Google-dokumentit: Aloittelijan opas
Kirjoittaja: Ryan Dube, Twitter: rube Lähetetty: 15. syyskuuta 2020 julkaisussa: https://helpdeskgeek.com/how-to/how-to-use-google-docs-a-beginners-guide/
Jos et ole koskaan aiemmin käyttänyt Google-dokumentteja, menetät yhden ominaisuuksiltaan monipuolisimmista ja kätevimmistä pilvipohjaisista tekstinkäsittelyohjelmista. Google-dokumenttien avulla voit muokata asiakirjoja aivan kuten Microsoft Wordissa selaimellasi online- tai offline-tilassa sekä mobiililaitteillasi Google Docs -mobiilisovelluksen avulla.
Opittavana on paljon hyödyllisiä ominaisuuksia. Joten jos olet kiinnostunut oppimaan käyttämään Google-dokumentteja, käsittelemme sekä perusvinkkejä että joitain kehittyneempiä ominaisuuksia, joista et ehkä tiedä.
Google-dokumenttien kirjautuminen
Kun vierailet Google Docs -sivulla ensimmäisen kerran, jos et ole vielä kirjautunut Google-tiliisi, sinun on valittava käytettävä Google-tili.
Jos et näe käytettävää tiliä, valitse Käytä toista tiliä. Jos sinulla ei vielä ole Google-tiliä, hanki sellainen. Kun olet kirjautunut sisään, ylänauhan vasemmassa reunassa näkyy tyhjä kuvake. Valitse tämä aloittaaksesi uuden asiakirjan luomisen tyhjästä.
Huomaa, että ylänauha sisältää myös hyödyllisiä Google Docs -malleja, joita voit käyttää, jotta sinun ei tarvitse aloittaa alusta. Näet koko malligallerian valitsemalla Malligalleria tämän nauhan oikeasta yläkulmasta.
Tämä vie sinut koko Google-dokumenttien mallien kirjastoon, joka on käytettävissäsi. Näitä ovat ansioluettelot, kirjeet, kokousmuistiinpanot, uutiskirjeet, oikeudelliset asiakirjat ja paljon muuta.
Jos valitset jonkin näistä malleista, se avaa sinulle uuden asiakirjan käyttämällä kyseistä mallia. Tämä voi säästää paljon aikaa, jos tiedät, mitä haluat luoda, mutta et ole varma, kuinka aloittaa.
Tekstin muotoilu Google Docsissa
Tekstin muotoilu Google Docsissa on yhtä yksinkertaista kuin Microsoft Wordissa. Toisin kuin Word, yläreunassa oleva kuvakenauha ei muutu valitun valikon mukaan.
Nauhassa näet vaihtoehdot, joilla voit suorittaa kaikki seuraavat muotoiluasetukset:
- Lihavoitu, kursivoitu, väri ja alleviivaus
- Fontin koko ja tyyli
- Otsikkotyypit
- Tekstin korostustyökalu
- Lisää URL linkkejä
- Lisää kommentteja
- Lisää kuvia
- Tekstin tasaus
- Rivivälit
- Listat ja luettelon muotoilu
- Sisennysvaihtoehdot
On olemassa muutamia erittäin hyödyllisiä muotoiluvaihtoehtoja, jotka eivät näy pelkästään nauhaa vilkaisemalla.
Yliviivaus Google-dokumenteissa
Joskus haluat piirtää viivan tekstin yli. Tämä voi johtua useista syistä. Huomaat kuitenkin, että yliviivaus ei ole vaihtoehto nauhassa. Tee yliviivaus Google-dokumenteissa korostamalla teksti, jonka haluat yliviivata. Valitse sitten Muoto-valikko, valitse Teksti ja sitten Yliviivaus.
Nyt huomaat, että korostamasi tekstin läpi on vedetty viiva.
