BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

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Introduzione

Document Maker permette à l'utilizatori di generà documenti basatu annantu à un set di mudelli in a lista di SharePoint. L'utilizatori ponu riutilizà e dati da listi di SharePoint per generà documenti individuali o documenti multi-elementu è poi stabilisce e regule per nome di sti documenti. I ducumenti ponu esse salvati cum'è allegati, salvati in a biblioteca di documenti o salvati in un cartulare creatu automaticamente. L'utilizatori ponu sceglie trà quattru formati di documentu per salvà i so documenti generati. Questa guida d'utilizatore hè aduprata per urdinà è guidà l'utilizatori à cunfigurà è aduprà Document Maker. Per l'ultima copia di questa è altre guide, visitate u ligame furnitu: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Introduzione à Document Maker

Document Maker hè una soluzione faciule d'utilizà chì vi aiuta rapidamente à creà documenti ripetitivi è recurrenti in SharePoint utilizendu mudelli prefatti chì produci in Microsoft Word. Una volta chì e funzioni di Document Maker sò attivate, i cumandamenti di u produttu seranu dispunibili in a cinta di lista.

In l'esperienza muderna, i cumandamenti di u produttu pareanu cusì:

Generate Document

Generate documenti individuali per ogni articulu di lista.

Generate un documentu unitu
Generate un documentu unitu chì cuntene tutti l'articuli di lista chì selezziunate.

Manage Templates è Manage Rules sò situati in u gruppu Lista -> Settings.

Gestisce u Template
Entra in a pagina di mudelli Document Maker per gestisce i mudelli.

Gestisce e Regole
Entra in a pagina di Regoli di Document Maker per specificà e regule per i documenti generati.

Gestisce i mudelli

Document Maker vi permette di cumpone mudelli per a creazione di documenti. Per generà documenti utilizendu dati da a lista, prima deve inserisce e colonne di lista in i mudelli. U valore di a colonna, dunque, serà inseritu in l'area chì avete designatu in a creazione di u mudellu quandu u documentu hè generatu. Pudete ancu furnisce un cuntenutu predeterminatu chì appare in ogni documentu di parola generatu, cum'è un quadru preferitu per un ordine di vendita o un disclaimer ufficiale in un piè di pagina. Per gestisce i mudelli, duvete avè almenu un livellu di permessu di Design in lista o biblioteca.

Nota I mudelli per tutta a cullizzioni di u situ seranu guardati in una biblioteca oculta in u vostru situ radicali. U URL hè http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Crea un Template

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete creà un mudellu.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Templates in u gruppu Settings.

Oppure, entre in a pagina di Lista o Biblioteche Settings è sottu a sezione General Settings, cliccate Document Maker Settings (Powered by BoostSolutions).

• In a pagina di paràmetri di Document Maker, cliccate Crea un novu mudellu.
• Inserite un nome in a finestra di dialogu Crea un Template.
• Cliccate OK per creà u mudellu. Apertura un dialogu chì dumanda se vulete edità u mudellu. Per edità u mudellu, cliccate OK, altrimenti cliccate Cancella.
  Nota: Hè cunsigliatu à aduprà u navigatore Edge cusì chì una parolla file s'aprirà in modu fluidu per pudè edità u mudellu.
• Dopu à cliccà OK, u mudellu si apre in Word. Pudete cunfigurà u mudellu basatu nantu à a pulitica di a vostra cumpagnia. Per più infurmazione nantu à cumu cunfigurà un mudellu di documentu, fate riferimentu à a sezione 4.3 Configurate Templates in Word.
• Quandu avete finitu di cunfigurà u mudellu, cliccate  per salvà u mudellu.
• In a pagina Template Settings, pudete view l'infurmazioni basi per u mudellu (Nome di u Template, Modificatu, Modificatu da, Regula Applicata è Azzioni).

Caricate un Template
Sì avete mudelli prefatti, pudete caricate è aduprà per generà documenti.

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete carricà un mudellu.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Templates in u gruppu Settings. Oppure, entre in a pagina di Lista o Library Settings, in a sezione General Settings è cliccate Document Maker Settings (Powered by BoostSolutions).
• In a pagina di paràmetri di Document Maker, cliccate Caricate un mudellu.
• Una finestra di dialogu appariscerà. In a finestra di dialogu cliccate Sfoglia ... per selezziunà u vostru mudellu di documentu predefinitu da u vostru urdinatore o servitore locale.
• Cliccate OK per carica u mudellu sceltu.

