Google Docs: راهنمای مبتدیان

نوشته شده توسط: رایان دوبی، توییتر: rube ارسال شده در: 15 سپتامبر 2020 در: https://helpdeskgeek.com/how-to/how-to-use-google-docs-a-beginners-guide/
اگر قبلاً از Google Docs استفاده نکرده‌اید، یکی از پر ویژگی‌ترین و راحت‌ترین واژه‌پردازهای مبتنی بر ابری را که می‌توانید بخواهید، از دست داده‌اید. Google Docs به شما امکان می‌دهد اسناد را درست مانند Microsoft Word، با استفاده از مرورگر خود در حالت آنلاین یا آفلاین، و همچنین در دستگاه‌های تلفن همراه خود با استفاده از برنامه تلفن همراه Google Docs ویرایش کنید.

بسیاری از ویژگی های مفید برای یادگیری وجود دارد. بنابراین اگر علاقه مند به یادگیری نحوه استفاده از Google Docs هستید، ما هر دو نکته اساسی و همچنین برخی از ویژگی های پیشرفته تری را که ممکن است در مورد آنها ندانید پوشش دهیم.

ورود به سیستم Google Docs

هنگامی که برای اولین بار از صفحه Google Docs بازدید می کنید، اگر هنوز به حساب Google خود وارد نشده اید، باید یک حساب Google برای استفاده انتخاب کنید.

اگر حسابی برای استفاده نمی‌بینید، استفاده از یک حساب دیگر را انتخاب کنید. اگر هنوز حساب Google ندارید، برای آن ثبت نام کنید. پس از ورود به سیستم، نماد خالی را در سمت چپ نوار بالایی خواهید دید. این را انتخاب کنید تا با ایجاد یک سند جدید از ابتدا شروع کنید.

توجه داشته باشید که نوار بالایی همچنین حاوی الگوهای مفید Google Docs است که می توانید از آنها استفاده کنید تا مجبور نباشید از ابتدا شروع کنید. برای مشاهده کل گالری الگو، گالری الگو را در گوشه سمت راست بالای این روبان انتخاب کنید.

این شما را به کل کتابخانه الگوهای Google Docs می برد که برای استفاده در دسترس شما هستند. اینها شامل رزومه، نامه ها، یادداشت های جلسه، خبرنامه ها، اسناد حقوقی و غیره است.

اگر هر یک از این الگوها را انتخاب کنید، سند جدیدی با استفاده از آن الگو برای شما باز می‌شود. اگر بدانید چه چیزی می خواهید ایجاد کنید اما مطمئن نیستید که چگونه شروع کنید، می تواند در زمان زیادی صرفه جویی کند.

قالب بندی متن در Google Docs

قالب بندی متن در Google Docs به همان سادگی در Microsoft Word است. برخلاف Word، نوار نماد در بالا بسته به منوی انتخابی شما تغییر نمی کند.

در نوار، گزینه هایی را برای انجام تمام گزینه های قالب بندی زیر مشاهده خواهید کرد:

• پررنگ، ایتالیک، رنگی و زیرخط
• اندازه و سبک فونت
• انواع هدر
• ابزاری برای برجسته کردن متن
• درج کنید URL پیوندها
• درج نظرات
• درج تصاویر
• تراز کردن متن
• فاصله خطوط
• لیست ها و قالب بندی لیست
• گزینه های تورفتگی

چند گزینه قالب بندی بسیار مفید وجود دارد که فقط با نگاه کردن به روبان مشخص نمی شوند.

نحوه Strikethrough در Google Docs
مواقعی وجود خواهد داشت که می خواهید روی متن یک خط بکشید. این می تواند به دلایل مختلفی باشد. با این حال، متوجه خواهید شد که خط خطی گزینه ای در روبان نیست. برای انجام خط خطی در Google Docs، متنی را که می‌خواهید خط خطی کنید برجسته کنید. سپس منوی Format را انتخاب کنید، متن را انتخاب کنید و Strikethrough را انتخاب کنید.

اکنون متوجه خواهید شد که متنی که هایلایت کرده اید دارای یک خط کشیده شده است.

