Google Documents : Guide du débutant
Écrit par : Ryan Dube, Twitter : rube Publié le : 15 septembre 2020 dans : https://helpdeskgeek.com/how-to/how-to-use-google-docs-a-beginners-guide/
Si vous n'avez jamais utilisé Google Docs auparavant, vous manquez l'un des traitements de texte basés sur le cloud les plus riches en fonctionnalités et les plus pratiques que vous puissiez souhaiter. Google Docs vous permet de modifier des documents comme vous le feriez dans Microsoft Word, à l'aide de votre navigateur en ligne ou hors ligne, ainsi que sur vos appareils mobiles à l'aide de l'application mobile Google Docs.
Il y a beaucoup de fonctionnalités utiles à découvrir. Donc, si vous souhaitez apprendre à utiliser Google Docs, nous aborderons les conseils de base ainsi que certaines des fonctionnalités les plus avancées que vous ne connaissez peut-être pas.
La connexion Google Docs
Lorsque vous visitez la page Google Docs pour la première fois, si vous n'êtes pas encore connecté à votre compte Google, vous devrez choisir un compte Google à utiliser.
Si vous ne voyez pas de compte à utiliser, sélectionnez Utiliser un autre compte. Si vous n'avez pas encore de compte Google, créez-en un. Une fois connecté, vous verrez une icône vierge sur le côté gauche du ruban supérieur. Sélectionnez cette option pour commencer à créer un nouveau document à partir de zéro.
Notez que le ruban supérieur contient également des modèles Google Docs utiles que vous pouvez utiliser pour ne pas avoir à repartir de zéro. Pour voir l'intégralité de la galerie de modèles, sélectionnez Galerie de modèles dans le coin supérieur droit de ce ruban.
Cela vous mènera à l'ensemble de la bibliothèque de modèles Google Docs que vous pouvez utiliser. Ceux-ci incluent des CV, des lettres, des notes de réunion, des newsletters, des documents juridiques, etc.
Si vous sélectionnez l'un de ces modèles, un nouveau document s'ouvrira pour vous à l'aide de ce modèle. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous savez ce que vous voulez créer mais que vous ne savez pas par où commencer.
Formatage du texte dans Google Docs
Le formatage de texte dans Google Docs est aussi simple que dans Microsoft Word. Contrairement à Word, le ruban d'icônes en haut ne change pas selon le menu que vous avez sélectionné.
Dans le ruban, vous verrez des options pour exécuter toutes les options de formatage suivantes :
- Gras, italique, couleur et souligné
- Taille et style de police
- Types d'en-tête
- Un outil de surlignage de texte
- Insérer URL links
- Insérer des commentaires
- Insérer des images
- Alignement du texte
- Espacement des lignes
- Listes et formatage des listes
- Options d'indentation
Il existe quelques options de mise en forme très utiles qui ne ressortent pas simplement en regardant le ruban.
Comment barré dans Google Docs
Il y aura des moments où vous voudrez tracer une ligne à travers le texte. Cela pourrait être pour un certain nombre de raisons. Cependant, vous remarquerez que le barré n'est pas une option dans le ruban. Pour effectuer un barré dans Google Docs, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez barrer. Sélectionnez ensuite le menu Format, sélectionnez Texte et sélectionnez Barré.
Vous remarquerez maintenant que le texte que vous avez mis en surbrillance est traversé par une ligne.
Comment utiliser l'exposant et l'indice dans Google Docs
Vous avez peut-être remarqué que dans le même menu ci-dessus, il existe une option pour formater le texte en exposant ou en indice. L'utilisation de ces deux fonctionnalités nécessite une étape supplémentaire. Par exempleample, si vous voulez écrire un exposant, comme X à la puissance 2 dans un document, vous devrez taper X2, puis mettre en surbrillance le 2 pour pouvoir le formater.
Sélectionnez maintenant le menu Format, sélectionnez Texte, puis choisissez Exposant. Vous verrez que maintenant le "2" est formaté comme un exposant (exposant).
Si vous vouliez que le 2 soit formaté en bas (indice), vous devrez alors choisir Indice dans le menu Format > Texte. Il est simple à utiliser mais nécessite quelques clics supplémentaires dans les menus pour y parvenir.
Mise en forme de documents dans Google Docs
En plus des options de la barre de ruban pour mettre en retrait ou aligner à gauche/droite des blocs de texte et ajuster l'espacement des lignes, il existe quelques autres fonctionnalités utiles disponibles pour vous aider à formater vos documents dans Google Docs.
Comment modifier les marges dans Google Docs
Tout d'abord, que faire si vous n'aimez pas les marges du modèle que vous avez choisi ? Modifier les marges d'un document à l'aide de Google Docs est simple. Pour accéder aux paramètres des marges de page, sélectionnez File et Mise en page.
Dans la fenêtre Mise en page, vous pouvez modifier l'une des options de formatage suivantes pour votre document.
- Définissez le document sur Portrait ou Paysage
- Attribuer une couleur d'arrière-plan à la page
- Ajuster les marges supérieure, inférieure, gauche ou droite en pouces
Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé et le formatage de la page prendra effet immédiatement.