Configurate i mudelli in Word
Per cunfigurà un mudellu, vi tuccherà à stallà u plugin Document Maker. Per struzzioni nantu à cumu installà u Plugin Document Maker, per piacè riferite à a guida d'installazione. Quandu u plugin hè stallatu, una tabulazione Document Maker apparirà nantu à a vostra cinta in Word.

Cunnessione di dati
Cunnettete à una lista di SharePoint è uttene campi di lista è altri campi rilativi.

Mostra Campi
Sta funzione cuntrolla u pane Document Maker. Pudete decide di mustrà o micca u pane di Campi di Lista clicchendu nantu à Mostra Campi.

Refresh Fields
Cliccate nantu à sta opzione per rinfriscà i campi in modu chì uttene campi aghjurnati da a lista.

Mark Repeat Area
Marcate l'infurmazioni ripetute in u documentu. Questu hè assai utile quandu vulete generà un documentu unitu cù parechje elementi.

Aiutu
Ottene documenti di aiutu di u plugin Document Maker da BoostSolutions websitu.

• Cliccate a tabulazione Document Maker in u Word Ribbon è dopu cliccate Data Connection in u gruppu Get Data.
• Ingressu u URL di a lista di SharePoint chì vulete acquistà dati.
• Selezziunate u tipu d'autentificazione (autentificazione Windows o Autenticazione di forma) chì vulete usà è inserite l'autentificazione d'utilizatore curretta.
  Nota: L'utilizatore deve avè almenu View Solu u livellu di permessu per a lista di SharePoint.
• Cliccate Test Connection per verificà se l'utilizatore pò accede à a lista.
• Cliccate OK per salvà a cunnessione.
  • In u mudellu chì creanu, cliccate nantu à l'area induve vulete inserisce un campu (s).
  • In u pane Document Maker, selezziunate un campu è fate un doppiu clic. U campu serà inseritu cum'è un Rich Text Content Control.

Lista Campi
Campi di lista di SharePoint è campi cunnessi da a lista di ricerca. Per mustrà i campi rilativi, avete bisognu di selezziunà cum'è campi supplementari in a lista.

Campi persunalizati

• Campi persunalizati, include [Oghje], [Avà], [Me].
• [Oghje] rapprisenta u ghjornu attuale.
• [Avà] rapprisenta a data è l'ora attuale.
• [Me] rapprisenta l'utilizatore attuale chì hà generatu u documentu.

Campi calculati
I campi calculati ponu esse utilizati per calculà e dati in colonna o elementi in u documentu. (E funzioni di campu calculate supportate per piacè vede l'Appendice 2: Funzioni di campu calculate supportate per i dettagli.)

• Per uttene campi aghjurnati da a lista, cliccate nantu à Refresh Fields.
• Per generà un documentu unitu, avete bisognu di marcà una tavola o una zona cum'è ripetizione.
• Cliccate per salvà u mudellu.

Mudificà un Template

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete mudificà un mudellu.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Templates in u gruppu Settings.
• In u Document Maker Settings -> Templates pagina, cercate u mudellu è dopu cliccate Edit Template.
• Se vulete cambià e proprietà di u mudellu, cliccate Edite Proprietà.

Sguassà un Template

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete sguassà un mudellu.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Templates in u gruppu Settings.
• In u Document Maker Settings -> Template pagina, cercate u mudellu è dopu cliccate Delete.
• Una casella di missaghju cumparisce chì vi dumanda di cunfirmà chì vulete prucede cù a cancellazione.
• Cliccate OK per cunfirmà l'eliminazione.

Reguli di gestione

Dopu chì un mudellu hè creatu, avete bisognu di cunfigurà una regula per specificà a generazione di documenti. Per gestisce e regule per una lista o una biblioteca, duvete avè almenu un livellu di permessu di Design.

Configurazione di e regule
Quandu crea una regula, i seguenti paràmetri devenu esse cunfigurati:

Settings	Descrizzione
Selezziunà Template	Sceglite un mudellu (s) per applicà a regula.
Regula di nomu	Specificate una regula per a denominazione automatica di documenti. Pudete combine colonne, funzioni, testi persunalizati è separatori per generà dinamicamente nomi di documenti.
Format di data	Specificate un formatu di data chì vulete usà in u nome di u documentu.
Tipi di output	Specificate u tipu di output (DOCX, DOC, PDF, XPS) per i ducumenti generati.
Distribuisce u documentu	Specificate u percorsu induve vulete salvà u documentu generatu (s).
Generazione di documenti uniti	Specificà se un documentu unitu pò esse generatu. Nota: Questa opzione hè facultativa.
Regola di Nominazione di Documenti Fusionati	Specificate una formula di denominazione per i documenti uniti.
Locu di destinazione	Specificate a biblioteca di documenti per salvà i documenti uniti.

