Izdelovalec dokumentov BOOST SOLUTIONS V2

Avtorske pravice
Avtorske pravice ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Vse pravice pridržane. Vsi materiali v tej publikaciji so zaščiteni z avtorskimi pravicami in nobenega dela te publikacije ni dovoljeno reproducirati, spreminjati, prikazovati, shranjevati v sistemu za iskanje ali prenašati v kakršni koli obliki ali na kakršen koli način, elektronski, mehanski, fotokopiranje, snemanje ali drugače, brez predhodnega pisnega soglasja BoostSolutions.
Naš web spletno mesto: https://www.boostsolutions.com

Uvod

Document Maker uporabnikom omogoča ustvarjanje dokumentov na podlagi nabora predlog na SharePointovem seznamu. Uporabniki lahko znova uporabijo podatke s SharePointovih seznamov za ustvarjanje posameznih dokumentov ali dokumentov z več elementi in nato nastavijo pravila za poimenovanje teh dokumentov. Dokumente lahko nato shranite kot priloge, v knjižnico dokumentov ali v samodejno ustvarjeno mapo. Uporabniki lahko izbirajo med štirimi formati dokumentov za shranjevanje ustvarjenih dokumentov. Ta uporabniški priročnik se uporablja za navodila in vodenje uporabnikov pri konfiguraciji in uporabi programa Document Maker. Za najnovejšo kopijo tega in drugih vodnikov obiščite navedeno povezavo: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Uvod v Document Maker

Izdelovalec dokumentov je rešitev, enostavna za uporabo, ki vam hitro pomaga pri ustvarjanju ponavljajočih se in ponavljajočih se dokumentov v SharePointu z uporabo vnaprej pripravljenih predlog, ki jih ustvarite v programu Microsoft Word. Ko so funkcije Document Maker aktivirane, bodo ukazi izdelka na voljo na traku seznama.

V sodobnih izkušnjah so ukazi izdelka videti takole:

Ustvari dokument

Ustvarite posamezne dokumente za vsako postavko seznama.

Ustvari združeni dokument
Ustvarite združeni dokument, ki vsebuje vse elemente seznama, ki jih izberete.

Upravljanje predlog in Upravljanje pravil se nahajata v skupini Seznam -> Nastavitve.

Upravljanje predloge
Odprite stran s predlogo Document Maker za upravljanje predlog.

Upravljanje pravil
Odprite stran Document Maker Rules, da določite pravila za ustvarjene dokumente.

Upravljanje predlog

Document Maker vam omogoča sestavljanje predlog za ustvarjanje dokumentov. Če želite ustvariti dokumente s podatki s seznama, morate najprej vstaviti stolpce seznama v predloge. Vrednost stolpca bo nato vstavljena v območje, ki ste ga določili pri ustvarjanju predloge, ko je dokument ustvarjen. Prav tako lahko zagotovite privzeto vsebino, ki se pojavi v vsakem ustvarjenem dokumentu Word, na primer prednostno ogrodje za prodajno naročilo ali uradno zavrnitev odgovornosti v nogi strani. Če želite upravljati predloge, morate imeti vsaj raven dovoljenja za načrtovanje na seznamu ali v knjižnici.

Opomba Predloge za celotno zbirko mest bodo shranjene v skriti knjižnici na vašem korenskem mestu. The URL je http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Ustvarite predlogo

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kjer želite ustvariti predlogo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje predlog v skupini Nastavitve.

Ali pa odprite stran z nastavitvami seznama ali knjižnice in pod razdelkom Splošne nastavitve kliknite Nastavitve izdelovalca dokumentov (poganja BoostSolutions).

