ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટે LOCKTON માર્ગદર્શિકા

વિશિષ્ટતાઓ

• ઉત્પાદન: ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટે લોકટન સોલિસીટર્સ માર્ગદર્શિકા
• ઉત્પાદક: ટીલ પાલન
• ઉપયોગ: કાયદાકીય સંસ્થાઓ માટે ક્લાયંટ સૂચનાઓ રેકોર્ડ કરવી

ઉત્પાદન માહિતી

ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટે લોકટન સોલિસિટર માર્ગદર્શિકા દાવાઓને રોકવા અને એકંદર ક્લાયંટ સંતોષને સુધારવા માટે ક્લાયન્ટ સૂચનાઓને સચોટ રીતે રેકોર્ડ કરવા અને તેનું સંચાલન કરવામાં કાયદાકીય પેઢીઓને મદદ કરવા માટે રચાયેલ છે.

ઉત્પાદન વપરાશ સૂચનાઓ

ક્લાઈન્ટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવાનું મહત્વ

તેની ખાતરી કરવા માટે ક્લાયંટની સૂચનાઓને સ્પષ્ટપણે કેપ્ચર કરવી મહત્વપૂર્ણ છે:

• યોગ્ય સલાહ આપવા માટે ક્લાયંટના ઉદ્દેશ્યોની સમજ
• યોગ્ય વિભાગ અથવા ફી કમાનારને કામની ફાળવણી
• યોગ્યતાની જરૂરિયાતો અને નિયમનકારી ધોરણોનું પાલન
• ગ્રાહકના શ્રેષ્ઠ હિતમાં કામ કરવું

નીતિ અમલીકરણ

તમામ કંપનીઓએ ક્લાયંટની સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટે એક નીતિ સ્થાપિત કરવી જોઈએ:

• કર્મચારીઓને અનુસરવા માટેની પ્રક્રિયાને વ્યાખ્યાયિત કરો
• ચોક્કસ રેકોર્ડિંગના મહત્વ પર ભાર મૂકે છે
• રેકોર્ડ કરવા માટેની માહિતી અને બિન-પાલનનાં પરિણામોનો ઉલ્લેખ કરો

રેકોર્ડિંગ સૂચનાઓ

ક્લાયંટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરતી વખતે, ખાતરી કરો કે:

• કોઈપણ ફેરફારો સહિત પ્રાપ્ત થયેલ તમામ સૂચનાઓને રેકોર્ડ કરો
• કુશળતાના આધારે યોગ્ય સ્ટાફને કાર્યોની ફાળવણી કરો
• યોગ્યતા જરૂરિયાતો અને નિયમનકારી ધોરણોનું પાલન કરો

પરિચય

• કાયદાકીય સંસ્થાઓ સામેના દાવાઓના સૌથી સામાન્ય કારણો પૈકી એક ક્લાયન્ટની સૂચનાઓનું પાલન કરવામાં નિષ્ફળતા છે.
• જ્યારે આપણે ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા વિશે વાત કરીએ છીએ, ત્યારે અમે અમારા ક્લાયન્ટ્સ તરફથી પ્રાપ્ત થતી તમામ સૂચનાઓને સ્પષ્ટપણે રેકોર્ડ કરવાની જરૂરિયાતનો ઉલ્લેખ કરીએ છીએ, જેમાં બાબત આગળ વધે તેમ તે સૂચનાઓમાં કોઈપણ ફેરફારોનો સમાવેશ થાય છે.
• આ પ્રકારના દાવાઓને રોકવામાં મદદ કરવા માટે ફર્મ્સ સંખ્યાબંધ સરળ પગલાં લઈ શકે છે. આનાથી ગ્રાહકોની ફરિયાદો અને/અથવા દાવાઓને ટાળવામાં મદદ મળી શકે છે.
• પરિણામે ઓછી ફી કમાનારનો સમય ઉદભવતી સમસ્યાઓનો સામનો કરવા માટે ખર્ચવામાં આવશે, જેનાથી મનોબળ સુધરશે, કંપનીઓ માટે દાવાઓનો સારો અનુભવ થશે અને વીમા કંપનીઓ દ્વારા દાવા પર ઓછા પૈસા ચૂકવવામાં આવશે.

ફરિયાદો અને દાવાઓને રોકવા માટે અમે શું કરી શકીએ છીએ

• તમામ કંપનીઓએ ક્લાયન્ટની સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટે એક નીતિ બનાવવી જોઈએ અને તે તમામ સંબંધિત સ્ટાફને ઉપલબ્ધ કરાવવી જોઈએ.
• પોલિસીએ ક્લાયંટની સૂચનાઓ કેપ્ચર કરતી વખતે કર્મચારીઓએ અનુસરવી જોઈએ તે પ્રક્રિયાને સુયોજિત કરવી જોઈએ અને આમ કરવાના મહત્વ પર ભાર મૂકવો જોઈએ.
• નીતિએ સૂચનાઓ લેતી વખતે (તે સૂચનાઓમાં કોઈપણ અનુગામી ફેરફારો સહિત) અને જો તેઓ નીતિનું પાલન ન કરે તો પેઢી અને કર્મચારી બંને માટે તેની અસરોને પણ રેકોર્ડ કરવી જોઈએ તેવી માહિતી પણ નીતિમાં નિર્ધારિત કરવી જોઈએ.

