ブースト ソリューション V2 ドキュメント メーカー
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導入
Document Maker を使用すると、ユーザーは SharePoint リスト内の一連のテンプレートに基づいてドキュメントを生成できます。 ユーザーは、SharePoint リストのデータを再利用して個別のドキュメントまたは複数項目のドキュメントを生成し、これらのドキュメントに名前を付けるルールを設定できます。 その後、ドキュメントを添付ファイルとして保存したり、ドキュメント ライブラリに保存したり、自動作成フォルダーに保存したりできます。 ユーザーは、生成したドキュメントを保存するために XNUMX つのドキュメント形式から選択できます。 このユーザー ガイドは、Document Maker の設定と使用方法をユーザーに指示およびガイドするために使用されます。 このガイドおよびその他のガイドの最新版については、次のリンクにアクセスしてください。 https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html
ドキュメントメーカーの紹介
Document Maker は、Microsoft Word で作成した既製のテンプレートを使用して、SharePoint 内で繰り返し使用するドキュメントを迅速に作成するのに役立つ使いやすいソリューションです。 Document Maker 機能をアクティブにすると、リスト リボンで製品コマンドが使用できるようになります。
最新の環境では、製品コマンドは次のようになります。
ドキュメントの生成
リスト項目ごとに個別のドキュメントを生成します。
結合ドキュメントの生成
選択したすべてのリスト項目を含む結合ドキュメントを生成します。
「テンプレートの管理」と「ルールの管理」は、「リスト」 -> 「設定」グループにあります。
テンプレートの管理
Document Maker テンプレート ページに移動して、テンプレートを管理します。
ルールの管理
「Document Maker Rules」ページに入り、生成されるドキュメントのルールを指定します。
テンプレートの管理
Document Maker を使用すると、ドキュメント作成用のテンプレートを作成できます。 リストのデータを使用してドキュメントを生成するには、まずリストの列をテンプレートに挿入する必要があります。 列の値は、ドキュメントの生成時にテンプレート作成時に指定した領域に挿入されます。 また、販売注文の優先フレームワークやページ フッターの公式免責事項など、生成されたすべての Word ドキュメントに表示されるデフォルトのコンテンツを提供することもできます。 テンプレートを管理するには、リストまたはライブラリで少なくともデザイン権限レベルが必要です。
注記 サイト コレクション全体のテンプレートは、ルート サイトの非表示ライブラリに保存されます。 の URL http://です/BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx
テンプレートを作成する
- テンプレートを作成するリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [テンプレートの管理] をクリックします。
または、[リストまたはライブラリの設定] ページに入り、[一般設定] セクションで [ドキュメント メーカーの設定 (BoostSolutions を使用)] をクリックします。 
- [ドキュメント メーカーの設定] ページで、[新しいテンプレートの作成] をクリックします。
- [テンプレートの作成] ダイアログ ボックスに名前を入力します。
- 「OK」をクリックしてテンプレートを作成します。 テンプレートを編集するかどうかを尋ねるダイアログが開きます。 テンプレートを編集するには「OK」をクリックし、それ以外の場合は「キャンセル」をクリックします。
注記： 単語を簡単に表示できるように、Edge ブラウザを使用することをお勧めします。 file スムーズに開くので、テンプレートを編集できます。 - 「OK」をクリックすると、テンプレートが Word で開きます。 会社のポリシーに基づいてテンプレートを構成できます。 ドキュメント テンプレートの設定方法の詳細については、セクション 4.3 Word でのテンプレートの設定を参照してください。
- テンプレートの設定が完了したら、
をクリックしてテンプレートを保存します。 - [テンプレート設定] ページでは、次のことができます。 view テンプレートの基本情報 (テンプレート名、変更日、変更者、適用されたルールおよびアクション)。
テンプレートをアップロードする
事前に作成されたテンプレートがある場合は、それをアップロードしてドキュメントを生成するために使用できます。
- テンプレートをアップロードするリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [テンプレートの管理] をクリックします。 または、[一般設定] セクションの [リストまたはライブラリの設定] ページに入り、[ドキュメント メーカーの設定 (BoostSolutions を使用)] をクリックします。
