BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Höfundarréttur
Höfundarréttur ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Allur réttur áskilinn. Allt efni sem er að finna í þessari útgáfu er verndað af höfundarrétti og engan hluta þessarar útgáfu má afrita, breyta, birta, geyma í sóttkerfi eða senda á nokkurn hátt eða á nokkurn hátt, rafrænt, vélrænt, ljósrita, hljóðrita eða á annan hátt, án fyrirfram skriflegs samþykkis BoostSolutions.
Okkar web síða: https://www.boostsolutions.com

Inngangur

Document Maker gerir notendum kleift að búa til skjöl byggð á safni sniðmáta í SharePoint listanum. Notendur geta endurnýtt gögn úr SharePoint listum til að búa til einstök skjöl eða skjöl með mörgum hlutum og síðan sett reglur til að nefna þessi skjöl. Síðan er hægt að vista skjöl sem viðhengi, vista í skjalasafninu eða vista í sjálfvirka möppu. Notendur geta valið á milli fjögurra skjalasniða til að vista skjölin sín. Þessi notendahandbók er notuð til að leiðbeina og leiðbeina notendum að stilla og nota Document Maker. Fyrir nýjasta eintakið af þessum og öðrum leiðbeiningum, vinsamlegast farðu á hlekkinn sem fylgir: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Kynning á Document Maker

Document Maker er auðveld í notkun sem hjálpar þér fljótt að búa til endurtekin og endurtekin skjöl innan SharePoint með því að nota fyrirfram gerð sniðmát sem þú framleiðir í Microsoft Word. Þegar aðgerðir Document Maker hafa verið virkjaðar verða vöruskipanirnar tiltækar á listaborðinu.

Í nútíma reynslu líta vöruskipanirnar svona út:

Búa til skjal

Búðu til einstök skjöl fyrir hvern listaatriði.

Búðu til sameinað skjal
Búðu til sameinað skjal sem inniheldur öll listaatriðin sem þú velur.

Stjórna sniðmátum og stjórna reglum eru staðsettar í Listi -> Stillingar hópnum.

Stjórna sniðmáti
Farðu inn á Document Maker sniðmátssíðuna til að stjórna sniðmátum.

Stjórna reglum
Farðu inn á síðuna Reglur fyrir skjalagerð til að tilgreina reglur fyrir mynduð skjöl.

Stjórna sniðmátum

Document Maker gerir þér kleift að semja sniðmát til að búa til skjöl. Til að búa til skjöl með því að nota gögn úr lista, verður þú fyrst að setja listadálka inn í sniðmátin. Gildi dálksins verður því sett inn á svæðið sem þú tilgreindir í sniðmátsgerðinni þegar skjalið er búið til. Þú getur líka veitt sjálfgefið efni sem birtist í hverju mynduðu wordskjali, svo sem valinn ramma fyrir sölupöntun eða opinberan fyrirvara í síðufæti. Til að stjórna sniðmátum verður þú að hafa að minnsta kosti hönnunarheimildarstig á lista eða bókasafni.

Athugið Sniðmát fyrir allt vefsafnið verða geymt í földu bókasafni á rótarsíðunni þinni. The URL er http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Búðu til sniðmát

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt búa til sniðmát.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna sniðmátum í Stillingar hópnum.

Eða farðu inn á lista- eða bókasafnsstillingarsíðuna og undir hlutanum Almennar stillingar, smelltu á Document Maker Settings (powered by BoostSolutions).

• Á síðunni Document Maker Stillingar, smelltu á Búa til nýtt sniðmát.
• Sláðu inn nafn í glugganum Búðu til sniðmát.
• Smelltu á OK til að búa til sniðmátið. Gluggi opnast þar sem spurt er hvort þú viljir breyta sniðmátinu. Til að breyta sniðmátinu, smelltu á Í lagi, annars smelltu á Hætta við.
  Athugið: Mælt er með því að þú notir Edge vafra svo að orð file opnast vel svo þú getir breytt sniðmátinu.
• Eftir að smellt er á OK opnast sniðmátið í Word. Þú getur stillt sniðmátið út frá stefnu fyrirtækisins. Fyrir frekari upplýsingar um hvernig á að stilla skjalasniðmát, vinsamlegast skoðaðu kafla 4.3 Stilla sniðmát í Word.
• Þegar þú hefur lokið við að stilla sniðmátið skaltu smella á  til að vista sniðmátið.
• Á síðunni Sniðstillingar geturðu view grunnupplýsingarnar fyrir sniðmátið (sniðmátsheiti, Breytt, Breytt af, Beitt reglu og Aðgerðir).

