BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Copyright
Copyright © 2023 BoostSolutions Co., Ltd. Tots els drets reservats. Tots els materials continguts en aquesta publicació estan protegits pels drets d'autor i cap part d'aquesta publicació es pot reproduir, modificar, mostrar, emmagatzemar en un sistema de recuperació o transmetre de qualsevol forma o per qualsevol mitjà, electrònic, mecànic, per fotocòpia, enregistrament o d'una altra manera, sense el consentiment previ per escrit de BoostSolutions.
El nostre web lloc: https://www.boostsolutions.com

Introducció

Document Maker permet als usuaris generar documents basats en un conjunt de plantilles a la llista de SharePoint. Els usuaris poden reutilitzar les dades de les llistes de SharePoint per generar documents individuals o documents de diversos elements i després establir regles per anomenar aquests documents. Els documents es poden desar com a fitxers adjunts, desar-los a la biblioteca de documents o desar-los en una carpeta creada automàticament. Els usuaris poden triar entre quatre formats de document per desar els documents generats. Aquesta guia de l'usuari s'utilitza per instruir i guiar els usuaris per configurar i utilitzar Document Maker. Per obtenir la darrera còpia d'aquesta i d'altres guies, visiteu l'enllaç proporcionat: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Introducció a Document Maker

Document Maker és una solució fàcil d'utilitzar que us ajuda a crear ràpidament documents repetitius i recurrents dins de SharePoint mitjançant plantilles prefabricades que produïu a Microsoft Word. Un cop activades les funcions de Document Maker, les ordres del producte estaran disponibles a la cinta de la llista.

En l'experiència moderna, les ordres del producte són les següents:

Generar document

Genereu documents individuals per a cada element de la llista.

Generar document combinat
Genereu un document combinat que contingui tots els elements de la llista que seleccioneu.

Gestiona les plantilles i Gestiona les regles es troben al grup Llista -> Configuració.

Gestiona la plantilla
Entra a la pàgina de plantilla de Document Maker per gestionar les plantilles.

Gestionar les regles
Entreu a la pàgina Regles de Document Maker per especificar regles per als documents generats.

Gestionar plantilles

Document Maker us permet compondre plantilles per a la creació de documents. Per generar documents amb dades de la llista, primer heu d'inserir columnes de llista a les plantilles. El valor de la columna, doncs, s'inserirà a l'àrea que heu designat a la creació de la plantilla quan es generi el document. També podeu proporcionar contingut predeterminat que apareix a cada document de Word generat, com ara un marc preferit per a una comanda de venda o una exempció de responsabilitat oficial al peu de pàgina. Per gestionar les plantilles, heu de tenir com a mínim un nivell de permís de disseny a la llista o a la biblioteca.

Nota Les plantilles per a tota la col·lecció de llocs s'emmagatzemaran en una biblioteca oculta al vostre lloc arrel. El URL és http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Crea una plantilla

• Navegueu a la llista o biblioteca on voleu crear una plantilla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona plantilles al grup Configuració.

O bé, entreu a la pàgina Configuració de la llista o de la biblioteca i, a la secció Configuració general, feu clic a Configuració del creador de documents (promocionat per BoostSolutions).

• A la pàgina Configuració de Document Maker, feu clic a Crea una plantilla nova.
• Introduïu un nom al quadre de diàleg Crea una plantilla.
• Feu clic a D'acord per crear la plantilla. S'obrirà un diàleg que us demanarà si voleu editar la plantilla. Per editar la plantilla, feu clic a D'acord, en cas contrari, feu clic a Cancel·la.
  Nota: Es recomana que utilitzeu el navegador Edge perquè una paraula file s'obrirà sense problemes perquè pugueu editar la plantilla.
• Després de fer clic a D'acord, la plantilla s'obrirà a Word. Podeu configurar la plantilla segons la política de la vostra empresa. Per obtenir més informació sobre com configurar una plantilla de document, consulteu la secció 4.3 Configurar plantilles en Word.
• Un cop hàgiu acabat de configurar la plantilla, feu clic  per guardar la plantilla.
• A la pàgina Configuració de la plantilla, podeu fer-ho view la informació bàsica de la plantilla (Nom de la plantilla, Modificada, Modificada per, Regla aplicada i Accions).

Carregueu una plantilla
Si teniu plantilles prefabricades, podeu carregar-les i utilitzar-les per generar documents.

