Mwongozo wa LOCKTON wa Kukamata Maelekezo ya Mteja Mwongozo wa Mtumiaji

Mwongozo wa Mawakili wa Lockton wa Kunasa Maelekezo ya Wateja umeundwa ili kusaidia makampuni ya sheria katika kurekodi na kudhibiti kwa usahihi maagizo ya mteja ili kuzuia madai na kuboresha kuridhika kwa jumla kwa mteja.

Maagizo ya Matumizi ya Bidhaa

Umuhimu wa Kukamata Maagizo ya Mteja

Ni muhimu kunasa maagizo ya mteja kwa uwazi ili kuhakikisha:

Kuelewa malengo ya mteja kwa kutoa ushauri unaofaa
Ugawaji wa kazi kwa idara inayofaa au anayelipwa ada

Kuzingatia mahitaji ya uwezo na viwango vya udhibiti
Kutenda kwa maslahi ya mteja

Utekelezaji wa Sera

Makampuni yote yanapaswa kuanzisha sera ya kunasa maagizo ya mteja:

Fafanua utaratibu wa kufuata kwa wafanyikazi

Sisitiza umuhimu wa kurekodi kwa usahihi
Bainisha maelezo yatakayorekodiwa na matokeo ya kutofuata sheria

Maagizo ya Kurekodi

Wakati wa kunasa maagizo ya mteja, hakikisha:

Rekodi maagizo yote yaliyopokelewa, pamoja na mabadiliko yoyote
Tenga kazi kwa wafanyikazi wanaofaa kulingana na utaalamu

Kuzingatia mahitaji ya uwezo na viwango vya udhibiti

Utangulizi

Moja ya sababu za kawaida za madai dhidi ya makampuni ya sheria ni kushindwa kufuata maelekezo ya mteja.

Tunapozungumza kuhusu kunasa maagizo ya mteja, tunarejelea hitaji la kurekodi kwa uwazi maagizo yote tunayopokea kutoka kwa wateja wetu, ikijumuisha mabadiliko yoyote kwa maagizo hayo wakati suala linaendelea.
Makampuni yanaweza kuchukua hatua kadhaa rahisi ili kusaidia kuzuia madai ya aina hii. Hii inaweza kusaidia kuzuia malalamiko kutoka kwa wateja na / au madai kufanywa.

Matokeo yake, muda mdogo wa mpokeaji ada utatumika kushughulikia masuala yanayojitokeza, na kusababisha ari iliyoboreshwa, uzoefu bora wa madai kwa makampuni na pesa kidogo kulipwa kwa madai na bima.

Tunachoweza kufanya ili kusaidia kuzuia malalamiko na madai

Makampuni yote yanapaswa kuweka sera ya kunasa maagizo ya mteja na kuifanya ipatikane kwa wafanyikazi wote wanaohusika.
Sera inapaswa kuweka utaratibu ambao wafanyakazi wanapaswa kufuata wakati wa kunasa maelekezo ya mteja na kusisitiza umuhimu wa kufanya hivyo.

Sera inapaswa pia kuweka habari ambayo wafanyikazi wanapaswa kurekodi wakati wa kuchukua maagizo (pamoja na mabadiliko yoyote ya baadaye kwa maagizo hayo), na athari kwa kampuni na mfanyakazi ikiwa hawafuati sera.

Kwa nini ni muhimu sana kunasa maagizo ya mteja kwa uwazi

Ni muhimu sana kufanya hivi kwa sababu kadhaa:

Ili tuelewe ni nini hasa mteja anataka kufikia na ili ushauri unaofaa upewe.

Huwezesha Kampuni kugawa kazi kwa idara inayofaa na anayepokea ada na utaalamu na tajriba ifaayo, au vinginevyo kuwezesha usimamizi ufaao kutolewa kwa mpokea ada mwenye uzoefu mdogo.
Hii pia husaidia Kampuni kuzingatia mahitaji ya umahiri yaliyowekwa katika Kanuni za Maadili ya Makampuni. Hasa, kanuni ya 4.2, ambayo inasema kwamba Makampuni lazima yahakikishe kuwa huduma inayotolewa kwa wateja ina uwezo na inatolewa kwa wakati unaofaa, na inazingatia sifa, mahitaji na hali ya mteja.
Kanuni ya 7 ya Viwango na Kanuni za SRA inakuhitaji utende kwa manufaa ya mteja wako. Ili kufanya hivyo, kama hatua ya kuanzia, utahitaji kupata maelekezo ya wazi kutoka kwa mteja wako.
Pia huwezesha Kampuni kukataa maagizo pale ambapo haina utaalam ufaao au pale ambapo yanatoka nje ya hamu ya hatari ya kufanya kazi.
Inawezesha Kampuni na anayepokea ada kupata ushahidi, ikihitajika, maagizo kamili yaliyopokelewa kutoka kwa mteja yeyote.
Mpokeaji ada anaweza kutumia maelezo ya kina ya maagizo yaliyochukuliwa kama marejeleo ikiwa inahitajika.

