BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Copyright
Autorsko pravo ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Sva prava zadržana. Svi materijali sadržani u ovoj publikaciji zaštićeni su autorskim pravom i nijedan dio ove publikacije ne smije se reproducirati, mijenjati, prikazivati, pohranjivati ​​u sustavu za pronalaženje ili prenositi u bilo kojem obliku ili na bilo koji način, elektronski, mehanički, fotokopiranjem, snimanjem ili na drugi način, bez prethodne pismene saglasnosti BoostSolutions.
Naš web stranica: https://www.boostsolutions.com

Uvod

Document Maker omogućava korisnicima da generišu dokumente na osnovu skupa šablona na SharePoint listi. Korisnici mogu ponovo koristiti podatke sa SharePoint lista za generisanje pojedinačnih dokumenata ili dokumenata sa više stavki, a zatim postaviti pravila za imenovanje ovih dokumenata. Dokumenti se tada mogu sačuvati kao prilozi, sačuvati u biblioteci dokumenata ili sačuvati u automatski kreiranoj fascikli. Korisnici mogu birati između četiri formata dokumenata za spremanje svojih generiranih dokumenata. Ovaj vodič za korisnike se koristi za upute i usmjeravanje korisnika da konfiguriraju i koriste Document Maker. Za najnoviju kopiju ovog i drugih vodiča, posjetite priloženu vezu: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Uvod u Document Maker

Document Maker je rešenje koje se lako koristi i koje vam brzo pomaže da kreirate dokumente koji se ponavljaju u okviru SharePoint-a koristeći unapred napravljene šablone koje pravite u programu Microsoft Word. Kada se aktiviraju funkcije Document Maker-a, komande proizvoda će biti dostupne na traci liste.

U modernom iskustvu, komande proizvoda izgledaju ovako:

Generiraj dokument

Generirajte pojedinačne dokumente za svaku stavku liste.

Generiraj spojeni dokument
Generirajte spojeni dokument koji sadrži sve stavke liste koje odaberete.

Upravljanje predlošcima i Upravljanje pravilima nalaze se u grupi Lista -> Postavke.

Upravljajte predloškom
Unesite stranicu predložaka Document Maker da biste upravljali predlošcima.

Upravljaj pravilima
Uđite na stranicu Pravila za izradu dokumenata da odredite pravila za generirane dokumente.

Upravljajte predlošcima

Document Maker vam omogućava da sastavite šablone za kreiranje dokumenata. Da biste generirali dokumente koristeći podatke iz liste, prvo morate umetnuti kolone liste u predloške. Vrijednost stupca će tada biti umetnuta u područje koje ste odredili u kreiranju predloška kada se dokument generira. Također možete dati zadani sadržaj koji se pojavljuje u svakom generiranom Word dokumentu, kao što je preferirani okvir za prodajni nalog ili službeno odricanje odgovornosti u podnožju stranice. Da biste upravljali predlošcima, morate imati barem nivo dozvole za dizajn na listi ili biblioteci.

Napomena Predlošci za cijelu kolekciju web-mjesta bit će pohranjeni u skrivenoj biblioteci na vašoj korijenskoj web lokaciji. The URL je http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Kreirajte predložak

• Idite do liste ili biblioteke u kojoj želite da kreirate šablon.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje predlošcima u grupi Postavke.

Ili uđite na stranicu sa postavkama liste ili biblioteke i u odeljku Opšte postavke kliknite na Postavke za izradu dokumenata (pokreće BoostSolutions).

• Na stranici Document Maker Settings kliknite na Kreiraj novi predložak.
• Unesite ime u dijaloški okvir Kreiranje predloška.
• Kliknite OK da kreirate predložak. Otvoriće se dijalog sa pitanjem da li želite da uredite šablon. Da biste uredili predložak, kliknite na OK, u suprotnom kliknite na Cancel.
  Napomena: Preporučljivo je da koristite Edge pretraživač tako da riječ file će se glatko otvoriti tako da možete uređivati ​​predložak.
• Nakon što kliknete na OK, predložak će se otvoriti u Wordu. Predložak možete konfigurirati na osnovu politike vaše kompanije. Za više informacija o tome kako da konfigurišete predložak dokumenta, pogledajte odeljak 4.3 Konfigurisanje predložaka u Wordu.
• Kada završite s konfiguracijom predloška, ​​kliknite  da sačuvate šablon.
• Na stranici Postavke predloška možete view osnovne informacije za predložak (ime predloška, ​​izmijenjeno, izmijenjeno od strane, primijenjeno pravilo i radnje).