• Navegueu fins a la llista o biblioteca on voleu penjar una plantilla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona plantilles al grup Configuració. O bé, entreu a la pàgina Configuració de la llista o de la biblioteca, a la secció Configuració general i feu clic a Configuració del creador de documents (promocionat per BoostSolutions).
• A la pàgina Configuració de Document Maker, feu clic a Carrega una plantilla.
• Apareixerà un quadre de diàleg. Al quadre de diàleg, feu clic a Navega... per seleccionar la vostra plantilla de document prefabricada des del vostre ordinador o servidor local.
• Feu clic a D'acord per carregar la plantilla seleccionada.

Configura plantilles en Word
Per configurar una plantilla, haureu d'instal·lar el connector Document Maker. Per obtenir instruccions sobre com instal·lar el connector de Document Maker, consulteu la guia d'instal·lació. Un cop instal·lat el connector, apareixerà una pestanya Document Maker a la vostra cinta de Word.

Connexió de dades
Connecteu-vos a una llista de SharePoint i obteniu camps de llista i altres camps relacionats.

Mostra els camps
Aquesta funció controla la subfinestra Document Maker. Podeu decidir si voleu mostrar o no la subfinestra Camps de la llista fent clic a Mostra els camps.

Actualitzar camps
Feu clic a aquesta opció per actualitzar els camps de manera que obtingueu camps actualitzats de la llista.

Marca l'àrea de repetició
Marqueu la informació repetida al document. Això és molt útil quan voleu generar un document combinat amb diversos elements.

Ajuda
Obteniu documents d'ajuda del complement Document Maker des de BoostSolutions weblloc.

• Feu clic a la pestanya Creador de documents a la cinta de Word i, a continuació, feu clic a Connexió de dades al grup Obteniu dades.
• Introduïu el URL de la llista de SharePoint de la qual voleu obtenir dades.
• Seleccioneu el tipus d'autenticació (autenticació de Windows o autenticació de formulari) que voleu utilitzar i introduïu l'autenticació d'usuari correcta.
  Nota: L'usuari ha de tenir com a mínim View Només el nivell de permís per a la llista de SharePoint.
• Feu clic a Prova connexió per comprovar si l'usuari pot accedir a la llista.
• Feu clic a D'acord per desar la connexió.
  • A la plantilla que esteu creant, feu clic a l'àrea on voleu inserir un o camps.
  • A la subfinestra Document Maker, seleccioneu un camp i feu-hi doble clic. El camp s'inserirà com a control de contingut de text enriquit.

Llista de camps
Camps de la llista de SharePoint i camps relacionats de la llista de cerca. Per mostrar camps relacionats, heu de seleccionar-los com a camps addicionals a la llista.

Camps personalitzats

• Els camps personalitzats inclouen [Avui], [Ara], [Jo].
• [Avui] representa el dia actual.
• [Ara] representa la data i l'hora actuals.
• [Jo] representa l'usuari actual que ha generat el document.

Camps calculats
Els camps calculats es poden utilitzar per calcular dades en columna o elements del document. (Les funcions de camp calculades admeses si us plau, consulteu l'Apèndix 2: Funcions de camp calculades admeses per obtenir més informació.)

• Per obtenir camps actualitzats de la llista, feu clic a Actualitza camps.
• Per generar un document combinat, haureu de marcar una taula o àrea com a repetida.
• Feu clic per guardar la plantilla.

Modificar una plantilla

• Navegueu a la llista o biblioteca on voleu modificar una plantilla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona plantilles al grup Configuració.
• A la pàgina Configuració de Document Maker -> Plantilles, cerqueu la plantilla i, a continuació, feu clic a Edita plantilla.
• Si voleu canviar les propietats de la plantilla, feu clic a Edita propietats.

Suprimir una plantilla

• Navegueu a la llista o biblioteca on voleu suprimir una plantilla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona plantilles al grup Configuració.
• A la pàgina Configuració de Document Maker -> Plantilla, cerqueu la plantilla i feu clic a Suprimeix.
• Apareixerà un quadre de missatge que us demanarà que confirmeu que voleu continuar amb la supressió.
• Feu clic a D'acord per confirmar l'eliminació.

Regles de gestió

Després de crear una plantilla, haureu de configurar una regla per especificar la generació de documents. Per gestionar les regles d'una llista o biblioteca, heu de tenir com a mínim un nivell de permís de disseny.

