Google เอกสาร: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น
เขียนโดย: Ryan Dube ทวิตเตอร์: rube โพสต์เมื่อ: 15 กันยายน 2020 ใน: https://helpdeskgeek.com/how-to/how-to-use-google-docs-a-beginners-guide/
หากคุณไม่เคยใช้ Google เอกสารมาก่อน คุณจะพลาดหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำบนระบบคลาวด์ที่เต็มไปด้วยคุณลักษณะและสะดวกที่สุดเท่าที่คุณต้องการ Google เอกสารช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารได้เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Microsoft Word โดยใช้เบราว์เซอร์ขณะออนไลน์หรือออฟไลน์ ตลอดจนบนอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยใช้แอป Google เอกสารสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายให้เรียนรู้ ดังนั้น หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้วิธีใช้ Google เอกสาร เราจะครอบคลุมทั้งเคล็ดลับพื้นฐานและคุณลักษณะขั้นสูงบางอย่างที่คุณอาจยังไม่รู้
การเข้าสู่ระบบ Google เอกสาร
เมื่อคุณไปที่หน้า Google Docs เป็นครั้งแรก หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ คุณจะต้องเลือกบัญชี Google ที่จะใช้
หากคุณไม่เห็นบัญชีที่จะใช้ ให้เลือกใช้บัญชีอื่น หากคุณยังไม่มีบัญชี Google ให้สมัครใช้งาน เมื่อลงชื่อเข้าใช้แล้ว คุณจะเห็นไอคอนว่างที่ด้านซ้ายของริบบิ้นด้านบน เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเริ่มต้นสร้างเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น
โปรดทราบว่า Ribbon ด้านบนยังมีเทมเพลต Google เอกสารที่เป็นประโยชน์ ซึ่งคุณสามารถใช้ได้ คุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด หากต้องการดูแกลเลอรีเทมเพลตทั้งหมด ให้เลือกแกลเลอรีเทมเพลตที่มุมขวาบนของ Ribbon นี้
ซึ่งจะนำคุณไปยังคลังทั้งหมดของเทมเพลต Google เอกสารที่พร้อมให้คุณใช้งาน ซึ่งรวมถึงประวัติย่อ จดหมาย บันทึกการประชุม จดหมายข่าว เอกสารทางกฎหมาย และอื่นๆ
หากคุณเลือกเทมเพลตเหล่านี้ ระบบจะเปิดเอกสารใหม่ให้คุณโดยใช้เทมเพลตนั้น วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มากหากคุณรู้ว่าคุณต้องการสร้างอะไรแต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร
การจัดรูปแบบข้อความใน Google เอกสาร
การจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs ทำได้ง่ายเหมือนกับใน Microsoft Word ซึ่งแตกต่างจาก Word ไอคอน Ribbon ที่ด้านบนจะไม่เปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับเมนูที่คุณเลือก
ใน Ribbon คุณจะเห็นตัวเลือกในการดำเนินการจัดรูปแบบต่อไปนี้ทั้งหมด:
- ตัวหนา ตัวเอียง สี และขีดเส้นใต้
- ขนาดตัวอักษรและรูปแบบ
- ประเภทส่วนหัว
- เครื่องมือเน้นข้อความ
- แทรก URL ลิงค์
- แทรกความคิดเห็น
- แทรกรูปภาพ
- การจัดตำแหน่งข้อความ
- ระยะห่างระหว่างบรรทัด
- รายการและการจัดรูปแบบรายการ
- ตัวเลือกการเยื้อง
มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีประโยชน์มากบางอย่างที่ไม่ปรากฏให้เห็นจากการชำเลืองดูที่ริบบิ้น
วิธีขีดฆ่าใน Google เอกสาร
จะมีบางครั้งที่คุณต้องการลากเส้นข้ามข้อความ อาจมีสาเหตุหลายประการ อย่างไรก็ตาม คุณจะพบว่าการขีดทับไม่ใช่ตัวเลือกใน Ribbon หากต้องการขีดทับใน Google เอกสาร ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการขีดทับ จากนั้นเลือกเมนูรูปแบบ เลือกข้อความ แล้วเลือกขีดทับ
ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าข้อความที่คุณเน้นมีเส้นลากผ่าน
วิธีใช้ตัวยกและตัวห้อยใน Google เอกสาร
คุณอาจสังเกตเห็นว่าในเมนูเดียวกันด้านบน มีตัวเลือกให้จัดรูปแบบข้อความเป็นตัวยกหรือตัวห้อย การใช้คุณลักษณะทั้งสองนี้เป็นขั้นตอนเพิ่มเติม สำหรับอดีตampถ้าคุณต้องการเขียนเลขชี้กำลัง เช่น X ยกกำลัง 2 ในเอกสาร คุณจะต้องพิมพ์ X2 แล้วไฮไลท์เลข 2 ก่อนจึงจะจัดรูปแบบได้
ตอนนี้เลือกเมนูรูปแบบ เลือกข้อความ จากนั้นเลือกตัวยก คุณจะเห็นว่าตอนนี้ "2" ถูกจัดรูปแบบเป็นเลขชี้กำลัง (ตัวยก)
หากคุณต้องการให้ 2 จัดรูปแบบที่ด้านล่าง (ตัวห้อย) คุณจะต้องเลือกตัวห้อยจากเมนูรูปแบบ > ข้อความ ใช้งานง่าย แต่ต้องมีการคลิกเพิ่มเติมในเมนูเพื่อให้บรรลุ
การจัดรูปแบบเอกสารใน Google Docs
นอกจากตัวเลือกแถบริบบอนเพื่อเยื้องหรือจัดแนวข้อความซ้าย/ขวาและปรับระยะห่างระหว่างบรรทัดแล้ว ยังมีคุณลักษณะที่มีประโยชน์อื่นๆ อีกสองสามอย่างที่พร้อมช่วยคุณจัดรูปแบบเอกสารใน Google เอกสาร
วิธีเปลี่ยนระยะขอบใน Google เอกสาร
อันดับแรก จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ชอบระยะขอบในเทมเพลตที่คุณเลือก การเปลี่ยนระยะขอบในเอกสารโดยใช้ Google เอกสารนั้นง่ายมาก หากต้องการเข้าถึงการตั้งค่าระยะขอบหน้า ให้เลือก File และการตั้งค่าเพจ
ในหน้าต่างการตั้งค่าหน้ากระดาษ คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกการจัดรูปแบบใดๆ ต่อไปนี้สำหรับเอกสารของคุณได้
- ตั้งค่าเอกสารเป็นแนวตั้งหรือแนวนอน
- กำหนดสีพื้นหลังให้กับเพจ
- ปรับระยะขอบบน ล่าง ซ้าย หรือขวาเป็นนิ้ว
เลือก ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว การจัดรูปแบบหน้าจะมีผลทันที
ตั้งค่าเยื้องแขวนใน Google เอกสาร
ตัวเลือกการจัดรูปแบบย่อหน้าเดียวที่ผู้คนมักพบปัญหาใน Google เอกสารคือบรรทัดแรกหรือการเยื้องที่ค้างอยู่ การเยื้องบรรทัดแรกคือตำแหน่งที่มีไว้สำหรับบรรทัดแรกของย่อหน้าเท่านั้น การเยื้องที่แขวนอยู่ที่บรรทัดแรกเป็นบรรทัดเดียวที่ไม่ได้เยื้อง สาเหตุที่ยากคือถ้าคุณเลือกบรรทัดแรกหรือทั้งย่อหน้าและใช้ไอคอนเยื้องใน Ribbon จะเป็นการเยื้องทั้งย่อหน้า
หากต้องการขึ้นบรรทัดแรกหรือเยื้องใน Google เอกสาร:
- เลือกย่อหน้าที่คุณต้องการเยื้องแขวน
- เลือกเมนูรูปแบบ เลือกจัดแนวและเยื้อง และเลือกตัวเลือกการเยื้อง
- ในหน้าต่างตัวเลือกการเยื้อง ให้เปลี่ยนการเยื้องพิเศษเป็นแขวน
การตั้งค่าเริ่มต้นจะเป็น 0.5 นิ้ว ปรับค่านี้หากต้องการ แล้วเลือกนำไปใช้ การดำเนินการนี้จะใช้การตั้งค่าของคุณกับย่อหน้าที่เลือก อดีตampด้านล่างเป็นเยื้องห้อย
วิธีใส่เลขหน้าใน Google Docs
คุณลักษณะการจัดรูปแบบสุดท้ายที่เข้าใจหรือใช้งานไม่ง่ายนักคือการใส่หมายเลขหน้า เป็นอีกหนึ่งคุณลักษณะของ Google Docs ที่ซ่อนอยู่ในระบบเมนู ในการใส่หมายเลขหน้า Google เอกสารของคุณ (และการจัดรูปแบบหมายเลข) ให้เลือกเมนูแทรก แล้วเลือกหมายเลขหน้า นี่จะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปขนาดเล็กพร้อมตัวเลือกง่ายๆ สำหรับการจัดรูปแบบหมายเลขหน้าของคุณ
สี่ตัวเลือกที่นี่คือ:
- เลขบนขวาทุกหน้า
- หมายเลขบนทุกหน้าที่ด้านล่างขวา
- หมายเลขด้านขวาบนเริ่มต้นที่หน้าสอง
- หมายเลขด้านขวาล่างเริ่มต้นที่หน้าสอง
หากคุณไม่ชอบตัวเลือกเหล่านี้ ให้เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม
