BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Kopiereg
Kopiereg ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Alle regte voorbehou. Alle materiaal vervat in hierdie publikasie word deur kopiereg beskerm en geen deel van hierdie publikasie mag gereproduseer, gewysig, vertoon, gestoor word in 'n herwinningstelsel, of versend word in enige vorm of op enige manier, elektronies, meganies, fotokopiëring, opname of andersins, sonder die vooraf skriftelike toestemming van BoostSolutions.
Ons web webwerf: https://www.boostsolutions.com

Inleiding

Document Maker stel gebruikers in staat om dokumente te genereer gebaseer op 'n stel sjablone in SharePoint-lys. Gebruikers kan data van SharePoint-lyste hergebruik om individuele dokumente of multi-item dokumente te genereer en dan reëls stel om hierdie dokumente te benoem. Dokumente kan dan as aanhangsels gestoor word, in die dokumentbiblioteek gestoor word of in 'n outo-geskepte vouer gestoor word. Gebruikers kan kies uit vier dokumentformate om hul gegenereerde dokumente te stoor. Hierdie gebruikersgids word gebruik om gebruikers opdrag te gee en te lei om Document Maker op te stel en te gebruik. Vir die nuutste kopie van hierdie en ander gidse, besoek asseblief die skakel wat verskaf word: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Inleiding tot Document Maker

Document Maker is 'n maklik-om-te gebruik oplossing wat jou vinnig help om herhalende en herhalende dokumente binne SharePoint te skep deur voorafgemaakte sjablone wat jy in Microsoft Word produseer. Sodra die Document Maker-kenmerke geaktiveer is, sal die produkopdragte in die lyslint beskikbaar wees.

In moderne ervaring lyk die produkopdragte soos volg:

Genereer dokument

Genereer individuele dokumente vir elke lysitem.

Genereer saamgevoegde dokument
Genereer 'n saamgevoegde dokument wat al die lysitems bevat wat jy kies.

Bestuur sjablone en Bestuur reëls is geleë in die Lys -> Instellings groep.

Bestuur sjabloon
Gaan die Document Maker-sjabloonbladsy in om sjablone te bestuur.

Bestuur reëls
Gaan die Document Maker-reëls-bladsy in om reëls vir gegenereerde dokumente te spesifiseer.

Bestuur sjablone

Document Maker stel jou in staat om sjablone saam te stel vir dokumentskepping. Om dokumente te genereer deur data uit lys te gebruik, moet jy eers lyskolomme in die sjablone invoeg. Die waarde van die kolom sal dan ingevoeg word in die area wat jy in die sjabloonskepping aangewys het wanneer die dokument gegenereer word. U kan ook verstekinhoud verskaf wat in elke gegenereerde woorddokument verskyn, soos 'n voorkeurraamwerk vir 'n verkoopsbestelling of 'n amptelike vrywaring in 'n bladsyvoetskrif. Om sjablone te bestuur, moet jy ten minste ontwerptoestemmingsvlak in lys of biblioteek hê.

Let wel Sjablone vir die hele werfversameling sal in 'n versteekte biblioteek in jou wortelwerf gestoor word. Die URL is http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Skep 'n sjabloon

• Navigeer na die lys of biblioteek waar jy 'n sjabloon wil skep.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur sjablone in die Instellings-groep.

Of gaan die Lys- of Biblioteek-instellingsbladsy in en onder die Algemene instellings-afdeling, klik Document Maker-instellings (aangedryf deur BoostSolutions).