نحوه استفاده از Superscript و Subscript در Google Docs
ممکن است متوجه شده باشید که در همان منوی بالا، گزینه ای برای قالب بندی متن به عنوان زیرنویس یا زیرنویس وجود دارد. استفاده از این دو ویژگی یک مرحله اضافی را می طلبد. برای مثالample، اگر می‌خواهید یک توان مانند X به توان 2 در یک سند بنویسید، باید X2 را تایپ کنید و سپس ابتدا 2 را برجسته کنید تا بتوانید آن را فرمت کنید.

حالا منوی Format را انتخاب کرده، Text و سپس Superscript را انتخاب کنید. خواهید دید که اکنون "2" به عنوان یک توان (بالا) قالب بندی شده است.

 اگر می‌خواهید 2 در پایین (مشترک) قالب‌بندی شود، باید از منوی Format > Text گزینه Subscript را انتخاب کنید. استفاده از آن ساده است اما برای دستیابی به آن نیاز به کلیک اضافی در منوها دارد.

قالب بندی اسناد در Google Docs
علاوه بر گزینه‌های نوار نواری برای تراز کردن بلوک‌های متن به سمت چپ یا چپ و راست و تنظیم فاصله بین خطوط، چند ویژگی مفید دیگر برای کمک به قالب‌بندی اسناد در Google Docs وجود دارد.

نحوه تغییر حاشیه در Google Docs
ابتدا، اگر حاشیه های قالبی را که انتخاب کرده اید دوست نداشته باشید، چطور؟ تغییر حاشیه در سند با استفاده از Google Docs ساده است. برای دسترسی به تنظیمات حاشیه صفحه، را انتخاب کنید File و تنظیم صفحه

در پنجره تنظیم صفحه، می توانید یکی از گزینه های قالب بندی زیر را برای سند خود تغییر دهید.

•  سند را به صورت عمودی یا منظره تنظیم کنید
• یک رنگ پس زمینه برای صفحه تعیین کنید
• حاشیه های بالا، پایین، چپ یا راست را بر حسب اینچ تنظیم کنید

پس از اتمام کار، OK را انتخاب کنید و قالب بندی صفحه بلافاصله اعمال می شود.

یک تورفتگی معلق در Google Docs تنظیم کنید

یکی از گزینه‌های قالب‌بندی پاراگراف که افراد اغلب در Google Docs با آن مشکل دارند، خط اول یا تورفتگی آویزان است. تورفتگی خط اول جایی است که فقط خط اول پاراگراف در نظر گرفته شده است. تورفتگی آویزان جایی است که خط اول تنها خطی است که تورفتگی ندارد. دلیل دشواری این کار این است که اگر خط اول یا کل پاراگراف را انتخاب کنید و از نماد تورفتگی در نوار استفاده کنید، کل پاراگراف را فرورفته می کند.

برای دریافت خط اول یا تورفتگی آویزان در Google Docs:

1.  پاراگرافی را که می خواهید تورفتگی آویزان را در آن قرار دهید انتخاب کنید.
2. منوی Format را انتخاب کنید، Align & Indent را انتخاب کنید و Indentation options را انتخاب کنید.
3. در پنجره Indentation options، Special indent را به Hanging تغییر دهید.

تنظیم پیش فرض روی 0.5 اینچ خواهد بود. اگر دوست دارید این را تنظیم کنید و Apply را انتخاب کنید. با این کار تنظیمات شما بر روی پاراگراف انتخاب شده اعمال می شود. سابقampزیر یک تورفتگی آویزان است.

نحوه شماره گذاری صفحات در Google Docs
آخرین ویژگی قالب بندی که درک یا استفاده از آن همیشه آسان نیست، شماره گذاری صفحه است. این یکی دیگر از ویژگی های Google Docs است که در سیستم منو پنهان شده است. برای شماره‌گذاری صفحات Google Docs (و شماره‌گذاری قالب)، منوی Insert را انتخاب کرده و شماره‌های صفحه را انتخاب کنید. این به شما یک پنجره پاپ آپ کوچک با گزینه های ساده برای قالب بندی شماره صفحه شما نشان می دهد.

چهار گزینه در اینجا عبارتند از:

• شماره گذاری در تمام صفحات در سمت راست بالا
• شماره گذاری در تمام صفحات در پایین سمت راست
• شماره گذاری در سمت راست بالا از صفحه دوم شروع می شود
• شماره گذاری در پایین سمت راست از صفحه دوم شروع می شود

اگر هیچ یک از این گزینه ها را دوست ندارید، گزینه های بیشتر را انتخاب کنید

پنجره بعدی به شما امکان می دهد دقیقاً جایی را که می خواهید شماره گذاری صفحه قرار دهید قرار دهید.

