Google Documents: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu
Được viết bởi: Ryan Dube, Twitter: rube Đăng vào: ngày 15 tháng 2020 năm XNUMX trong: https://helpdeskgeek.com/how-to/how-to-use-google-docs-a-beginners-guide/
Nếu trước đây bạn chưa từng sử dụng Google Tài liệu, thì bạn đang bỏ lỡ một trong những trình xử lý văn bản dựa trên đám mây tiện lợi, đầy đủ tính năng nhất mà bạn từng muốn. Google Tài liệu cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu giống như bạn làm trong Microsoft Word, sử dụng trình duyệt của bạn khi trực tuyến hoặc ngoại tuyến, cũng như trên thiết bị di động của bạn bằng ứng dụng Google Tài liệu dành cho thiết bị di động.
Có rất nhiều tính năng hữu ích để tìm hiểu. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu cách sử dụng Google Documents, chúng tôi sẽ đề cập đến cả mẹo cơ bản cũng như một số tính năng nâng cao hơn mà bạn có thể chưa biết.
Đăng nhập Google Tài liệu
Khi bạn truy cập trang Google Tài liệu lần đầu tiên, nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình, bạn sẽ cần chọn một tài khoản Google để sử dụng.
Nếu bạn không thấy tài khoản để sử dụng, hãy chọn Sử dụng tài khoản khác. Nếu bạn chưa có tài khoản Google, hãy đăng ký một tài khoản. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy biểu tượng Trống ở phía bên trái của dải băng trên cùng. Chọn tùy chọn này để bắt đầu tạo một tài liệu mới từ đầu.
Lưu ý rằng dải băng trên cùng cũng chứa các mẫu Google Tài liệu hữu ích mà bạn có thể sử dụng để không phải bắt đầu lại từ đầu. Để xem toàn bộ thư viện mẫu, chọn Thư viện mẫu ở góc trên bên phải của dải băng này.
Thao tác này sẽ đưa bạn đến toàn bộ thư viện mẫu Google Tài liệu có sẵn để bạn sử dụng. Chúng bao gồm sơ yếu lý lịch, thư từ, ghi chú cuộc họp, bản tin, tài liệu pháp lý, v.v.
Nếu bạn chọn bất kỳ mẫu nào trong số này, nó sẽ mở một tài liệu mới cho bạn sử dụng mẫu đó. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết những gì bạn muốn tạo nhưng không chắc chắn làm thế nào để bắt đầu.
Định dạng văn bản trong Google Docs
Định dạng văn bản trong Google Docs cũng đơn giản như trong Microsoft Word. Không giống như Word, dải băng biểu tượng ở trên cùng không thay đổi tùy thuộc vào menu bạn đã chọn.
Trong dải băng, bạn sẽ thấy các tùy chọn để thực hiện tất cả các tùy chọn định dạng sau:
- In đậm, in nghiêng, tô màu và gạch chân
- Kích thước và kiểu phông chữ
- các loại tiêu đề
- Một công cụ đánh dấu văn bản
- Chèn URL liên kết
- Chèn nhận xét
- Chèn hình ảnh
- Căn chỉnh văn bản
- Khoảng cách dòng
- Danh sách và định dạng danh sách
- tùy chọn thụt lề
Có một số tùy chọn định dạng rất hữu ích không thể nhìn thấy rõ ràng khi nhìn lướt qua dải băng.
Cách gạch ngang trong Google Docs
Sẽ có lúc bạn muốn kẻ một đường ngang văn bản. Điều này có thể vì bất kỳ lý do nào. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng gạch ngang không phải là một tùy chọn trong dải băng. Để thực hiện gạch ngang trong Google Tài liệu, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn gạch ngang. Sau đó, chọn menu Định dạng, chọn Văn bản và chọn Gạch ngang.
Bây giờ, bạn sẽ nhận thấy rằng văn bản mà bạn đã tô sáng có một đường kẻ xuyên qua nó.