- [ドキュメント メーカーの設定] ページで、[テンプレートのアップロード] をクリックします。
- ダイアログボックスが表示されます。 ダイアログ ボックスで [参照…] をクリックして、ローカル コンピューターまたはサーバーから事前に作成されたドキュメント テンプレートを選択します。
- 「OK」をクリックして、選択したテンプレートをアップロードします。
Word でテンプレートを構成する
テンプレートを設定するには、Document Maker プラグインをインストールする必要があります。 Document Maker プラグインのインストール方法については、インストール ガイドを参照してください。 プラグインがインストールされると、Word のリボンに [ドキュメント メーカー] タブが表示されます。
データ接続
SharePoint リストに接続し、リスト フィールドおよびその他の関連フィールドを取得します。
フィールドを表示
この関数は、Document Maker ペインを制御します。 [フィールドの表示] をクリックすると、[リスト フィールド] ペインを表示するかどうかを決定できます。
フィールドをリフレッシュ
このオプションをクリックしてフィールドを更新すると、リストから最新のフィールドが取得されます。
リピートエリアにマークを付ける
文書内の繰り返し情報にマークを付けます。 これは、複数のアイテムを使用して結合されたドキュメントを生成する場合に非常に便利です。
ヘルプ
Document Maker プラグインのヘルプ ドキュメントを BoostSolutions から入手します。 webサイト。
- Word リボンの [ドキュメント メーカー] タブをクリックし、[データの取得] グループの [データ接続] をクリックします。
- 入力してください URL データを取得する SharePoint リストの。
- 使用する認証の種類 (Windows 認証またはフォーム認証) を選択し、正しいユーザー認証を入力します。
注記： ユーザーは少なくとも View SharePoint リストの権限レベルのみ。 - 「接続のテスト」をクリックして、ユーザーがリストにアクセスできるかどうかを確認します。
- 「OK」をクリックして接続を保存します。
- 作成しているテンプレートで、フィールドを挿入する領域をクリックします。
- [ドキュメント メーカー] ペインで、フィールドを XNUMX つ選択してダブルクリックします。 フィールドはリッチ テキスト コンテンツ コントロールとして挿入されます。
リストフィールド
SharePoint リスト フィールドとルックアップ リストの関連フィールド。 関連フィールドを表示するには、リスト内の追加フィールドとしてそれらを選択する必要があります。
カスタムフィールド
- カスタムフィールドには、[Today]、[Now]、[Me] が含まれます。
- [Today]は当日を表します。
- [Now]は現在の日時を表します。
- [Me] は、ドキュメントを作成した現在のユーザーを表します。
計算フィールド
計算フィールドを使用して、ドキュメント内の列または項目のデータを計算できます。 (サポートされている計算フィールド関数の詳細については、付録 2: サポートされている計算フィールド関数を参照してください。)
- リストから最新のフィールドを取得するには、「フィールドを更新」をクリックします。
- 結合されたドキュメントを生成するには、テーブルまたはエリアを繰り返しとしてマークする必要があります。
- クリック
テンプレートを保存します。
テンプレートを変更する
- テンプレートを変更するリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [テンプレートの管理] をクリックします。
- [ドキュメント メーカーの設定] -> [テンプレート] ページで、テンプレートを見つけて、[テンプレートの編集] をクリックします。
- テンプレートのプロパティを変更する場合は、「プロパティの編集」をクリックします。
テンプレートを削除する
- テンプレートを削除するリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [テンプレートの管理] をクリックします。
- [Document Maker の設定] -> [テンプレート] ページで、テンプレートを見つけて、[削除] をクリックします。
- 削除を続行するかどうかを確認するメッセージ ボックスが表示されます。
- 「OK」をクリックして削除を確認します。
ルールの管理
テンプレートを作成した後、ドキュメントの生成を指定するルールを構成する必要があります。 リストまたはライブラリのルールを管理するには、少なくともデザイン権限レベルが必要です。
ルール設定
ルールを作成するときは、次の設定を構成する必要があります。
| 設定 | 説明 |
| テンプレートを選択 | ルールを適用するテンプレートを選択します。 |
|
命名規則 |
