SOLUZIONI BOOST Creatore di documenti V2

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Introduzione

Document Maker consente agli utenti di generare documenti in base a una serie di modelli nell'elenco di SharePoint. Gli utenti possono riutilizzare i dati degli elenchi di SharePoint per generare singoli documenti o documenti con più elementi e quindi impostare regole per denominare questi documenti. I documenti possono quindi essere salvati come allegati, salvati nella raccolta documenti o salvati in una cartella creata automaticamente. Gli utenti possono scegliere tra quattro formati di documento per salvare i documenti generati. Questa guida per l'utente viene utilizzata per istruire e guidare gli utenti nella configurazione e nell'utilizzo di Document Maker. Per la copia più recente di questa e di altre guide, visitare il collegamento fornito: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Introduzione a Document Maker

Document Maker è una soluzione facile da usare che ti aiuta rapidamente a creare documenti ripetitivi e ricorrenti all'interno di SharePoint utilizzando modelli predefiniti prodotti in Microsoft Word. Una volta attivate le funzionalità di Document Maker, i comandi del prodotto saranno disponibili nella barra multifunzione dell'elenco.

Nell'esperienza moderna, i comandi del prodotto appaiono come segue:

Genera documento

Genera documenti individuali per ogni voce dell'elenco.

Genera documento unito
Genera un documento unito che contiene tutti gli elementi dell'elenco selezionati.

Gestisci modelli e Gestisci regole si trovano nel gruppo Elenco -> Impostazioni.

Gestisci modello
Accedi alla pagina dei modelli di Document Maker per gestire i modelli.

Gestisci regole
Accedere alla pagina Regole di creazione documenti per specificare le regole per i documenti generati.

Gestisci modelli

Document Maker consente di comporre modelli per la creazione di documenti. Per generare documenti utilizzando i dati dell'elenco, è necessario prima inserire le colonne dell'elenco nei modelli. Il valore della colonna, poi, verrà inserito nell'area da te designata in fase di creazione del template al momento della generazione del documento. Puoi anche fornire contenuto predefinito che appare in ogni documento word generato, ad esempio una struttura preferita per un ordine di vendita o una dichiarazione di non responsabilità ufficiale nel piè di pagina. Per gestire i modelli, è necessario disporre almeno del livello di autorizzazione Progettazione nell'elenco o nella raccolta.

Nota I modelli per l'intera raccolta siti verranno archiviati in una libreria nascosta nel sito radice. IL URL è http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Crea un modello

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera creare un modello.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci modelli nel gruppo Impostazioni.

In alternativa, accedi alla pagina Impostazioni elenco o libreria e nella sezione Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni di Document Maker (con tecnologia BoostSolutions).

• Nella pagina Impostazioni di Document Maker, fare clic su Crea nuovo modello.
• Immettere un nome nella finestra di dialogo Crea un modello.
• Fare clic su OK per creare il modello. Si aprirà una finestra di dialogo che ti chiederà se desideri modificare il modello. Per modificare il modello, fare clic su OK, altrimenti fare clic su Annulla.
  Nota: Si consiglia di utilizzare il browser Edge in modo che una parola file si aprirà senza problemi in modo da poter modificare il modello.
• Dopo aver fatto clic su OK, il modello si aprirà in Word. Puoi configurare il modello in base alla politica aziendale. Per ulteriori informazioni su come configurare un modello di documento, fare riferimento alla sezione 4.3 Configurare modelli in Word.
• Una volta terminata la configurazione del modello, fare clic su  per salvare il modello.
• Nella pagina Impostazioni modello, puoi view le informazioni di base per il modello (Nome modello, Modificato, Modificato da, Regola applicata e Azioni).

Carica un modello
Se disponi di modelli predefiniti, puoi caricarli e utilizzarli per generare documenti.

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera caricare un modello.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci modelli nel gruppo Impostazioni. Oppure accedi alla pagina Impostazioni elenco o libreria, nella sezione Impostazioni generali e fai clic su Impostazioni Document Maker (con tecnologia BoostSolutions).
• Nella pagina Impostazioni di Document Maker, fare clic su Carica un modello.
• Apparirà una finestra di dialogo. Nella finestra di dialogo fai clic su Sfoglia… per selezionare il modello di documento predefinito dal computer o server locale.
• Fare clic su OK per caricare il modello selezionato.