ક્લાયંટની સૂચનાઓને સ્પષ્ટપણે કેપ્ચર કરવી શા માટે એટલું મહત્વનું છે

તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે કે આપણે આ સંખ્યાબંધ કારણોસર કરીએ:

• જેથી અમે સમજીએ કે ગ્રાહક શું પ્રાપ્ત કરવા માંગે છે અને જેથી યોગ્ય સલાહ આપવામાં આવે.
• તે ફર્મને યોગ્ય નિપુણતા અને અનુભવ સાથે યોગ્ય વિભાગ અને ફી કમાનારને કામ ફાળવવામાં સક્ષમ બનાવે છે અથવા વૈકલ્પિક રીતે ઓછા અનુભવી ફી કમાનારને યોગ્ય દેખરેખ પૂરી પાડવા સક્ષમ બનાવે છે.
• આ ફર્મ માટે આચારસંહિતામાં નિર્ધારિત યોગ્યતાની આવશ્યકતાઓનું પાલન કરવામાં પણ મદદ કરે છે. ખાસ કરીને, નિયમ 4.2, જે જણાવે છે કે ફર્મ્સે એ સુનિશ્ચિત કરવું જોઈએ કે ગ્રાહકોને પૂરી પાડવામાં આવતી સેવા સક્ષમ અને સમયસર વિતરિત છે, અને ક્લાયન્ટના લક્ષણો, જરૂરિયાતો અને સંજોગોને ધ્યાનમાં લે છે.
• SRA ધોરણો અને નિયમનોના સિદ્ધાંત 7 માટે જરૂરી છે કે તમે તમારા ક્લાયન્ટના શ્રેષ્ઠ હિતમાં કાર્ય કરો. આમ કરવા માટે, પ્રારંભિક બિંદુ તરીકે, તમારે તમારા ક્લાયંટ પાસેથી સ્પષ્ટ સૂચનાઓ મેળવવાની જરૂર પડશે.
• તે ફર્મને સૂચનાઓને નકારવા માટે પણ સક્ષમ બનાવે છે જ્યાં તેની પાસે યોગ્ય નિપુણતા નથી અથવા જ્યાં તેઓ કામ માટે ફર્મની જોખમની ક્ષમતાની બહાર આવે છે.
• તે ફર્મ અને ફી કમાનારને પુરાવા માટે સક્ષમ બનાવે છે, જો જરૂરી હોય તો, કોઈપણ ક્લાયન્ટ પાસેથી મળેલી ચોક્કસ સૂચનાઓ.
• ફી કમાનાર જો જરૂરી હોય તો સંદર્ભના બિંદુ તરીકે લેવામાં આવેલી સૂચનાઓની વિગતવાર નોંધોનો ઉપયોગ કરી શકે છે.

સૂચનાઓ કેપ્ચર કરતી વખતે તમારે કઈ માહિતી રેકોર્ડ કરવી જોઈએ

તમામ ફી કમાનારાઓએ નીચેની માહિતી એમાં રેકોર્ડ કરવી આવશ્યક છે file નોંધ કરો અને તેને સંબંધિત ક્લાયન્ટ પર મૂકો file: [નોંધ: આ એક ભલામણ છે જે અમે ધ્યાનમાં લઈએ છીએ તે માહિતી રેકોર્ડ કરવી જોઈએ અને કંપનીઓ તેમાં સુધારો કરવા ઈચ્છે છે.]

• ગ્રાહકની પ્રારંભિક સૂચનાઓ.
• ગ્રાહકની જરૂરિયાતો અને ઉદ્દેશ્યો.
• ક્લાયન્ટ પાસેથી તેમની બાબત સંબંધિત તમામ સૂચનાઓની વિગતો.
• ક્લાયન્ટની બાબતને લગતી તમામ ચર્ચાઓ અને ક્લાયંટ અને અન્ય કોઈપણ પક્ષ સાથે ટેલિફોન વાતચીત.
• તે સૂચનાઓ, જરૂરિયાતો અને/અથવા ઉદ્દેશ્યોમાં કોઈપણ અનુગામી ફેરફારો અને
• તમે ક્લાયન્ટ સાથે સમયાંતરે સંમત થાઓ છો તેવા તમામ પગલાઓ અને સમય-ધોરણોની વિગતો, ક્લાયન્ટની બાબતના સંબંધમાં ક્લાયન્ટ અથવા અન્ય કોઈપણ પક્ષ સાથે.
• ક્લાયન્ટ અને ક્લાયન્ટની બાબતને લગતી કોઈપણ અન્ય પક્ષ સાથેની કોઈપણ મીટિંગમાં ચર્ચા કરવામાં આવેલી તમામ બાબતો.