Définir un retrait négatif dans Google Docs
Une option de formatage de paragraphe avec laquelle les gens ont souvent du mal dans Google Docs est la première ligne ou le retrait suspendu. Le retrait de première ligne est l'endroit où seule la première ligne du paragraphe est destinée. Le retrait suspendu est l'endroit où la première ligne est la seule à ne pas être en retrait. La raison pour laquelle cela est difficile est que si vous sélectionnez la première ligne ou le paragraphe entier et utilisez l'icône de retrait dans le ruban, cela mettra en retrait le paragraphe entier.
Pour obtenir une première ligne ou un retrait négatif dans Google Docs :
- Sélectionnez le paragraphe où vous voulez le retrait négatif.
- Sélectionnez le menu Format, sélectionnez Aligner et mettre en retrait, puis sélectionnez les options d'indentation.
- Dans la fenêtre des options d'indentation, remplacez l'indentation spéciale par suspendue.
Le réglage sera par défaut de 0.5 pouces. Ajustez-le si vous le souhaitez, puis sélectionnez Appliquer. Cela appliquera vos paramètres au paragraphe sélectionné. Le EXample dessous est un tiret suspendu.
Comment numéroter les pages dans Google Docs
La dernière fonctionnalité de mise en forme qui n'est pas toujours facile à comprendre ou à utiliser est la numérotation des pages. C'est une autre fonctionnalité de Google Docs cachée dans le système de menus. Pour numéroter vos pages Google Docs (et formater la numérotation), sélectionnez le menu Insertion, puis sélectionnez Numéros de page. Cela vous montrera une petite fenêtre contextuelle avec des options simples pour formater vos numéros de page.
Les quatre options ici sont :
- Numérotation sur toutes les pages en haut à droite
- Numérotation sur toutes les pages en bas à droite
- Numérotation en haut à droite à partir de la deuxième page
- Numérotation en bas à droite à partir de la deuxième page
Si vous n'aimez aucune de ces options, sélectionnez Plus d'options
La fenêtre suivante vous permettra de positionner exactement où vous voulez que la numérotation des pages aille.
- Dans l'en-tête ou le pied de page
- Commencer ou non la numérotation à la première page
- Sur quelle page commencer la numérotation des pages
- Sélectionnez Appliquer lorsque vous avez terminé pour appliquer vos sélections de numérotation de page.
Autres fonctionnalités utiles de Google Docs
Il existe quelques autres fonctionnalités importantes de Google Docs que vous devez connaître si vous ne faites que commencer. Ceux-ci vous aideront à mieux utiliser Google Docs
Nombre de mots sur Google Docs
Curieux de savoir combien de mots vous avez écrit jusqu'à présent. Sélectionnez simplement Outils et sélectionnez Nombre de mots. Cela vous montrera le nombre total de pages, le nombre de mots, le nombre de caractères et le nombre de caractères sans espacement.
Si vous activez Afficher le nombre de mots lors de la saisie et sélectionnez OK, vous verrez un nombre total de mots pour votre document mis à jour en temps réel dans le coin inférieur gauche de l'écran.
Télécharger Google Docs
Vous pouvez télécharger votre document dans une variété de formats. Sélectionner File et Télécharger pour voir tous les formats.
Vous pouvez sélectionner l'un d'entre eux pour obtenir une copie de votre document sous forme de document Word, de document PDF, de texte brut, de HTML, etc.
Rechercher et remplacer dans Google Docs
Trouvez et remplacez rapidement tous les mots ou expressions de votre document par de nouveaux mots ou expressions à l'aide de la fonction Rechercher et remplacer de Google Docs. Pour utiliser Rechercher et remplacer dans Google Docs, sélectionnez le menu Edition et sélectionnez Rechercher et remplacer. Cela ouvrira la fenêtre Rechercher et remplacer.
Vous pouvez rendre la recherche sensible à la casse en activant la correspondance de casse. Sélectionnez le bouton Suivant pour rechercher la prochaine occurrence de votre mot de recherche, puis sélectionnez Remplacer pour activer le remplacement. Si vous pensez que vous ne ferez aucune erreur, vous pouvez sélectionner Remplacer tout pour effectuer tous les remplacements en même temps.
Table des matières de Google Documents
Si vous avez créé un document volumineux avec de nombreuses pages et sections, il peut être utile d'inclure une table des matières en haut de votre document. Pour ce faire, placez simplement votre curseur en haut du document. Sélectionnez le menu Insertion, puis sélectionnez Table des matières.
Vous pouvez choisir parmi deux formats, la table des matières numérotée standard ou une série de liens vers chacun des en-têtes de votre document.
Quelques autres fonctionnalités de Google Docs que vous voudrez peut-être consulter incluent :
- Suivi des modifications : sélectionner File, sélectionnez Historique des versions, puis sélectionnez Afficher l'historique des versions. Cela vous montrera toutes les révisions passées de votre document, y compris toutes les modifications. Restaurez les anciennes versions simplement en les sélectionnant.
- Google Docs hors ligne : dans les paramètres de Google Drive, activez Hors ligne afin que les documents sur lesquels vous travaillez soient synchronisés sur votre ordinateur local. Même si vous perdez l'accès à Internet, vous pouvez y travailler et il se synchronisera la prochaine fois que vous vous connecterez à Internet.
- Application Google Docs : vous souhaitez modifier vos documents Google Docs sur votre téléphone ? Installez l'application mobile Google Docs pour Android ou pour iOS.
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