• Na strani z nastavitvami izdelovalca dokumentov kliknite Ustvari novo predlogo.
• Vnesite ime v pogovorno okno Ustvari predlogo.
• Kliknite V redu, da ustvarite predlogo. Odpre se pogovorno okno z vprašanjem, ali želite urediti predlogo. Če želite urediti predlogo, kliknite V redu, sicer kliknite Prekliči.
  Opomba: Priporočljivo je, da uporabite brskalnik Edge, tako da beseda file se bo gladko odprlo, da boste lahko urejali predlogo.
• Ko kliknete V redu, se predloga odpre v Wordu. Predlogo lahko konfigurirate glede na politiko vašega podjetja. Za več informacij o tem, kako konfigurirati predlogo dokumenta, glejte razdelek 4.3 Konfiguriranje predlog v Wordu.
• Ko končate s konfiguracijo predloge, kliknite  da shranite predlogo.
• Na strani z nastavitvami predloge lahko view osnovne informacije za predlogo (ime predloge, spremenjeno, spremenjeno, uporabljeno pravilo in dejanja).

Naložite predlogo
Če imate vnaprej izdelane predloge, jih lahko naložite in uporabite za ustvarjanje dokumentov.

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kamor želite naložiti predlogo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje predlog v skupini Nastavitve. Ali pa odprite stran z nastavitvami seznama ali knjižnice v razdelku Splošne nastavitve in kliknite Nastavitve izdelovalca dokumentov (poganja BoostSolutions).
• Na strani z nastavitvami izdelovalca dokumentov kliknite Naloži predlogo.
• Prikaže se pogovorno okno. V pogovornem oknu kliknite Prebrskaj ..., da izberete vnaprej pripravljeno predlogo dokumenta iz lokalnega računalnika ali strežnika.
• Kliknite V redu, da naložite izbrano predlogo.

Konfigurirajte predloge v Wordu
Če želite konfigurirati predlogo, boste morali namestiti vtičnik Document Maker. Za navodila o tem, kako namestiti vtičnik Document Maker, glejte priročnik za namestitev. Ko je vtičnik nameščen, se bo na vašem traku v Wordu pojavil zavihek Document Maker.

Podatkovna povezava
Povežite se s SharePointovim seznamom in pridobite polja seznama in druga povezana polja.

Pokaži polja
Ta funkcija nadzira podokno Document Maker. Odločite se lahko, ali želite prikazati podokno Polja seznama ali ne, tako da kliknete Pokaži polja.

Osveži polja
Kliknite to možnost, da osvežite polja, tako da dobite posodobljena polja s seznama.

Označite območje ponovitve
Označite ponavljajoče se informacije v dokumentu. To je zelo uporabno, če želite ustvariti združeni dokument z uporabo več elementov.

pomoč
Pridobite dokumente pomoči za vtičnik Document Maker iz BoostSolutions webmesto.

• Kliknite zavihek Document Maker na Wordovem traku in nato kliknite Podatkovna povezava v skupini Pridobi podatke.
• Vnesite URL SharePointovega seznama, s katerega želite pridobiti podatke.
• Izberite vrsto avtentikacije (preverjanje pristnosti Windows ali avtentikacijo obrazca), ki jo želite uporabiti, in vnesite pravilno avtentikacijo uporabnika.
  Opomba: Uporabnik mora imeti vsaj View Edina raven dovoljenj za SharePointov seznam.
• Kliknite Preizkus povezave, da preverite, ali lahko uporabnik dostopa do seznama.
• Kliknite OK, da shranite povezavo.
  • V predlogi, ki jo ustvarjate, kliknite območje, kamor želite vstaviti polje(a).
  • V podoknu Document Maker izberite eno polje in ga dvokliknite. Polje bo vstavljeno kot kontrolnik vsebine obogatenega besedila.

Seznam polj
Polja seznama SharePoint in sorodna polja s seznama za iskanje. Če želite prikazati povezana polja, jih morate izbrati kot dodatna polja na seznamu.

Polja po meri

• Polja po meri vključujejo [Danes], [Zdaj], [Jaz].
• [Danes] predstavlja trenutni dan.
• [Zdaj] predstavlja trenutni datum in uro.
• [Jaz] predstavlja trenutnega uporabnika, ki je ustvaril dokument.

