ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ ਲੌਕਟਨ ਗਾਈਡ
ਨਿਰਧਾਰਨ
- ਉਤਪਾਦ: ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ ਲੌਕਟਨ ਸਾਲਿਸਟਰਸ ਗਾਈਡ
- ਨਿਰਮਾਤਾ: ਟੀਲ ਪਾਲਣਾ
- ਵਰਤੋਂ: ਕਨੂੰਨੀ ਫਰਮਾਂ ਲਈ ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਾ
ਉਤਪਾਦ ਜਾਣਕਾਰੀ
ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ ਲੌਕਟਨ ਸੋਲੀਸਿਟਰਜ਼ ਗਾਈਡ ਦਾਅਵਿਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਅਤੇ ਸਮੁੱਚੀ ਕਲਾਇੰਟ ਸੰਤੁਸ਼ਟੀ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਕਾਨੂੰਨ ਫਰਮਾਂ ਦੀ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ।
ਉਤਪਾਦ ਵਰਤੋਂ ਨਿਰਦੇਸ਼
ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ
ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਗਾਹਕ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹਾਸਲ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ:
- ਉਚਿਤ ਸਲਾਹ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਲਈ ਗਾਹਕ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਸਮਝ
- ਉਚਿਤ ਵਿਭਾਗ ਜਾਂ ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਕੰਮ ਦੀ ਵੰਡ
- ਯੋਗਤਾ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ
- ਗਾਹਕ ਦੇ ਸਰਵੋਤਮ ਹਿੱਤਾਂ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਨਾ
ਨੀਤੀ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ
ਸਾਰੀਆਂ ਫਰਮਾਂ ਨੂੰ ਗਾਹਕ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਨੀਤੀ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ:
- ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ
- ਸਹੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦਿਓ
- ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਪਾਲਣਾ ਨਾ ਕਰਨ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਦੱਸੋ
ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨਿਰਦੇਸ਼
ਗਾਹਕ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ:
- ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ, ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਬਦੀਲੀ ਸਮੇਤ
- ਮੁਹਾਰਤ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਢੁਕਵੇਂ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਕੰਮ ਅਲਾਟ ਕਰੋ
- ਯੋਗਤਾ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ
ਜਾਣ-ਪਛਾਣ
- ਕਨੂੰਨੀ ਫਰਮਾਂ ਦੇ ਖਿਲਾਫ ਦਾਅਵਿਆਂ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਕਾਰਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਦੇ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਅਸਫਲਤਾ ਹੈ।
- ਜਦੋਂ ਅਸੀਂ ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਤਾਂ ਅਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਸਾਰੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦਿੰਦੇ ਹਾਂ ਜੋ ਸਾਨੂੰ ਸਾਡੇ ਗਾਹਕਾਂ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮਾਮਲਾ ਅੱਗੇ ਵਧਦਾ ਹੈ ਉਹਨਾਂ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵੀ ਬਦਲਾਅ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
- ਇਸ ਕਿਸਮ ਦੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਲਈ ਫਰਮਾਂ ਕਈ ਸਧਾਰਨ ਕਦਮ ਚੁੱਕ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਫਿਰ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀਆਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਅਤੇ/ਜਾਂ ਕੀਤੇ ਜਾ ਰਹੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ, ਘੱਟ ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਪੈਦਾ ਹੋਏ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਲਈ ਖਰਚ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਮਨੋਬਲ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਹੋਵੇਗਾ, ਫਰਮਾਂ ਲਈ ਬਿਹਤਰ ਦਾਅਵਿਆਂ ਦਾ ਤਜਰਬਾ ਹੋਵੇਗਾ ਅਤੇ ਬੀਮਾਕਰਤਾਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਦਾਅਵਿਆਂ 'ਤੇ ਘੱਟ ਪੈਸੇ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਅਤੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਲਈ ਅਸੀਂ ਕੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ
- ਸਾਰੀਆਂ ਫਰਮਾਂ ਨੂੰ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਨੀਤੀ ਬਣਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਸਾਰੇ ਸਬੰਧਤ ਸਟਾਫ਼ ਲਈ ਉਪਲਬਧ ਕਰਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਉਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਹਦਾਇਤਾਂ ਲੈਣ ਵੇਲੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ (ਉਨ੍ਹਾਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਵੀ ਬਾਅਦ ਦੀਆਂ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਸਮੇਤ), ਅਤੇ ਜੇਕਰ ਉਹ ਨੀਤੀ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਫਰਮ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੋਵਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਭਾਵ।
ਗਾਹਕ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹਾਸਲ ਕਰਨਾ ਇੰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਉਂ ਹੈ
ਇਹ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਅਸੀਂ ਇਹ ਕਈ ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਕਰੀਏ:
- ਤਾਂ ਜੋ ਅਸੀਂ ਸਮਝੀਏ ਕਿ ਗਾਹਕ ਕੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਲਈ ਸਹੀ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
- ਇਹ ਫਰਮ ਨੂੰ ਢੁਕਵੀਂ ਮੁਹਾਰਤ ਅਤੇ ਤਜ਼ਰਬੇ ਦੇ ਨਾਲ ਸਹੀ ਵਿਭਾਗ ਅਤੇ ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਕੰਮ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਵਿਕਲਪਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘੱਟ ਤਜਰਬੇਕਾਰ ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਲਈ ਉਚਿਤ ਨਿਗਰਾਨੀ ਨੂੰ ਸਮਰੱਥ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
- ਇਹ ਫਰਮ ਲਈ ਆਚਾਰ ਸੰਹਿਤਾ ਵਿੱਚ ਨਿਰਧਾਰਤ ਯੋਗਤਾ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਵੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਨਿਯਮ 4.2, ਜੋ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਫਰਮਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਸੇਵਾ ਸਮਰੱਥ ਹੈ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ, ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਹਾਲਾਤਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦੀ ਹੈ।
- SRA ਸਟੈਂਡਰਡਜ਼ ਅਤੇ ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨਜ਼ ਦਾ ਸਿਧਾਂਤ 7 ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕਲਾਇੰਟ ਦੇ ਸਰਵੋਤਮ ਹਿੱਤਾਂ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬਿੰਦੂ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕਲਾਇੰਟ ਤੋਂ ਸਪੱਸ਼ਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇਗੀ।
- ਇਹ ਫਰਮ ਨੂੰ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਤੋਂ ਇਨਕਾਰ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਵੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਉਸ ਕੋਲ ਢੁਕਵੀਂ ਮੁਹਾਰਤ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜਾਂ ਜਿੱਥੇ ਉਹ ਕੰਮ ਲਈ ਫਰਮ ਦੀ ਜੋਖਮ ਦੀ ਭੁੱਖ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹਨ।
- ਇਹ ਫਰਮ ਅਤੇ ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਸਬੂਤ ਦੇਣ ਦੇ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ, ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਲਾਇੰਟ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਸਹੀ ਨਿਰਦੇਸ਼।
- ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲਾ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਹਵਾਲੇ ਦੇ ਬਿੰਦੂ ਵਜੋਂ ਲਏ ਗਏ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੇ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਨੋਟਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਹਦਾਇਤਾਂ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ
ਸਾਰੇ ਫੀਸ ਕਮਾਉਣ ਵਾਲਿਆਂ ਨੂੰ ਹੇਠ ਲਿਖੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਏ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ file ਨੋਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਸੰਬੰਧਿਤ ਕਲਾਇੰਟ 'ਤੇ ਰੱਖੋ file: [ਨੋਟ ਕਰੋ: ਇਹ ਉਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਹੈ ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਅਸੀਂ ਵਿਚਾਰ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਫਰਮਾਂ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸੋਧ ਕਰਨਾ ਚਾਹ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।]
- ਗਾਹਕ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਨਿਰਦੇਸ਼.
- ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਉਦੇਸ਼।
- ਗਾਹਕ ਤੋਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਸਾਰੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਦਾ ਵੇਰਵਾ।
- ਗਾਹਕ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਦੇ ਸੰਬੰਧ ਵਿੱਚ ਗਾਹਕ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਧਿਰ ਨਾਲ ਸਾਰੀਆਂ ਚਰਚਾਵਾਂ ਅਤੇ ਟੈਲੀਫੋਨ ਗੱਲਬਾਤ।
- ਉਹਨਾਂ ਹਦਾਇਤਾਂ, ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ/ਜਾਂ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵੀ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਅਤੇ
- ਸਾਰੇ ਪੜਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸਕੇਲਾਂ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਗਾਹਕ ਨਾਲ ਸਹਿਮਤ ਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਜਾਂ ਤਾਂ ਗਾਹਕ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿੱਚ ਗਾਹਕ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਧਿਰ ਨਾਲ।
- ਗਾਹਕ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਧਿਰ ਨਾਲ ਕਿਸੇ ਵੀ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਵਿਚਾਰੇ ਗਏ ਸਾਰੇ ਮਾਮਲੇ।
ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕਲਾਇੰਟ ਕੇਅਰ ਲੈਟਰ ਦੇ ਇੱਕ ਅਨੁਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਕਲਾਇੰਟ ਦੀਆਂ ਹਿਦਾਇਤਾਂ ਦਾ ਸਾਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨਾ ਚਾਹ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਿਸਦੀ ਗਾਹਕ ਫਿਰ ਜਾਂਚ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਸਵੀਕਾਰ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਅੱਗੇ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ
ਅਸੀਂ ਸਿਫ਼ਾਰਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਕਦਮ ਚੁੱਕੋ (ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਅਜਿਹਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਹੈ):
- ਆਪਣੀ ਪਾਲਿਸੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣ ਲਈ ਇੱਕ ਉਚਿਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ।
- ਆਪਣੀ ਪਾਲਿਸੀ ਤਿਆਰ ਕਰੋ: ਪਾਲਿਸੀ ਵਿੱਚ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਸੰਭਾਵੀ ਗਾਹਕਾਂ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਲੈਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਨਜਿੱਠਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵੀ ਸੂਚੀਬੱਧ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਾਂ-ਸਕੇਲ। ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੇ ਮਹੱਤਵ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਅਗਲੀਆਂ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ, ਅਤੇ ਪਾਲਿਸੀ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨਾ ਕਰਨ ਦੇ ਫਰਮ ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਦੋਵਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਭਾਵ।
- Review ਤੁਹਾਡੇ ਮੌਜੂਦਾ ਸਟੈਂਡਰਡ ਕਲਾਇੰਟ ਕੇਅਰ ਲੈਟਰ (ਲੇਟਰਾਂ) ਨੂੰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਇਹ / ਉਹ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਹਿਦਾਇਤਾਂ ਦਾ ਸਾਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
- ਤੁਹਾਡੀ ਸੋਧ File Review ਇੱਕ ਜਾਂਚ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਲਈ ਚੈਕਲਿਸਟ ਕਿ ਹਦਾਇਤਾਂ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ, ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਨਹੀਂ ਹੈ।
- ਸਿਖਲਾਈ: ਸਿਖਲਾਈ ਫਿਰ ਪਾਲਿਸੀ 'ਤੇ ਸਾਰੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਸਟਾਫ ਲਈ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਆਦਰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦੇ ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਫਿਰ ਨਿਯਮਤ ਰਿਫਰੈਸ਼ਰ। ਸਿਖਲਾਈ ਵਿੱਚ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਪਾਲਿਸੀ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਦੇ ਮਹੱਤਵ ਅਤੇ ਗੈਰ-ਅਨੁਪਾਲਨ ਦੀ ਫਰਮ ਨੂੰ ਸੰਭਾਵੀ ਜੋਖਮਾਂ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
- ਨੀਤੀ ਮੁੜview ਅਤੇ ਨਿਗਰਾਨੀ: ਦੁਬਾਰਾ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣ ਲਈ ਇੱਕ ਉਚਿਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋviewਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਉਹ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਉਹਨਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦਾ ਆਡਿਟ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਕਰਨਾ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਬਦੀਲੀ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਨਿਯੁਕਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਮੁੜ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਉਚਿਤ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈview ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ।
ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ
ਸਵਾਲ: ਕਲਾਇੰਟ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹਾਸਲ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਉਂ ਹੈ?
A: ਕਲਾਇੰਟ ਦੀਆਂ ਹਿਦਾਇਤਾਂ ਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਕੈਪਚਰ ਸਮਝ, ਪਾਲਣਾ, ਅਤੇ ਬਿਹਤਰ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਫਰਮ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੋਵਾਂ ਨੂੰ ਲਾਭ ਪਹੁੰਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਸਵਾਲ: ਗਾਹਕ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਲਈ ਫਰਮਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਨੀਤੀ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?
A: ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਰੂਪਰੇਖਾ ਬਣਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਸਹੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਦੇ ਮਹੱਤਵ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਗੈਰ-ਪਾਲਣਾ ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ / ਸਰੋਤ
 |
ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ ਲੌਕਟਨ ਗਾਈਡ [pdf] ਯੂਜ਼ਰ ਗਾਈਡ ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ ਗਾਈਡ, ਕਲਾਇੰਟ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨਾ, ਕਲਾਇੰਟ ਹਦਾਇਤਾਂ, ਹਦਾਇਤਾਂ |