Hladdu upp sniðmáti
Ef þú ert með forgerð sniðmát geturðu hlaðið upp og notað þau til að búa til skjöl.

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt hlaða upp sniðmáti.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna sniðmátum í Stillingar hópnum. Eða farðu inn á lista- eða bókasafnsstillingarsíðuna í hlutanum Almennar stillingar og smelltu á Document Maker Settings (powered by BoostSolutions).
• Á síðunni Document Maker Stillingar, smelltu á Hladdu upp sniðmáti.
• Gluggi mun birtast. Í svarglugganum smelltu á Browse… til að velja fyrirfram tilbúið skjalasniðmát úr staðbundinni tölvu eða netþjóni.
• Smelltu á OK til að hlaða upp völdu sniðmátinu.

Stilla sniðmát í Word
Til að stilla sniðmát þarftu að setja upp Document Maker viðbótina. Fyrir leiðbeiningar um hvernig á að setja upp Document Maker Plugin, vinsamlegast skoðaðu uppsetningarleiðbeiningar. Þegar viðbótin hefur verið sett upp mun Document Maker flipi birtast á borðinu þínu í Word.

Gagnatenging
Tengstu við SharePoint lista og fáðu listareiti og aðra tengda reiti.

Sýna reiti
Þessi aðgerð stjórnar Document Maker glugganum. Þú getur ákveðið hvort þú eigir að sýna reiti lista með því að smella á Sýna reiti.

Endurnýja reiti
Smelltu á þennan valkost til að endurnýja reitina þannig að þú færð uppfærða reiti af listanum.

Merktu endurtekningarsvæði
Merktu endurteknar upplýsingar í skjalinu. Þetta er mjög gagnlegt þegar þú vilt búa til sameinað skjal með því að nota marga hluti.

Hjálp
Fáðu hjálparskjöl fyrir Document Maker viðbót frá BoostSolutions websíða.

• Smelltu á Document Maker flipann á Word borði og smelltu síðan á Gagnatenging í Fá gögn hópnum.
• Sláðu inn URL af SharePoint listanum sem þú vilt fá gögn frá.
• Veldu auðkenningargerðina (Windows auðkenning eða Form Authentication) sem þú vilt nota og sláðu inn rétta notendavottun.
  Athugið: Notandinn verður að hafa amk View Aðeins leyfisstig fyrir SharePoint lista.
• Smelltu á Prófa tengingu til að athuga hvort notandinn hafi aðgang að listanum.
• Smelltu á OK til að vista tenginguna.
  • Í sniðmátinu sem þú ert að búa til skaltu smella á svæðið þar sem þú vilt setja inn reit(a).
  • Í Document Maker glugganum skaltu velja einn reit og tvísmella á hann. Reiturinn verður settur inn sem innihaldsstýring fyrir ríkan texta.

Listareitir
SharePoint listareitir og tengdir reitir af uppflettilista. Til að sýna tengda reiti þarftu að velja þá sem viðbótarreitir á listanum.

Sérsniðnir reitir

• Sérsniðnir reitir, innihalda [Í dag], [Nú], [Ég].
• [Í dag] táknar núverandi dag.
• [Nú] táknar núverandi dagsetningu og tíma.
• [Ég] táknar núverandi notanda sem bjó til skjalið.

Reiknaðar reitir
Hægt er að nota útreiknaða reiti til að reikna gögn í dálki eða hlutum í skjalinu. (Stuðningsútreiknuð sviðsaðgerðir vinsamlegast sjá viðauka 2: Stydd reiknuð sviðsaðgerðir fyrir nánari upplýsingar.)