Crea una regula

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete creà una regula.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Rules in u gruppu Settings.
• In u Document Maker Settings -> Rules pagina, cliccate Add Rule.
  • Nota: Ùn pudete micca aghjunghje una regula se ùn ci hè micca un mudellu in a lista attuale.
• In a sezione Rule Name, entre un nome.
• Specificate quali mudelli anu da aduprà sta regula. Pudete selezziunate parechje mudelli per una regula.
  Nota: Una sola regula pò esse appiicata à un mudellu. Una volta chì una regula hè stata appiicata à un mudellu, una seconda regula ùn pò esse applicata, salvu chì a prima regula hè eliminata.
• In a rùbbrica di Naming Rule, pudete aduprà Add element per aghjunghje una cumminazione di variàbili è separatori è utilizate Elimina l'elementu per sguassà.

In u listinu drop-down, pudete selezziunate Culonni, Funzioni è Testu Personalizatu cum'è un elementu per u nome di u documentu.

Culonni

Quasi tutti i culonni di SharePoint ponu esse inseriti in una formula, cumprese: Una sola linea di testu, Scelta, Numeru, Valuta, Data è Ora, Persone o Gruppu è Metadata Managed. Pudete ancu inserisce i seguenti metadati SharePoint in una formula: [Valore ID Documentu], [Tipu di cuntenutu], [Versione], etc.

Funzioni 

Document Number Generator permette di inserisce e seguenti funzioni in una formula. [Oghje]: Data d'oghje. [Avà]: A data è l'ora attuale. [Me]: L'utilizatore chì hà generatu u documentu.

Personalizatu
Testu Personalizatu: Pudete selezziunà u Testu Personalizatu è entre in tuttu ciò chì vulete. Se alcuni caratteri invalidi sò rilevati (cum'è: / \ | # @ etc.), u culore di fondu di stu campu cambierà, è un missaghju apparirà per indicà chì ci sò errori.

Separatori
Quandu aghjunghje parechje elementi in una formula, pudete specificà separatori per unisce questi elementi. I connettori includenu: - _. / \ (I separatori / \ ùn ponu micca esse usatu in a colonna Nome.)

In a rùbbrica Format di Dati, pudete specificà quale formatu di data vulete utilizà.

Nota Questa opzione hè aduprata solu quandu aghjunghje almenu una colonna [Data è Ora] in a sezione Regula di Nominazione.

• In a sezione Tipi di output, specificate u formatu di documentu dopu a generazione.
  Quattru file I formati sò supportati: DOCX, DOC, PDF è XPS.

In a sezione Distribute Document, specificate u percorsu per salvà i documenti generati.

Ci hè duie opzioni per voi di sceglie per salvà i documenti generati.

Salvà cum'è attache
Sceglite sta opzione per aghjunghje i documenti generati à l'articuli currispundenti. Per salvà u documentu cum'è un attache, avete bisognu di attivà a funzione attache in a lista.

Aduprate l'opzione Sovrascrivi documenti esistenti per decide di sovrascrive un attache esistente per l'elementu attuale.

Salvà in a biblioteca di documenti

Sceglite sta opzione per salvà i documenti in una biblioteca di documenti SharePoint. Simply selezziunà una biblioteca in u listinu di salvezza di a biblioteca di documenti.

Aduprate l'opzione Crea un cartulare per salvà i documenti per salvà i documenti in un cartulare creatu automaticamente è specificate un nome di colonna cum'è u nome di u cartulare.

In a sezione Generazione di Documenti Unificati, selezziunate l'opzione Abilita per attivà a generazione di un documentu unitu cù parechje elementi.

In a seccione di Rule di Naming Documents Merged, specificate a regula di nomenclatura. Pudete inserisce [Oghje], [Ora] è [Me] in a regula per generà dinamicamente nomi.