Configura modelli in Word
Per configurare un modello, dovrai installare il plugin Document Maker. Per istruzioni su come installare il plugin Document Maker, fare riferimento alla guida di installazione. Una volta installato il plug-in, verrà visualizzata una scheda Document Maker sulla barra multifunzione in Word.

Connessione dati
Connettiti a un elenco di SharePoint e ottieni i campi dell'elenco e altri campi correlati.

Mostra campi
Questa funzione controlla il riquadro Creazione documenti. Puoi decidere se mostrare o meno il riquadro Elenco campi facendo clic su Mostra campi.

Aggiorna campi
Fare clic su questa opzione per aggiornare i campi in modo da ottenere campi aggiornati dall'elenco.

Contrassegna l'area di ripetizione
Contrassegnare le informazioni ripetute nel documento. Ciò è molto utile quando desideri generare un documento unito utilizzando più elementi.

Aiuto
Ottieni i documenti di aiuto del plugin Document Maker da BoostSolutions websito.

• Fare clic sulla scheda Creazione documenti sulla barra multifunzione di Word, quindi fare clic su Connessione dati nel gruppo Ottieni dati.
• Inserisci il URL dell'elenco di SharePoint da cui desideri ottenere i dati.
• Seleziona il tipo di autenticazione (autenticazione Windows o autenticazione tramite modulo) che desideri utilizzare e inserisci l'autenticazione utente corretta.
  Nota: L'utente deve avere almeno View Solo il livello di autorizzazione per l'elenco di SharePoint.
• Fare clic su Prova connessione per verificare se l'utente può accedere all'elenco.
• Fare clic su OK per salvare la connessione.
  • Nel modello che stai creando, fai clic sull'area in cui desideri inserire uno o più campi.
  • Nel riquadro Creazione documenti, seleziona un campo e fai doppio clic su di esso. Il campo verrà inserito come controllo del contenuto Rich Text.

Elenco campi
Campi dell'elenco di SharePoint e campi correlati dall'elenco di ricerca. Per mostrare i campi correlati, è necessario selezionarli come campi aggiuntivi nell'elenco.

Campi personalizzati

• Campi personalizzati, includono [Oggi], [Adesso], [Io].
• [Oggi] rappresenta il giorno corrente.
• [Adesso] rappresenta la data e l'ora correnti.
• [Io] rappresenta l'utente corrente che ha generato il documento.

Campi calcolati
I campi calcolati possono essere utilizzati per calcolare i dati in colonne o elementi nel documento. (Per le funzioni dei campi calcolati supportate, vedere l'Appendice 2: Funzioni dei campi calcolati supportate per i dettagli.)

• Per ottenere campi aggiornati dall'elenco, fare clic su Aggiorna campi.
• Per generare un documento unito, dovrai contrassegnare una tabella o un'area come ripetuta.
• Clic per salvare il modello.

Modifica un modello

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera modificare un modello.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci modelli nel gruppo Impostazioni.
• Nella pagina Impostazioni Document Maker -> Modelli, individuare il modello e quindi fare clic su Modifica modello.
• Se desideri modificare le proprietà del modello, fai clic su Modifica proprietà.

Elimina un modello

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera eliminare un modello.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci modelli nel gruppo Impostazioni.
• Nella pagina Impostazioni Document Maker -> Modello, individuare il modello e quindi fare clic su Elimina.
• Apparirà una finestra di messaggio che ti chiederà di confermare che desideri procedere con l'eliminazione.
• Fare clic su OK per confermare l'eliminazione.

Gestione delle regole

Dopo aver creato un modello, dovrai configurare una regola per specificare la generazione dei documenti. Per gestire le regole per un elenco o una raccolta, è necessario disporre almeno del livello di autorizzazione Progettazione.

Impostazioni delle regole
Quando crei una regola, è necessario configurare le seguenti impostazioni:

Impostazioni	Descrizione
Seleziona modello	Seleziona uno o più modelli a cui applicare la regola.
Regola di denominazione	Specificare una regola per la denominazione automatica dei documenti. Puoi combinare colonne, funzioni, testi personalizzati e separatori per generare dinamicamente nomi di documenti.
Formato data	Specifica un formato data che desideri utilizzare nel nome del documento.
Tipi di uscita	Specificare il tipo di output (DOCX, DOC, PDF, XPS) per i documenti generati.
Distribuisci documento	Specificare il percorso in cui si desidera salvare i documenti generati.
Generazione di documenti uniti	Specificare se è possibile generare un documento unito. Nota: questa opzione è facoltativa.
Regola di denominazione dei documenti uniti	Specificare una formula di denominazione per i documenti uniti.
Posizione di destinazione	Specificare la raccolta documenti in cui salvare i documenti uniti.

