Gwida LOCKTON għall-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent Gwida għall-Utent

Il-Gwida ta' Lockton Solicitors għall-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent hija mfassla biex tassisti lid-ditti tal-avukati biex jirreġistraw u jimmaniġġjaw b'mod preċiż l-istruzzjonijiet tal-klijenti biex jipprevjenu t-talbiet u jtejbu s-sodisfazzjon ġenerali tal-klijent.

Istruzzjonijiet għall-Użu tal-Prodott

Importanza tal-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent

Huwa kruċjali li jinqabdu l-istruzzjonijiet tal-klijent b'mod ċar biex jiġi żgurat:

Fehim tal-għanijiet tal-klijent għall-għoti ta' pariri xierqa
Allokazzjoni ta' xogħol lil dipartiment xieraq jew lil min jaqla' l-miżata

Konformità mar-rekwiżiti ta' kompetenza u standards regolatorji
Jaġixxi fl-aħjar interess tal-klijent

Implimentazzjoni tal-Politika

Id-ditti kollha għandhom jistabbilixxu politika biex jinqabdu l-istruzzjonijiet tal-klijenti:

Iddefinixxi l-proċess li għandhom isegwu l-impjegati

Enfasizza l-importanza ta 'reġistrazzjoni preċiża
Speċifika l-informazzjoni li għandha tiġi rreġistrata u l-konsegwenzi ta’ nuqqas ta’ konformità

Struzzjonijiet għar-Reġistrazzjoni

Meta taqbad l-istruzzjonijiet tal-klijent, kun żgur li:

Irreġistra l-istruzzjonijiet kollha riċevuti, inkluż kwalunkwe tibdil
Alloka l-kompiti lill-persunal xieraq ibbażat fuq il-kompetenza

Ikkonforma mar-rekwiżiti tal-kompetenza u l-istandards regolatorji

Introduzzjoni

Waħda mill-aktar kawżi komuni ta' pretensjonijiet kontra ditti legali hija n-nuqqas li jiġu segwiti l-istruzzjonijiet tal-klijent.

Meta nitkellmu dwar il-qbid tal-istruzzjonijiet tal-klijenti, qed nirreferu għall-ħtieġa li nirreġistraw b'mod ċar l-istruzzjonijiet kollha li nirċievu mingħand il-klijenti tagħna, inkluż kwalunkwe tibdil f'dawk l-istruzzjonijiet hekk kif il-kwistjoni timxi 'l quddiem.
Id-ditti jistgħu jieħdu numru ta' passi sempliċi biex jgħinu jipprevjenu talbiet ta' dan it-tip. Dan imbagħad jista' jgħin biex jiġu evitati lmenti mill-klijenti u/jew talbiet li jsiru.

B'konsegwenza ta' dan, se jintefaq inqas ħin minn min jaqla' l-miżati biex jittratta kwistjonijiet li jinqalgħu, li jwasslu għal moral imtejjeb, esperjenza aħjar ta' pretensjonijiet għad-ditti u inqas flus jitħallsu fuq pretensjonijiet mill-assiguraturi.

X'nistgħu nagħmlu biex ngħinu fil-prevenzjoni tal-ilmenti u t-talbiet

Id-ditti kollha għandhom jistabbilixxu politika biex jinqabdu l-istruzzjonijiet tal-klijenti u jagħmlu dan disponibbli għall-persunal rilevanti kollu.
Il-politika għandha tistabbilixxi l-proċess li l-impjegati għandhom isegwu meta jaqbdu l-istruzzjonijiet tal-klijenti u tenfasizza l-importanza li jagħmlu dan.

Il-politika għandha tistipula wkoll l-informazzjoni li l-impjegati għandhom jirreġistraw meta jieħdu struzzjonijiet (inkluża kwalunkwe tibdil sussegwenti għal dawk l-istruzzjonijiet), u l-implikazzjonijiet kemm għad-ditta kif ukoll għall-impjegat jekk ma jsegwux il-politika.

Għaliex huwa daqshekk importanti li taqbad l-istruzzjonijiet tal-klijent b'mod ċar

Huwa estremament importanti li nagħmlu dan għal numru ta' raġunijiet:

Sabiex nifhmu eżattament dak li jrid jikseb il-klijent u sabiex jingħata l-parir it-tajjeb.

Jippermetti lid-Ditta talloka x-xogħol lid-dipartiment it-tajjeb u lil min jaqla’ l-miżati b’għarfien espert u esperjenza xierqa, jew inkella biex jippermetti li tiġi pprovduta superviżjoni xierqa lil min jaqla’ l-miżati b’inqas esperjenza.
Dan jgħin ukoll lid-Ditta tikkonforma mar-rekwiżiti ta’ kompetenza stipulati fil-Kodiċi ta’ Kondotta għad-Ditti. B'mod partikolari, ir-regola 4.2, li tgħid li d-ditti għandhom jiżguraw li s-servizz ipprovdut lill-klijenti jkun kompetenti u mogħti fil-ħin, u jqis l-attributi, il-ħtiġijiet u ċ-ċirkostanzi tal-klijent.
Il-prinċipju 7 tal-Istandards u r-Regolamenti tal-SRA jeħtieġ li taġixxi fl-aħjar interessi tal-klijent tiegħek. Sabiex tagħmel dan, bħala punt tat-tluq, ser ikollok bżonn tikseb istruzzjonijiet ċari mingħand il-klijent tiegħek.
Jippermetti wkoll lid-Ditta li tirrifjuta struzzjonijiet fejn ma jkollhiex l-għarfien espert xieraq jew fejn dawn jaqgħu barra mill-aptit għar-riskju għax-xogħol tad-Ditta.
Jippermetti lid-Ditta u lil min jaqla’ l-miżati biex jipprovaw, jekk meħtieġ, l-istruzzjonijiet eżatti riċevuti minn kwalunkwe klijent.
Min jaqla’ l-miżati jista’ juża n-noti dettaljati tal-istruzzjonijiet meħuda bħala punt ta’ referenza jekk ikun meħtieġ.