• Til að fá uppfærða reiti af listanum, smelltu á Uppfæra reiti.
• Til að búa til sameinað skjal þarftu að merkja töflu eða svæði sem endurtekið.
• Smelltu til að vista sniðmát.

Breyta sniðmáti

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt breyta sniðmáti.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna sniðmátum í Stillingar hópnum.
• Í Document Maker Settings -> Sniðmát síðunni, finndu sniðmátið og smelltu síðan á Edit Template.
• Ef þú vilt breyta eiginleikum sniðmátsins skaltu smella á Breyta eiginleikum.

Eyða sniðmáti

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt eyða sniðmáti.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna sniðmátum í Stillingar hópnum.
• Í Document Maker Settings -> Sniðmát síðunni, finndu sniðmátið og smelltu síðan á Eyða.
• Skilaboðakassi mun birtast sem biður þig um að staðfesta að þú viljir halda áfram með eyðinguna.
• Smelltu á OK til að staðfesta eyðinguna.

Umsjón með reglum

Eftir að sniðmát er búið til þarftu að stilla reglu til að tilgreina skjalagerð. Til að stjórna reglum fyrir lista eða bókasafn verður þú að hafa að minnsta kosti hönnunarheimildarstig.

Reglustillingar
Þegar þú býrð til reglu þarf að stilla eftirfarandi stillingar:

Stillingar	Lýsing
Veldu Sniðmát	Veldu sniðmát til að beita reglunni á.
Nafnaregla	Tilgreindu reglu fyrir sjálfvirka nafngift skjala. Þú getur sameinað dálka, aðgerðir, sérsniðna texta og skiljur til að búa til skjalanöfn á kraftmikinn hátt.
Dagsetningarsnið	Tilgreindu dagsetningarsnið sem þú vilt nota í skjalheitinu.
Úttakstegundir	Tilgreindu úttaksgerðina (DOCX, DOC, PDF, XPS) fyrir myndað skjal/skjöl.
Dreifa skjali	Tilgreindu slóðina þar sem þú vilt vista skjalið/skjölin.
Sameinuð skjalagerð	Tilgreindu hvort hægt sé að búa til sameinað skjal. Athugið: Þessi valkostur er valfrjáls.
Sameinuð heiti á skjölum	Tilgreindu nafnformúlu fyrir sameinuð skjöl.
Miðað staðsetning	Tilgreindu skjalasafnið til að vista sameinuð skjöl.

Búðu til reglu

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt búa til reglu.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna reglum í Stillingar hópnum.
• Á síðunni Document Maker Stillingar -> Reglur skaltu smella á Bæta við reglu.
  • Athugið: Þú getur ekki bætt við reglu ef ekkert sniðmát er til á núverandi lista.
• Sláðu inn nafn í hlutanum Regluheiti.
• Tilgreindu hvaða sniðmát ætti að nota þessa reglu. Þú getur valið mörg sniðmát fyrir eina reglu.
  Athugið: Aðeins er hægt að nota eina reglu á sniðmát. Þegar reglu hefur verið beitt á sniðmát er ekki hægt að beita annarri reglu nema fyrri reglan sé fjarlægð.
• Í Nafnaregluhlutanum geturðu notað Bæta við einingu til að bæta við samsetningu af breytum og skiljum og notað Fjarlægja einingu til að fjarlægja þær.

Í fellilistanum geturðu valið dálka, aðgerðir og sérsniðinn texta sem frumefni fyrir skjalheitið.

Dálkar

Næstum alla SharePoint dálka er hægt að setja inn í formúlu, þar á meðal: Ein textalínu, Val, Fjöldi, Gjaldmiðill, Dagsetning og Tími, Fólk eða hópur og Stýrð lýsigögn. Þú getur líka sett inn eftirfarandi SharePoint lýsigögn í formúlu: [Gildi skjalaauðkennis], [Tegund efnis], [Útgáfa] osfrv.