Yläindeksin ja alaindeksin käyttäminen Google-dokumenteissa
Olet ehkä huomannut, että samassa yllä olevassa valikossa on mahdollisuus muotoilla teksti joko ylä- tai alaindeksiksi. Näiden kahden ominaisuuden käyttäminen vie yhden lisävaiheen. esimampJos haluat kirjoittaa eksponentin, kuten X:n 2:n potenssiin, sinun on kirjoitettava X2 ja korostettava ensin 2, jotta voit muotoilla sen.
Valitse nyt Muoto-valikko, valitse Teksti ja sitten yläindeksi. Näet, että nyt "2" on muotoiltu eksponenttiksi (yliindeksiksi).
Jos haluat, että 2 muotoillaan alaosassa (alaindeksi), sinun on valittava Muoto > Teksti -valikosta Alaindeksi. Sitä on helppo käyttää, mutta sen saavuttaminen vaatii lisäklikkaamista valikoissa.
Asiakirjojen muotoilu Google Docsissa
Sen lisäksi, että nauhapalkissa voit sisentää tai tasata tekstilohkoja vasemmalle/oikealle ja säätää riviväliä, käytettävissä on muutamia muita hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka auttavat sinua muotoilemaan asiakirjojasi Google-dokumenteissa.
Marginaalien muuttaminen Google-dokumenteissa
Ensinnäkin, entä jos et pidä valitsemasi mallin marginaaleista? Asiakirjan marginaalien muuttaminen Google-dokumenttien avulla on helppoa. Pääset sivun marginaaliasetuksiin valitsemalla File ja Sivun asetukset.
Sivun asetukset -ikkunassa voit muuttaa mitä tahansa seuraavista asiakirjan muotoiluvaihtoehdoista.
- Aseta asiakirja muotokuvaksi Pysty tai Vaaka
- Määritä sivulle taustaväri
- Säädä ylä-, ala-, vasen- tai oikea marginaali tuumina
Valitse OK, kun olet valmis, niin sivun muotoilu tulee voimaan välittömästi.
Aseta riippuva sisennys Google Docsissa
Yksi kappaleen muotoiluvaihtoehto, jonka kanssa ihmiset usein kamppailevat Google-dokumenteissa, on ensimmäinen rivi tai riippuva sisennys. Ensimmäisen rivin luetelmakohta on paikka, jossa vain kappaleen ensimmäinen rivi on tarkoitettu. Riippuva sisennys on kohta, jossa ensimmäinen rivi on ainoa, jota ei ole sisennetty. Syy tähän on vaikeaa, koska jos valitset joko ensimmäisen rivin tai koko kappaleen ja käytät sisennyskuvaketta nauhassa, se sisentää koko kappaleen.
Ensimmäisen rivin tai riippuvan sisennyksen saaminen Google-dokumentteihin:
- Valitse kappale, johon haluat riippuvan sisennyksen.
- Valitse Muoto-valikko, valitse Tasaa ja sisennys ja valitse Sisennysasetukset.
- Muuta Sisennysvaihtoehdot-ikkunassa Erityinen sisennys arvoksi Riippuva.
Oletusasetus on 0.5 tuumaa. Säädä tätä, jos haluat, ja valitse Käytä. Tämä ottaa asetukset käyttöön valittuun kappaleeseen. Exampalla on riippuva sisennys.
Sivujen numerointi Google-dokumenteissa
Viimeinen muotoiluominaisuus, jota ei aina ole helppo ymmärtää tai käyttää, on sivunumerointi. Se on toinen Google-dokumenttien ominaisuus, joka on piilotettu valikkojärjestelmään. Numeroita Google Docs -sivusi (ja muotonumerointi) valitsemalla Lisää-valikko ja valitsemalla Sivunumerot. Tämä näyttää pienen ponnahdusikkunan, jossa on yksinkertaisia vaihtoehtoja sivunumeroiden muotoiluun.
Tässä on neljä vaihtoehtoa:
- Numerointi kaikilla sivuilla oikeassa yläkulmassa
- Numerointi kaikilla sivuilla oikeassa alakulmassa
- Numerointi oikeassa yläkulmassa alkaen toisesta sivusta
- Numerointi alhaalla oikealla alkaen toisesta sivusta
Jos et pidä näistä vaihtoehdoista, valitse Lisää vaihtoehtoja
Seuraavassa ikkunassa voit sijoittaa tarkalleen sinne, minne haluat sivunumeroinnin menevän.