• In a sezione Target Location, selezziunate una biblioteca di documenti per salvà i documenti uniti.
• Cliccate OK per salvà i paràmetri.
• In a pagina Rule Settings, pudete view l'infurmazioni basi di a regula (Rule Name, OutputType, Template, Modified, and Modified By).

Mudificà una regula

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete mudificà una regula.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Rules in u gruppu Settings.
• In u Document Maker Settings -> Rule pagina, truvate a regula è cliccate Edit. Fate i vostri cambiamenti è dopu cliccate OK per salvà i cambiamenti.

Sguassà una regula

• Navigate à a lista o a biblioteca induve vulete sguassà una regula.
• In u Ribbon, cliccate nantu à a tabulazione Lista o Biblioteca è dopu cliccate Manage Rules in u gruppu Settings.
• In u Document Maker Settings -> Rule pagina, truvate a regula chì vulete sguassà è cliccate Delete.
• Una casella di missaghju cumparisce chì vi dumanda di cunfirmà chì vulete prucede cù a cancellazione.
• Cliccate OK per cunfirmà l'eliminazione.

Utilizà Document Maker

Document Maker vi permette di generà documenti individuali per ogni articulu di lista o unisce parechji elementi di lista in un documentu.

Generate Documentu Individuale

• Navigate à a lista o a biblioteca per quale vulete generà documentu.
• Sceglite unu o più elementi.
• In u Ribbon, cliccate Generate Document.
• A finestra di dialogu Generate Document appariscerà. Pudete selezziunà un mudellu chì vulete usà in a lista di scelta di u mudellu. I documenti generati file nomi è u numeru di files generati appariscerà ancu in a finestra di dialogu, sottu a lista di menu di scelta di u mudellu.
• Cliccate Generate per generà i documenti.
• Una volta a creazione di u documentu hè finita, vi vede i risultati di l'operazione. Cliccate Vai à Locu per entre in a biblioteca o in u cartulare induve i documenti sò almacenati. Cliccate nantu à a file nome per apre o salvà.
• Cliccate OK per chjude a finestra di dialogu.
• Se a prucedura di generazione di u documentu hà fallutu, u Status mostrarà cum'è Fail. È pudete view u Missaghju d'errore sottu a colonna Operazioni.

Generate un documentu unitu
Sta funzione vi permette di unisce parechji elementi in un documentu. Per generà un documentu unitu, avete bisognu di attivà l'opzione Generazione di Documentu Merged in regula.

• Navigate à a lista o a biblioteca per quale vulete generà un documentu.
• Selezziunate l'articuli chì vulete è cliccate Generate un Documentu unitu nantu à a Ribbon.
• A finestra di dialogu Generate a Merged Document apparirà. Da questa finestra di dialogu, pudete selezziunà un mudellu chì vulete usà in u menù a tendina Template. I documenti generati file nomi è u numeru di files generati apparirà ancu in a finestra di dialogu.
• Cliccate Generate per generà u documentu.
• Una volta a creazione di u documentu hè finita, puderete vede i risultati di l'operazione. Cliccate Vai à Locu per entre in a biblioteca o in u cartulare induve i documenti sò almacenati. Cliccate nant'à u file nome per apre o salvà.
• Cliccate OK per chjude a finestra di dialogu.

Studii di casu
Supponete chì site un specialista di vendita è dopu avè trattatu un ordine, avete bisognu di mandà una fattura o una ricevuta (in formatu .pdf) à u vostru cliente. U mudellu di fattura o ricevuta è u file U nome deve esse coherente è basatu nantu à a pulitica di a vostra cumpagnia. Eccu a lista di Tutti l'Ordini chì cuntene tutti i dettagli di l'ordine di u cliente, cumpresu u nome di u produttu, u cliente, u metudu di pagamentu, etc.

In u mudellu di Ricevuta di Vendita, inserisci i campi di lista in a tavula cusì:

Attivate l'opzione di generazione di documenti fusionati è cunfigurate e seguenti sezioni:

Se vulete mandà i dettagli di l'ordine à Tom Smith, per example, sceglite solu l'elementu chì hè in relazione cù Tom Smith è cliccate Generate Document in u Ribbon. Averete un PDF file cum'è seguita:

Se u vostru cliente Lucy Green, per example, hà acquistatu trè prudutti, vi vulete mette i trè ordini in un documentu. In questu example, tu avissi a selezziunà i trè voci e poi cliccate Cumbine Generate nant'à u Ribbon. U PDF risultatu file serà generatu cusì:

Risoluzione di prublemi è Supportu

• Domande di produttu è licenze: sales@boostsolutions.com
• Assistenza tecnica (Base): support@boostsolutions.com
• Richiede un novu pruduttu o funzione: feature_request@boostsolutions.com

Appendice 1: Listi, Biblioteche è Gallerie supportati

• Document Maker pò travaglià nantu à sti listi è biblioteche.