หน้าต่างถัดไปจะให้คุณวางตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขหน้าไป
- ในส่วนหัวหรือส่วนท้าย
- จะเริ่มนับที่หน้าแรกหรือไม่
- หน้าใดที่จะเริ่มใส่หมายเลขหน้า
- เลือก ใช้ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อใช้การเลือกหมายเลขหน้าของคุณ
คุณลักษณะอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ของ Google เอกสาร
มีคุณลักษณะที่สำคัญอื่นๆ ของ Google เอกสารอีกสองสามอย่างที่คุณควรทราบหากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จาก Google เอกสารได้มากขึ้น
จำนวนคำใน Google เอกสาร
อยากรู้ว่าคุณเขียนไปกี่คำแล้ว เพียงเลือกเครื่องมือและเลือกจำนวนคำ นี่จะแสดงหน้าทั้งหมด จำนวนคำ จำนวนอักขระ และจำนวนอักขระโดยไม่มีการเว้นวรรค
หากคุณเปิดใช้งาน แสดงจำนวนคำขณะพิมพ์ และเลือก ตกลง คุณจะเห็นจำนวนคำทั้งหมดสำหรับเอกสารของคุณที่อัปเดตตามเวลาจริงที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ
ดาวน์โหลด Google Docs
คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารของคุณได้หลายรูปแบบ เลือก File และดาวน์โหลดเพื่อดูรูปแบบทั้งหมด
คุณสามารถเลือกตัวเลือกเหล่านี้เพื่อรับสำเนาเอกสารของคุณเป็นเอกสาร Word, เอกสาร PDF, ข้อความธรรมดา, HTML และอื่นๆ
ค้นหาและแทนที่ใน Google เอกสาร
ค้นหาและแทนที่คำหรือวลีในเอกสารของคุณอย่างรวดเร็วด้วยคำหรือวลีใหม่โดยใช้คุณลักษณะค้นหาและแทนที่ของ Google เอกสาร หากต้องการใช้การค้นหาและแทนที่ใน Google เอกสาร ให้เลือกเมนูแก้ไข แล้วเลือกค้นหาและแทนที่ จะเป็นการเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
คุณสามารถสร้างกรณีการค้นหาที่มีความละเอียดอ่อนได้โดยเปิดใช้งานกรณีการจับคู่ เลือกปุ่ม ถัดไป เพื่อค้นหารายการถัดไปของคำค้นหาของคุณ และเลือก แทนที่ เพื่อเปิดใช้งานการแทนที่ หากคุณมั่นใจว่าจะไม่ทำผิดพลาดใดๆ คุณสามารถเลือกแทนที่ทั้งหมดเพื่อทำการแทนที่ทั้งหมดในคราวเดียว
สารบัญของ Google เอกสาร
หากคุณสร้างเอกสารขนาดใหญ่ที่มีหลายหน้าและหลายส่วน การรวมสารบัญไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสารจะเป็นประโยชน์ ในการทำเช่นนี้ เพียงวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ด้านบนของเอกสาร เลือกเมนู แทรก และเลือก สารบัญ
คุณสามารถเลือกจากสองรูปแบบ สารบัญที่มีหมายเลขมาตรฐาน หรือชุดลิงก์ไปยังแต่ละส่วนหัวในเอกสารของคุณ
คุณสมบัติอื่นๆ สองสามอย่างใน Google เอกสารที่คุณอาจต้องการตรวจสอบได้แก่:
- ติดตามการเปลี่ยนแปลง: เลือก Fileเลือก ประวัติเวอร์ชัน และเลือก ดูประวัติเวอร์ชัน นี่จะแสดงการแก้ไขเอกสารของคุณที่ผ่านมาทั้งหมด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด กู้คืนเวอร์ชันที่ผ่านมาเพียงแค่เลือก
- Google เอกสารออฟไลน์: ในการตั้งค่า Google ไดรฟ์ ให้เปิดใช้งานออฟไลน์ เพื่อให้เอกสารที่คุณทำงานซิงค์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ แม้ว่าคุณจะสูญเสียการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต คุณก็สามารถใช้งานได้ และมันจะซิงค์ในครั้งต่อไปที่คุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
- Google Docs App: ต้องการแก้ไขเอกสาร Google Docs บนโทรศัพท์ของคุณหรือไม่? ติดตั้งแอปมือถือ Google เอกสารสำหรับ Android หรือ iOS
ดาวน์โหลด PDF: Google เอกสาร คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น