• Op die Document Maker-instellingsbladsy, klik Skep nuwe sjabloon.
• Voer 'n naam in die dialoogkassie Skep 'n sjabloon in.
• Klik OK om die sjabloon te skep. 'n Dialoog sal oopmaak wat vra of jy die sjabloon wil wysig. Om die sjabloon te wysig, klik OK, anders klik Kanselleer.
  Let wel: Dit word aanbeveel dat jy Edge-blaaier gebruik sodat 'n woord file sal glad oopmaak sodat jy die sjabloon kan wysig.
• Nadat u OK geklik het, sal die sjabloon in Word oopmaak. U kan die sjabloon opstel op grond van u maatskappybeleid. Vir meer inligting oor hoe om 'n dokumentsjabloon op te stel, verwys asseblief na afdeling 4.3 Konfigureer sjablone in Word.
• Sodra jy klaar is met die opstel van die sjabloon, klik  om die sjabloon te stoor.
• In die Sjabloon-instellingsbladsy kan jy view die basiese inligting vir die sjabloon (Sjabloonnaam, Gewysig, Gewysig deur, Toegepaste reël en Aksies).

Laai 'n sjabloon op
As jy voorafgemaakte sjablone het, kan jy dit oplaai en gebruik om dokumente te genereer.

• Navigeer na die lys of biblioteek waarheen jy 'n sjabloon wil oplaai.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur sjablone in die Instellings-groep. Of gaan die Lys- of Biblioteek-instellingsbladsy in, in die Algemene instellings-afdeling en klik op Document Maker-instellings (aangedryf deur BoostSolutions).
• Op die Document Maker-instellingsbladsy, klik Laai 'n sjabloon op.
• 'n Dialoogkassie sal verskyn. Klik op Blaai in die dialoogkassie om jou voorafgemaakte dokumentsjabloon van jou plaaslike rekenaar of bediener te kies.
• Klik OK om die geselekteerde sjabloon op te laai.

Stel sjablone op in Word
Om 'n sjabloon op te stel, sal jy die Document Maker-inprop moet installeer. Vir instruksies oor hoe om die Document Maker-inprop te installeer, verwys asseblief na die installasiegids. Sodra die inprop geïnstalleer is, sal 'n Document Maker-oortjie op jou lint in Word verskyn.

Dataverbinding
Koppel aan 'n SharePoint-lys en kry lysvelde en ander verwante velde.

Wys velde
Hierdie funksie beheer die Document Maker-paneel. Jy kan besluit of jy die Lysvelde-paneel wil wys of nie deur die Wys velde te klik.

Verfris velde
Klik hierdie opsie om die velde te verfris sodat jy bygewerkte velde uit die lys kry.

Merk Herhaal Area
Merk herhaal inligting in die dokument. Dit is baie nuttig wanneer jy 'n saamgevoegde dokument wil genereer met behulp van verskeie items.

Help
Kry Document Maker-inprophulpdokumente van die BoostSolutions webwebwerf.

• Klik op die Document Maker-oortjie op die Word-lint en klik dan op Dataverbinding in die Kry Data-groep.
• Voer die in URL van die SharePoint-lys waaruit jy data wil kry.
• Kies die tipe stawing (Windows-verifikasie of vormverifikasie) wat jy wil gebruik en voer die korrekte gebruikerstawing in.
  Let wel: Die gebruiker moet ten minste hê View Slegs toestemmingsvlak vir SharePoint-lys.
• Klik Toets verbinding om te kyk of die gebruiker toegang tot die lys het.
• Klik OK om die verbinding te stoor.
  • In die sjabloon wat jy skep, klik op die area waar jy 'n veld(e) wil invoeg.
  • Kies een veld in die Document Maker-paneel en dubbelklik daarop. Die veld sal ingevoeg word as 'n Rich Text Content Control.

Lys velde
SharePoint-lysvelde en verwante velde vanaf opsoeklys. Om verwante velde te wys, moet jy hulle as bykomende velde in die lys kies.

Pasgemaakte velde

• Gepasmaakte velde, sluit in [Vandag], [Nou], [Ek].
• [Vandag] verteenwoordig die huidige dag.
• [Nou] verteenwoordig die huidige datum en tyd.
• [Ek] verteenwoordig die huidige gebruiker wat die dokument gegenereer het.

Berekende velde
'n Berekende velde kan gebruik word om data in kolom of items in die dokument te bereken. (Die ondersteunde berekende veldfunksies sien asseblief Bylaag 2: Ondersteunde berekende veldfunksies vir besonderhede.)