Configuració de regles
Quan creeu una regla, cal configurar els paràmetres següents:

Configuració	Descripció
Seleccioneu Plantilla	Seleccioneu una plantilla a les quals aplicar la regla.
Regla de nomenclatura	Especifiqueu una regla per a la denominació automàtica dels documents. Podeu combinar columnes, funcions, textos personalitzats i separadors per generar de forma dinàmica noms de documents.
Format de data	Especifiqueu un format de data que voleu utilitzar al nom del document.
Tipus de sortida	Especifiqueu el tipus de sortida (DOCX, DOC, PDF, XPS) per als documents generats.
Distribueix el document	Especifiqueu el camí on voleu desar els documents generats.
Generació de documents fusionats	Especifiqueu si es pot generar un document combinat. Nota: aquesta opció és opcional.
Regla de nomenclatura de documents combinats	Especifiqueu una fórmula de nom per als documents combinats.
Ubicació objectiu	Especifiqueu la biblioteca de documents per desar els documents combinats.

Crea una regla

• Navegueu a la llista o biblioteca on voleu crear una regla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona les regles al grup Configuració.
• A la pàgina Configuració de Document Maker -> Regles, feu clic a Afegeix una regla.
  • Nota: No podeu afegir una regla si no hi ha cap plantilla a la llista actual.
• A la secció Nom de la regla, introduïu un nom.
• Especifiqueu quines plantilles haurien d'utilitzar aquesta regla. Podeu seleccionar diverses plantilles per a una regla.
  Nota: Només es pot aplicar una regla a una plantilla. Un cop s'ha aplicat una regla a una plantilla, no es pot aplicar una segona regla tret que s'elimini la primera.
• A la secció Regla de nomenclatura, podeu utilitzar Afegeix un element per afegir una combinació de variables i separadors i utilitzar Elimina l'element per eliminar-los.

A la llista desplegable, podeu seleccionar Columnes, Funcions i Text personalitzat com a element per al nom del document.

Columnes

Gairebé totes les columnes de SharePoint es poden inserir en una fórmula, com ara: una única línia de text, Opció, Número, Moneda, Data i hora, Persones o Grup i Metadades gestionades. També podeu inserir les metadades de SharePoint següents en una fórmula: [Valor d'identificador de document], [Tipus de contingut], [Versió], etc.

Funcions 

El generador de números de document us permet inserir les funcions següents en una fórmula. [Avui]: data d'avui. [Ara]: la data i l'hora actuals. [Jo]: l'usuari que ha generat el document.

Personalitzat
Text personalitzat: podeu seleccionar Text personalitzat i introduir el que vulgueu. Si es detecta algun caràcter no vàlid (com ara: / \ | # @, etc.), el color de fons d'aquest camp canviarà i apareixerà un missatge per indicar que hi ha errors.

Separadors
Quan afegiu diversos elements a una fórmula, podeu especificar separadors per unir aquests elements. Els connectors inclouen: – _. / \ (Els separadors / \ no es poden utilitzar a la columna Nom.)

A la secció Format de dades, podeu especificar quin format de data voleu utilitzar.

Nota Aquesta opció només s'utilitza quan afegiu almenys una columna [Data i hora] a la secció Regla de nomenclatura.

• A la secció Tipus de sortida, especifiqueu el format del document després de la generació.
  Quatre file S'admeten formats: DOCX, DOC, PDF i XPS.

A la secció Distribueix el document, especifiqueu el camí per desar els documents generats.

Hi ha dues opcions per escollir per desar els documents generats.

Desa com a fitxer adjunt
Trieu aquesta opció per adjuntar els documents generats als elements corresponents. Per desar el document com a fitxer adjunt, heu d'activar la funció de fitxer adjunt a la llista.

Utilitzeu l'opció Sobreescriure documents existents per decidir si sobreescriu un fitxer adjunt existent per a l'element actual.

Desa a la biblioteca de documents

Trieu aquesta opció per desar els documents en una biblioteca de documents de SharePoint. Simplement seleccioneu una biblioteca a la llista desplegable Desa a la biblioteca de documents.

Utilitzeu l'opció Crea una carpeta per desar documents per desar els documents en una carpeta creada automàticament i especifiqueu un nom de columna com a nom de carpeta.

A la secció Generació de documents combinats, seleccioneu l'opció Habilita per habilitar la generació d'un document combinat mitjançant diversos elements.

A la secció Regla de nomenclatura de documents combinats, especifiqueu la regla de nomenclatura. Podeu inserir [Avui], [Ara] i [Jo] a la regla per generar noms dinàmicament.

