kupakua shirika lako lote la programu, angalia suluhisho la Usimamizi wa Huduma ya Jira la Efi code.

Chukua hatua inayofuata

Popote ulipo katika safari yako ya ITSM, wataalam wetu wa ITSM wako tayari kukusaidia. Angalia huduma zetu za ITSM hapa.

Nyaraka / Rasilimali

eficode Jira Service Management [pdf] Mwongozo wa Mtumiaji Usimamizi wa Huduma za Jira, Jira, Usimamizi wa Huduma, Usimamizi

Marejeleo

• Mwongozo wa Mtumiaji