BOOST SOLUTIONS V2 Изработувач на документи

Авторски права
Авторски права ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Сите права се задржани. Сите материјали содржани во оваа публикација се заштитени со авторски права и ниеден дел од оваа публикација не смее да се репродуцира, модифицира, прикажува, складира во систем за пронаоѓање или да се пренесува во која било форма или на кој било начин, електронски, механички, фотокопирање, снимање или на друг начин, без претходна писмена согласност од BoostSolutions.
Нашиот web сајт: https://www.boostsolutions.com

Вовед

Document Maker им овозможува на корисниците да генерираат документи врз основа на збир на шаблони во листата на SharePoint. Корисниците можат повторно да ги користат податоците од листите на SharePoint за да генерираат поединечни документи или документи со повеќе ставки, а потоа да поставуваат правила за именување на овие документи. Документите потоа може да се зачуваат како прилози, да се зачуваат во библиотеката со документи или да се зачуваат во автоматско креирана папка. Корисниците можат да изберат од четири формати на документи за да ги зачуваат нивните генерирани документи. Ова упатство за корисникот се користи за да им се укаже и да ги води корисниците да го конфигурираат и користат Document Maker. За најновата копија од овој и други водичи, посетете ја дадената врска: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Вовед во Document Maker

Document Maker е лесно за користење решение кое брзо ви помага да креирате повторливи и повторливи документи во SharePoint користејќи претходно направени шаблони што ги произведувате во Microsoft Word. Откако ќе се активираат функциите на Document Maker, командите на производот ќе бидат достапни во лентата со список.

Во современото искуство, командите на производот изгледаат вака:

Создадете документ

Генерирајте поединечни документи за секоја ставка од списокот.

Генерирајте споен документ
Генерирајте споен документ кој ги содржи сите ставки од списокот што ќе ги изберете.

Управување со шаблони и управување со правила се наоѓаат во групата Список -> Поставки.

Управувајте со Шаблон
Внесете ја страницата со шаблон за создавање документи за да управувате со шаблоните.

Управувајте со правилата
Внесете ја страницата Правила за креирање документи за да наведете правила за генерирани документи.

Управувајте со шаблони

Document Maker ви овозможува да составувате шаблони за креирање документи. За да генерирате документи користејќи податоци од списокот, прво мора да вметнете колони од списокот во шаблоните. Тогаш, вредноста на колоната ќе биде вметната во областа што ја назначивте во креирањето на шаблонот кога ќе се генерира документот. Можете исто така да обезбедите стандардна содржина што се појавува во секој генериран Word документ, како што е претпочитана рамка за нарачка за продажба или официјално одрекување од одговорност во подножјето на страницата. За да управувате со шаблони, мора да имате најмалку ниво на дозвола за дизајн во списокот или библиотеката.

Забелешка Шаблони за целата колекција на страници ќе се чуваат во скриена библиотека на вашата root страница. На URL е http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Креирај Шаблон

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да креирате шаблон.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со шаблони во групата Поставки.

Или, внесете ја страницата за поставки за список или библиотека и во делот Општи поставки, кликнете Поставки за креаторот на документи (напојувано од BoostSolutions).

• На страницата за поставки на создавачот на документи, кликнете Креирај нов образец.
• Внесете име во полето за дијалог Креирај шаблон.
• Кликнете OK за да го креирате шаблонот. Ќе се отвори дијалог со прашањето дали сакате да го уредите шаблонот. За да го уредите шаблонот, кликнете OK, во спротивно кликнете Cancel.
  Забелешка: Препорачливо е да користите Edge прелистувач така што збор file ќе се отвори непречено за да можете да го уредувате шаблонот.
• Откако ќе кликнете OK, шаблонот ќе се отвори во Word. Може да го конфигурирате шаблонот врз основа на политиката на вашата компанија. За повеќе информации за тоа како да конфигурирате шаблон за документ, ве молиме погледнете го делот 4.3 Конфигурирајте шаблони во Word.
• Откако ќе завршите со конфигурирање на шаблонот, кликнете  за да го зачувате шаблонот.
• Во страницата со поставки за шаблон, можете view основните информации за шаблонот (Име на шаблонот, изменето, изменето од, применетите правила и дејства).

Поставете Шаблон
Ако имате претходно изработени шаблони, можете да прикачувате и да ги користите за генерирање документи.