自動ドキュメント命名規則を指定します。 列、関数、カスタマイズされたテキスト、区切り記号を組み合わせて、ドキュメント名を動的に生成できます。 |
| 日付形式 | ドキュメント名に使用する日付形式を指定します。 |
|
出力タイプ |
生成されるドキュメントの出力タイプ (DOCX、DOC、PDF、XPS) を指定します。 |
| 文書の配布 | 生成されたドキュメントを保存するパスを指定します。 |
|
結合ドキュメントの生成 |
結合文書を生成できるかどうかを指定します。 注: このオプションはオプションです。 |
| マージされたドキュメントの命名規則 | 結合されたドキュメントの命名式を指定します。 |
| ターゲットの場所 | 結合されたドキュメントを保存するドキュメント ライブラリを指定します。 |
ルールを作成する
- ルールを作成するリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [ルールの管理] をクリックします。
- [ドキュメント メーカーの設定 -> ルール] ページで、[ルールの追加] をクリックします。
- 注記： 現在のリストにテンプレートが存在しない場合、ルールを追加することはできません。
- 「ルール名」セクションに名前を入力します。
- このルールを使用するテンプレートを指定します。 XNUMX つのルールに対して複数のテンプレートを選択できます。
注記： テンプレートに適用できるルールは XNUMX つだけです。 ルールがテンプレートに適用されると、最初のルールが削除されない限り、XNUMX 番目のルールは適用できません。 - 「命名規則」セクションでは、要素の追加を使用して変数と区切り文字の組み合わせを追加し、要素の削除を使用してそれらを削除できます。
ドロップダウン リストで、ドキュメント名の要素として [列]、[関数]、および [カスタム テキスト] を選択できます。
コラム
単一行のテキスト、選択肢、数値、通貨、日付と時刻、人物またはグループ、管理されたメタデータなど、ほぼすべての SharePoint 列を数式に挿入できます。 次の SharePoint メタデータを数式に挿入することもできます: [ドキュメント ID 値]、[コンテンツ タイプ]、[バージョン] など。
機能
文書番号ジェネレーターを使用すると、次の関数を数式に挿入できます。 [今日]: 今日の日付。 [現在]: 現在の日時。 [私]: ドキュメントを生成したユーザー。
カスタマイズ
カスタム テキスト: [カスタム テキスト] を選択し、任意のテキストを入力できます。 無効な文字 (/ \ | # @ など) が検出された場合、このフィールドの背景色が変わり、エラーがあることを示すメッセージが表示されます。
セパレータ
数式に複数の要素を追加する場合、区切り文字を指定してこれらの要素を結合できます。 コネクタには次のものがあります: – _. / \ (「名前」列では / \ 区切り文字は使用できません。)
「データ形式」セクションでは、使用する日付形式を指定できます。
注記 このオプションは、命名規則セクションに少なくとも XNUMX つの [日付と時刻] 列を追加する場合にのみ使用されます。
- 「出力タイプ」セクションで、生成後のドキュメント形式を指定します。
4つ file サポートされている形式は、DOCX、DOC、PDF、XPS です。
[ドキュメントの配布] セクションで、生成されたドキュメントを保存するパスを指定します。
生成されたドキュメントを保存するには XNUMX つのオプションから選択できます。
添付ファイルとして保存
生成されたドキュメントを対応するアイテムに添付するには、このオプションを選択します。 ドキュメントを添付ファイルとして保存するには、リストで添付ファイル機能を有効にする必要があります。
[既存のドキュメントを上書きする] オプションを使用して、現在のアイテムの既存の添付ファイルを上書きするかどうかを決定します。
ドキュメント ライブラリに保存する
ドキュメントを SharePoint ドキュメント ライブラリに保存するには、このオプションを選択します。 [ドキュメント ライブラリに保存] ドロップダウン リストでライブラリを選択するだけです。 
[ドキュメントを保存するフォルダーを作成する] オプションを使用して、自動的に作成されたフォルダーにドキュメントを保存し、フォルダー名として列名を指定します。 
「結合ドキュメントの生成」セクションで、「有効」オプションを選択して、複数のアイテムを使用した結合ドキュメントの生成を有効にします。
[結合されたドキュメントの名前付けルール] セクションで、名前付けルールを指定します。ルールに [Today]、[Now]、および [Me] を挿入して、名前を動的に生成できます。
- [ターゲットの場所] セクションで、結合されたドキュメントを保存するドキュメント ライブラリを選択します。
- [OK] をクリックして設定を保存します。
- [ルール設定] ページでは、次のことができます。 view ルールの基本情報 (ルール名、出力タイプ、テンプレート、変更日、および変更者)。
ルールを変更する