Otpremite šablon
Ako imate gotove predloške, možete ih učitati i koristiti za generiranje dokumenata.

• Idite do liste ili biblioteke u koju želite da otpremite šablon.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje predlošcima u grupi Postavke. Ili uđite na stranicu sa postavkama liste ili biblioteke, u odeljku Opšte postavke i kliknite na Postavke za izradu dokumenata (pokreće BoostSolutions).
• Na stranici Document Maker Settings kliknite na Otpremi predložak.
• Pojavit će se okvir za dijalog. U dijaloškom okviru kliknite na Browse… da biste odabrali unaprijed pripremljeni predložak dokumenta sa vašeg lokalnog računara ili servera.
• Kliknite OK da otpremite odabrani predložak.

Konfigurirajte predloške u Wordu
Da biste konfigurirali predložak, morat ćete instalirati dodatak Document Maker. Za uputstva o tome kako da instalirate Document Maker Plugin, pogledajte vodič za instalaciju. Nakon što je dodatak instaliran, kartica Document Maker će se pojaviti na vašoj traci u Wordu.

Data Connection
Povežite se na SharePoint listu i preuzmite polja liste i druga srodna polja.

Prikaži polja
Ova funkcija kontrolira okno Document Maker. Možete odlučiti da li želite da prikažete okno Lista polja tako što ćete kliknuti na Prikaži polja.

Osvježite polja
Kliknite na ovu opciju da osvježite polja tako da dobijete ažurirana polja sa liste.

Označite područje ponavljanja
Označite ponovljene informacije u dokumentu. Ovo je vrlo korisno kada želite generirati spojeni dokument koristeći više stavki.

Upomoć
Preuzmite dokumente pomoći dodatka Document Maker od BoostSolutions website.

• Kliknite karticu Document Maker na Word traci, a zatim kliknite Data Connection u grupi Get Data.
• Unesite URL SharePoint liste sa koje želite da preuzmete podatke.
• Odaberite vrstu provjere autentičnosti (Windows autentikacija ili provjera autentičnosti obrasca) koju želite koristiti i unesite ispravnu autentifikaciju korisnika.
  Napomena: Korisnik mora imati najmanje View Samo nivo dozvole za SharePoint listu.
• Kliknite na Test Connection da provjerite može li korisnik pristupiti listi.
• Kliknite OK da sačuvate vezu.
  • U predlošku koji kreirate kliknite na područje u koje želite da umetnete polje(a).
  • U oknu Document Maker odaberite jedno polje i dvaput kliknite na njega. Polje će biti umetnuto kao kontrola sadržaja obogaćenog teksta.

Lista polja
Polja liste SharePoint i povezana polja sa liste za traženje. Da biste prikazali srodna polja, morate ih odabrati kao dodatna polja na listi.

Prilagođena polja

• Prilagođena polja, uključuju [Danas], [Sada], [Ja].
• [Danas] predstavlja tekući dan.
• [Sada] predstavlja trenutni datum i vrijeme.
• [Me] predstavlja trenutnog korisnika koji je generirao dokument.

Izračunata polja
Izračunata polja se mogu koristiti za izračunavanje podataka u koloni ili stavkama u dokumentu. (Podržane funkcije izračunatih polja za detalje pogledajte u Dodatku 2: Podržane funkcije izračunatih polja.)

• Da biste dobili ažurirana polja sa liste, kliknite na Osvježi polja.
• Da biste generirali spojeni dokument, morat ćete označiti tabelu ili područje kao ponavljanje.
• Kliknite da sačuvate šablon.

Izmijenite predložak

• Idite do liste ili biblioteke u kojoj želite da izmenite predložak.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje predlošcima u grupi Postavke.
• Na stranici Document Maker Settings -> Templates, pronađite predložak, a zatim kliknite na Uredi predložak.
• Ako želite promijeniti svojstva predloška, ​​kliknite Uredi svojstva.

Izbrišite predložak

• Idite do liste ili biblioteke u kojoj želite da izbrišete predložak.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje predlošcima u grupi Postavke.
• Na stranici Document Maker Settings -> Template, pronađite predložak, a zatim kliknite na Izbriši.
• Pojavit će se okvir s porukom u kojem se od vas traži da potvrdite da želite nastaviti s brisanjem.
• Kliknite OK da potvrdite brisanje.

Pravila upravljanja

Nakon kreiranja šablona, ​​moraćete da konfigurišete pravilo da odredite generisanje dokumenata. Da biste upravljali pravilima za listu ili biblioteku, morate imati barem nivo dozvole za dizajn.