Crea una regola

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera creare una regola.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci regole nel gruppo Impostazioni.
• Nella pagina Impostazioni di Document Maker -> Regole, fare clic su Aggiungi regola.
  • Nota: Non è possibile aggiungere una regola se non esiste alcun modello nell'elenco corrente.
• Nella sezione Nome regola, inserisci un nome.
• Specifica quali modelli devono utilizzare questa regola. Puoi selezionare più modelli per una regola.
  Nota: È possibile applicare una sola regola a un modello. Una volta applicata una regola a un modello, non è possibile applicare una seconda regola a meno che la prima regola non venga rimossa.
• Nella sezione Regola di denominazione è possibile utilizzare Aggiungi elemento per aggiungere una combinazione di variabili e separatori e utilizzare Rimuovi elemento per rimuoverli.

Nell'elenco a discesa è possibile selezionare Colonne, Funzioni e Testo personalizzato come elemento per il nome del documento.

Colonne

Quasi tutte le colonne di SharePoint possono essere inserite in una formula, tra cui: riga di testo singola, scelta, numero, valuta, data e ora, persone o gruppo e metadati gestiti. È inoltre possibile inserire i seguenti metadati di SharePoint in una formula: [Valore ID documento], [Tipo di contenuto], [Versione] e così via.

Funzioni 

Il Generatore di numeri di documento consente di inserire le seguenti funzioni in una formula. [Oggi]: la data odierna. [Ora]: la data e l'ora correnti. [Io]: l'utente che ha generato il documento.

Personalizzato
Testo personalizzato: puoi selezionare Testo personalizzato e inserire tutto ciò che desideri. Se vengono rilevati caratteri non validi (come: / \ | # @ ecc.), il colore dello sfondo di questo campo cambierà e verrà visualizzato un messaggio per indicare che sono presenti errori.

Separatori
Quando aggiungi più elementi in una formula, puoi specificare i separatori per unire questi elementi. I connettori includono: – _. / \ (I separatori / \ non possono essere utilizzati nella colonna Nome.)

Nella sezione Formato dati, puoi specificare quale formato data desideri utilizzare.

Nota Questa opzione viene utilizzata solo quando aggiungi almeno una colonna [Data e ora] nella sezione Regola di denominazione.

• Nella sezione Tipi di output, specificare il formato del documento dopo la generazione.
  Quattro file sono supportati i formati: DOCX, DOC, PDF e XPS.

Nella sezione Distribuisci documento, specificare il percorso in cui salvare i documenti generati.

È possibile scegliere tra due opzioni per salvare i documenti generati.

Salva come allegato
Scegli questa opzione per allegare i documenti generati agli elementi corrispondenti. Per salvare il documento come allegato, è necessario abilitare la funzionalità degli allegati nell'elenco.

Utilizzare l'opzione Sovrascrivi documenti esistenti per decidere se sovrascrivere un allegato esistente per l'elemento corrente.

Salva nella raccolta documenti

Scegli questa opzione per salvare i documenti in una raccolta documenti di SharePoint. Seleziona semplicemente una libreria nell'elenco a discesa Salva nella raccolta documenti.

Utilizzare l'opzione Crea una cartella per salvare i documenti per salvare i documenti in una cartella creata automaticamente e specificare un nome di colonna come nome della cartella.

Nella sezione Generazione documenti uniti, seleziona l'opzione Abilita per abilitare la generazione di un documento unito utilizzando più elementi.

Nella sezione Regola di denominazione dei documenti uniti, specifica la regola di denominazione. Puoi inserire [Oggi], [Adesso] e [Io] nella regola per generare dinamicamente i nomi.

• Nella sezione Posizione di destinazione selezionare una raccolta documenti per salvare i documenti uniti.
• Fare clic su OK per salvare le impostazioni.
• Nella pagina Impostazioni regola, puoi view le informazioni di base della regola (Nome regola, Tipo di output, Modello, Modificato e Modificato da).