- ルールを変更するリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [ルールの管理] をクリックします。
- [Document Maker の設定] -> [ルール] ページでルールを見つけて、[編集] をクリックします。 変更を加え、「OK」をクリックして変更を保存します。
ルールを削除する
- ルールを削除するリストまたはライブラリに移動します。
- リボンで、[リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[設定] グループの [ルールの管理] をクリックします。
- [Document Maker の設定] -> [ルール] ページで、削除するルールを見つけて、[削除] をクリックします。
- 削除を続行するかどうかを確認するメッセージ ボックスが表示されます。
- 「OK」をクリックして削除を確認します。
ドキュメントメーカーの使用
Document Maker を使用すると、リスト項目ごとに個別のドキュメントを生成したり、複数のリスト項目を XNUMX つのドキュメントに結合したりできます。
個別ドキュメントの生成
- ドキュメントを生成するリストまたはライブラリに移動します。
- XNUMX つ以上の項目を選択します。
- リボンで、「ドキュメントの生成」をクリックします。
- 「ドキュメントの生成」ダイアログボックスが表示されます。 [テンプレートの選択] ドロップダウン リストで、使用するテンプレートを選択できます。 生成されたドキュメント file 名前とその数 file生成されたテンプレートは、ダイアログ ボックスの [テンプレートの選択] ドロップダウン リストの下にも表示されます。
- 「生成」をクリックしてドキュメントを生成します。
- ドキュメントの作成が完了すると、操作の結果が表示されます。 [場所に移動] をクリックして、ドキュメントが保存されているライブラリまたはフォルダーを入力します。 をクリックしてください file 名前を付けて開くか保存します。
- [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。
- ドキュメント生成手順が失敗した場合、ステータスは失敗と表示されます。 そして、次のことができます view [操作] 列の下のエラー メッセージ。
結合ドキュメントの生成
この機能を使用すると、複数のアイテムを XNUMX つのドキュメントに結合できます。 結合ドキュメントを生成するには、ルールで結合ドキュメントの生成オプションを有効にする必要があります。
- ドキュメントを生成するリストまたはライブラリに移動します。
- 必要な項目を選択し、リボンの [結合ドキュメントの生成] をクリックします。
- [結合ドキュメントの生成] ダイアログ ボックスが表示されます。 このダイアログ ボックスの [テンプレート] ドロップダウンで、使用するテンプレートを選択できます。 生成されたドキュメント file 名前とその数 file生成された s もダイアログ ボックスに表示されます。
- 「生成」をクリックしてドキュメントを生成します。
- ドキュメントの作成が完了すると、操作結果が表示されます。 [場所に移動] をクリックして、ドキュメントが保存されているライブラリまたはフォルダーを入力します。 クリックしてください file 名前を付けて開くか保存します。
- [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。
ケーススタディ
あなたが販売スペシャリストで、注文を処理した後、顧客に請求書または領収書 (.pdf 形式) を送信する必要があるとします。 請求書または領収書のテンプレートと file 名前は一貫性があり、会社のポリシーに基づいている必要があります。 これは、製品名、顧客、支払い方法など、顧客の注文のすべての詳細を含むすべての注文リストです。
Sales Receipt テンプレートで、次のようにテーブルにリスト フィールドを挿入します。
マージされたドキュメントの生成オプションを有効にし、次のセクションを構成します。
注文の詳細を Tom Smith に送信したい場合は、たとえばampファイルでは、Tom Smith に関連する項目を選択し、リボン上の [ドキュメントの生成] をクリックするだけです。 PDFを取得します file 次のように：
あなたの顧客であるルーシー・グリーンの場合、例えばample さんは XNUMX つの製品を購入したため、XNUMX つの注文を XNUMX つの文書にまとめたいと考えています。 この元ではampファイルの場合は、XNUMX つの項目を選択し、リボンの [結合生成] をクリックする必要があります。 結果の PDF file は次のように生成されます。
トラブルシューティングとサポート
- 製品とライセンスに関するお問い合わせ： sales@boostsolutions.com
- テクニカルサポート（基本）： support@boostsolutions.com
- 新しい製品または機能をリクエストする： feature_request@boostsolutions.com