Ni habari gani unapaswa kurekodi wakati wa kunasa maagizo

Wapokeaji ada wote lazima warekodi maelezo yafuatayo katika a file kumbuka na kuiweka kwa mteja husika file: [Kumbuka: Hili ni pendekezo la maelezo tunayofikiria kuwa yanafaa kurekodiwa na makampuni yanaweza kutaka kurekebisha hili.]

Maelekezo ya awali ya mteja.
Mahitaji na malengo ya mteja.
Maelezo ya maagizo yote yaliyopokelewa kutoka kwa mteja yanayohusiana na suala lao.
Majadiliano yote na mazungumzo ya simu na mteja na mtu mwingine yeyote kuhusu suala la mteja.
Mabadiliko yoyote ya baadae kwa maagizo hayo, mahitaji na / au malengo na
Maelezo ya hatua zote na mizani ya muda ambayo unakubaliana na mteja mara kwa mara, ama na mteja au mtu mwingine yeyote kuhusiana na suala la mteja.
Mambo yote yanayojadiliwa katika mikutano yoyote na mteja na chama kingine chochote kinachohusiana na suala la mteja.

Unaweza kufikiria kujumuisha muhtasari wa maagizo ya mteja katika ratiba ya barua ya huduma ya mteja wako, ambayo mteja anaweza kuiangalia, kuikubali na kukubaliana nayo.

Nini cha kufanya baadaye

Tunapendekeza uchukue hatua zifuatazo (ikiwa bado hujafanya hivyo):

Teua mtu anayefaa kuwajibika kwa kuunda sera yako.

Andaa sera yako: Sera inapaswa kueleza kwa undani jinsi wafanyakazi wanapaswa kushughulikia maswali yaliyopokelewa kutoka kwa wateja watarajiwa na mchakato wa kuchukua maagizo ya mteja. Inapaswa pia kuorodhesha habari zinazopaswa kurekodiwa na mizani ya wakati wa kufanya hivyo. Sera inapaswa kueleza umuhimu wa kurekodi maagizo, ikiwa ni pamoja na mabadiliko ya baadaye, na athari kwa kampuni na wafanyakazi wa kutotii sera.
Review barua yako ya kawaida ya huduma ya mteja ili kuhakikisha kuwa / inaruhusu muhtasari wa maagizo ya mteja kuingizwa.
Rekebisha yako File Review Orodha hakiki ya kujumuisha hundi kwamba maagizo yamerekodiwa kwa uwazi, ikiwa tayari hayapo kwenye Orodha yako ya Hakiki.

Mafunzo: Mafunzo lazima yafanyike kwa wafanyakazi wote wanaohusika kuhusu sera, haswa wakati wa uandikishaji wa wafanyikazi na kisha rejea ya kawaida. Mafunzo yanapaswa kujumuisha michakato ya kufuatwa, kueleza umuhimu wa kufuata sera na hatari zinazoweza kutokea kwa kampuni ya kutofuata sheria.
Sera upyaview na ufuatiliaji: Teua mtu anayefaa kuwajibika kwa upyaviewkukagua na kukagua michakato inayowekwa, ili kuhakikisha kuwa inafanya kazi kwa ufanisi. Mabadiliko yoyote yanapaswa kujulishwa kwa mtu anayehusika na kufuata. Mtu aliyeteuliwa anapaswa kutunza kumbukumbu zinazofaa zinazoonyesha review na mchakato wa ukaguzi.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Swali: Kwa nini ni muhimu kunasa maagizo ya mteja kwa uwazi?
J: Ukamataji wazi wa maagizo ya mteja huhakikisha uelewa, utiifu, na utoaji wa huduma bora, hatimaye kufaidika kwa kampuni na mteja.

Swali: Je, makampuni yanapaswa kujumuisha nini katika sera zao za kunasa maagizo ya mteja?
J: Sera inapaswa kubainisha mchakato huo, kusisitiza umuhimu wa kurekodi kwa usahihi, kubainisha taarifa ya kurekodiwa, na kwa undani matokeo ya kutofuata sheria.

Nyaraka / Rasilimali

Mwongozo wa LOCKTON wa Kukamata Maagizo ya Mteja [pdf] Mwongozo wa Mtumiaji
Mwongozo wa Kukamata Maagizo ya Mteja, Kukamata Maagizo ya Mteja, Maagizo ya Mteja, Maagizo

Marejeleo

Mwongozo wa Mtumiaji

Mwongozo wa LOCKTON wa Kukamata Maagizo ya Mteja

Vipimo

Taarifa ya Bidhaa