• Om bygewerkte velde uit die lys te kry, klik Verfris velde.
• Om 'n saamgevoegde dokument te genereer, sal jy 'n tabel of area as herhaling moet merk.
• Klik sjabloon te stoor.

Wysig 'n sjabloon

• Navigeer na die lys of biblioteek waar jy 'n sjabloon wil wysig.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur sjablone in die Instellings-groep.
• In die Document Maker-instellings -> Sjablone-bladsy, soek die sjabloon en klik dan Wysig sjabloon.
• As jy die eienskappe van die sjabloon wil verander, klik Wysig eienskappe.

Vee 'n sjabloon uit

• Navigeer na die lys of biblioteek waar jy 'n sjabloon wil uitvee.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur sjablone in die Instellings-groep.
• In die Document Maker-instellings -> Sjabloon-bladsy, soek die sjabloon en klik dan op Delete.
• 'n Boodskapkas sal verskyn wat jou vra om te bevestig dat jy wil voortgaan met die uitvee.
• Klik OK om die verwydering te bevestig.

Bestuur reëls

Nadat 'n sjabloon geskep is, sal jy 'n reël moet opstel om die dokumentgenerering te spesifiseer. Om reëls vir 'n lys of biblioteek te bestuur, moet jy ten minste ontwerptoestemmingsvlak hê.

Reëls instellings
Wanneer jy 'n reël skep, moet die volgende instellings gekonfigureer word:

Instellings	Beskrywing
Kies Sjabloon	Kies 'n sjabloon(e) om die reël op toe te pas.
Benoemingsreël	Spesifiseer 'n reël vir outomatiese dokumentbenoeming. Jy kan kolomme, funksies, pasgemaakte tekste en skeiers kombineer om dokumentname dinamies te genereer.
Datum formaat	Spesifiseer 'n datumformaat wat jy in die dokumentnaam wil gebruik.
Uitset tipes	Spesifiseer die uitvoertipe (DOCX, DOC, PDF, XPS) vir die gegenereerde dokument(e).
Versprei dokument	Spesifiseer die pad waarheen jy die gegenereerde dokument(e) wil stoor.
Samegevoegde dokumentgenerering	Spesifiseer of 'n saamgevoegde dokument gegenereer kan word. Let wel: Hierdie opsie is opsioneel.
Saamgevoegde dokumente se naamreël	Spesifiseer 'n naamformule vir saamgevoegde dokumente.
Teikenligging	Spesifiseer die dokumentbiblioteek om saamgevoegde dokumente te stoor.

Skep 'n reël

• Navigeer na die lys of biblioteek waar jy 'n reël wil skep.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur reëls in die Instellings-groep.
• In die Document Maker-instellings -> Reëls-bladsy, klik Voeg reël by.
  • Let wel: Jy kan nie 'n reël byvoeg as daar geen sjabloon in die huidige lys bestaan ​​nie.
• Voer 'n naam in die Reëlnaam-afdeling in.
• Spesifiseer watter sjablone hierdie reël moet gebruik. Jy kan veelvuldige sjablone vir een reël kies.
  Let wel: Slegs een reël kan op 'n sjabloon toegepas word. Sodra 'n reël op 'n sjabloon toegepas is, kan 'n tweede reël nie toegepas word tensy die eerste reël verwyder word nie.
• In die Naamreël-afdeling kan jy Voeg element gebruik om 'n kombinasie van veranderlikes en skeiers by te voeg en Verwyder element gebruik om hulle te verwyder.

In die aftreklys kan jy Kolomme, Funksies en Pasgemaakte teks as 'n element vir die dokumentnaam kies.

Kolomme

Byna alle SharePoint-kolomme kan in 'n formule ingevoeg word, insluitend: Enkelreël teks, Keuse, Getal, Geldeenheid, Datum en Tyd, Mense of Groep en Bestuurde Metadata. U kan ook die volgende SharePoint-metadata in 'n formule invoeg: [Dokument-ID-waarde], [Inhoudtipe], [Weergawe], ens.