Modifica una regola

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera modificare una regola.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci regole nel gruppo Impostazioni.
• Nella pagina Impostazioni di Document Maker -> Regola, trova la regola e fai clic su Modifica. Apporta le modifiche, quindi fai clic su OK per salvare le modifiche.

Elimina una regola

• Passare all'elenco o alla raccolta in cui si desidera eliminare una regola.
• Sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta, quindi su Gestisci regole nel gruppo Impostazioni.
• Nella pagina Impostazioni Document Maker -> Regola, trova la regola che desideri eliminare e fai clic su Elimina.
• Apparirà una finestra di messaggio che ti chiederà di confermare che desideri procedere con l'eliminazione.
• Fare clic su OK per confermare l'eliminazione.

Utilizzo di Document Maker

Document Maker ti consente di generare singoli documenti per ogni elemento dell'elenco o di unire più elementi dell'elenco in un unico documento.

Genera documento individuale

• Passare all'elenco o alla raccolta per cui si desidera generare il documento.
• Seleziona uno o più elementi.
• Sulla barra multifunzione fare clic su Genera documento.
• Verrà visualizzata la finestra di dialogo Genera documento. Puoi selezionare un modello che desideri utilizzare nell'elenco a discesa Seleziona modello. I documenti generati file nomi e il numero di fileI messaggi generati verranno visualizzati anche nella finestra di dialogo, sotto l'elenco a discesa Seleziona modello.
• Fare clic su Genera per generare i documenti.
• Una volta terminata la creazione del documento, vedrai il risultato dell'operazione. Fare clic su Vai alla posizione per accedere alla libreria o alla cartella in cui sono archiviati i documenti. Fare clic su a file nome per aprirlo o salvarlo.
• Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
• Se la procedura di generazione del documento non è riuscita, lo Stato verrà visualizzato come Non riuscito. E tu puoi view il messaggio di errore nella colonna Operazioni.

Genera un documento unito
Questa funzione consente di unire più elementi in un unico documento. Per generare un documento unito, è necessario abilitare l'opzione Generazione documenti uniti nella regola.

• Passare all'elenco o alla raccolta per cui si desidera generare un documento.
• Seleziona gli elementi desiderati e fai clic su Genera un documento unito sulla barra multifunzione.
• Verrà visualizzata la finestra di dialogo Genera un documento unito. Da questa finestra di dialogo è possibile selezionare un modello che si desidera utilizzare nel menu a discesa Modello. I documenti generati file nomi e il numero di fileI messaggi generati verranno visualizzati anche nella finestra di dialogo.
• Fare clic su Genera per generare il documento.
• Una volta completata la creazione del documento, potrai vedere i risultati dell'operazione. Fare clic su Vai alla posizione per accedere alla libreria o alla cartella in cui sono archiviati i documenti. Clicca sul file nome per aprirlo o salvarlo.
• Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Casi di studio
Supponiamo che tu sia uno specialista delle vendite e dopo aver elaborato un ordine, devi inviare una fattura o una ricevuta (in formato .pdf) al tuo cliente. Il modello di fattura o ricevuta e il file file il nome dovrebbe essere coerente e basato sulla politica aziendale. Ecco l'elenco Tutti gli ordini contenente tutti i dettagli degli ordini del cliente, inclusi nome del prodotto, cliente, metodo di pagamento, ecc.

Nel modello Ricevuta di vendita, inserire i campi dell'elenco nella tabella come segue:

Abilita l'opzione Generazione documenti unita e configura le seguenti sezioni:

Se desideri inviare i dettagli dell'ordine a Tom Smith, ad esample, seleziona semplicemente l'elemento correlato a Tom Smith e fai clic su Genera documento sulla barra multifunzione. Riceverai un PDF file come segue:

Se la tua cliente Lucy Green, ad esample, ha acquistato tre prodotti, vorresti inserire i tre ordini in un unico documento. In questo esample, è necessario selezionare i tre elementi e quindi fare clic su Combina Genera sulla barra multifunzione. Il PDF risultante file verrà generato come segue:

Risoluzione dei problemi e supporto

• Richieste di prodotti e licenze: vendite@boostsolutions.com
• Supporto tecnico (di base): support@boostsolutions.com
• Richiedi un nuovo prodotto o caratteristica: feature_request@boostsolutions.com

Appendice 1: elenchi, librerie e gallerie supportate

• Document Maker può lavorare su questi elenchi e raccolte.