• A la secció Ubicació objectiu, seleccioneu una biblioteca de documents per desar els documents combinats.
• Feu clic a D'acord per desar la configuració.
• A la pàgina Configuració de regles, podeu fer-ho view la informació bàsica de la regla (Nom de la regla, Tipus de sortida, Plantilla, Modificada i Modificada per).

Modificar una regla

• Navegueu a la llista o biblioteca on voleu modificar una regla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona les regles al grup Configuració.
• A la pàgina Configuració de Document Maker -> Regla, cerqueu la regla i feu clic a Edita. Feu els vostres canvis i feu clic a D'acord per desar els canvis.

Suprimir una regla

• Aneu a la llista o biblioteca on voleu suprimir una regla.
• A la cinta, feu clic a la pestanya Llista o Biblioteca i, a continuació, feu clic a Gestiona les regles al grup Configuració.
• A la pàgina Configuració de Document Maker -> Regla, cerqueu la regla que voleu suprimir i feu clic a Suprimeix.
• Apareixerà un quadre de missatge que us demanarà que confirmeu que voleu continuar amb la supressió.
• Feu clic a D'acord per confirmar l'eliminació.

Ús de Document Maker

Document Maker us permet generar documents individuals per a cada element de la llista o combinar diversos elements de la llista en un sol document.

Generar document individual

• Navegueu a la llista o biblioteca per a la qual voleu generar el document.
• Seleccioneu un o més elements.
• A la cinta, feu clic a Genera document.
• Apareixerà un quadre de diàleg Genera document. Podeu seleccionar una plantilla que voleu utilitzar a la llista desplegable Selecciona una plantilla. Els documents generats file noms i el nombre de files generats també apareixeran al quadre de diàleg, a la llista desplegable Selecciona plantilla.
• Feu clic a Genera per generar els documents.
• Un cop finalitzada la creació del document, veureu els resultats de l'operació. Feu clic a Ves a la ubicació per entrar a la biblioteca o carpeta on s'emmagatzemen els documents. Feu clic a a file nom per obrir-lo o desar-lo.
• Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg.
• Si el procediment de generació del document ha fallat, l'estat es mostrarà com a Error. I tu pots view el Missatge d'error a la columna Operacions.

Generar un document combinat
Aquesta funció us permet combinar diversos elements en un sol document. Per generar un document combinat, heu d'activar l'opció Generació de documents combinats a la regla.

• Navegueu a la llista o biblioteca per a la qual voleu generar un document.
• Seleccioneu els elements que vulgueu i feu clic a Genera un document combinat a la cinta.
• Apareixerà un quadre de diàleg Genera un document combinat. Des d'aquest quadre de diàleg, podeu seleccionar una plantilla que voleu utilitzar al menú desplegable Plantilla. Els documents generats file noms i el nombre de files generats també apareixeran al quadre de diàleg.
• Feu clic a Genera per generar el document.
• Un cop finalitzada la creació del document, podreu veure els resultats de l'operació. Feu clic a Ves a la ubicació per entrar a la biblioteca o carpeta on s'emmagatzemen els documents. Feu clic a file nom per obrir-lo o desar-lo.
• Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg.

Estudis de casos
Suposem que sou un especialista en vendes i després d'haver processat una comanda, heu d'enviar una factura o un rebut (en format .pdf) al vostre client. La plantilla de factura o rebut i el file El nom ha de ser coherent i basar-se en la política de la vostra empresa. Aquí teniu la llista Totes les comandes que conté tots els detalls de les comandes del client, inclòs el nom del producte, el client, la forma de pagament, etc.

A la plantilla del rebut de venda, inseriu els camps de la llista a la taula de la manera següent:

Habiliteu l'opció de generació de documents combinats i configureu les seccions següents:

Si voleu enviar els detalls de la comanda a Tom Smith, per exempleample, només seleccioneu l'element relacionat amb Tom Smith i feu clic a Genera document a la cinta. Rebràs un PDF file de la següent manera:

Si la teva clienta Lucy Green, per exempleample, ha comprat tres productes, voldríeu fer les tres comandes en un sol document. En aquest example, hauríeu de seleccionar els tres elements i després fer clic a Combina Genera a la cinta. El PDF resultant file es generarà de la següent manera:

Resolució de problemes i suport

• Consultes sobre productes i llicències: sales@boostsolutions.com
• Suport tècnic (bàsic): support@boostsolutions.com
• Sol·liciteu un nou producte o funció: feature_request@boostsolutions.com

Apèndix 1: Llistes, biblioteques i galeries compatibles

• Document Maker pot treballar en aquestes llistes i biblioteques.