X'informazzjoni għandek tirreġistra meta taqbad l-istruzzjonijiet

Dawk kollha li jaqilgħu l-miżati għandhom jirreġistraw l-informazzjoni li ġejja f'a file innota u poġġiha fuq il-klijent rilevanti file: [Nota: Din hija rakkomandazzjoni tal-informazzjoni li nikkunsidraw li għandha tiġi rreġistrata u d-ditti jistgħu jixtiequ jemendaw dan.]

L-istruzzjonijiet inizjali tal-klijent.
Il-ħtiġijiet u l-għanijiet tal-klijent.
Dettalji tal-istruzzjonijiet kollha riċevuti mill-klijent relatati mal-materja tagħhom.
Id-diskussjonijiet u l-konversazzjonijiet bit-telefon kollha mal-klijent u kwalunkwe parti oħra dwar il-kwistjoni tal-klijent.
Kwalunkwe tibdil sussegwenti għal dawk l-istruzzjonijiet, ħtiġijiet u/jew għanijiet u
Dettalji tal-passi kollha u l-iskali ta' żmien li taqbel mal-klijent minn żmien għal żmien, jew mal-klijent jew kwalunkwe parti oħra fir-rigward tal-kwistjoni tal-klijent.
Il-kwistjonijiet kollha diskussi fi kwalunkwe laqgħa mal-klijent u kwalunkwe parti oħra relatata mal-kwistjoni tal-klijent.

Inti tista' tixtieq tikkunsidra li tinkludi sommarju tal-istruzzjonijiet tal-klijent fi skeda mal-ittra tiegħek dwar il-kura tal-klijent, li l-klijent imbagħad jista' jiċċekkja, jirrikonoxxi u jaqbel.

X'għandek tagħmel wara

Nirrakkomandaw li tieħu l-passi li ġejjin (jekk ma tkunx diġà għamilt dan):

Aħtar persuna xierqa biex tkun responsabbli għall-produzzjoni tal-polza tiegħek.

Ipprepara l-politika tiegħek: Il-politika għandha tagħti dettalji dwar kif il-persunal għandu jittratta l-mistoqsijiet riċevuti minn klijenti potenzjali u l-proċess biex jittieħdu l-istruzzjonijiet tal-klijent. Għandha wkoll telenka l-informazzjoni li għandha tiġi rreġistrata u l-iskali ta' żmien biex isir dan. Il-politika għandha tispjega l-importanza tar-reġistrazzjoni tal-istruzzjonijiet, inklużi l-bidliet sussegwenti, u l-implikazzjonijiet kemm għad-ditta kif ukoll għall-persunal tan-nuqqas ta’ konformità mal-politika.
Review l-ittra(i) standard eżistenti tiegħek dwar il-kura tal-klijent biex tiżgura li/jippermetti li jiddaħħal sommarju tal-istruzzjonijiet tal-klijent.
Emenda tiegħek File Review Lista ta' kontroll biex tinkludi kontroll li l-istruzzjonijiet huma rreġistrati b'mod ċar, jekk mhux diġà fil-Lista ta' Kontroll tiegħek.

Taħriġ: Imbagħad għandu jsir taħriġ għall-persunal rilevanti kollu dwar il-politika, idealment fil-ħin tal-induzzjoni tal-persunal u mbagħad aġġornament regolari. It-taħriġ għandu jkopri l-proċessi li għandhom jiġu segwiti, jispjega l-importanza li ssegwi l-politika u r-riskji potenzjali għad-ditta ta’ nuqqas ta’ konformità.
Politika review u monitoraġġ: Aħtar persuna xierqa biex tkun responsabbli għar-riviewu jivverifikaw il-proċessi li huma stabbiliti, biex jiġi żgurat li jaħdmu b'mod effettiv. Kwalunkwe tibdil għandu jiġi nnotifikat lill-persuna responsabbli għall-konformità. Il-persuna maħtura għandha żżomm rekords xierqa li jiddokumentaw ir-review u proċess ta' verifika.

FAQs

Q: Għaliex huwa importanti li taqbad l-istruzzjonijiet tal-klijent b'mod ċar?
A: Qbid ċar tal-istruzzjonijiet tal-klijent jiżgura fehim, konformità, u twassil aħjar tas-servizz, li fl-aħħar mill-aħħar jibbenefika kemm id-ditta kif ukoll il-klijent.

Q: X'għandhom jinkludu d-ditti fil-politika tagħhom biex jinqabdu l-istruzzjonijiet tal-klijenti?
A: Il-politika għandha tiddeskrivi l-proċess, tenfasizza l-importanza ta 'reġistrazzjoni preċiża, tispeċifika l-informazzjoni li għandha tiġi rreġistrata, u tagħti dettalji dwar il-konsegwenzi tan-nuqqas ta' konformità.

Dokumenti / Riżorsi

Gwida LOCKTON għall-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent [pdfGwida għall-Utent
Gwida għall-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent, il-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent, l-Istruzzjonijiet tal-Klijent, l-Istruzzjonijiet

Referenzi

Manwal għall-Utent

Gwida LOCKTON għall-Qbid tal-Istruzzjonijiet tal-Klijent

Speċifikazzjonijiet

Informazzjoni dwar il-Prodott