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да поставите шаблон.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со шаблони во групата Поставки. Или, внесете ја страницата Поставки за список или библиотека, во делот Општи поставки и кликнете Поставки за креаторот на документи (напојувана од BoostSolutions).
• На страницата со поставки за создавачот на документи, кликнете Постави образец.
• Ќе се појави дијалог-кутија. Во полето за дијалог, кликнете на Прелистување… за да го изберете вашиот шаблон за претходно направен документ од вашиот локален компјутер или сервер.
• Кликнете OK за да го поставите избраниот образец.

Конфигурирајте шаблони во Word
За да конфигурирате шаблон, ќе треба да го инсталирате додатокот Document Maker. За инструкции како да го инсталирате приклучокот за креирање документи, ве молиме погледнете го водичот за инсталација. Откако ќе се инсталира приклучокот, на вашата лента во Word ќе се појави табот Document Maker.

Поврзување со податоци
Поврзете се со список на SharePoint и добијте полиња со список и други поврзани полиња.

Прикажи полиња
Оваа функција го контролира окното Document Maker. Можете да одлучите дали да се прикаже или не окното Листа полиња со кликнување на Прикажи полиња.

Освежи полиња
Кликнете на оваа опција за да ги освежите полињата за да добиете ажурирани полиња од списокот.

Обележете ја областа за повторување
Обележете ги повторувачките информации во документот. Ова е многу корисно кога сакате да генерирате споен документ користејќи повеќе ставки.

Помош
Добијте документи за помош на додатокот Document Maker од BoostSolutions webсајт.

• Кликнете на јазичето Document Maker на лентата Word и потоа кликнете на Data Connection во групата Get Data.
• Внесете го URL од списокот SharePoint од кој сакате да добивате податоци.
• Изберете го типот на автентикација (Виндоус автентикација или автентикација со формулари) што сакате да го користите и внесете ја правилната автентикација на корисникот.
  Забелешка: Корисникот мора да има најмалку View Само ниво на дозвола за списокот SharePoint.
• Кликнете Тест за поврзување за да проверите дали корисникот може да пристапи до списокот.
• Кликнете OK за да ја зачувате врската.
  • Во шаблонот што го креирате, кликнете на областа каде што сакате да вметнете полиња.
  • Во окното Document Maker, изберете едно поле и кликнете двапати на него. Полето ќе се вметне како Контрола за содржина со богат текст.

Листа на полиња
Полиња со список на SharePoint и поврзани полиња од списокот за пребарување. За да ги прикажете поврзаните полиња, треба да ги изберете како дополнителни полиња во списокот.

Прилагодени полиња

• Прилагодени полиња, вклучуваат [Денес], [Сега], [Јас].
• [Денес] го претставува тековниот ден.
• [Сега] го претставува тековниот датум и време.
• [Me] го претставува тековниот корисник кој го генерирал документот.

Пресметани полиња
Пресметаните полиња може да се користат за пресметување податоци во колона или ставки во документот. (Функциите за поддржани пресметани полиња ве молиме погледнете го Додаток 2: Поддржани пресметани функции на поле за детали.)

• За да добиете ажурирани полиња од списокот, кликнете Освежи ги полињата.
• За да генерирате споен документ, ќе треба да означите табела или област како повторување.
• Кликнете за зачувување на шаблонот.

Изменете шаблон

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да измените шаблон.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со шаблони во групата Поставки.
• На страницата Поставки за креаторот на документи -> Шаблони, лоцирајте го шаблонот и потоа кликнете Уреди шаблон.
• Ако сакате да ги промените својствата на шаблонот, кликнете Уреди својства.

Избришете шаблон

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да избришете шаблон.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со шаблони во групата Поставки.
• Во Поставки за креаторот на документи -> страницата Шаблон, лоцирајте го шаблонот и потоа кликнете Избриши.
• Ќе се појави поле за пораки со барање да потврдите дека сакате да продолжите со бришењето.
• Кликнете OK за да го потврдите бришењето.

Правила за управување

Откако ќе се креира шаблон, ќе треба да конфигурирате правило за да го одредите генерирањето документи. За да управувате со правилата за список или библиотека, мора да имате барем ниво на дозвола за дизајн.