Aðgerðir 

Document Number Generator gerir þér kleift að setja eftirfarandi aðgerðir inn í formúlu. [Í dag]: Dagsetning dagsins. [Nú]: Núverandi dagsetning og tími. [Ég]: Notandinn sem bjó til skjalið.

Sérsniðin
Sérsniðinn texti: Þú getur valið sérsniðinn texta og slegið inn hvað sem þú vilt. Ef einhverjir ógildir stafir finnast (svo sem: / \ | # @ o.s.frv.), breytist bakgrunnslitur þessa reits og skilaboð munu birtast sem gefa til kynna að það séu villur.

Aðskilnaðarmenn
Þegar þú bætir mörgum þáttum við formúlu geturðu tilgreint skilgreinar til að sameina þessa þætti. Tengi innihalda: – _. / \ (Ekki er hægt að nota / \ skilgreinarnar í Nafn dálknum.)

Í hlutanum Gagnasnið geturðu tilgreint hvaða dagsetningarsnið þú vilt nota.

Athugið Þessi valkostur er aðeins notaður þegar þú bætir við að minnsta kosti einum dálki [Dagsetning og tími] í kaflanum um nafnareglu.

• Í hlutanum Output Types skal tilgreina skjalsniðið eftir kynslóð.
  Fjórir file snið eru studd: DOCX, DOC, PDF og XPS.

Í hlutanum Dreifa skjali skal tilgreina slóðina til að vista mynduð skjöl.

Það eru tveir valkostir sem þú getur valið um til að vista mynduð skjöl.

Vista sem viðhengi
Veldu þennan valkost til að hengja mynduð skjöl við samsvarandi atriði. Til að vista skjalið sem viðhengi þarftu að virkja viðhengjaeiginleikann á listanum.

Notaðu valkostinn Skrifa yfir fyrirliggjandi skjöl til að ákveða hvort skrifa eigi yfir núverandi viðhengi fyrir núverandi atriði.

Vista í skjalasafni

Veldu þennan valkost til að vista skjölin í SharePoint skjalasafni. Veldu einfaldlega bókasafn í fellilistanum Vista í skjalasafni.

Notaðu valkostinn Búa til möppu til að vista skjöl til að vista skjölin í sjálfvirka möppu sem búið er til og tilgreina dálknafn sem möppuheiti.

Í hlutanum Sameinuð skjalagerð skaltu velja Virkja valkostinn til að virkja myndun sameinaðs skjals með því að nota marga hluti.

Tilgreindu nafnaregluna í hlutanum Sameinuð nafnareglur fyrir skjöl. Þú getur sett inn [Í dag], [Nú] og [Ég] í regluna til að búa til nöfn á virkan hátt.

• Í hlutanum Markaðstaða skaltu velja skjalasafn til að vista sameinuðu skjölin.
• Smelltu á OK til að vista stillingarnar.
• Á síðunni Reglustillingar geturðu view grunnupplýsingar reglunnar (regluheiti, úttakstegund, sniðmát, breytt og breytt af).

Breyta reglu

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt breyta reglu.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna reglum í Stillingar hópnum.
• Í Document Maker Stillingar -> Regla síðunni, finndu regluna og smelltu á Breyta. Gerðu breytingarnar þínar og smelltu síðan á Í lagi til að vista breytingarnar.

Eyða reglu

• Farðu á listann eða bókasafnið þar sem þú vilt eyða reglu.
• Á borði, smelltu á Listi eða Bókasafn flipann og smelltu síðan á Stjórna reglum í Stillingar hópnum.
• Í Document Maker Stillingar -> Regla síðunni, finndu regluna sem þú vilt eyða og smelltu á Eyða.
• Skilaboðakassi mun birtast sem biður þig um að staðfesta að þú viljir halda áfram með eyðinguna.
• Smelltu á OK til að staðfesta eyðinguna.

Notkun Document Maker

Document Maker gerir þér kleift að búa til einstök skjöl fyrir hvern listaatriði eða sameina mörg listaatriði í eitt skjal.