- Ylä- tai alatunnisteessa
- Aloitetaanko numerointi ensimmäiseltä sivulta vai ei
- Miltä sivulta sivunumerointi aloitetaan
- Valitse Käytä, kun olet valmis ottaaksesi sivunumerointivalinnat käyttöön.
Muita hyödyllisiä Google-dokumenttien ominaisuuksia
On olemassa muutamia muita tärkeitä Google-dokumenttien ominaisuuksia, joista sinun tulee tietää, jos olet vasta aloittamassa. Näiden avulla saat enemmän irti Google-dokumenteista
Sanamäärä Google-dokumenteissa
Kiinnostaa kuinka monta sanaa olet kirjoittanut tähän mennessä. Valitse vain Työkalut ja sitten Sanamäärä. Tämä näyttää sivujen kokonaismäärän, sanamäärän, merkkimäärän ja merkkimäärän ilman välilyöntejä.
Jos otat Näytä sanamäärän käyttöön kirjoittaessasi ja valitset OK, näet asiakirjasi kokonaissanamäärän päivitettynä reaaliajassa näytön vasemmassa alakulmassa.
Lataa Google Docs
Voit ladata asiakirjasi useissa eri muodoissa. Valitse File ja Lataa nähdäksesi kaikki muodot.
Voit valita minkä tahansa näistä saadaksesi kopion asiakirjastasi Word-asiakirjana, PDF-dokumenttina, pelkkänä tekstinä, HTML-muodossa ja paljon muuta.
Etsi ja korvaa Google Docsissa
Etsi ja korvaa asiakirjassasi olevat sanat tai lauseet nopeasti uusilla sanoilla tai lauseilla käyttämällä Google-dokumenttien Etsi ja korvaa -ominaisuutta. Jos haluat käyttää Etsi ja korvaa -toimintoa Google-dokumenteissa, valitse Muokkaa-valikko ja sitten Etsi ja korvaa. Tämä avaa Etsi ja korvaa -ikkunan.
Voit tehdä haun kirjainkoon herkkyyden ottamalla käyttöön Match kirjainkoon. Valitse Seuraava-painike löytääksesi hakusanasi seuraavan esiintymän ja ota korvaus käyttöön valitsemalla Korvaa. Jos luotat siihen, että et tee virheitä, voit tehdä kaikki vaihdot kerralla valitsemalla Korvaa kaikki.
Google-dokumenttien sisällysluettelo
Jos olet luonut suuren asiakirjan, jossa on useita sivuja ja osioita, voi olla hyödyllistä lisätä sisällysluettelo asiakirjan yläosaan. Voit tehdä tämän asettamalla kohdistimen asiakirjan yläosaan. Valitse Lisää-valikko ja sitten Sisällysluettelo.
Voit valita kahdesta muodosta, tavallisesta numeroidusta sisällysluettelosta tai linkkien sarjasta jokaiseen asiakirjasi otsikkoon.
Muutamia muita Google-dokumenttien ominaisuuksia, jotka kannattaa tarkistaa, ovat:
- Seuraa muutoksia: Valitse File, valitse Versiohistoria ja valitse Näytä versiohistoria. Tämä näyttää kaikki asiakirjasi aiemmat versiot mukaan lukien kaikki muutokset. Palauta aiemmat versiot vain valitsemalla ne.
- Google-dokumentit offline-tilassa: Ota offline käyttöön Google Driven asetuksissa, jotta käsittelemäsi asiakirjat synkronoidaan paikallisella tietokoneellasi. Vaikka menettäisit Internet-yhteyden, voit käsitellä sitä ja se synkronoidaan seuraavan kerran, kun muodostat yhteyden Internetiin.
- Google Docs -sovellus: Haluatko muokata Google-dokumenttejasi puhelimellasi? Asenna Google Docs -mobiilisovellus Androidille tai iOS:lle.
Lataa PDF: Google-dokumentit Aloittelijan opas