Funksies 

Document Number Generator laat jou toe om die volgende funksies in 'n formule in te voeg. [Vandag]: Vandag se datum. [Nou]: Die huidige datum en tyd. [Ek]: Die gebruiker wat die dokument gegenereer het.

Pasgemaak
Pasgemaakte teks: Jy kan pasgemaakte teks kies en enigiets invoer wat jy wil. As enige ongeldige karakters opgespoor word (soos: / \ | # @ ens.), sal die agtergrondkleur van hierdie veld verander, en 'n boodskap sal verskyn om aan te dui dat daar foute is.

skeiding
Wanneer jy veelvuldige elemente in 'n formule byvoeg, kan jy skeiers spesifiseer om hierdie elemente te verbind. Verbindings sluit in: – _. / \ (Die / \ skeiers kan nie in die Naam kolom gebruik word nie.)

In die Data Format-afdeling kan jy spesifiseer watter datumformaat jy wil gebruik.

Let wel Hierdie opsie word slegs gebruik wanneer jy ten minste een [Datum en Tyd]-kolom in die Naamreël-afdeling byvoeg.

• In die Afvoertipes-afdeling, spesifiseer die dokumentformaat na generasie.
  Vier file formate word ondersteun: DOCX, DOC, PDF en XPS.

In die Versprei dokument-afdeling, spesifiseer die pad om die gegenereerde dokumente te stoor.

Daar is twee opsies waaruit u kan kies om gegenereerde dokumente te stoor.

Stoor as aanhangsel
Kies hierdie opsie om die gegenereerde dokumente aan die ooreenstemmende items te heg. Om die dokument as 'n aanhangsel te stoor, moet jy die aanhegselfunksie in die lys aktiveer.

Gebruik die opsie Oorskryf bestaande dokumente om te besluit of 'n bestaande aanhegsel vir die huidige item oorskryf moet word.

Stoor in dokumentbiblioteek

Kies hierdie opsie om die dokumente in 'n SharePoint-dokumentbiblioteek te stoor. Kies eenvoudig 'n biblioteek in die Stoor na dokumentbiblioteek aftreklys.

Gebruik die Skep 'n vouer om dokumente te stoor opsie om die dokumente te stoor in 'n outomaties geskep vouer en spesifiseer 'n kolom naam as die vouer naam.

In die Samegevoegde dokumentgenerering-afdeling, kies die Aktiveer opsie om die generering van 'n saamgevoegde dokument met behulp van verskeie items te aktiveer.

Spesifiseer die naamreël in die Samegevoegde dokumente se naamreël-afdeling. Jy kan [Vandag], [Nou] en [Ek] in die reël invoeg om name dinamies te genereer.

• In die Teikenligging-afdeling, kies 'n dokumentbiblioteek om die saamgevoegde dokumente te stoor.
• Klik OK om die instellings te stoor.
• In die Reëlinstellingsbladsy kan jy view die basiese inligting van die reël (Reëlnaam, Uitvoertipe, Sjabloon, Gewysig en Gewysig deur).

Wysig 'n reël

• Navigeer na die lys of biblioteek waar jy 'n reël wil wysig.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur reëls in die Instellings-groep.
• In die Document Maker-instellings -> Reël-bladsy, vind die reël en klik Wysig. Maak jou veranderinge en klik dan OK om die veranderinge te stoor.

Vee 'n reël uit

• Navigeer na die lys of biblioteek waar jy 'n reël wil uitvee.
• Op die lint, klik die Lys of Biblioteek-oortjie en klik dan Bestuur reëls in die Instellings-groep.
• In die Document Maker-instellings -> Reël-bladsy, vind die reël wat jy wil uitvee en klik op Delete.
• 'n Boodskapkas sal verskyn wat jou vra om te bevestig dat jy wil voortgaan met die uitvee.
• Klik OK om die verwydering te bevestig.