• در سرصفحه یا پاورقی
• شروع شماره گذاری در صفحه اول باشد یا خیر
• کدام صفحه باید شماره گذاری صفحه را شروع کرد
• پس از پایان کار برای اعمال شماره‌گذاری صفحه، گزینه Apply را انتخاب کنید.

سایر ویژگی های مفید Google Docs
چند ویژگی مهم دیگر Google Docs وجود دارد که اگر تازه شروع کرده اید باید از آنها بدانید. این موارد به شما کمک می کند تا از Google Docs استفاده بیشتری کنید

تعداد کلمات در Google Docs
کنجکاو هستم که تا به حال چند کلمه نوشته اید. فقط ابزارها را انتخاب کنید و تعداد کلمات را انتخاب کنید. این کل صفحات، تعداد کلمات، تعداد کاراکترها و تعداد کاراکترها را بدون فاصله به شما نشان می دهد.

اگر هنگام تایپ کردن نمایش تعداد کلمات را فعال کنید و تأیید را انتخاب کنید، تعداد کل کلمات سند خود را در گوشه سمت چپ پایین صفحه مشاهده خواهید کرد که در زمان واقعی به روز می شود.

Google Docs را دانلود کنید
می توانید سند خود را در قالب های مختلف دانلود کنید. انتخاب کنید File و دانلود کنید تا همه فرمت ها را ببینید.

می توانید یکی از این موارد را انتخاب کنید تا یک کپی از سند خود به عنوان سند Word، سند PDF، متن ساده، HTML و موارد دیگر دریافت کنید.

در Google Docs پیدا و جایگزین کنید
با استفاده از ویژگی Google Docs Find and Replace، به سرعت هر کلمه یا عبارتی را در سند خود با کلمات یا عبارات جدید پیدا کرده و جایگزین کنید. برای استفاده از Find and Replace در Google Docs، منوی Edit را انتخاب کرده و Find and Replace را انتخاب کنید. با این کار پنجره Find and Replace باز می شود.

با فعال کردن Match case می‌توانید حروف جستجو را حساس کنید. دکمه Next را برای یافتن کلمه جستجوی بعدی خود انتخاب کنید و برای فعال کردن جایگزینی گزینه Replace را انتخاب کنید. اگر مطمئن هستید که هیچ اشتباهی مرتکب نخواهید شد، می توانید Replace All را انتخاب کنید تا همه جایگزین ها به طور همزمان انجام شوند.

فهرست مطالب Google Docs
اگر یک سند بزرگ با صفحات و بخش های زیادی ایجاد کرده اید، گنجاندن فهرست مطالب در بالای سند می تواند مفید باشد. برای انجام این کار، فقط مکان نما را در بالای سند قرار دهید. منوی Insert را انتخاب کرده و Table of Contents را انتخاب کنید.

می‌توانید از بین دو قالب، فهرست مطالب شماره‌دار استاندارد، یا یک سری پیوند به هر یک از سرصفحه‌های سندتان را انتخاب کنید.
چند ویژگی دیگر در Google Docs که ممکن است بخواهید بررسی کنید عبارتند از:

• آهنگ تغییرات: انتخاب کنید Fileرا انتخاب کنید، تاریخچه نسخه و مشاهده تاریخچه نسخه را انتخاب کنید. با این کار تمام ویرایش‌های قبلی سند شما از جمله همه تغییرات به شما نشان می‌دهد. نسخه های گذشته را فقط با انتخاب آنها بازیابی کنید.
• Google Docs Offline: در تنظیمات Google Drive، Offline را فعال کنید تا اسنادی که روی آنها کار می کنید در رایانه محلی شما همگام شوند. حتی اگر دسترسی به اینترنت را از دست بدهید، می‌توانید روی آن کار کنید و دفعه بعد که به اینترنت وصل می‌شوید همگام‌سازی می‌شود.
• برنامه Google Docs: آیا می خواهید اسناد Google Docs خود را در تلفن خود ویرایش کنید؟ برنامه تلفن همراه Google Docs را برای Android یا iOS نصب کنید.

بارگیری PDF: Google Docs راهنمای مبتدیان

مراجع

• راهنمای کاربر