Postavke pravila
Kada kreirate pravilo, potrebno je konfigurirati sljedeće postavke:

Postavke	Opis
Odaberite Predložak	Odaberite šablon(e) na koji ćete primijeniti pravilo.
Pravilo imenovanja	Odredite pravilo za automatsko imenovanje dokumenata. Možete kombinirati stupce, funkcije, prilagođene tekstove i separatore da biste dinamički generirali nazive dokumenata.
Format datuma	Navedite format datuma koji želite koristiti u nazivu dokumenta.
Vrste izlaza	Odredite vrstu izlaza (DOCX, DOC, PDF, XPS) za generirane dokumente.
Distribuirati dokument	Odredite putanju na koju želite da sačuvate generisani dokument(e).
Objedinjena generacija dokumenata	Odredite može li se generirati spojeni dokument. Napomena: Ova opcija nije obavezna.
Pravilo imenovanja spojenih dokumenata	Odredite formulu imenovanja za spojene dokumente.
Ciljna lokacija	Odredite biblioteku dokumenata za spremanje spojenih dokumenata.

Kreirajte pravilo

• Idite do liste ili biblioteke u kojoj želite da kreirate pravilo.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje pravilima u grupi Postavke.
• Na stranici Document Maker Settings -> Rules kliknite Dodaj pravilo.
  • Napomena: Ne možete dodati pravilo ako na trenutnoj listi ne postoji predložak.
• U odeljku Ime pravila unesite ime.
• Navedite koji predlošci trebaju koristiti ovo pravilo. Možete odabrati više šablona za jedno pravilo.
  Napomena: Na šablon se može primijeniti samo jedno pravilo. Jednom kada je pravilo primijenjeno na predložak, drugo pravilo se ne može primijeniti osim ako se prvo pravilo ne ukloni.
• U odjeljku Pravilo imenovanja možete koristiti element Dodaj za dodavanje kombinacije varijabli i separatora i koristiti element Ukloni da biste ih uklonili.

U padajućoj listi možete odabrati Kolone, funkcije i prilagođeni tekst kao element za naziv dokumenta.

Kolone

Gotovo sve SharePoint kolone se mogu umetnuti u formulu, uključujući: jedan red teksta, izbor, broj, valutu, datum i vrijeme, osobe ili grupe i upravljane metapodatke. U formulu možete umetnuti i sljedeće SharePoint metapodatke: [Vrijednost ID-a dokumenta], [Tip sadržaja], [Verzija] itd.

Funkcije 

Generator brojeva dokumenata vam omogućava da ubacite sljedeće funkcije u formulu. [Danas]: Današnji datum. [Sada]: Trenutni datum i vrijeme. [Ja]: Korisnik koji je generirao dokument.

Prilagođeno
Prilagođeni tekst: Možete odabrati prilagođeni tekst i unijeti sve što želite. Ako se otkriju neki nevažeći znakovi (kao što su: / \ | # @ itd.), boja pozadine ovog polja će se promijeniti i pojavit će se poruka koja ukazuje da postoje greške.

Razdvajači
Kada dodate više elemenata u formulu, možete odrediti separatore za spajanje ovih elemenata. Konektori uključuju: – _. / \ (Razdjelnici / \ se ne mogu koristiti u koloni Ime.)

U odjeljku Format podataka možete odrediti koji format datuma želite koristiti.

Napomena Ova opcija se koristi samo kada dodate barem jednu kolonu [Datum i vrijeme] u odjeljak Pravilo imenovanja.

• U odjeljku Vrste izlaza navedite format dokumenta nakon generiranja.
  Četiri file Podržani su formati: DOCX, DOC, PDF i XPS.

U odjeljku Distribuiraj dokument navedite putanju za spremanje generiranih dokumenata.

Postoje dvije opcije koje možete izabrati za spremanje generiranih dokumenata.

Sačuvaj kao prilog
Odaberite ovu opciju da priložite generirane dokumente odgovarajućim stavkama. Da biste sačuvali dokument kao prilog, morate omogućiti funkciju priloga na listi.

Koristite opciju Prepiši postojeće dokumente da odlučite da li da prepišete postojeći prilog za trenutnu stavku.

Sačuvajte u biblioteci dokumenata

Odaberite ovu opciju da biste dokumente sačuvali u SharePoint biblioteci dokumenata. Jednostavno odaberite biblioteku na padajućoj listi Spremi u biblioteku dokumenata.

Koristite opciju Kreiraj fasciklu za čuvanje dokumenata da biste dokumente sačuvali u automatski kreiranu fasciklu i navedite naziv kolone kao ime fascikle.