Izračunana polja
Izračunana polja lahko uporabite za izračun podatkov v stolpcu ali elementih v dokumentu. (Za podrobnosti o podprtih funkcijah izračunanih polj glejte Dodatek 2: Podprte funkcije izračunanih polj.)

• Če želite pridobiti posodobljena polja s seznama, kliknite Osveži polja.
• Če želite ustvariti združeni dokument, boste morali tabelo ali območje označiti kot ponavljajoče se.
• Kliknite da shranite predlogo.

Spremenite predlogo

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kjer želite spremeniti predlogo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje predlog v skupini Nastavitve.
• Na strani Nastavitve izdelovalca dokumentov -> Predloge poiščite predlogo in nato kliknite Uredi predlogo.
• Če želite spremeniti lastnosti predloge, kliknite Uredi lastnosti.

Izbriši predlogo

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kjer želite izbrisati predlogo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje predlog v skupini Nastavitve.
• Na strani Nastavitve izdelovalca dokumentov -> Predloga poiščite predlogo in kliknite Izbriši.
• Prikaže se okno s sporočilom, v katerem morate potrditi, da želite nadaljevati z brisanjem.
• Kliknite V redu, da potrdite izbris.

Pravila upravljanja

Ko je predloga ustvarjena, boste morali konfigurirati pravilo za določitev generiranja dokumentov. Če želite upravljati pravila za seznam ali knjižnico, morate imeti vsaj raven dovoljenja za načrtovanje.

Nastavitve pravil
Ko ustvarite pravilo, je treba konfigurirati naslednje nastavitve:

nastavitve	Opis
Izberite Predloga	Izberite predlogo(e), za katero želite uporabiti pravilo.
Pravilo poimenovanja	Določite pravilo za samodejno poimenovanje dokumenta. Kombinirate lahko stolpce, funkcije, prilagojena besedila in ločila za dinamično ustvarjanje imen dokumentov.
Oblika datuma	Določite obliko datuma, ki jo želite uporabiti v imenu dokumenta.
Vrste izhodov	Določite vrsto izpisa (DOCX, DOC, PDF, XPS) za ustvarjene dokumente.
Razdeli dokument	Določite pot, kamor želite shraniti ustvarjene dokumente.
Generiranje združenega dokumenta	Določite, ali je mogoče ustvariti spojeni dokument. Opomba: Ta možnost ni obvezna.
Pravilo poimenovanja združenih dokumentov	Določite formulo za poimenovanje spojenih dokumentov.
Ciljna lokacija	Določite knjižnico dokumentov za shranjevanje združenih dokumentov.

Ustvarite pravilo

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kjer želite ustvariti pravilo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje pravil v skupini Nastavitve.
• Na strani Nastavitve izdelovalca dokumentov -> Pravila kliknite Dodaj pravilo.
  • Opomba: Pravila ne morete dodati, če na trenutnem seznamu ni predloge.
• V razdelku Ime pravila vnesite ime.
• Določite, katere predloge naj uporabljajo to pravilo. Za eno pravilo lahko izberete več predlog.
  Opomba: Za predlogo je mogoče uporabiti samo eno pravilo. Ko je pravilo uporabljeno za predlogo, drugega pravila ni mogoče uporabiti, razen če je prvo pravilo odstranjeno.
• V razdelku Pravilo poimenovanja lahko uporabite Dodaj element, da dodate kombinacijo spremenljivk in ločil, ter uporabite Odstrani element, da jih odstranite.

Na spustnem seznamu lahko kot element za ime dokumenta izberete stolpce, funkcije in besedilo po meri.

