Gabay sa LOCKTON sa Pagkuha ng Mga Tagubilin sa Kliyente Gabay sa Gumagamit

Ang Lockton Solicitors Guide to Capturing Client Instructions ay idinisenyo upang tulungan ang mga law firm sa tumpak na pagtatala at pamamahala ng mga tagubilin ng kliyente upang maiwasan ang mga claim at mapabuti ang pangkalahatang kasiyahan ng kliyente.

Mga Tagubilin sa Paggamit ng Produkto

Kahalagahan ng Pagkuha ng Mga Tagubilin sa Kliyente

Napakahalaga na malinaw na makuha ang mga tagubilin ng kliyente upang matiyak na:

Pag-unawa sa mga layunin ng kliyente para sa pagbibigay ng naaangkop na payo
Paglalaan ng trabaho sa angkop na departamento o kumikita ng bayad

Pagsunod sa mga kinakailangan sa kakayahan at mga pamantayan sa regulasyon
Kumilos para sa pinakamahusay na interes ng kliyente

Pagpapatupad ng Patakaran

Ang lahat ng mga kumpanya ay dapat magtatag ng isang patakaran para sa pagkuha ng mga tagubilin ng kliyente:

Tukuyin ang prosesong dapat sundin ng mga empleyado

Bigyang-diin ang kahalagahan ng tumpak na pagtatala
Tukuyin ang impormasyong itatala at mga kahihinatnan ng hindi pagsunod

Mga Tagubilin sa Pagrekord

Kapag kumukuha ng mga tagubilin ng kliyente, tiyaking:

Itala ang lahat ng mga tagubiling natanggap, kabilang ang anumang mga pagbabago
Maglaan ng mga gawain sa naaangkop na kawani batay sa kadalubhasaan

Sumunod sa mga kinakailangan sa kakayahan at mga pamantayan sa regulasyon

Panimula

Ang isa sa mga pinakakaraniwang dahilan ng paghahabol laban sa mga law firm ay ang hindi pagsunod sa mga tagubilin ng kliyente.

Kapag pinag-uusapan natin ang pagkuha ng mga tagubilin ng kliyente, tinutukoy namin ang pangangailangang malinaw na itala ang lahat ng mga tagubiling natatanggap namin mula sa aming mga kliyente, kabilang ang anumang mga pagbabago sa mga tagubiling iyon habang umuusad ang isang bagay.
Ang mga kumpanya ay maaaring gumawa ng ilang simpleng hakbang upang makatulong na maiwasan ang mga paghahabol ng ganitong uri. Makakatulong ito upang maiwasan ang mga reklamo mula sa mga kliyente at/o mga paghahabol na ginagawa.

Bilang resulta, mas kaunting oras ng kumikita ng bayad ang gugugol sa pagharap sa mga isyu na nagmumula, na humahantong sa pagpapabuti ng moral, isang mas mahusay na karanasan sa pag-claim para sa mga kumpanya at mas kaunting pera na binabayaran sa mga claim ng mga insurer.

Ano ang maaari naming gawin upang makatulong na maiwasan ang mga reklamo at paghahabol

Ang lahat ng mga kumpanya ay dapat maglagay ng isang patakaran para sa pagkuha ng mga tagubilin ng kliyente at gawin itong magagamit sa lahat ng may-katuturang kawani.
Dapat itakda ng patakaran ang proseso na dapat sundin ng mga empleyado kapag kumukuha ng mga tagubilin ng kliyente at bigyang-diin ang kahalagahan ng paggawa nito.

Dapat ding itakda ng patakaran ang impormasyon na dapat itala ng mga empleyado kapag kumukuha ng mga tagubilin (kabilang ang anumang kasunod na pagbabago sa mga tagubiling iyon), at ang mga implikasyon para sa parehong kompanya at empleyado kung hindi nila susundin ang patakaran.

Bakit napakahalagang malinaw na makuha ang mga tagubilin ng kliyente

Napakahalaga na gawin natin ito para sa ilang kadahilanan:

Upang maunawaan namin nang eksakto kung ano ang gustong makamit ng kliyente at upang maibigay ang tamang payo.

Binibigyang-daan nito ang Firm na ilaan ang trabaho sa tamang departamento at kumikita ng bayad na may naaangkop na kadalubhasaan at karanasan, o bilang kahalili upang paganahin ang naaangkop na pangangasiwa na maibigay sa isang hindi gaanong karanasan na kumikita ng bayad.
Tinutulungan din nito ang Firm na sumunod sa mga kinakailangan sa kakayahan na itinakda sa Code of Conduct for Firms. Sa partikular, ang panuntunan 4.2, na nagsasaad na dapat tiyakin ng mga kumpanya na ang serbisyong ibinibigay sa mga kliyente ay may kakayahan at naihatid sa isang napapanahong paraan, at isinasaalang-alang ang mga katangian, pangangailangan at kalagayan ng kliyente.
Ang Prinsipyo 7 ng Mga Pamantayan at Regulasyon ng SRA ay nangangailangan sa iyo na kumilos para sa pinakamahusay na interes ng iyong kliyente. Upang magawa ito, bilang panimulang punto, kakailanganin mong kumuha ng malinaw na mga tagubilin mula sa iyong kliyente.
Binibigyang-daan din nito ang Firm na tumanggi sa mga tagubilin kung saan wala itong naaangkop na kadalubhasaan o kung saan sila ay hindi nababagay sa risk appetite ng Firm para sa trabaho.
Binibigyang-daan nito ang Firm at ang kumikita ng bayad na patunayan, kung kinakailangan, ang eksaktong mga tagubilin na natanggap mula sa sinumang kliyente.
Maaaring gamitin ng kumikita ng bayad ang mga detalyadong tala ng mga tagubiling kinuha bilang isang punto ng sanggunian kung kinakailangan.