Búðu til einstakt skjal

• Farðu í listann eða bókasafnið sem þú vilt búa til skjal fyrir.
• Veldu eitt eða fleiri atriði.
• Á borði, smelltu á Búa til skjal.
• Búa til skjal mun birtast. Þú getur valið sniðmát sem þú vilt nota í fellilistanum Veldu sniðmát. Skjölin sem búið er til file nöfn og fjöldi files mynda mun einnig birtast í valmyndinni, undir Velja sniðmát fellilistanum.
• Smelltu á Búa til til að búa til skjölin.
• Þegar búið er að búa til skjal muntu sjá niðurstöður aðgerðarinnar. Smelltu á Fara á staðsetningu til að fara inn í bókasafnið eða möppuna þar sem skjölin eru geymd. Smelltu á a file nafn til að opna eða vista það.
• Smelltu á OK til að loka glugganum.
• Ef skjalagerð mistókst mun Staðan birtast sem Mistókst. Og þú getur view villuboðin undir dálkinum Aðgerðir.

Búðu til sameinað skjal
Þessi aðgerð gerir þér kleift að sameina marga hluti í eitt skjal. Til að búa til sameinað skjal þarftu að virkja Sameinað skjalamyndun valkost í reglu.

• Farðu í listann eða bókasafnið sem þú vilt búa til skjal fyrir.
• Veldu hlutina sem þú vilt og smelltu á Búa til sameinað skjal á borði.
• Valmynd Mynda sameinað skjal mun birtast. Í þessum glugga geturðu valið sniðmát sem þú vilt nota í fellivalmyndinni Sniðmát. Skjölin sem búið er til file nöfn og fjöldi files mynda mun einnig birtast í glugganum.
• Smelltu á Búa til til að búa til skjalið.
• Þegar búið er að búa til skjalið muntu geta séð niðurstöður aðgerðarinnar. Smelltu á Fara á staðsetningu til að fara inn í bókasafnið eða möppuna þar sem skjölin eru geymd. Smelltu á file nafn til að opna eða vista það.
• Smelltu á OK til að loka glugganum.

Dæmisögur
Segjum að þú sért sölusérfræðingur og eftir að þú hefur afgreitt pöntun þarftu að senda viðskiptavinum þínum reikning eða kvittun (á .pdf formi). Reiknings- eða kvittunarsniðmátið og file nafn ætti að vera í samræmi og byggt á stefnu fyrirtækisins. Hér er Allar pantanir listinn sem inniheldur allar upplýsingar um pantanir viðskiptavinarins, þar á meðal vöruheiti, viðskiptavinur, greiðslumáti osfrv.

Í sniðmátinu Sölukvittun, settu listareitina inn í töfluna sem hér segir:

Virkjaðu sameinaða skjalamyndun valkostinn og stilltu eftirfarandi hluta:

Ef þú vilt senda pöntunarupplýsingarnar til Tom Smith, tdample, veldu bara hlutinn sem tengist Tom Smith og smelltu á Búa til skjal á borði. Þú færð PDF file sem hér segir:

Ef viðskiptavinurinn þinn Lucy Green, tdample, hefur keypt þrjár vörur, myndir þú vilja setja þrjár pantanir í eitt skjal. Í þessu frvample, þú ættir að velja þrjú atriði og smelltu síðan á Sameina Mynda á borði. PDF sem myndast file verður til sem hér segir:

Úrræðaleit og stuðningur

• Fyrirspurnir um vöru og leyfi: sales@boostsolutions.com
• Tæknileg aðstoð (undirstöðu): support@boostsolutions.com
• Biðja um nýja vöru eða eiginleika: feature_request@boostsolutions.com

Viðauki 1: Listar, bókasöfn og gallerí sem styðjast við

• Document Maker getur unnið á þessum lista og bókasöfnum.