Elenchi	Annuncio, Calendario, Contatti, Elenco personalizzato, Elenco personalizzato nella scheda tecnica View, Area discussioni, Elenco esterno, Importa foglio di calcolo, Elenco stato (non mostrare i pulsanti del prodotto), Sondaggio (non mostrare i pulsanti del prodotto), Monitoraggio dei problemi, Collegamenti, Attività di progetto, Attività
Biblioteche	Risorsa, Connessione dati, Documento, Modulo, Pagina Wiki, Diapositiva, Report, Immagine (i pulsanti del prodotto si trovano nel menu Impostazioni)
Gallerie	Web Galleria parti, Galleria modelli elenco, Galleria pagine master, Galleria temi, Galleria soluzioni
Elenchi speciali	Categorie, Commenti, Post, Circolazione, Risorse, Posizione, Calendario di gruppo, Memo chiamata telefonica, Agenda, Partecipanti, Obiettivi, Decisioni, Cose da portare, Casella di testo

Appendice 2: Funzioni dei campi calcolati supportate
La tabella seguente mostra le funzioni dei campi calcolati supportate in Microsoft Word.

	Nome	Esempio	Commento
Funzioni personalizzate	Somma	Somma([TuaColonna])	1. Non fa distinzione tra maiuscole e minuscole. 2. Non supporta la nidificazione ricorsiva. 3. Supporta il calcolo scientifico esterno.
	Massimo	Max([TuaColonna])
	Minimo	Min([TuaColonna])
	Media	Media([TuaColonna]
	Contare	Conteggio([TuaColonna])
Funzioni di sistema	Addominali	Matematica Abs	1. Distinzione tra maiuscole e minuscole. 2. Supporta la nidificazione ricorsiva. 3. Supporta il calcolo scientifico esterno.
	Aco	Matematica.Acos
	Asino	Matematica Asin
	Atan	Matematica Astan
	Atan2	Matematica.Astan2
	Grande Mul	Matematica.BigMul
	Soffitto	Matematica.Soffitto
	Cos	Matematica.Cos
	manganello	Matematica.Cosh
	Esp	Esper.Matematica
	Pavimento	Piano Matematica
	Tronco d'albero	Registro matematico
	Registro10	Log.Matematico10
	Massimo	Matematica.Max
	Minimo	Matematica Min
	Potenza	Matematica.Pow
	Girare	Rotondo matematico
	Cartello	Segno.Matematico
	Peccato	Matematica.Sin
	Sinh	Matematica.Sinh
	Quadrato	Matematica.Sqrt
	Abbronzatura	Matematica.Tan
	Tanh	Matematica.Tanh
	Troncare	Matematica.Troncare

Appendice 3: Gestione delle licenze
Puoi utilizzare Document Maker senza inserire alcun codice di licenza per un periodo di 30 giorni dal primo utilizzo. Per utilizzare il prodotto dopo la scadenza, sarà necessario acquistare una licenza e registrare il prodotto.

Trovare informazioni sulla licenza

1. Nella pagina principale dei prodotti, fai clic sul collegamento di prova e accedi al Centro di gestione delle licenze.
2. Fare clic su Scarica informazioni sulla licenza, scegliere un tipo di licenza e scaricare le informazioni (codice server, ID farm o ID raccolta siti).

Affinché BoostSolutions possa creare una licenza per te, DEVI inviarci il tuo identificatore dell'ambiente SharePoint (Nota: diversi tipi di licenza richiedono informazioni diverse). Una licenza server necessita di un codice server; una licenza agricola necessita di un ID dell'azienda agricola; mentre una licenza per la raccolta siti richiede un ID raccolta siti.

• Inviaci le informazioni di cui sopra (sales@boostsolutions.com) per generare un codice di licenza.

Registrazione della licenza

1. Quando ricevi un codice di licenza del prodotto, accedi alla pagina License Management Center.
2. Fare clic su Registra nella pagina della licenza e si aprirà una finestra Registra o Aggiorna licenza.
3. Carica la licenza file oppure inserisci il codice della licenza e clicca su Registrati. Riceverai la conferma che la tua licenza è stata convalidata.

Per ulteriori dettagli sulla gestione delle licenze, consultare la BoostSolutions Foundation.

Documenti / Risorse

SOLUZIONI BOOST Creatore di documenti V2 [pdf] Guida utente V2 Creatore di documenti, V2, Creatore di documenti, Creatore

Riferimenti

• Manuale d'uso