U odjeljku Generiranje spojenog dokumenta odaberite opciju Omogući da biste omogućili generiranje spojenog dokumenta pomoću više stavki.

U odjeljku Pravilo imenovanja spojenih dokumenata navedite pravilo imenovanja. Možete umetnuti [Danas], [Sada] i [Me] u pravilo da biste dinamički generirali imena.

• U odjeljku Ciljna lokacija odaberite biblioteku dokumenata da biste spremili spojene dokumente.
• Kliknite OK da sačuvate postavke.
• Na stranici Postavke pravila možete view osnovne informacije pravila (naziv pravila, tip izlaza, predložak, modificiran i izmijenjen od strane).

Izmijenite pravilo

• Idite do liste ili biblioteke u kojoj želite da izmenite pravilo.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje pravilima u grupi Postavke.
• Na stranici Document Maker Settings -> Rule pronađite pravilo i kliknite na Uredi. Unesite izmjene, a zatim kliknite na OK da sačuvate promjene.

Izbrišite pravilo

• Idite do liste ili biblioteke u kojoj želite da izbrišete pravilo.
• Na traci kliknite na karticu Lista ili Biblioteka, a zatim kliknite na Upravljanje pravilima u grupi Postavke.
• Na stranici Document Maker Settings -> Rule pronađite pravilo koje želite da izbrišete i kliknite na Izbriši.
• Pojavit će se okvir s porukom u kojem se od vas traži da potvrdite da želite nastaviti s brisanjem.
• Kliknite OK da potvrdite brisanje.

Korištenje Document Maker

Document Maker vam omogućava da generišete pojedinačne dokumente za svaku stavku liste ili da spojite više stavki liste u jedan dokument.

Generirajte pojedinačni dokument

• Idite do liste ili biblioteke za koju želite da generišete dokument.
• Odaberite jednu ili više stavki.
• Na traci kliknite na Generiraj dokument.
• Pojavit će se dijaloški okvir Generiraj dokument. Možete odabrati predložak koji želite koristiti na padajućoj listi Select Template. Generisani dokumenti file imena i broj files generirano će se također pojaviti u dijaloškom okviru, ispod padajuće liste Select Template.
• Kliknite Generiraj da biste generirali dokumente.
• Kada se kreiranje dokumenta završi, videćete rezultate operacije. Kliknite Idi na lokaciju da biste ušli u biblioteku ili mapu u kojoj su dokumenti pohranjeni. Kliknite na a file ime da ga otvorite ili sačuvate.
• Kliknite OK da zatvorite dijaloški okvir.
• Ako procedura generiranja dokumenta nije uspjela, Status će se prikazati kao Fail. I možeš view poruka o grešci u koloni Operacije.

Generirajte spojeni dokument
Ova funkcija vam omogućava da spojite više stavki u jedan dokument. Da biste generirali spojeni dokument, potrebno je da u pravilu omogućite opciju Generisanje objedinjenog dokumenta.

• Idite do liste ili biblioteke za koju želite da generišete dokument.
• Odaberite stavke koje želite i kliknite Generiraj spojeni dokument na traci.
• Pojavit će se dijaloški okvir Generiraj spojeni dokument. Iz ovog dijaloškog okvira možete odabrati predložak koji želite koristiti u padajućem izborniku Predložak. Generisani dokumenti file imena i broj files generirano će se također pojaviti u dijaloškom okviru.
• Kliknite Generiraj da biste generirali dokument.
• Nakon što je kreiranje dokumenta završeno, moći ćete vidjeti rezultate operacije. Kliknite Idi na lokaciju da biste ušli u biblioteku ili mapu u kojoj su dokumenti pohranjeni. Kliknite na file ime da ga otvorite ili sačuvate.
• Kliknite OK da zatvorite dijaloški okvir.

Studije slučaja
Pretpostavimo da ste stručnjak za prodaju i nakon što obradite narudžbu, morate svom kupcu poslati račun ili račun (u .pdf formatu). Predložak računa ili priznanice i file naziv treba da bude konzistentan i zasnovan na politici vaše kompanije. Ovdje je lista Sve narudžbe koja sadrži sve detalje o narudžbama kupca, uključujući naziv proizvoda, kupca, način plaćanja itd.