Stolpci

V formulo je mogoče vstaviti skoraj vse SharePointove stolpce, vključno z: eno vrstico besedila, izbiro, številom, valuto, datumom in uro, osebami ali skupino in upravljanimi metapodatki. V formulo lahko vstavite tudi naslednje SharePointove metapodatke: [Vrednost ID-ja dokumenta], [Vrsta vsebine], [Različica] itd.

Funkcije 

Generator številk dokumentov vam omogoča, da v formulo vstavite naslednje funkcije. [Danes]: Današnji datum. [Zdaj]: trenutni datum in čas. [Jaz]: uporabnik, ki je ustvaril dokument.

Prilagojeno
Besedilo po meri: Izberete lahko besedilo po meri in vnesete karkoli želite. Če so zaznani kakršni koli neveljavni znaki (kot so: / \ | # @ itd.), se bo barva ozadja tega polja spremenila in prikazalo se bo sporočilo, ki označuje, da so napake.

Ločevalniki
Ko v formulo dodate več elementov, lahko določite ločila, ki združijo te elemente. Konektorji vključujejo: – _. / \ (Ločil / \ ni mogoče uporabiti v stolpcu Ime.)

V razdelku Oblika zapisa podatkov lahko določite, katero obliko datuma želite uporabiti.

Opomba Ta možnost se uporablja samo, če dodate vsaj en stolpec [Datum in čas] v razdelek Pravilo poimenovanja.

• V razdelku Izhodne vrste določite obliko dokumenta po ustvarjanju.
  štiri file podprti so formati: DOCX, DOC, PDF in XPS.

V razdelku Distribute Document določite pot za shranjevanje ustvarjenih dokumentov.

Za shranjevanje ustvarjenih dokumentov lahko izbirate med dvema možnostma.

Shrani kot prilogo
Izberite to možnost, če želite ustvarjene dokumente priložiti ustreznim postavkam. Če želite dokument shraniti kot prilogo, morate omogočiti funkcijo priloge na seznamu.

Z možnostjo Prepiši obstoječe dokumente se odločite, ali želite prepisati obstoječo prilogo za trenutni element.

Shrani v knjižnico dokumentov

Izberite to možnost, če želite dokumente shraniti v SharePointovo knjižnico dokumentov. Preprosto izberite knjižnico na spustnem seznamu Shrani v knjižnico dokumentov.

Uporabite možnost Ustvari mapo za shranjevanje dokumentov, da shranite dokumente v samodejno ustvarjeno mapo in kot ime mape določite ime stolpca.

V razdelku Ustvarjanje združenega dokumenta izberite možnost Omogoči, da omogočite ustvarjanje združenega dokumenta z uporabo več elementov.

V razdelku Pravilo za poimenovanje združenih dokumentov določite pravilo za poimenovanje. V pravilo lahko vstavite [Danes], [Zdaj] in [Jaz], da dinamično ustvarite imena.

• V razdelku Ciljna lokacija izberite knjižnico dokumentov, da shranite združene dokumente.
• Kliknite OK, da shranite nastavitve.
• Na strani z nastavitvami pravila lahko view osnovne informacije o pravilu (ime pravila, vrsta izpisa, predloga, spremenjeno in spremenjeno).

Spremenite pravilo

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kjer želite spremeniti pravilo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje pravil v skupini Nastavitve.
• Na strani Nastavitve izdelovalca dokumentov -> Pravilo poiščite pravilo in kliknite Uredi. Izvedite spremembe in nato kliknite V redu, da shranite spremembe.

Izbriši pravilo

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, kjer želite izbrisati pravilo.
• Na traku kliknite zavihek Seznam ali Knjižnica in nato kliknite Upravljanje pravil v skupini Nastavitve.
• Na strani Nastavitve izdelovalca dokumentov -> Pravilo poiščite pravilo, ki ga želite izbrisati, in kliknite Izbriši.
• Prikaže se okno s sporočilom, v katerem morate potrditi, da želite nadaljevati z brisanjem.
• Kliknite V redu, da potrdite izbris.