Cách sử dụng Chỉ số trên và Chỉ số dưới trong Google Docs
Bạn có thể nhận thấy rằng trong cùng một menu ở trên, có một tùy chọn để định dạng văn bản dưới dạng chỉ số trên hoặc chỉ số dưới. Sử dụng hai tính năng này cần thêm một bước. Đối với người yêu cũample, nếu bạn muốn viết một số mũ, chẳng hạn như X lũy thừa 2 trong tài liệu, bạn cần nhập X2, rồi trước tiên tô sáng 2 để bạn có thể định dạng nó.
Bây giờ, hãy chọn menu Định dạng, chọn Văn bản, sau đó chọn Chỉ số trên. Bạn sẽ thấy rằng bây giờ số “2” được định dạng dưới dạng số mũ (chỉ số trên).
Nếu bạn muốn định dạng 2 ở dưới cùng (chỉ số dưới), thì bạn cần chọn Chỉ số dưới từ menu Định dạng > Văn bản. Nó đơn giản để sử dụng nhưng yêu cầu một số nhấp chuột bổ sung trong menu để đạt được nó.
Định dạng tài liệu trong Google Docs
Ngoài các tùy chọn trên thanh ruy-băng để thụt lề hoặc căn trái/phải khối văn bản và điều chỉnh khoảng cách dòng, còn có một số tính năng hữu ích khác sẵn có để giúp bạn định dạng tài liệu của mình trong Google Tài liệu.
Cách thay đổi lề trong Google Docs
Đầu tiên, nếu bạn không thích lề trong mẫu bạn đã chọn thì sao? Thay đổi lề trong tài liệu bằng Google Docs rất đơn giản. Để truy cập cài đặt lề trang, hãy chọn File và Thiết lập trang.
Trong cửa sổ Thiết lập trang, bạn có thể thay đổi bất kỳ tùy chọn định dạng nào sau đây cho tài liệu của mình.
- Đặt tài liệu là Dọc hoặc Ngang
- Gán màu nền cho trang
- Điều chỉnh lề trên, dưới, trái hoặc phải theo inch
Chọn OK khi bạn hoàn tất và định dạng trang sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
Đặt thụt lề treo trong Google Tài liệu
Một tùy chọn định dạng đoạn văn mà mọi người thường gặp khó khăn trong Google Docs là dòng đầu tiên hoặc thụt lề treo. Thụt lề dòng đầu tiên là nơi chỉ dành cho dòng đầu tiên của đoạn văn. Thụt lề treo là nơi dòng đầu tiên là dòng duy nhất không thụt vào. Lý do điều này khó là vì nếu bạn chọn dòng đầu tiên hoặc toàn bộ đoạn văn và sử dụng biểu tượng thụt lề trong dải băng, nó sẽ thụt lề toàn bộ đoạn văn.
Để có dòng đầu tiên hoặc thụt lề treo trong Google Tài liệu:
- Chọn đoạn mà bạn muốn thụt lề treo.
- Chọn menu Định dạng, chọn Căn chỉnh & Thụt lề, rồi chọn Tùy chọn thụt lề.
- Trong cửa sổ Tùy chọn thụt lề, thay đổi Thụt lề đặc biệt thành Treo.
Cài đặt sẽ mặc định là 0.5 inch. Điều chỉnh điều này nếu bạn muốn và chọn Áp dụng. Thao tác này sẽ áp dụng cài đặt của bạn cho đoạn đã chọn. Người cũample bên dưới là một vết lõm treo.
Cách đánh số trang trong Google Docs
Tính năng định dạng cuối cùng không phải lúc nào cũng dễ hiểu hoặc dễ sử dụng là đánh số trang. Đó là một tính năng khác của Google Docs ẩn trong hệ thống menu. Để đánh số trang Google Tài liệu của bạn (và đánh số định dạng), hãy chọn menu Chèn và chọn Số trang. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn một cửa sổ bật lên nhỏ với các tùy chọn đơn giản để định dạng số trang của bạn.
Bốn tùy chọn ở đây là:
- Đánh số trên tất cả các trang ở phía trên bên phải
- Đánh số trên tất cả các trang ở phía dưới bên phải
- Đánh số ở phía trên bên phải bắt đầu từ trang thứ hai
- Đánh số ở phía dưới bên phải bắt đầu từ trang thứ hai
Nếu bạn không thích bất kỳ tùy chọn nào trong số này, hãy chọn Tùy chọn khác
Cửa sổ tiếp theo sẽ cho phép bạn định vị chính xác nơi bạn muốn đánh số trang.