Listar	Tilkynning, dagatal, tengiliðir, sérsniðinn listi, sérsniðinn listi í gagnablaði View, Umræðuborð, Ytri listi, Flytja inn töflureikni, Stöðulisti (sýna ekki vöruhnappa), Könnun (ekki sýna vöruhnappa), Málarakningu, Tenglar, Verkefnaverkefni, Verkefni
Bókasöfn	Eign, Gagnatenging, Skjal, Eyðublað, Wiki Page, Slide, Report, Picture (vöruhnappar eru í Stillingar valmyndinni)
Gallerí	Web Hlutagallerí, Listasniðmátasafn, Meistarsíðugallerí, Þemagallerí, Lausnagallerí
Sérstakir listar	Flokkar, athugasemdir, færslur, dreifing, tilföng, dvalarstaður, hópdagatal, símtalsminning, dagskrá, þátttakendur, markmið, ákvarðanir, hlutir til að koma með, textakassi

Viðauki 2: Stuðlar útreiknaðar sviðsaðgerðir
Eftirfarandi tafla sýnir útreiknuð svæðisaðgerðir sem eru studdar í Microsoft Word.

	Nafn	Dæmi	Athugasemd
Sérsniðnar aðgerðir	Summa	Summa([Dálkur þinn])	1. Ekki hástafaviðkvæmur. 2. Styður ekki endurkvæmt hreiður. 3. Styður ytri vísindalega tölvuvinnslu.
	Hámark	Hámark([Dálkur þinn])
	Min	Min([Dálkurinn þinn])
	Meðaltal	Meðaltal([Dálkurinn þinn]
	Telja	Telja ([Dálkur þinn])
Kerfisaðgerðir	Abs	Math.Abs	1. Hástafaviðkvæmur. 2. Styður endurkvæmt hreiður. 3. Styður ytri vísindalega tölvuvinnslu.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Math.Asin
	Atan	Stærðfræði.Astan
	Atan2	Stærðfræði.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Loft	Math.Ceiling
	Cos	Math.Cos
	Cosh	Math.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Gólf	Stærðfræðihæð
	Log	Math.Log
	Log10	Stærðfræði.Log10
	Hámark	Stærðfræði.Max
	Min	Stærðfræði.Mín
	Pow	Math.Pow
	Umferð	Stærðfræði.Round
	Skráðu þig	Stærðfræði.Sign
	Synd	Stærðfræði.Sin
	Sinh	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Tan	Math.Tan
	Tanh	Math.Tanh
	Stytta	Math.Truncate

Viðauki 3: Leyfisstjórnun
Þú getur notað Document Maker án þess að slá inn neinn leyfiskóða í 30 daga frá því þú notar það fyrst. Til að nota vöruna eftir að hún rennur út þarftu að kaupa leyfi og skrá vöruna.

Að finna leyfisupplýsingar

1. Á aðalsíðu vara skaltu smella á prufutengilinn og fara inn í leyfisstjórnunarmiðstöðina.
2. Smelltu á Download License Information, veldu leyfistegund og halaðu niður upplýsingum (þjónnskóði, Farm ID eða Site Collection ID).

Til þess að BoostSolutions geti búið til leyfi fyrir þig VERÐUR þú að senda okkur SharePoint umhverfisauðkenni (Athugið: mismunandi leyfisgerðir þurfa mismunandi upplýsingar). Netþjónsleyfi þarf netþjónskóða; búskaparleyfi þarf búsauðkenni; og vefsöfnunarleyfi þarf auðkenni vefsöfnunar.

• Sendu ofangreindar upplýsingar til okkar (sales@boostsolutions.com) til að búa til leyfiskóða.

Leyfisskráning

1. Þegar þú færð vöruleyfiskóða skaltu slá inn síðuna Leyfisstjórnunarmiðstöð.
2. Smelltu á Nýskráning á leyfissíðunni og gluggi Skráning eða Uppfærslu leyfis opnast.
3. Hladdu upp leyfinu file eða sláðu inn leyfiskóðann og smelltu á Register. Þú færð staðfestingu á því að leyfið þitt hafi verið staðfest.

Fyrir frekari upplýsingar um leyfisstjórnun, sjá BoostSolutions Foundation.

Skjöl / auðlindir

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdfNotendahandbók V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Heimildir

• Notendahandbók