Поставки за правила
Кога креирате правило, треба да се конфигурираат следните поставки:

Поставки	Опис
Изберете Шаблон	Изберете шаблон(и) на кои ќе го примените правилото.
Правило за именување	Наведете правило за автоматско именување на документите. Можете да комбинирате колони, функции, приспособени текстови и сепаратори за динамички да генерирате имиња на документи.
Формат на датум	Наведете формат на датум што сакате да го користите во името на документот.
Излезни типови	Наведете го типот на излез (DOCX, DOC, PDF, XPS) за генерираните документи.
Дистрибуирајте документ	Наведете ја патеката каде што сакате да ги зачувате генерираните документи.
Спои генерирање документи	Наведете дали може да се генерира споен документ. Забелешка: оваа опција е изборна.
Правило за именување на споени документи	Наведете формула за именување за споени документи.
Целна локација	Наведете ја библиотеката со документи за да ги зачувате споените документи.

Создадете правило

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да креирате правило.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со правила во групата Поставки.
• Во страницата Поставки за креаторот на документи -> Правила, кликнете Додај правило.
  • Забелешка: Не можете да додадете правило ако не постои образец во тековната листа.
• Во делот Име на правило, внесете име.
• Наведете кои шаблони треба да го користат ова правило. Можете да изберете повеќе шаблони за едно правило.
  Забелешка: Само едно правило може да се примени на шаблон. Откако правилото ќе се примени на шаблон, второто правило не може да се примени освен ако првото правило не се отстрани.
• Во делот Правило за именување, можете да го користите Додај елемент за да додадете комбинација од променливи и сепаратори и да го користите Отстрани елемент за да ги отстраните.

Во паѓачката листа, можете да изберете Колони, Функции и Прилагоден текст како елемент за името на документот.

Колони

Речиси сите колони на SharePoint може да се вметнат во формула, вклучувајќи: единечен ред на текст, Избор, број, валута, датум и време, луѓе или група и управувани метаподатоци. Можете исто така да ги вметнете следните метаподатоци на SharePoint во формула: [Вредност на ID на документ], [Тип на содржина], [Верзија] итн.

Функции 

Генераторот на броеви на документи ви овозможува да ги вметнете следните функции во формула. [Денес]: Денешниот датум. [Сега]: Тековниот датум и време. [Јас]: Корисникот кој го генерирал документот.

Прилагодено
Прилагоден текст: можете да изберете Прилагоден текст и да внесете сè што сакате. Ако се откријат неважечки знаци (како: / \ | # @ итн.), бојата на заднината на ова поле ќе се промени и ќе се појави порака што покажува дека има грешки.

Сепаратори
Кога додавате повеќе елементи во формулата, можете да наведете сепаратори за да ги спојат овие елементи. Конектори вклучуваат: – _. / \ (Сепараторите / \ не може да се користат во колоната Име.)

Во делот Формат на податоци, можете да одредите кој формат на датум сакате да го користите.

Забелешка Оваа опција се користи само кога додавате барем една колона [Датум и време] во делот Правило за именување.

• Во делот Излезни типови, наведете го форматот на документот по генерирање.
  Четири file поддржани се формати: DOCX, DOC, PDF и XPS.

Во делот Distribute Document, наведете ја патеката за зачувување на генерираните документи.

Постојат две опции од кои можете да изберете за да ги зачувате генерираните документи.

Зачувај како прилог
Изберете ја оваа опција за да ги прикачите генерираните документи на соодветните ставки. За да го зачувате документот како прилог, треба да ја овозможите функцијата за прилог во списокот.

Користете ја опцијата Презапишете постоечки документи за да одлучите дали да презапишете постоечки прилог за тековната ставка.

Зачувај во библиотека со документи

Изберете ја оваа опција за да ги зачувате документите во библиотека со документи на SharePoint. Едноставно изберете библиотека во паѓачката листа на библиотека за документи Зачувај во документ.

Користете ја опцијата Креирај папка за зачувување документи за да ги зачувате документите во автоматски креирана папка и да наведете име на колона како име на папката.

Во делот Генерирање споени документи, изберете ја опцијата Овозможи за да овозможите генерирање на споен документ со користење на повеќе ставки.

Во делот Правило за именување на споени документи, наведете го правилото за именување. Можете да вметнете [Today], [Now] и [Me] во правилото за динамички да генерирате имиња.