- Trong đầu trang hoặc chân trang
- Có hay không bắt đầu đánh số ở trang đầu tiên
- Bắt đầu đánh số trang từ trang nào
- Chọn Áp dụng khi bạn đã hoàn tất việc áp dụng các lựa chọn đánh số trang của mình.
Các tính năng hữu ích khác của Google Documents
Có một vài tính năng quan trọng khác của Google Documents mà bạn nên biết nếu mới bắt đầu. Những điều này sẽ giúp bạn sử dụng Google Documents nhiều hơn
Đếm từ trên Google Docs
Tò mò bao nhiêu từ bạn đã viết cho đến nay. Chỉ cần chọn Công cụ và chọn Đếm từ. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn tổng số trang, số từ, số ký tự và số ký tự không có khoảng cách.
Nếu bạn bật Hiển thị số từ trong khi nhập và chọn OK, bạn sẽ thấy tổng số từ cho tài liệu của mình được cập nhật theo thời gian thực ở góc dưới bên trái của màn hình.
Tải xuống Google Docs
Bạn có thể tải xuống tài liệu của mình ở nhiều định dạng. Lựa chọn File và Tải xuống để xem tất cả các định dạng.
Bạn có thể chọn bất kỳ mục nào trong số này để nhận bản sao tài liệu của mình dưới dạng tài liệu Word, tài liệu PDF, văn bản thuần túy, HTML, v.v.
Tìm và Thay thế trong Google Tài liệu
Nhanh chóng tìm và thay thế bất kỳ từ hoặc cụm từ nào trong tài liệu của bạn bằng các từ hoặc cụm từ mới bằng cách sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Google Tài liệu. Để sử dụng Tìm và Thay thế trong Google Tài liệu, hãy chọn menu Chỉnh sửa và chọn Tìm và Thay thế. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
Bạn có thể làm cho trường hợp tìm kiếm trở nên nhạy cảm bằng cách bật trường hợp Khớp. Chọn nút Tiếp theo để tìm lần xuất hiện tiếp theo của từ tìm kiếm của bạn và chọn Thay thế để bật thay thế. Nếu bạn tin tưởng rằng mình sẽ không phạm sai lầm nào, bạn có thể chọn Replace All để thực hiện tất cả các thay thế cùng một lúc.
Google Tài liệu Mục lục
Nếu bạn đã tạo một tài liệu lớn với nhiều trang và nhiều phần, có thể hữu ích khi bao gồm mục lục ở đầu tài liệu của bạn. Để làm điều này, chỉ cần đặt con trỏ của bạn ở đầu tài liệu. Chọn menu Chèn và chọn Mục lục.
Bạn có thể chọn từ hai định dạng, mục lục được đánh số tiêu chuẩn hoặc một loạt liên kết đến từng tiêu đề trong tài liệu của bạn.
Một vài tính năng khác trong Google Documents mà bạn có thể muốn xem bao gồm:
- Theo dõi thay đổi: Chọn File, chọn Lịch sử Phiên bản, rồi chọn Xem lịch sử phiên bản. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các bản sửa đổi trước đây của tài liệu bao gồm tất cả các thay đổi. Khôi phục các phiên bản trước đây chỉ bằng cách chọn chúng.
- Google Documents Ngoại tuyến: Trong cài đặt Google Drive, hãy bật Ngoại tuyến để tài liệu bạn làm việc sẽ đồng bộ hóa trên máy tính cục bộ của bạn. Ngay cả khi bạn mất quyền truy cập internet, bạn vẫn có thể làm việc với nó và nó sẽ đồng bộ hóa vào lần tiếp theo bạn kết nối với internet.
- Ứng dụng Google Tài liệu: Bạn muốn chỉnh sửa tài liệu Google Tài liệu trên điện thoại của mình? Cài đặt ứng dụng di động Google Documents cho Android hoặc cho iOS.
Tải PDF: Google Tài liệu Hướng dẫn cho người mới bắt đầu