તમે તમારા ક્લાયન્ટ કેર લેટરના શેડ્યૂલમાં ક્લાયન્ટની સૂચનાઓનો સારાંશ શામેલ કરવાનું વિચારી શકો છો, જે પછી ક્લાયન્ટ ચેક કરી શકે છે, સ્વીકારી શકે છે અને સંમત થઈ શકે છે.

આગળ શું કરવું

અમે ભલામણ કરીએ છીએ કે તમે નીચેના પગલાં લો (જો તમે પહેલાથી આવું ન કર્યું હોય):

• તમારી પોલિસી બનાવવા માટે જવાબદાર બનવા માટે યોગ્ય વ્યક્તિની નિમણૂક કરો.
• તમારી પૉલિસી તૈયાર કરો: પૉલિસીમાં સ્ટાફે સંભવિત ક્લાયન્ટ પાસેથી મળેલી પૂછપરછ અને ક્લાયન્ટની સૂચનાઓ લેવાની પ્રક્રિયા સાથે કેવી રીતે વ્યવહાર કરવો જોઈએ તેની વિગતો હોવી જોઈએ. તેમાં તે માહિતીની યાદી પણ હોવી જોઈએ કે જે રેકોર્ડ કરવી જોઈએ અને તે કરવા માટેના સમય-ધોરણોની પણ યાદી બનાવવી જોઈએ. પોલિસીએ અનુગામી ફેરફારો સહિત, રેકોર્ડિંગ સૂચનાઓનું મહત્વ અને પેઢી અને કર્મચારીઓ બંને માટે નીતિનું પાલન ન કરવા માટેની અસરો સમજાવવી જોઈએ.
• Review તમારા વર્તમાન માનક ક્લાયન્ટ કેર લેટર(ઓ) એ ખાતરી કરવા માટે કે તે/તેઓ ક્લાયન્ટની સૂચનાઓનો સારાંશ દાખલ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
• તમારા સુધારો File Review જો તમારી ચેકલિસ્ટમાં પહેલાથી ન હોય તો, સૂચનાઓ સ્પષ્ટ રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવી હોય તે ચેક શામેલ કરવા માટે ચેકલિસ્ટ.
• તાલીમ: ત્યારપછી પોલીસી પરના તમામ સંબંધિત સ્ટાફ માટે તાલીમ થવી જોઈએ, આદર્શ રીતે સ્ટાફ ઇન્ડક્શન સમયે અને પછી નિયમિત રિફ્રેશર. તાલીમમાં અનુસરવામાં આવનારી પ્રક્રિયાઓને આવરી લેવી જોઈએ, નીતિને અનુસરવાનું મહત્વ અને બિન-પાલન કરનાર પેઢીને સંભવિત જોખમો સમજાવવું જોઈએ.
• નીતિ પુનઃview અને દેખરેખ: ફરીથી માટે જવાબદાર બનવા માટે યોગ્ય વ્યક્તિની નિમણૂક કરોviewઅમલમાં મુકવામાં આવેલી પ્રક્રિયાઓનું ing અને ઑડિટ કરવું, જેથી તેઓ અસરકારક રીતે કાર્ય કરે તેની ખાતરી કરવા. કોઈપણ ફેરફારો પાલન માટે જવાબદાર વ્યક્તિને સૂચિત કરવા જોઈએ. નિમણૂક કરેલ વ્યક્તિએ ફરીથી દસ્તાવેજીકરણ કરતા યોગ્ય રેકોર્ડ્સ રાખવા જોઈએview અને ઓડિટ પ્રક્રિયા.

FAQs

પ્ર: ક્લાયંટની સૂચનાઓને સ્પષ્ટપણે કેપ્ચર કરવી શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?
A: ક્લાયન્ટની સૂચનાઓનું સ્પષ્ટ કેપ્ચર સમજણ, અનુપાલન અને બહેતર સર્વિસ ડિલિવરી સુનિશ્ચિત કરે છે, આખરે પેઢી અને ક્લાયન્ટ બંનેને ફાયદો થાય છે.

પ્ર: ગ્રાહકોની સૂચનાઓ મેળવવા માટે કંપનીઓએ તેમની નીતિમાં શું શામેલ કરવું જોઈએ?
A: નીતિમાં પ્રક્રિયાની રૂપરેખા હોવી જોઈએ, સચોટ રેકોર્ડિંગના મહત્વ પર ભાર મૂકવો જોઈએ, રેકોર્ડ કરવા માટેની માહિતીનો ઉલ્લેખ કરવો જોઈએ અને બિન-અનુપાલનનાં પરિણામોની વિગતો આપવી જોઈએ.

દસ્તાવેજો / સંસાધનો

ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટે LOCKTON માર્ગદર્શિકા [પીડીએફ] વપરાશકર્તા માર્ગદર્શિકા ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ, કેપ્ચરિંગ ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ, ક્લાયન્ટ સૂચનાઓ, સૂચનાઓ કેપ્ચર કરવા માટેની માર્ગદર્શિકા

સંદર્ભો

• વપરાશકર્તા માર્ગદર્શિકા