付録 1: サポートされているリスト、ライブラリ、およびギャラリー
- Document Maker はこれらのリストとライブラリを操作できます。
|
リスト |
お知らせ、カレンダー、連絡先、カスタム リスト、データシートのカスタム リスト View、ディスカッション掲示板、外部リスト、スプレッドシートのインポート、ステータス リスト (製品ボタンを表示しない)、アンケート (製品ボタンを表示しない)、問題追跡、リンク、プロジェクト タスク、タスク |
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図書館 |
アセット、データ接続、ドキュメント、フォーム、Wiki ページ、スライド、レポート、画像 (製品ボタンは [設定] メニューにあります) |
|
ギャラリー |
Web パーツ ギャラリー、リスト テンプレート ギャラリー、マスター ページ ギャラリー、テーマ ギャラリー、ソリューション ギャラリー |
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特別なリスト |
カテゴリ、コメント、投稿、回覧、リソース、居場所、グループカレンダー、電話メモ、議題、出席者、目的、決定事項、持ち物、テキストボックス |
付録 2: サポートされている計算フィールド関数
次の表は、Microsoft Word でサポートされている計算フィールド関数を示しています。
| 名前 | 実例 | コメント | |
|
カスタム関数 |
和 | Sum([あなたの列]) |
1. 大文字と小文字は区別されません。 2. 再帰的な入れ子はサポートされません。 3. 外部科学計算をサポートします。 |
| マックス | Max([あなたの列]) | ||
| 分 | Min([あなたの列]) | ||
| 平均 | Average([あなたの列] | ||
| カウント | Count([あなたの列]) | ||
|
システム機能 |
腹筋 | 数学の腹筋 |
1. 大文字と小文字が区別されます。 2. 再帰的な入れ子をサポートします。 3. 外部科学計算をサポートします。 |
| アコス | Math.Acos | ||
| アシン | 数学.Asin | ||
| アタン | 数学.アスタン | ||
| アタン2 | 数学.アスタン2 | ||
| ビッグマル | Math.BigMul | ||
| シーリング | 数学の天井 | ||
| コス | 数学.Cos | ||
| コッシュ | Math.Cosh | ||
| 経験 | 数学経験 | ||
| 床 | 数学フロア | ||
| ログ | 数学ログ | ||
| ログ10 | Math.Log10 | ||
| マックス | Math.Max | ||
| 分 | 数学.分 | ||
| 捕虜 | 数学力 | ||
| ラウンド | 数学ラウンド | ||
| サイン | 数学記号 | ||
| 罪 | 数学.罪 | ||
| シン | 数学シン | ||
| 平方根 | 数学の平方根 | ||
| タン | 数学単 | ||
| タン | 数学タン | ||
| 切り捨て | Math.Truncate |
付録3：ライセンス管理
Document Maker は、初回使用時から 30 日間はライセンス コードを入力せずに使用できます。 有効期限が切れた後に製品を使用するには、ライセンスを購入し、製品を登録する必要があります。
ライセンス情報の検索
- 製品のメインページで、試用版のリンクをクリックして、ライセンス管理センターに入ります。
- [ライセンス情報のダウンロード]をクリックし、ライセンスタイプを選択して、情報（サーバーコード、ファームID、またはサイトコレクションID）をダウンロードします。
BoostSolutions がライセンスを作成するには、SharePoint 環境識別子を送信する必要があります (注: ライセンスの種類が異なると、必要な情報も異なります)。 サーバー ライセンスにはサーバー コードが必要です。 ファーム ライセンスにはファーム ID が必要です。 また、サイト コレクション ライセンスにはサイト コレクション ID が必要です。
- 上記の情報を私たち（sales@boostsolutions.com）に送信して、ライセンスコードを生成します。
ライセンス登録
- 製品ライセンスコードを受け取ったら、ライセンス管理センターのページに入ります。
- ライセンスページで[登録]をクリックすると、[ライセンスの登録または更新]ウィンドウが開きます。
- ライセンスをアップロードする file または、ライセンスコードを入力して、[登録]をクリックします。 ライセンスが検証されたことを確認するメッセージが表示されます。
ライセンス管理の詳細については、BoostSolutions Foundation を参照してください。
ドキュメント / リソース
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ブースト ソリューション V2 ドキュメント メーカー [pdf] ユーザーガイド V2 ドキュメント メーカー、V2、ドキュメント メーカー、メーカー |