Llistes	Anunci, calendari, contactes, llista personalitzada, llista personalitzada al full de dades View, Tauler de discussió, Llista externa, Importació de full de càlcul, Llista d'estats (no mostra els botons de producte), Enquesta (no mostra els botons de producte), Seguiment de problemes, Enllaços, Tasques del projecte, Tasques
Biblioteques	Recurs, connexió de dades, document, formulari, pàgina wiki, diapositiva, informe, imatge (els botons del producte es troben al menú Configuració)
Galeries	Web Galeria de peces, Galeria de plantilles de llista, Galeria de pàgines mestres, Galeria de temes, Galeria de solucions
Llistes especials	Categories, Comentaris, Entrades, Circulació, Recursos, Parador, Calendari de grup, Memo de trucades telefòniques, Agenda, Assistents, Objectius, Decisions, Coses per portar, Quadre de text

Apèndix 2: Funcions de camp calculades admeses
La taula següent mostra les funcions de camp calculades que s'admeten a Microsoft Word.

	Nom	Instància	Comenta
Funcions personalitzades	Suma	Suma([La tevaColumna])	1. No distingeix entre majúscules i minúscules. 2. No admet imbricats recursivament. 3. Admet la informàtica científica externa.
	Màx	Màx.([La tevaColumna])
	Min	Min([La teva columna])
	Mitjana	Mitjana([La tevaColumna]
	Compte	Recompte([La tevaColumna])
Funcions del sistema	Abs	Matemàtiques.Abs	1. Distingeix entre majúscules i minúscules. 2. Suporta imbricats recursivament. 3. Admet la informàtica científica externa.
	Acos	Matemàtiques.Acos
	Asin	Matemàtiques.Asin
	Atan	Matemàtiques.Astan
	Atan2	Matemàtiques.Astan2
	BigMul	Matemàtiques.BigMul
	Sostre	Matemàtiques.Sostre
	Cos	Matemàtiques.Cos
	Cosh	Matemàtiques.Cosh
	Exp	Matemàtiques.Exp
	Pis	Matemàtiques.Pis
	Registre	Registre de matemàtiques
	Registre 10	Matemàtiques.Log10
	Màx	Matemàtiques.Màx
	Min	Matemàtiques.Min
	Pow	Matemàtiques.Pow
	Ronda	Matemàtiques.Rodona
	Signar	Math.Sign
	Sin	Matemàtiques.Sin
	Sinh	Matemàtiques.Sinh
	Sqrt	Matemàtiques.Sqrt
	Tan	Matemàtiques. Tan
	Tanh	Matemàtiques.Tanh
	Truncar	Matemàtiques.Troncar

Annex 3: Gestió de llicències
Podeu utilitzar Document Maker sense introduir cap codi de llicència durant un període de 30 dies a partir de la primera vegada que l'utilitzeu. Per utilitzar el producte després de la caducitat, haureu d'adquirir una llicència i registrar el producte.

Trobar informació de llicència

1. A la pàgina principal dels productes, feu clic a l'enllaç de prova i entreu al Centre de gestió de llicències.
2. Feu clic a Descarrega la informació de la llicència, trieu un tipus de llicència i descarregueu la informació (Codi de servidor, ID de granja o ID de col·lecció de llocs).

Perquè BoostSolutions us creï una llicència, HEU d'enviar-nos el vostre identificador d'entorn de SharePoint (Nota: els diferents tipus de llicència necessiten informació diferent). Una llicència de servidor necessita un codi de servidor; una llicència de granja necessita un identificador de granja; i una llicència de col·lecció de llocs necessita un identificador de col·lecció de llocs.

• Envieu-nos la informació anterior (sales@boostsolutions.com) per generar un codi de llicència.

Registre de llicència

1. Quan rebeu un codi de llicència de producte, entreu a la pàgina del Centre de gestió de llicències.
2. Feu clic a Registre a la pàgina de llicència i s'obrirà una finestra de registre o actualització de la llicència.
3. Carregueu la llicència file o introduïu el codi de llicència i feu clic a Registre. Rebràs la confirmació que la teva llicència ha estat validada.

Per obtenir més detalls sobre la gestió de llicències, consulteu la Fundació BoostSolutions.

Documents/Recursos

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdfGuia de l'usuari V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Referències

• Manual d'usuari