• Во делот Целна локација, изберете библиотека со документи за да ги зачувате споените документи.
• Кликнете OK за да ги зачувате поставките.
• Во страницата со поставки за правила, можете view основните информации на правилото (Име на правило, тип на излез, шаблон, изменето и изменето од).

Изменете правило

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да измените правило.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со правила во групата Поставки.
• Во Поставки за креаторот на документи -> страницата Правило, пронајдете го правилото и кликнете Уреди. Направете ги вашите промени и потоа кликнете OK за да ги зачувате промените.

Избришете правило

• Одете до списокот или библиотеката каде што сакате да избришете правило.
• На лентата, кликнете на картичката Список или Библиотека и потоа кликнете Управување со правила во групата Поставки.
• Во Поставки за создавачот на документи -> страницата Правило, пронајдете го правилото што сакате да го избришете и кликнете Избриши.
• Ќе се појави поле за пораки со барање да потврдите дека сакате да продолжите со бришењето.
• Кликнете OK за да го потврдите бришењето.

Користење на Document Maker

Document Maker ви овозможува да генерирате поединечни документи за секоја ставка од списокот или да споите повеќе ставки од списокот во еден документ.

Создадете индивидуален документ

• Одете до списокот или библиотеката за која сакате да генерирате документ.
• Изберете една или повеќе ставки.
• На лентата, кликнете Генерирај документ.
• Ќе се појави дијалог-кутија Генерирај документ. Можете да изберете образец што сакате да го користите во паѓачката листа Избери шаблон. Создадените документи file имињата и бројот на fileгенерираните ќе се појават и во полето за дијалог, под паѓачката листа Избери шаблон.
• Кликнете на Генерирање за да ги генерирате документите.
• Откако ќе заврши креирањето на документот, ќе ги видите резултатите од операцијата. Кликнете Оди до локација за да влезете во библиотеката или папката каде што се зачувани документите. Кликнете на a file име за да го отворите или зачувате.
• Кликнете OK за да го затворите полето за дијалог.
• Ако постапката за генерирање документи не успеа, Статусот ќе се прикаже како Неуспешно. И можеш view Пораката за грешка под колоната Операции.

Создадете споен документ
Оваа функција ви овозможува да споите повеќе ставки во еден документ. За да генерирате споен документ, треба да ја овозможите опцијата за генерирање споени документи во правилото.

• Одете до списокот или библиотеката за која сакате да генерирате документ.
• Изберете ги ставките што ги сакате и кликнете Generate a Merged Document на лентата.
• Ќе се појави дијалог прозорец за Генерирање споен документ. Од ова поле за дијалог, можете да изберете шаблон што сакате да го користите во паѓачкото мени Шаблон. Создадените документи file имињата и бројот на fileгенерираните исто така ќе се појават во полето за дијалог.
• Кликнете Генерирај за да го генерирате документот.
• Откако ќе заврши креирањето на документот, ќе можете да ги видите резултатите од операцијата. Кликнете Оди до локација за да влезете во библиотеката или папката каде што се зачувани документите. Кликнете на file име за да го отворите или зачувате.
• Кликнете OK за да го затворите полето за дијалог.

Студии на случај
Да претпоставиме дека сте специјалист за продажба и откако ќе ја обработите нарачката, треба да испратите фактура или потврда (во формат .pdf) на вашиот клиент. Шаблонот за фактура или сметкопотврда и file името треба да биде конзистентно и да се заснова на политиката на вашата компанија. Овде е списокот со сите нарачки што ги содржи сите детали за нарачките на клиентот, вклучувајќи име на производ, клиент, начин на плаќање итн.

Во шаблонот Потврда за продажба, вметнете ги полињата за список во табелата на следниов начин:

Овозможете ја споената опција за генерирање документи и конфигурирајте ги следните делови:

Ако сакате да ги испратите деталите за нарачката до Том Смит, на прampле, само изберете ја ставката што е поврзана со Том Смит и кликнете Генерирање документ на лентата. Ќе добиете PDF file како што следува:

Ако вашата клиентка Луси Грин, на прampле, има купено три производи, би сакале трите нарачки да ги ставите во еден документ. Во овој ексampзатоа, треба да ги изберете трите ставки и потоа да кликнете Комбинирајте Генерирање на лентата. Добиениот PDF file ќе се генерира на следниов начин:

Решавање проблеми и поддршка

• Прашања за производ и лиценцирање: sales@boostsolutions.com
• Техничка поддршка (основна): support@boostsolutions.com
• Побарајте нов производ или функција: feature_request@boostsolutions.com

Додаток 1: Поддржани листи, библиотеки и галерии

• Document Maker може да работи на овие списоци и библиотеки.