U predlošku Potvrde o prodaji umetnite polja liste u tablicu na sljedeći način:

Omogućite spojenu opciju generiranja dokumenata i konfigurirajte sljedeće odjeljke:

Ako želite da pošaljete detalje narudžbe Tomu Smithu, nprampda, samo odaberite stavku koja se odnosi na Tom Smith i kliknite Generiraj dokument na traci. Dobit ćete PDF file kako slijedi:

Ako vaša mušterija Lucy Green, nprample, je kupio tri proizvoda, željeli biste da stavite tri narudžbe u jedan dokument. U ovom exampZatim biste trebali odabrati tri stavke, a zatim kliknuti na Kombiniraj Generiraj na traci. Rezultirajući PDF file će se generirati na sljedeći način:

Rješavanje problema i podrška

• Pitanja o proizvodima i licencama: sales@boostsolutions.com
• Tehnička podrška (osnovna): support@boostsolutions.com
• Zatražite novi proizvod ili funkciju: feature_request@boostsolutions.com

Dodatak 1: Podržane liste, biblioteke i galerije

• Document Maker može raditi na ovim listama i bibliotekama.

Liste	Najava, Kalendar, Kontakti, Prilagođena lista, Prilagođena lista u Datasheet-u View, ploča za diskusiju, eksterna lista, uvozna tabela, lista statusa (ne prikazuj dugmad proizvoda), anketa (ne prikazuj dugmad proizvoda), praćenje problema, veze, projektni zadaci, zadaci
Biblioteke	Imovina, veza podataka, dokument, obrazac, Wiki stranica, slajd, izvještaj, slika (dugmad proizvoda su u meniju Postavke)
Galerije	Web Galerija delova, Galerija šablona liste, Galerija master stranica, Galerija tema, Galerija rešenja
Posebne liste	Kategorije, komentari, postovi, cirkulacija, resursi, boravište, grupni kalendar, memorandum o telefonskom pozivu, dnevni red, učesnici, ciljevi, odluke, stvari koje treba donijeti, okvir za tekst

Dodatak 2: Podržane funkcije izračunatog polja
Sljedeća tabela prikazuje izračunate funkcije polja koje su podržane u programu Microsoft Word.

	Ime	Instance	Komentar
Prilagođene funkcije	Sum	Zbroj ([Vaša kolona])	1. Ne razlikuje velika i mala slova. 2. Ne podržava rekurzivno ugniježđeno. 3. Podržava eksterno naučno računarstvo.
	Max	Maks ([Vaša kolona])
	Min	Min ([Vaša kolona])
	Prosjek	Prosjek([Vaša kolona]
	Count	Count([Vaša kolona])
Funkcije sistema	Abs	Math.Abs	1. Osetljivo na velika i mala slova. 2. Podržava rekurzivno ugniježđene. 3. Podržava eksterno naučno računarstvo.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Math.Asin
	Atan	Math.Astan
	Atan2	Math.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Plafon	Math.Ceiling
	Cos	Math.Cos
	Cosh	Math.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Kat	Math.Floor
	Dnevnik	Math.Log
	Log10	Math.Log10
	Max	Math.Max
	Min	Math.Min
	Pow	Math.Pow
	Okrugli	Math.Round
	Potpiši	Math.Sign
	Sin	Math.Sin
	Sinh	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Tan	Math.Tan
	Tanh	Math.Tanh
	Truncate	Math.Truncate

Dodatak 3: Upravljanje licencama
Možete koristiti Document Maker bez unosa bilo kakvog licencnog koda u periodu od 30 dana od kada ga prvi put koristite. Da biste koristili proizvod nakon isteka, morat ćete kupiti licencu i registrirati proizvod.

Pronalaženje informacija o licenci

1. Na glavnoj stranici proizvoda kliknite na probnu vezu i uđite u Centar za upravljanje licencama.
2. Kliknite na Preuzmi informacije o licenci, odaberite vrstu licence i preuzmite informacije (Kôd servera, ID farme ili ID kolekcije lokacija).

Da bi BoostSolutions kreirao licencu za vas, MORATE nam poslati vaš identifikator SharePoint okruženja (Napomena: različite vrste licenci zahtijevaju različite informacije). Za serversku licencu potreban je serverski kod; Za licencu farme potreban je ID farme; a za licencu zbirke lokacija potreban je ID kolekcije lokacija.

• Pošaljite nam gornje informacije (sales@boostsolutions.com) da generišemo licencni kod.

Registracija licence

1. Kada primite licencni kod proizvoda, uđite na stranicu Centra za upravljanje licencama.
2. Kliknite Registriraj se na stranici licence i otvorit će se prozor Registriraj ili Ažuriraj licencu.
3. Otpremite licencu file ili unesite licencni kod i kliknite na Registracija. Dobit ćete potvrdu da je vaša licenca validirana.

Za više detalja o upravljanju licencama, pogledajte BoostSolutions Foundation.

Dokumenti / Resursi

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdf] Korisnički priručnik V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Reference

• Uputstvo za upotrebu