Uporaba programa Document Maker

Izdelovalec dokumentov vam omogoča ustvarjanje posameznih dokumentov za vsak element seznama ali združitev več elementov seznama v en dokument.

Ustvarite posamezni dokument

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, za katero želite ustvariti dokument.
• Izberite enega ali več elementov.
• Na traku kliknite Ustvari dokument.
• Prikaže se pogovorno okno Ustvari dokument. Na spustnem seznamu Izberi predlogo lahko izberete predlogo, ki jo želite uporabiti. Ustvarjeni dokumenti file imena in število fileustvarjene bodo prikazane tudi v pogovornem oknu pod spustnim seznamom Izberi predlogo.
• Kliknite Ustvari, da ustvarite dokumente.
• Ko je ustvarjanje dokumenta končano, boste videli rezultate operacije. Kliknite Pojdi na lokacijo, da vstopite v knjižnico ali mapo, kjer so shranjeni dokumenti. Kliknite na a file ime, da ga odprete ali shranite.
• Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno.
• Če postopek ustvarjanja dokumenta ni uspel, bo status prikazan kot Neuspešno. In lahko view sporočilo o napaki pod stolpcem Operacije.

Ustvarite združeni dokument
Ta funkcija vam omogoča združitev več elementov v en dokument. Če želite ustvariti združeni dokument, morate v pravilu omogočiti možnost Generiranje združenega dokumenta.

• Pomaknite se do seznama ali knjižnice, za katero želite ustvariti dokument.
• Izberite želene elemente in na traku kliknite Ustvari združeni dokument.
• Prikaže se pogovorno okno Ustvari spojeni dokument. V tem pogovornem oknu lahko v spustnem meniju Predloga izberete predlogo, ki jo želite uporabiti. Ustvarjeni dokumenti file imena in število filev pogovornem oknu se prikažejo tudi ustvarjeni.
• Kliknite Ustvari, da ustvarite dokument.
• Ko je izdelava dokumenta končana, boste lahko videli rezultate operacije. Kliknite Pojdi na lokacijo, da vstopite v knjižnico ali mapo, kjer so shranjeni dokumenti. Kliknite na file ime, da ga odprete ali shranite.
• Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno.

Študije primerov
Recimo, da ste prodajni specialist in morate po obdelavi naročila svoji stranki poslati račun ali potrdilo (v formatu .pdf). Predlogo računa ali potrdila in file ime mora biti dosledno in temeljiti na politiki vašega podjetja. Tukaj je seznam Vsa naročila, ki vsebuje vse podrobnosti strankinih naročil, vključno z imenom izdelka, stranko, načinom plačila itd.

V predlogo potrdila o prodaji vstavite polja seznama v tabelo, kot sledi:

Omogočite možnost generiranja združenega dokumenta in konfigurirajte naslednje razdelke:

Če želite poslati podrobnosti naročila Tomu Smithu, nprample izberite element, ki je povezan s Tomom Smithom, in na traku kliknite Ustvari dokument. Dobili boste PDF file kot sledi:

Če vaša stranka Lucy Green, nprample, je kupil tri izdelke, bi želeli tri naročila oddati v en dokument. V tem bivšemample, bi morali izbrati tri elemente in nato na traku klikniti Combine Generate. Nastali PDF file bo ustvarjen na naslednji način:

Odpravljanje težav in podpora

• Vprašanja o izdelkih in licencah: sales@boostsolutions.com
• Tehnična podpora (osnovna): support@boostsolutions.com
• Zahtevajte nov izdelek ali funkcijo: feature_request@boostsolutions.com

Dodatek 1: Podprti seznami, knjižnice in galerije

• Document Maker lahko dela na teh seznamih in knjižnicah.