Списоци	Најава, Календар, Контакти, Прилагодена листа, Прилагодена листа во Дата на податоци View, Дискусија, Надворешна листа, Увезена табела, Список со статус (не прикажувај ги копчињата за производи), Анкета (не прикажувај ги копчињата за производи), Следење на проблеми, Линкови, Проектни задачи, задачи
Библиотеки	Средство, поврзување со податоци, документ, формулар, страница на Вики, слајд, извештај, слика (копчињата на производот се во менито Поставки)
Галерии	Web Галерија на делови, Галерија со шаблони за листа, галерија на мајсторски страници, галерија со теми, галерија на решенија
Специјални списоци	Категории, коментари, објави, тираж, ресурси, каде се наоѓа, групен календар, белешка за телефонски повици, агенда, присутни, цели, одлуки, работи што треба да се донесат, поле за текст

Додаток 2: Поддржани пресметани функции на поле
Следната табела ги прикажува пресметаните функции на полето што се поддржани во Microsoft Word.

	Име	Пример	Коментар
Прилагодени функции	Збир	Збир ([Вашата Колона])	1. Не се осетливи на букви. 2. Не поддржува рекурзивно вгнездени. 3. Поддржува надворешно научно пресметување.
	Макс	Макс ([Вашата Колона])
	мин	Мин ([Вашата колумна])
	Просечна	Просечна ([Вашата Колона]
	брои	Број ([Вашата Колона])
Системски функции	Абс	Math.Abs	1. Чувствителни на букви. 2. Поддржува рекурзивно вгнездени. 3. Поддржува надворешно научно пресметување.
	Акос	Математика.Акос
	Асин	Math.Asin
	Атан	Математика.Астан
	Атан2	Математика.Астан2
	БигМул	Math.BigMul
	Таванот	Математика.Таван
	Кос	Math.Cos
	Кош	Математика.Кош
	Exp	Math.Exp
	Кат	Математика.Кат
	Дневник	Математика.Дневник
	Дневник10	Математика.Дневник10
	Макс	Математика.Max
	мин	Математика.Мин
	Пау	Math.Pow
	Тркалезна	Математика.Круг
	Потпишете	Математика.Знак
	Грев	Математика.Грев
	Синх	Математика.Синх
	Sqrt	Math.Sqrt
	Тан	Математика.Тан
	Танх	Math.Tanh
	Скрати	Математика.Скрати

Додаток 3: Управување со лиценца
Можете да го користите Document Maker без да внесувате код за лиценца во период од 30 дена од моментот кога првпат ќе го користите. За да го користите производот по истекување, ќе треба да купите лиценца и да го регистрирате производот.

Наоѓање информации за лиценцата

1. На главната страница на производите, кликнете на пробната врска и внесете го Центарот за управување со лиценци.
2. Кликнете Преземи информации за лиценцата, изберете тип на лиценца и преземете ги информациите (код на серверот, ID на фарма или ID на колекција на страницата).

За да може BoostSolutions да создаде лиценца за вас, МОРА да ни го испратите вашиот идентификатор на околината SharePoint (Забелешка: за различни типови лиценци потребни се различни информации). Лиценцата за сервер има потреба од серверски код; лиценца за фарма бара легитимација на фармата; а лиценцата за собирање локации има потреба од ID за собирање локација.

• Испратете ни ги горенаведените информации (sales@boostsolutions.com) за да генерираме код за лиценца.

Регистрација на лиценца

1. Кога ќе примите код за лиценца за производ, внесете ја страницата Центар за управување со лиценци.
2. Кликнете Регистрирај се на страницата со лиценца и ќе се отвори прозорец Регистрирај се или Ажурирај лиценца.
3. Поставете ја лиценцата file или внесете го кодот на лиценцата и кликнете Регистрирај се. Ќе добиете потврда дека вашата лиценца е потврдена.

За повеќе детали за управувањето со лиценците, видете ја Фондацијата BoostSolutions.

Документи / ресурси

BOOST SOLUTIONS V2 Изработувач на документи [pdf] Упатство за корисникот V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Референци

• Упатство за употреба