Anong impormasyon ang dapat mong itala kapag kumukuha ng mga tagubilin

Dapat itala ng lahat ng mga kumikita ng bayad ang sumusunod na impormasyon sa a file tandaan at ilagay ito sa kaugnay na kliyente file: [Tandaan: Ito ay isang rekomendasyon ng impormasyon na itinuturing naming dapat itala at maaaring naisin ng mga kumpanya na baguhin ito.]

Mga paunang tagubilin ng kliyente.
Mga pangangailangan at layunin ng kliyente.
Mga detalye ng lahat ng mga tagubiling natanggap mula sa kliyente na may kaugnayan sa kanilang usapin.
Lahat ng mga talakayan at pag-uusap sa telepono sa kliyente at anumang iba pang partido tungkol sa usapin ng kliyente.
Anumang kasunod na pagbabago sa mga tagubilin, pangangailangan at/o layunin at
Mga detalye ng lahat ng hakbang at sukat ng oras na sinasang-ayunan mo ang kliyente paminsan-minsan, alinman sa kliyente o anumang ibang partido na may kaugnayan sa usapin ng kliyente.
Lahat ng mga bagay na tinalakay sa anumang mga pagpupulong kasama ang kliyente at anumang iba pang partido na may kaugnayan sa usapin ng kliyente.

Maaaring naisin mong isaalang-alang ang pagsasama ng buod ng mga tagubilin ng kliyente sa isang iskedyul sa sulat ng pangangalaga ng iyong kliyente, na maaaring suriin, tanggapin at sang-ayunan ng kliyente.

Ano ang susunod na gagawin

Inirerekomenda namin na gawin mo ang mga sumusunod na hakbang (kung hindi mo pa nagagawa):

Magtalaga ng angkop na tao na responsable sa paggawa ng iyong patakaran.

Ihanda ang iyong patakaran: Ang patakaran ay dapat magdetalye kung paano dapat harapin ng mga kawani ang mga katanungang natanggap mula sa mga potensyal na kliyente at ang proseso para sa pagkuha ng mga tagubilin ng kliyente. Dapat din nitong ilista ang impormasyon na dapat itala at ang mga sukat ng oras para sa paggawa nito. Dapat ipaliwanag ng patakaran ang kahalagahan ng pagtatala ng mga tagubilin, kabilang ang mga kasunod na pagbabago, at ang mga implikasyon para sa parehong kumpanya at kawani ng hindi pagsunod sa patakaran.
Review ang iyong kasalukuyang (mga) karaniwang sulat sa pangangalaga ng kliyente upang matiyak na / sila ay nagbibigay-daan para sa isang buod ng mga tagubilin ng kliyente na maipasok.
Baguhin ang iyong File Review Checklist upang isama ang isang tseke na ang mga tagubilin ay malinaw na naitala, kung wala pa sa iyong Checklist.

Pagsasanay: Ang pagsasanay ay dapat na maganap para sa lahat ng may-katuturang kawani sa patakaran, mas mabuti sa oras ng pagtatalaga ng kawani at pagkatapos ay isang regular na pag-refresh. Dapat saklawin ng pagsasanay ang mga prosesong dapat sundin, ipaliwanag ang kahalagahan ng pagsunod sa patakaran at ang mga potensyal na panganib sa kompanya ng hindi pagsunod.
Patakaran muliview at pagsubaybay: Magtalaga ng isang naaangkop na tao upang maging responsable para sa mulingviewpag-audit at pag-audit sa mga prosesong inilalagay, upang matiyak na epektibo ang mga ito. Anumang mga pagbabago ay dapat ipaalam sa taong responsable para sa pagsunod. Ang taong hinirang ay dapat magtago ng naaangkop na mga talaan na nagdodokumento ng mulingview at proseso ng pag-audit.

Mga FAQ

T: Bakit mahalagang makuha nang malinaw ang mga tagubilin ng kliyente?
A: Tinitiyak ng malinaw na pagkuha ng mga tagubilin ng kliyente ang pag-unawa, pagsunod, at mas mahusay na paghahatid ng serbisyo, na sa huli ay nakikinabang kapwa sa kompanya at sa kliyente.

T: Ano ang dapat isama ng mga kumpanya sa kanilang patakaran para sa pagkuha ng mga tagubilin ng kliyente?
A: Dapat na balangkasin ng patakaran ang proseso, bigyang-diin ang kahalagahan ng tumpak na pag-record, tukuyin ang impormasyong itatala, at detalyado ang mga kahihinatnan ng hindi pagsunod.

Mga Dokumento / Mga Mapagkukunan

Gabay sa LOCKTON sa Pagkuha ng Mga Tagubilin sa Kliyente [pdf] Gabay sa Gumagamit
Gabay sa Pagkuha ng Mga Tagubilin sa Kliyente, Pagkuha ng Mga Tagubilin sa Kliyente, Mga Tagubilin sa Kliyente, Mga Tagubilin

Mga sanggunian

User Manual

Gabay sa LOCKTON sa Pagkuha ng Mga Tagubilin sa Kliyente

Mga pagtutukoy

Impormasyon ng Produkto