Listi	Annunci, Calendari, Cuntatti, Lista Personalizzata, Lista Personalizzata in Datasheet View, Tavola di discussione, Lista esterna, Foglia di calcolo d'importazione, Lista di statutu (ùn mostra micca i buttoni di produttu), Sondage (ùn mostra micca i buttoni di produttu), Tracciamentu di i prublemi, Ligami, Tasks di Prughjettu, Tasks
Biblioteche	Asset, Data Connection, Document, Form, Wiki Page, Slide, Report, picture (i buttuni di u produttu sò in u menu Settings)
Gallerie	Web Parts Gallery, List Templates Gallery, Master Pages Gallery, Themes Gallery, Solutions Gallery
Listi speciali	Categorii, Cumenti, Messaggi, Circulazione, Risorse, Dove si trova, Calendari di Gruppi, Memo di Telefone, Agenda, Participanti, Obiettivi, Decisioni, Cose da purtà, Casella di testu

Appendice 2: Funzioni di Campu Calculate Supportate
A tabella seguente mostra e funzioni di campu calculate chì sò supportate in Microsoft Word.

	Nome	Istanza	Cumentu
Funzioni persunalizati	Sum	Sum([A vostra Colonna])	1. Not case sensitive. 2. Ùn sustene micca recursively nested. 3. Supporta l'informatica scientifica esterna.
	Max	Max([A vostra Colonna])
	Min	Min([A vostra Colonna])
	Media	Media ([A vostra Colonna]
	Conti	Conte ([A vostra Colonna])
Funzioni di u sistema	Abs	Math.Abs	1. Case sensitive. 2. Supports recursively nidificati. 3. Supporta l'informatica scientifica esterna.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Math.Asin
	Atan	Math.Astan
	Atan2	Math.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Ceiling	Matematica.Tettu
	Cos	Math.Cos
	Cosh	Matematica.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Pianu	Matematica.Pavimentu
	Log	Math.Log
	Log10	Math.Log10
	Max	Math.Max
	Min	Math.Min
	Pow	Math.Pow
	Round	Matematica.Tortu
	Firmà	Math.Sign
	Sin	Math.Sin
	Sinh	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Tan	Math.Tan
	Tanh	Math.Tanh
	Troncà	Math.Truncate

Appendice 3: Gestione di Licenze
Pudete aduprà Document Maker senza inserisce alcun codice di licenza per un periudu di 30 ghjorni da quandu l'utilizate per a prima volta. Per utilizà u pruduttu dopu a scadenza, avete bisognu di cumprà una licenza è registrà u pruduttu.

Truvà infurmazione di licenza

1. In a pagina principale di i prudutti, cliccate nantu à u ligame di prova è entra in u Centru di Gestione di Licenza.
2. Cliccate Scaricate l'Informazione di Licenza, sceglite un tipu di licenza è scaricate l'infurmazioni (Codice di u Servitore, ID Farma o ID di Collezzione di u Site).

Per chì BoostSolutions creà una licenza per voi, DEVI mandà u vostru identificatore di l'ambiente SharePoint (Nota: diversi tipi di licenza necessitanu infurmazioni diverse). Una licenza di u servitore hà bisognu di un codice di u servitore; una licenza Farm hà bisognu di un ID agriculu; è una licenza di cullizzioni di u situ hà bisognu di un ID di cullizzioni di u situ.

• Mandate l'infurmazioni sopra à noi (sales@boostsolutions.com) per generà un codice di licenza.

Registrazione di Licenza

1. Quandu avete ricevutu un codice di licenza di u produttu, entre in a pagina di u Centru di Gestione di Licenza.
2. Cliccate Registrate nantu à a pagina di licenza è si apre una finestra di Registrazione o Actualizazione di licenza.
3. Caricate a licenza file o entre u codice di licenza è cliccate Register. Averete cunferma chì a vostra licenza hè stata validata.

Per più dettagli nantu à a gestione di licenze, vede a Fundazione BoostSolutions.

Documenti / Risorse

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdfGuida di l'utente V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Referenze

• Manuale d'usu