Gebruik Document Maker

Met Document Maker kan u individuele dokumente vir elke lysitem genereer of verskeie lysitems in een dokument saamvoeg.

Genereer individuele dokument

• Navigeer na die lys of biblioteek waarvoor jy die dokument wil genereer.
• Kies een of meer item(s).
• Op die lint, klik Genereer dokument.
• 'n Genereer dokument dialoogkassie sal verskyn. Jy kan 'n sjabloon kies wat jy wil gebruik in die Kies sjabloon aftreklys. Die gegenereerde dokumente file name en die aantal files wat gegenereer word, sal ook in die dialoogkassie verskyn, onder die Kies sjabloon aftreklys.
• Klik Genereer om die dokumente te genereer.
• Sodra die dokumentskepping voltooi is, sal jy die resultate van die operasie sien. Klik Gaan na ligging om die biblioteek of gids in te voer waar die dokumente gestoor word. Klik op a file naam om dit oop te maak of te stoor.
• Klik OK om die dialoogkassie toe te maak.
• As die dokumentgenereringsprosedure misluk het, sal die Status as Fail wys. En jy kan view die Foutboodskap onder die Bewerkingskolom.

Genereer 'n saamgevoegde dokument
Hierdie funksie laat jou toe om verskeie items in een dokument saam te voeg. Om 'n saamgevoegde dokument te genereer, moet jy saamgesmelte dokumentgenerering opsie in reël aktiveer.

• Navigeer na die lys of biblioteek waarvoor jy 'n dokument wil genereer.
• Kies die items wat jy wil hê en klik Genereer 'n saamgevoegde dokument op die lint.
• Die dialoogkassie Genereer 'n saamgevoegde dokument sal verskyn. Vanuit hierdie dialoogkassie kan jy 'n sjabloon kies wat jy wil gebruik in die Sjabloon aftreklys. Die gegenereerde dokumente file name en die aantal files gegenereer sal ook in die dialoogkassie verskyn.
• Klik Genereer om die dokument te genereer.
• Sodra die skepping van die dokument voltooi is, sal jy die operasieresultate kan sien. Klik Gaan na ligging om die biblioteek of gids in te voer waar die dokumente gestoor word. Klik op die file naam om dit oop te maak of te stoor.
• Klik OK om die dialoogkassie toe te maak.

Gevallestudies
Gestel jy is 'n verkoopsspesialis en nadat jy 'n bestelling verwerk het, moet jy 'n faktuur of kwitansie (in .pdf-formaat) aan jou kliënt stuur. Die faktuur of kwitansie sjabloon en die file naam moet konsekwent wees en gebaseer wees op jou maatskappybeleid. Hier is die Alle bestellings-lys wat al die besonderhede van die klant se bestellings bevat, insluitend produknaam, kliënt, betaalmetode, ens.

Voeg die lysvelde in die tabel soos volg in die Verkoopbewyssjabloon in:

Aktiveer die saamgevoegde dokumentgenerering-opsie en stel die volgende afdelings op:

As jy die bestellingbesonderhede aan Tom Smith wil stuur, bvampkies net die item wat met Tom Smith verband hou en klik Genereer dokument op die lint. Jy sal 'n PDF kry file soos volg:

As jou kliënt Lucy Green, bvampas jy drie produkte gekoop het, wil jy die drie bestellings in een dokument plaas. In hierdie example, moet jy die drie items kies en klik dan Kombineer Genereer op die lint. Die gevolglike PDF file sal soos volg gegenereer word:

Foutoplossing en ondersteuning

• Produk- en lisensie-navrae: sales@boostsolutions.com
• Tegniese Ondersteuning (Basies): support@boostsolutions.com
• Versoek 'n nuwe produk of kenmerk: feature_request@boostsolutions.com

Bylaag 1: Ondersteunde lyste, biblioteke en galerye

• Document Maker kan op hierdie lyste en biblioteke werk.