Seznami	Obvestilo, koledar, stiki, seznam po meri, seznam po meri v podatkovnem listu View, Tabla za razprave, Zunanji seznam, Uvozna preglednica, Seznam stanja (ne prikaži gumbov izdelkov), Anketa (ne prikaži gumbov izdelkov), Sledenje težavam, Povezave, Projektne naloge, Naloge
Knjižnice	Sredstvo, podatkovna povezava, dokument, obrazec, stran Wiki, diapozitiv, poročilo, slika (gumbi izdelka so v meniju z nastavitvami)
Galerije	Web Galerija delov, Galerija predlog seznamov, Galerija glavnih strani, Galerija tem, Galerija rešitev
Posebni seznami	Kategorije, komentarji, objave, naklada, viri, bivališče, skupinski koledar, beležka telefonskega klica, dnevni red, udeleženci, cilji, odločitve, stvari za prinesti, polje z besedilom

Dodatek 2: Podprte funkcije izračunanega polja
Naslednja tabela prikazuje funkcije izračunanih polj, ki so podprte v programu Microsoft Word.

	Ime	Primerek	Komentiraj
Funkcije po meri	vsota	Vsota ([Vaš stolpec])	1. Ni občutljivo na velike in male črke. 2. Ne podpira rekurzivno ugnezdenih. 3. Podpira zunanje znanstveno računalništvo.
	Maks	Največ ([Vaš stolpec])
	Min	Najmanj ([Vaš stolpec])
	Povprečje	Povprečje ([Vaš stolpec]
	štetje	Število ([Vaš stolpec])
Sistemske funkcije	Abs	Math.Abs	1. Razlikuje med velikimi in malimi črkami. 2. Podpira rekurzivno ugnezdene. 3. Podpira zunanje znanstveno računalništvo.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Math.Asin
	Atan	Matematika.Astan
	Atan2	Matematika.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Strop	Matematika.Strop
	Cos	Math.Cos
	Cosh	Math.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Nadstropje	Math.Floor
	Dnevnik	Math.Log
	Dnevnik10	Math.Log10
	Maks	Math.Max
	Min	Matematika Min
	Pow	Math.Pow
	Okrogla	Math.Round
	Podpis	Math.Sign
	greh	Math.Sin
	Sinh	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Tan	Math.Tan
	Tanh	Math.Tanh
	Skrajšaj	Math.Truncate

Dodatek 3: Upravljanje licenc
Document Maker lahko uporabljate brez vnosa licenčne kode 30 dni od prve uporabe. Če želite izdelek uporabljati po poteku veljavnosti, boste morali kupiti licenco in izdelek registrirati.

Iskanje informacij o licenci

1. Na glavni strani izdelkov kliknite preskusno povezavo in vstopite v Center za upravljanje licenc.
2. Kliknite Prenesi informacije o licenci, izberite vrsto licence in prenesite informacije (koda strežnika, ID kmetije ali ID zbirke mest).

Da bo BoostSolutions ustvaril licenco za vas, nam MORATE poslati svoj identifikator okolja SharePoint (Opomba: različne vrste licenc potrebujejo različne informacije). Strežniška licenca potrebuje strežniško kodo; dovoljenje kmetije zahteva identifikacijo kmetije; in licenca zbirke mest potrebuje ID zbirke mest.

• Pošljite nam zgornje podatke (sales@boostsolutions.com), da ustvarimo licenčno kodo.

Registracija licence

1. Ko prejmete licenčno kodo izdelka, odprite stran License Management Center.
2. Na strani z licenco kliknite Registracija in odprlo se bo okno za registracijo ali posodobitev licence.
3. Naložite licenco file ali vnesite licenčno kodo in kliknite Register. Prejeli boste potrdilo, da je vaša licenca potrjena.

Za več podrobnosti o upravljanju licenc glejte BoostSolutions Foundation.

Dokumenti / Viri

Izdelovalec dokumentov BOOST SOLUTIONS V2 [pdf] Uporabniški priročnik Izdelovalec dokumentov V2, V2, izdelovalec dokumentov, izdelovalec

Reference

• Uporabniški priročnik