Lyste	Aankondiging, kalender, kontakte, pasgemaakte lys, pasgemaakte lys in datablad View, Gespreksraad, Eksterne Lys, Invoer sigblad, Statuslys (toon nie produkknoppies nie), Opname (wys nie produkknoppies nie), Kwessieopsporing, Skakels, Projektake, Take
Biblioteke	Bate, Dataverbinding, Dokument, Vorm, Wiki-bladsy, Skyfie, Verslag, prent (produkknoppies is in die Instellings-kieslys)
Galerye	Web Onderdelegalery, lyssjablonegalery, meesterbladsygalery, temagalery, oplossingsgalery
Spesiale lyste	Kategorieë, opmerkings, plasings, sirkulasie, hulpbronne, verblyfplek, groepkalender, telefoonoproepmemo, agenda, deelnemers, doelwitte, besluite, dinge om te bring, tekskassie

Bylaag 2: Ondersteunde Berekende Veldfunksies
Die volgende tabel toon die berekende veldfunksies wat in Microsoft Word ondersteun word.

	Naam	Geval	Lewer kommentaar
Persoonlike funksies	Som	Som([JouKolom])	1. Nie hooflettersensitief nie. 2. Ondersteun nie rekursief geneste nie. 3. Ondersteun eksterne wetenskaplike rekenaar.
	Maks	Max([JouKolom])
	Min	Min([JouKolom])
	Gemiddeld	Gemiddeld([JouKolom]
	Tel	Tel ([JouKolom])
Stelsel funksies	Abs	Wiskunde.Abs	1. Hooflettergevoelig. 2. Ondersteun rekursief geneste. 3. Ondersteun eksterne wetenskaplike rekenaar.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Math.Asin
	Atan	Wiskunde.Astan
	Atan2	Wiskunde.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Plafon	Wiskunde.Plafon
	Cos	Math.Cos
	Kos	Math.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Vloer	Wiskunde.Vloer
	Log	Wiskunde.Log
	Logboek 10	Wiskunde.Logboek10
	Maks	Wiskunde.Maks
	Min	Wiskunde.Min
	Pow	Math.Pow
	Ronde	Wiskunde.Rond
	Teken	Wiskunde.Teken
	Sonde	Wiskunde.Sonde
	Sinh	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Tan	Math.Tan
	Tanh	Math.Tanh
	Knip af	Wiskunde.Truncate

Bylaag 3: Lisensiebestuur
Jy kan Document Maker gebruik sonder om enige lisensiekode in te voer vir 'n tydperk van 30 dae vanaf wanneer jy dit die eerste keer gebruik. Om die produk na verstryking te gebruik, sal jy 'n lisensie moet koop en die produk registreer.

Soek lisensie-inligting

1. Klik op die produkte se hoofbladsy op die proefskakel en gaan die lisensiebestuursentrum in.
2. Klik Laai lisensie-inligting af, kies 'n lisensietipe en laai die inligting af (bedienerkode, plaas-ID of werfversamelings-ID).

Om vir BoostSolutions 'n lisensie vir jou te skep, MOET jy vir ons jou SharePoint-omgewing-identifiseerder stuur (Let wel: verskillende lisensietipes benodig verskillende inligting). 'n Bedienerlisensie benodig 'n bedienerkode; 'n Plaaslisensie benodig 'n plaas ID; en 'n webwerfversamelingslisensie benodig 'n webwerfversamelings-ID.

• Stuur bogenoemde inligting aan ons (sales@boostsolutions.com) om 'n lisensiekode te genereer.

Lisensie registrasie

1. Wanneer jy 'n produklisensiekode ontvang, voer die Lisensiebestuursentrum-bladsy in.
2. Klik Registreer op die lisensiebladsy en 'n Registreer of Werk lisensie venster sal oopmaak.
3. Laai die lisensie op file of voer die lisensiekode in en klik Register. Jy sal bevestiging kry dat jou lisensie bekragtig is.

Vir meer besonderhede oor lisensiebestuur, sien die BoostSolutions-stigting.

Dokumente / Hulpbronne

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdf] Gebruikersgids V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Verwysings

• Gebruikershandleiding